Politique concernant les biens de production de passeports

Date d’entrée en vigueur

23 mai 2014

Application

La Politique concernant les biens de production de passeports d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) s’applique à tous les employés d’EDSC qui participent à la gestion des biens de production de passeports de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC).

La Politique concernant les biens de production de passeports d’EDSC incorpore le rôle des employés d’EDSC dans les procédures actuelles de CIC en ce qui concerne la gestion du cycle de vie des biens de production de passeports (la liste des procédures de CIC relatives aux biens de production de passeports qui s’appliquent à EDSC figure à l’Annexe B – Références).

Tous les efforts ont été faits pour limiter la Politique concernant les biens de production de passeports d’EDSC aux aspects des procédures de CIC qui ont un impact sur les employés d’ESDC ou les installations d’EDSC.

La Politique concernant les biens de production de passeports d’EDSC exclut les biens ordinaires appartenant à EDSC, qui sont régis par la Politique de gestion du matériel d’EDSC.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) élabore les principes directeurs appuyant les bonnes pratiques de gouvernance et de gestion.

Les politiques d’EDSC concernant la gestion du matériel, y compris la présente, interprètent les principes du SCT et définissent leurs modalités d’application.

Les « employés d’EDSC » comprennent les responsables de la prestation des services de passeport pour le Programme de passeport.

Dans cette politique, le sigle « EDSC » englobe Service Canada (SC), sauf si Service Canada doit être explicitement mentionné.

Autorité approbatrice

La publication de la présente politique est autorisée par le directeur général, Gestion des investissements, des projets et de l’approvisionnement.

Renseignements

Approvisionnements et politique de gestion des actifs
NC-PURCHASING_PORTAL-PORTAIL_D'ACHATS-GD

Contrôle du document

Version : 4.0
Date de diffusion : 23 mai 2014
Révisé par : Andrés Casimiri

 

 

Table des matières

1.0 Introduction

2.0 Responsabilités interministérielles

3.0 Gestion du cycle de vie

Annexe A : Définitions

Annexe B : Références

Annexe C : Organismes et sigles

 

 

1.0 Introduction

1.1 Contexte

  1. CIC est responsable du Programme de passeport dans son ensemble, tandis qu’EDSC est le principal fournisseur de services de passeport par l’entremise de Service Canada (SC). <
  2. Pour qu’EDSC puisse fournir les services du Programme de passeport aux citoyens canadiens, différents biens de production de passeports doivent être sur place dans les centres de production des passeports.
  3. Tous les biens de production de passeports appartiennent à CIC; cependant, CIC et EDSC jouent chacun un rôle dans la gestion du cycle de vie de ces biens.
  4. La responsabilité et le contrôle de la gestion du cycle de vie de tous les autres biens ordinaires qui se trouvent dans les centres de production des passeports relèvent uniquement d’EDSC.

1.2 Objet de la politique

  1. L’objet de la présente politique est de traiter explicitement de la gestion appropriée des biens de production de passeports qui appartiennent à CIC, qui se trouvent dans les centres de production des passeports et qui sont utilisés par les employés d’EDSC dans le cadre du Programme de passeport. À cette fin, la politique aborde :

    i.   les responsabilités interministérielles de CIC et d’EDSC qui se rapportent aux biens de production de passeports;
    ii.  les responsabilités ministérielles des directions générales d’EDSC et de SC qui s’occupent des biens de production de passeports;
    iii. les procédures de gestion du cycle de vie concernant les biens de production de passeports qui ont un impact important sur les employés d’EDSC travaillant dans les centres de production des passeports.

2.0 Responsabilités interministérielles

  1. Les biens de production de passeports appartiennent à CIC.
  2. Différents biens de production de passeports gérés par CIC et utilisés par EDSC sont essentiels à l’exécution du Programme de passeport.
  3. Les biens de production de passeports de CIC se trouvent dans les centres de production des passeports gérés par EDSC.
  4. Les employés d’EDSC qui travaillent dans les centres de production des passeports doivent manipuler ces biens sur une base régulière afin d’offrir des services de passeport aux citoyens canadiens.
  5. Les responsabilités de chaque ministère doivent être clairement définies afin de tenir compte de la complexité des situations où un bien de production de passeports appartenant à CIC est utilisé par des employés d’EDSC travaillant dans des centres de production d’EDSC.

2.1 Responsabilités de CIC

  1. En tant que principal responsable du Programme de passeport, CIC conserve la responsabilité globale de la gestion de ses biens de production de passeports.

2.1.1 Gestion des biens

  1. En tant que propriétaire des biens de production de passeports, CIC fournit d’orientation à EDSC en l’aidant à interpréter et à appliquer les conseils se rapportant à des cas particuliers ainsi que les procédures relatives à la gestion des biens de production de passeports.
  2. CIC gère tout le cycle de vie des biens de production de passeports, lorsqu’EDSC lui fait part de problèmes ou de préoccupations.
  3. CIC est responsable de l’élaboration et de la révision des procédures qui se rapportent aux biens de production de passeports.
  4. CIC consultera EDSC au sujet de ses propositions concernant l’élaboration et la révision des politiques et procédures liées aux biens de production de passeports.

2.1.2 Installation

  1. CIC doit fournir à la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGGPF) l’orientation fonctionnelle nécessaire à la définition des exigences de conception afin d’assurer la sécurité des biens de production de passeports.

2.1.3 Sécurité

  1. CIC avise la Direction générale des services d’intégrité (DGSI) de tout programme nouveau ou modifié et des paramètres de sécurité qui auront un impact sur les biens de production de passeports.
  2. CIC gère l’échange de renseignements concernant la perte et le vol de passeports avec les organismes partenaires d’application de la loi, en partie grâce aux données reçues d’EDSC et d’autres sources.

2.1.4 Relations de travail

  1. CIC donne des conseils et des orientations sur les questions de relations de travail à la Direction générale des services des ressources humaines (DGSRH), sur demande et lorsque des biens de production de passeports sont en jeu.

2.1.5 Gestion de l’information

  1. En tant que gardien des renseignements liés aux biens de production de passeports, CIC doit assurer la maintenance des systèmes de TI associés à ces biens et permettre à EDSC d’accéder à ces systèmes, au besoin et sous réserve des lois applicables, pour qu’EDSC puisse fournir les services de passeport dont il est responsable.
  2. En tant que responsable de la gestion du cycle de vie des biens de production de passeports pour les employés d’EDSC, CIC doit notamment assurer la maintenance de l’équipement spécialisé et/ou électronique et régler les problèmes de sécurité qui surviennent pour que les systèmes soient opérationnels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

2.2 Responsabilités d’EDSC

  1. EDSC, par l’entremise de SC, est le principal fournisseur de services de passeport pour le Programme de passeport.
  2. Les employés d’EDSC seront les principaux utilisateurs des biens des centres de production des passeports.
  3. Les employés d’EDSC qui travaillent dans les centres de production des passeports respecteront la présente politique ainsi que les procédures de CIC (la liste complète des procédures figure à l’Annexe B – Références) concernant les biens de production de passeports qui sont préparées par CIC en consultation avec EDSC, y compris la DGDPF.

2.2.1 Gestion des biens

  1. En tant que responsable de la Politique concernant les biens de production de passeports d’EDSC et d’autres politiques de gestion des biens, la DGDPF doit s’assurer que la présente politique est conforme aux exigences de CIC en ce qui concerne les biens de production de passeports.
  2. EDSC doit évaluer l’impact des propositions de CIC sur l’élaboration et la révision des politiques et procédures relatives aux biens de production de passeports afin de s’assurer que celles-ci ne compromettent ni les ressources financières et humaines d’EDSC ni les programmes et services qu’il fournit.
  3. Si les propositions de CIC concernant l’élaboration et la révision des politiques et procédures relatives aux biens de production de passeports ont un impact majeur, CIC et EDSC s’efforcent ensemble de trouver, en temps opportun, des solutions de rechange avantageuses pour le Programme de passeport tout en remplissant leurs mandats respectifs.
  4. Si les propositions de CIC concernant l’élaboration et la révision des politiques et procédures relatives aux biens de production de passeports sont dictées par des modifications obligatoires ou réglementaires ou des modifications aux contrats ou aux exigences en matière de sécurité, les deux ministères font de leur mieux pour respecter ces modifications.
  5. La DGDPF veille à ce que toute future révision de la présente politique se fasse en consultation avec les directions générales de CIC et d’EDSC qui s’occupent des biens de production de passeports pour que celles-ci puissent examiner les modifications et formuler des commentaires à leur sujet.
  6. La DGDPF fournit d’orientation et des directives fonctionnelles relativement à la présente politique et à toutes les autres politiques d’EDSC concernant la gestion des biens.
  7. En ce qui concerne la gestion des contrats, les employés d’EDSC doivent aviser CIC de tout problème lié aux défauts des biens de production de passeports.

2.2.2 Installation

  1. La DGDPF veille à ce que tous les travaux d’aménagement et de réaménagement des centres de production des passeports tiennent compte des mesures de protection requises pour les biens de production de passeports et l’équipement classé au niveau SECRET, s’il y a lieu, conformément aux normes établies par la DGSI et par CIC et à la Politique sur la sécurité du gouvernement.
  2. La gestion des installations des centres de production des passeports relève de la responsabilité de la DGDPF.
  3. La DGDPF travaille à la mise en œuvre du modèle standard d’aménagement et de réaménagement de CIC en étroite collaboration avec CIC et la DGSI afin de répondre aux exigences en matière de protection des biens de production de passeports.
  4. La protection des biens de production de passeports en cours de transport pendant le réaménagement des centres de production doit être effectuée en conformité avec les procédures de la DGSI.

2.2.3 Sécurité

  1. La DGSI maintient une communication rapide et constante avec CIC dans tous les domaines liés à la sécurité, y compris les méfaits.
  2. La DGSI intervient en cas d’incident de sécurité touchant les biens de production de passeports et signale ces incidents conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement et aux protocoles d’entente entre CIC et EDSC.
  3. En plus d’intervenir en cas d’incidents liés à la sécurité et de déclarer ces incidents, la DGSI informe CIC si elle soupçonne des méfaits ou des incidents de sécurité, y compris la perte, le vol ou autre compromission possible des biens de production de passeports ou la compromission possible d’IRIS, qui est un système intégré de récupération de l’information et de délivrance des passeports.
  4. Les employés d’EDSC s’assurent que toutes les personnes, y compris les entrepreneurs, qui participent à la prestation des services de passeport et qui ont besoin d’accéder aux installations et aux biens de production de passeports ont obtenu une cote de sécurité appropriée.
  5. Le gestionnaire local d’EDSC informe la DGSI des allégations de méfait visant des employés d’EDSC et qui concernent des biens de production de passeports conformément aux protocoles de sécurité d’EDSC et en consultation avec la DGSRH.
  6. Le gestionnaire local d’EDSC avise également la DGSI de tout problème de sécurité lié aux biens de production de passeports, notamment en présentant un rapport d’incident conformément aux procédures de sécurité de la DGSI.

2.2.4 Relations de travail

  1. La DGSRH fournit à la direction des conseils et des directives en matière de relations de travail en cas d’allégations d’inconduite ou de méfait commis à l’interne impliquant un employé d’EDSC et touchant des biens de production de passeports.

2.2.5 Gestion de l’information

  1. La Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie (DGIIT) est chargée de fournir des services de TI aux employés d’EDSC en plus d’assurer l’intégrité et la sécurité de son réseau et des biens de TI.

3.0 Gestion du cycle de vie

  1. Les étapes clés de la gestion du cycle de vie des biens de production de passeports comprennent la planification, l’acquisition, l’exploitation, l’utilisation, l’entretien et la destruction.
  2. CIC participe à toutes les étapes de la gestion de ses biens de production de passeports, tandis qu’EDSC intervient surtout aux étapes de l’exploitation, de l’utilisation et de l’entretien et de la destruction (parce qu’il doit assurer la gestion physique quotidienne des biens dans les centres de production des passeports).

3.1 Planification

  1. EDSC ne joue pas de rôle important dans la planification des biens de production de passeports.
  2. Les employés d’EDSC soutiennent indirectement les processus de planification pour les passeports vierges en tenant un inventaire de ces biens dans le système SAP de CIC; cette information est surveillée par CIC à des fins de planification.

3.2 Acquisition

  1. CIC est le seul responsable de l’acquisition des biens de production de passeports.

3.3 Exploitation, utilisation et entretien

  1. EDSC joue un rôle important dans l’exploitation, l’utilisation et l’entretien des biens de production de passeports.
  2. Les employés d’EDSC qui travaillent dans les centres de production des passeports informent CIC des travaux de réparation ou d’entretien requis pour les biens de production de passeports et permettent aux entrepreneurs de CIC d’accéder aux centres et aux biens de production de passeports s’ils en ont besoin pour réparer ou entretenir des biens existants ou en livrer de nouveaux.

3.3.1 Dénombrement mensuel

  1. Les employés d’EDSC qui travaillent dans des centres de production des passeports procèdent à un dénombrement périodique, une procédure d’audit qui détermine chaque mois le niveau des stocks.
  2. Pour effectuer un dénombrement périodique, le centre des passeports doit concilier les résultats du dénombrement physique avec ceux du dénombrement par le système dans le SAP de CIC en temps opportun.
  3. Le centre des passeports soumet le rapport de dénombrement périodique au service de gestion du matériel de CIC pour qu’il le vérifie.
  4. Le service de gestion du matériel de CIC examine le rapport pour s’assurer que le dénombrement physique concorde avec le dénombrement par le système et que tous les écarts sont expliqués.
  5. Si le rapport est exempt d’erreurs et d’écarts, le service de gestion du matériel de CIC avise le centre des passeports en conséquence et exige une documentation signée du rapprochement.
  6. Si le rapport contient des erreurs ou des écarts, le service de gestion du matériel de CIC avise le centre des passeports des parties du rapport à examiner et à corriger.
  7. Le centre des passeports soumet les corrections au service de gestion du matériel de CIC dans les 48 heures.
  8. Les employés d’EDSC signalent tout problème d’accès au SAP de CIC au service de gestion du matériel et au service des finances de CIC et les aident à restaurer cet accès.

3.3.2 Reconstitution des stocks

  1. Le service de gestion du matériel de CIC surveille le niveau des stocks et planifie les commandes pour le centre des passeports.
  2. Le service de gestion du matériel de CIC examine les commandes générées et confirme la capacité d’entreposage disponible au centre des passeports.
  3. Si, pour une raison ou pour une autre, le centre des passeports n’est pas en mesure d’entreposer tout le matériel qu’il est prévu de commander, il en avise le service de gestion du matériel de CIC.

3.3.3 Réception du matériel de passeport expédié

  1. Lorsque le service de gestion du matériel de CIC commande de nouveaux matériels de passeport, il envoie une copie du bordereau d’expédition par courriel au centre des passeports.
  2. Si le fournisseur expédie le matériel sans d’abord envoyer une copie du bordereau d’expédition, le centre des passeports en avise le service de gestion du matériel de CIC.
  3. Après avoir reçu le matériel, le centre des passeports envoie le bordereau d’expédition original et une feuille de livraison au service de gestion du matériel de CIC par courrier interne.
  4. En cas d’écarts dans le dénombrement physique des boîtes et/ou si les boîtes semblent avoir été ouvertes ou compromises, le centre des passeports remplit un rapport d’incident et l’envoie immédiatement au service de gestion du matériel de CIC, au service de sécurité du CIC, à la DGSI et au directeur du centre des passeports.
  5. Le centre des passeports avise le service de gestion du matériel de CIC et la DGSI de tout autre type de dommages.
  6. Les envois présentant des écarts sont mis en quarantaine et le service de gestion du matériel de CIC autorise ou non l’utilisation des passeports ou biens consommables et transmet les instructions pertinentes au centre des passeports.
  7. Lorsque le centre des passeports reçoit une commande et que la quantité expédiée ne correspond pas à la quantité indiquée dans le SAP, il en avise immédiatement le service de gestion du matériel de CIC pour que celui-ci fasse enquête.

3.3.4 Manutention du matériel de passeport tout au long de la journée

  1. Lorsque des biens de production de passeports sont déclarés manquants, les procédures de sécurité de la DGSI concernant le verrouillage des centres de production des passeports doivent être suivies; ces procédures s’appliquent également aux centres de production qui partagent des locaux avec des centres de Service Canada (CSC)
  2. Les incidents sont immédiatement signalés au service de gestion du matériel de CIC, au service de sécurité de CIC, à la DGSI et au directeur du centre des passeports et un rapport d’incident est préparé conformément aux procédures de sécurité de la DGSI.
  3. Le service de gestion du matériel de CIC examine l’incident, renvoie le dossier au service d’intégrité des passeports de CIC si nécessaire et indique au centre des passeports comment procéder.
  4. Le centre des passeports avise le service de gestion du matériel de CIC et la DGSI de toute tendance notable dans la qualité du matériel de passeport ou de tout problème de rendement.
  5. Si le service d’intégrité des passeports de CIC doit faire enquête sur un matériel de passeport pouvant contenir une puce défectueuse, le centre des passeports en avise le service de gestion du matériel de CIC et la DGSI.
  6. Lorsque le matériel de passeport est physiquement transféré d’un bureau ou d’un lieu à un autre, le centre des passeports prépare un bordereau d’expédition généré par le SAP. Le formulaire PPTC300 doit être utilisé en l’absence de bordereau d’expédition du SAP.

3.4 Destruction

  1. Le CIC est responsable des contrats de destruction des biens de production de passeports.
  2. Les employés d’EDSC qui travaillent dans les centres de production des passeports sont responsables de la destruction physique des biens de production.
  3. Les employés d’EDSC qui travaillent dans les centres de production des passeports avisent le service de gestion du matériel de CIC de tout bien de production de passeports défectueux à remplacer et permettent aux entrepreneurs approuvés par CIC d’accéder aux centres de production des passeports pour qu’ils puissent procéder à la destruction du matériel.
  4. Les employés d’EDSC qui travaillent dans les centres de production des passeports avisent le service de gestion du matériel de CIC de tout bien de production de passeports défectueux et le service de gestion du matériel de CIC doit alors déterminer si le bien doit être réparé, remplacé ou détruit.
  5. Après avoir été avisés de la destruction des biens de production de passeports par le service de gestion du matériel de CIC, les employés d’EDSC qui travaillent dans les centres de production des passeports permettent aux entrepreneurs approuvés par CIC d’accéder au centre des passeports pour que ceux-ci puissent enlever ces biens.

3.4.1 Destruction finale du matériel de passeport

  1. Le rapprochement physique des articles uniques, une procédure visant à détruire des passeports, est initié par le centre des passeports.

3.4.2 Rapprochement physique des articles uniques

  1. Les employés d’EDSC sont chargés de préparer le matériel de passeport en vue de leur destruction finale.

  2. Passeports gratuits, abîmés ou manquants

    i.   Pour rapprocher les passeports gratuits, abîmés ou manquants, le centre des passeports doit remplir un formulaire de rajustement des stocks et le soumettre au service de gestion du matériel de CIC pour examen et approbation.
    ii.  Après approbation par le service de gestion du matériel de CIC, le centre des passeports procède au déchiquetage, fait signer la documentation requise et l’envoie au service de gestion du matériel de CIC.
    iii. Une copie de cette documentation est conservée sur place au centre des passeports.
    iv.  Le service de gestion du matériel de CIC prend les mesures indiquées dans le SAP pour détruire le matériel.

  3. Passeports fautifs ou défectueux

    i.   Dans le cas des passeports vierges fautifs ou défectueux, le centre des passeports remplit un formulaire de rajustement des stocks, rassemble la documentation Excel indiquant les numéros de série et envoie le tout au service de gestion du matériel de CIC pour examen et approbation.
    ii.  Après approbation par le service de gestion du matériel de CIC, un PDF du bordereau d’expédition est fourni avec les instructions de ramassage du matériel.
    iii. Après prise en charge de l’envoi par Brinks ou Fedex, le bordereau d’expédition original, le manifeste original signé et le formulaire signé sont soumis au service de gestion du matériel de CIC.

  4. Passeports annulés / Têtes d’impression / Encre / Registres d’étalonnage / Sceaux secs

    i.   Les passeports annulés et les registres d’étalonnage sont déchiquetés au centre des passeports conformément aux procédures de déchiquetage de CIC.
    ii.  Les têtes d’impression et les cartouches d’encre sont aliénées avec les cartouches d’imprimante ordinaires de bureau.
    iii. Les sceaux secs annulés sont gérés par l’entremise du service de gestion du matériel de CIC et le centre des passeports contacte ce service pour recevoir des instructions.

3.4.3 Procédures nationales de déchiquetage

  1. Le déchiquetage du matériel de production des passeports (passeports annulés, gratuits ou abîmés, registres d’étalonnage et tous les documents, formulaires et notes jusqu’au niveau Protégé B) se fait au centre des passeports.
  2. Un opérateur de déchiqueteuse engagé par le service de gestion du matériel de CIC vient régulièrement sur place pour déchiqueter le matériel; il est supervisé par un employé d’EDSC tout au long de sa visite au centre des passeports.
  3. Les employés d’EDSC qui participent au déchiquetage du matériel de production de passeports doivent suivre les procédures de sécurité de la DGSI ainsi que les procédures de déchiquetage de CIC.
  4. Si une autre visite de déchiquetage est nécessaire, le centre des passeports en avise le service de gestion du matériel de CIC en indiquant la date proposée pour la visite, la raison et le nombre de sacs à déchiqueter.
  5. Le service de gestion du matériel de CIC autorise par écrit le centre des passeports à contacter l’opérateur de déchiqueteuse afin d’organiser une autre visite de service.
  6. Si le calendrier de visites régulier ne répond pas aux besoins du centre des passeports, le service de gestion du matériel de CIC doit en être avisé afin de modifier la fréquence des visites.
  7. Une fois le déchiquetage terminé, le centre des passeports remplit des certificats de destruction en deux copies, dont une est remise à l’opérateur et l’autre est envoyée au service de gestion du matériel de CIC.
  8. Si le déchiquetage est compromis (c.-à-d. si la taille de déchiquetage est trop grande ou si l’équipement fonctionne mal), le centre des passeports doit mettre fin à l’opération et en aviser immédiatement la DGSI et le service de gestion du matériel de CIC, qui lui fournira des lignes directrices appropriées sur la façon de procéder.

Annexe A : Définitions

Passeport annulé : Livret retourné par le client et annulé

Passeport défectueux : Livret vierge (non personnalisé) endommagé par le fabricant

Passeport fautif : Livret personnalisé endommagé par le fabricant

Passeport gratuit : Livret remis sans frais au client

IRIS (système intégré de récupération de l’information) : Système de délivrance des passeports, c.-à-d. la suite d’applications de TI requises pour produire un passeport. À l’heure actuelle, ce système se trouve seulement sur le réseau de CIC et les employés d’EDSC qui délivrent des passeports y ont accès. Les applications comprennent les éléments suivants : déplacement de fichiers; transfert de fichiers électroniques de demande de service (FEDS); nettoyage de fichiers; nettoyage de boîte; documents de voyage endommagés; service de transfert du Programme de gestion des passeports (PMP); visionneuse de FEDS; centre d’appels; impression de pages de renseignements; système de production de rapports MARA; visionneuse MARA; Admin PPT; interface du ministère de la Justice pour les renseignements sur la garde; suivi des voyages officiels; renouvellements; étiquette d’adresse; gestionnaire de cartes-photos; analyseur du Service correctionnel du Canada; rapports et statuts PTF; extraction de données de la liste des signalements (LS); extraction de données de CIC; alertes de signalement; alertes du fichier central (intégrité des données); livrets produits par le fichier central.

Passeport manquant : Livret perdu ou volé

Bien de production de passeports : Biens visant à personnaliser un livret de passeport (livrets de passeport et documents, encre, laminé, vignettes d’observation, documents d’essai et spécimens) et l’équipement spécialisé (imprimantes, têtes d’impression, laminoirs, lecteurs électroniques, pistolets à lecture optique et blocs d’alimentation sans coupure). Tous les biens de production de passeports appartiennent à CIC.

Centre des passeports : Toute installation, y compris les centres de traitement et les CSC, qui produit des passeports ou fournit des services de passeport et qui fait partie du portefeuille immobilier d’EDSC 

Passeport abîmé : Livret endommagé en cours de production, à nos frais

Annexe B : Références

PROTOCOLE D’ENTENTE entre LE MINISTÈRE DES AFFAIRES ÉTRANGÈRES, DU COMMERCE ET DU DÉVELOPPEMENT (ci-après « MAECD ») et LE MINISTÈRE DE LA CITOYENNETÉ ET DE L’IMMIGRATION (ci-après « CIC ») et LE MINISTÈRE DES RESSOURCES HUMAINES ET DU DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES (ci-après « RHDCC ») (ci-après collectivement appelés « les Participants ») EN CE QUI CONCERNE LE TRANSFERT DES RESPONSABILITÉS DU PROGRAMME DE PASSEPORT À CIC et LA MUTATION DES EMPLOYÉS CHARGÉS DE LA PRESTATION DES SERVICES DE PASSEPORT À SERVICE CANADA, une initiative qui relève de RHDCC constituant un point d’accès aux programmes et services du gouvernement du Canada et LA PRESTATION DES SERVICES DE PASSEPORT PAR SERVICE CANADA au nom de CIC

PROTOCOLE D’ENTENTE [ci-après « le PE »] ENTRE le MINISTÈRE DE LA CITOYENNETÉ ET DE L’IMMIGRATION représenté par le sous-ministre de CIC (ci-après « CIC ») ET LE MINISTÈRE DES RESSOURCES HUMAINES ET DU DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES représenté par la sous-ministre déléguée principale de RHDCC (ci-après « RHDCC ») [ci-après collectivement appelés les « Participants »] CONCERNANT UN ACCORD DE PARTENARIAT SUR L’EXÉCUTION DU PROGRAMME DE PASSEPORT CANADIEN PAR SERVICE CANADA, UNE INITIATIVE RELEVANT DE RHDCC

ANNEXE 1 : DISPOSITIONS TRANSITOIRES POUR LA PRESTATION DE SERVICES DE PASSEPORT ET LA DÉLIVRANCE DE PASSEPORTS

i. Politiques et procédures de CIC

Aperçu de la gestion du matériel

  1. Dénombrement périodique mensuel (PDF, 628 Ko)
  2. Procédure nationale pour le déchiquetage (PDF, 639 Ko)
  3. Réception des commandes de matériel de passeport (PDF, 1,001 Ko)
  4. Réapprovisionnement à l’aide de l’outil de planification des besoins en matériel (MRP) (PDF, 393 Ko)
  5. Statut finale du matériel de passeport (PDF, 1,242 Ko)
  6. Codes de transaction pour la gestion du matériel dans SAP pour les bureaux régionaux et les centres d’impression (PDF, 179 Ko)
  7. Rapprochement physique des articles uniques (PDF, 705 Ko)
  8. Manipulation du matériel de passeport pendant la journée (PDF, 1,295 Ko)

Annexes à l’Aperçu de la gestion du matériel du CIC

ii. Politiques et procédures d’EDSC

Signalement des incidents de sécurité – Guide à l’intention des employés d’EDSC

Politique de gestion du matériel d’EDSC

Annexe C : Organismes et sigles

Citoyenneté et Immigration Canada (CIC)

Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) – EDSC

Dirigeant principal de la sécurité (DPS) d'EDSC

Emploi et Développement social Canada (EDSC)

Direction générale des services des ressources humaines (DGSRH) – EDSC

Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie (DGIIT) – EDSC

Direction générale des services d’intégrité (DGSI) – EDSC

Service Canada (SC)