Facteurs à considérer à propos des autres lieux de travail

En raison de la pandémie de COVID-19, la majorité de nos employés travaillent actuellement à distance. Cette nouvelle réalité a soulevé des questions dans un contexte qui nous amène à gérer une main-d’œuvre de plus en plus mobile. L’objectif de ce bulletin en relations de travail est d’aider les gestionnaires à comprendre les options en matière de lieu et de régime de travail dont ils disposent actuellement lors de l’embauche de nouveaux employés et lors de la réponse aux demandes des employés souhaitant travailler hors de leur lieu de travail désigné.

Lieu de travail désigné : Adresse professionnelle où l’employé exercerait ses fonctions si aucun autre régime de travail n’était en place. C’est le lieu où l’employé devra se présenter pour des raisons professionnelles, comme assister à des réunions et suivre des formations, et où il retournera si et quand l’entente concernant le télétravail, le bureau à la carte ou le travail à distance sera résiliée ou ne sera pas renouvelée. Le lieu de travail désigné retenu par l’employeur sera également le point de référence pour le calcul des frais de déplacement, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (CNM), des retenues à la source et des droits dans le cadre d’un exercice de réaménagement des effectifs.

Le lieu de travail désigné sera également utilisé en cas d’incident ou d’accident du travail pour déterminer la Commission provinciale des accidents du travail (CAT) à laquelle soumettre une demande, à moins que l’employé ne travaille à l’extérieur du Canada. Pour les cas à l'extérieur du Canada, les demandes de la CAT doivent être remplies pour la CAT de l'Ontario, également connue sous le nom de Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT).

Les gestionnaires sont chargés de déterminer le lieu de travail d’un poste. Les offres d’emploi doivent inclure tous les lieux de travail possibles afin de permettre aux candidats de décider de façon éclairée s’il y a lieu de présenter leur candidature. En outre, le lieu de travail désigné de l’employé doit être indiqué dans les lettres d’offre.

Le lieu de travail désigné doit être un lieu pour lequel Emploi et Développement social Canada a un contrat de location (liste des lieux de travail actifs). Dans la plupart des cas, il existe une empreinte (lieux donnés attribués à la direction générale, à la direction ou à la division) dont les gestionnaires peuvent tenir compte lors de l’embauche de nouveaux employés. Le lieu de travail désigné d’un employé a une incidence sur des éléments tels que les déductions fiscales, l’admissibilité à participer à une possibilité d’emploi annoncée (c’est-à-dire déterminer si l’employé fait partie de la zone de sélection) et le remboursement des frais de réinstallation ou de voyage conformément aux directives du CNM. Compte tenu des exigences législatives et politiques actuelles ainsi que d’autres considérations qui s’appliquent aux organisations du gouvernement fédéral, le lieu de travail désigné ne doit pas être l’adresse domiciliaire de l’employé, quel que soit son emplacement.

De plus, le lieu de travail désigné doit être situé au Canada, bien que les employés qui résident à l'extérieur du Canada peuvent être autorisés à télétravailler à partir de leur résidence (voir la section Télétravail ci-dessous pour plus d'informations).

Dans le contexte actuel de pandémie dans lequel le plan de continuité des activités (PCA) est mis en œuvre, le travail virtuel est la norme. Cependant, il est important de garder à l'esprit que même si le travail à distance est actuellement possible, un employé doit quand même se voir attribuer un lieu de travail désigné, auquel il devrait se présenter, au besoin.

Les employés peuvent être autorisés ou obligés de travailler à partir d'autres lieux de travail, sans qu'il soit nécessaire de modifier leur lieu de travail désigné. Ce qui suit fournit une liste d'autres arrangements de lieu de travail, leur définition ainsi que quelques considérations importantes pour chacun.

Travail à distance

On entend par « travail à distance » le travail accompli dans un lieu éloigné qui peut être utilisé comme mesure temporaire dans des circonstances imprévisibles comme une pandémie, un état d’urgence, des intempéries. Notre situation actuelle et sans précédent est définie comme du travail à distance/travail à distance. Des informations supplémentaires sur les considérations relatives au travail à distance se trouvent dans le guide du gestionnaire pour la COVID-19.

Télétravail

Le télétravail est un arrangement de travail volontaire et flexible par lequel les employés demandent et obtiennent l'approbation pour effectuer une partie ou la totalité de leurs tâches en dehors du lieu de travail désigné. Le lieu de travail désigné ne changerait pas dans ce scénario. Il est important de noter que l'une ou l'autre des parties peut mettre fin à cet accord à tout moment. Par conséquent, un employé doit conserver sa capacité à se présenter à son lieu de travail désigné. Vous trouverez des informations sur la manière de répondre aux demandes de télétravail sur la page Télétravail disponible sur iService.

Lorsque les employés demandent et / ou ont l'autorisation d'exercer leurs tâches quotidiennes normales loin de leur lieu de travail désigné à l'extérieur du Canada, on parle de télétravail à l'étranger. Lors de l'évaluation de la demande elle-même, la direction doit tenir compte des risques et / ou des recommandations fournies par la sécurité, les relations de travail et la santé et la sécurité au travail dans leur évaluation globale. Compte tenu du contexte du COVID-19, les avis aux voyageurs du gouvernement du Canada et la perception possible du public, il est important de faire preuve de prudence lorsqu’on envisage d’approuver une demande de télétravail à l'étranger. Veuillez noter qu'à compter du 22 décembre 2020, l'approbation au niveau du SMA est requise pour toutes les demandes de télétravail à l'étranger

Bureau à la carte

Régime de travail temporaire selon lequel un employé ne travaille pas à son lieu de travail désigné, mais dans les locaux d’un employeur. Il pourrait s’agir par exemple d’un employé occupant un poste au sein de la Direction générale des services de ressources humaines et travaillant dans les locaux d’un Centre Service Canada.

Considérations applicables à tous les autres lieux de travail

• Le gestionnaire délégué est chargé d’évaluer la sûreté et la sécurité d’un lieu de travail (au Canada) avant d’approuver toute demande.
• Si un employé est amené à travailler dans un lieu public (c'est-à-dire à l'aéroport pendant qu'il est en déplacement), il doit être conscient des risques associés à cette situation du point de vue de la protection de la vie privée, de la sécurité et de la classification des informations protégées. Les risques et la responsabilité de l'employé sont plus élevés dans ces situations et il est recommandé de faire preuve d'une plus grande prudence étant donné la nature non contrôlée de l'environnement.
  • Les employés sont tenus de maintenir un environnement de travail sécurisé qui répond à toutes les exigences en matière de sécurité et de santé et de sécurité.
  • Les employés sont responsables de la protection des renseignements gouvernementaux et doivent suivre les pratiques de sécurité appropriées lorsqu'ils utilisent l'équipement informatique et le réseau ministériel.
  • o Les meilleures mesures de sécurité à appliquer lors du travail à distance
• Le gestionnaire doit tenir compte des considérations suivantes et discuter de toute incidence potentielle avec l’employé avant d’approuver un autre lieu de travail :
  • Y a-t-il des répercussions sur les opérations en raison du décalage horaire, notamment sur la capacité de l'employé à maintenir le contact avec le responsable et l'équipe ?
  • Est-il prévu que l'employé puisse être tenu de se présenter à son lieu de travail désigné pour des réunions et/ou une formation et, dans l'affirmative, est-il possible, du point de vue des frais de
  • Existe-t-il un plan pour le cas où l'employé connaîtrait des problèmes de connectivité ou d’informatique, ou si son équipement devrait être remplacé ou mis à jour?
  • Des attentes et des mesures ou normes de rendement ont-elles été établies, convenues et clairement comprises? Y aura-t-il une incidence sur la façon dont le rendement sera mesuré, ou s’y prendra-t-on autrement pour mesurer le rendement?
  • Si une assistance supplémentaire est requise, les gestionnaires peuvent également soumettre des demandes au Centre de services des ressources humaines (CSRH), ce qui facilitera la discussion avec l'expert en la matière approprié.
• Les employés travaillant dans un autre lieu de travail conservent la responsabilité de maintenir leur conduite professionnelle comme il est énoncé dans le code de conduite d’EDSC : Les fonctionnaires doivent servir l’intérêt public en se conduisant toujours avec intégrité et d’une manière qui puisse résister à l’examen le plus approfondi, une obligation qui ne se limite pas à la simple observation de la loi.
• Les modalités de travail alternatives telles que le télétravail sont officialisées en dehors de la lettre d'offre au moyen d'un formulaire d’entente distinct.

En cours d’emploi, plusieurs événements peuvent survenir et pourraient entraîner des changements à un lieu de travail désigné.

Lorsqu’un employé obtient un nouveau poste (par nomination ou mutation) dans un lieu de travail désigné différent, il peut avoir droit à des indemnités de réinstallation. On entend par réinstallation, le déménagement autorisé d’un employé d’un lieu de travail à un autre. Le déménagement consiste à déménager de la résidence principale actuelle à une nouvelle résidence principale pour permettre à l’employé de se présenter au nouveau lieu de travail. Si un employé décide de se réinstaller dans un autre lieu, autre que celui situé à une distance raisonnable de son nouveau lieu de travail, la réinstallation ne s’applique pas.

Il convient de noter que si un employé qui a droit aux indemnités de réinstallation décide de se réinstaller avant de communiquer avec le bureau national de réinstallation, les frais encourus ne seront pas remboursés

Réinstallation Lieux de travail flexible feuille de route

Réinstallation Lieux de travail flexible feuille de route (PDF, 3 MB)

Bien que cette feuille de route traite des situations les plus fréquemment rencontrées, elle ne reflète pas tous les scénarios de réinstallation possibles.

Les employés qui envisagent de déménager dans une autre ville/province, de façon permanente ou temporaire, doivent d'abord consulter leurs gestionnaires.

Avant l'émission d'une lettre d'offre qui pourrait entraîner une réinstallation et/ou un changement du lieu de travail désigné d'un poste, les gestionnaires doivent communiquer avec le Bureau national de réinstallation (BNR) à l'adresse nc-relocation-reinst@servicecanada.gc.ca pour déterminer si la Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte s'applique.

Zone de sélection

Au cours d'un processus de dotation, le gestionnaire doit définir une zone de sélection. Lors de l'établissement d'une zone de sélection, le gestionnaire doit décrire la zone de sélection en termes de critères organisationnels, géographiques, professionnels et / ou d'équité en matière d'emploi afin de déterminer l'admissibilité des personnes à prendre en considération dans un processus de nomination. Les gestionnaires doivent prendre en considération le (s) lieu (x) de travail possible (s) pour les fonctions et le type d'arrangement de travail qui pourrait être possible, maintenant et à l'avenir. Dans le contexte d'un processus interne annoncé (c.-à-d. Poste ouvert aux employés de la fonction publique), l'intention est de fournir un bassin raisonnable de candidats potentiels tout en gardant à l'esprit les besoins opérationnels tels que l'efficacité, la flexibilité et les coûts. Une zone de sélection nationale s'applique à tous les processus externes annoncés (c.-à-d. Les emplois ouverts au public), ce qui signifie que «les personnes résidant au Canada et les citoyens canadiens résidant à l'étranger» sont admissibles (certaines exceptions s'appliquent).

Embauche de non-Canadiens

Conformément à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), lors de l'embauche à partir d'un processus externe annoncé (c.-à-d. un emploi ouvert au public), la préférence doit être donnée aux citoyens canadiens. Les gestionnaires sont encouragés à consulter leur conseiller en RH pour obtenir des conseils et des orientations lorsqu'ils envisagent l'embauche d'un non-Canadien.

Sécurité

Les citoyens non canadiens qui sont considérés pour un emploi au Ministère sont tenus de passer le processus de filtrage de sécurité comme toutes les autres personnes qui se joignent à l'organisation. Selon la durée de résidence de la personne au Canada, une vérification des antécédents et une vérification du casier judiciaire dans le pays de naissance peuvent être nécessaires.

Il est important de noter que le processus de filtrage de sécurité pour les citoyens non canadiens nécessite des étapes supplémentaires et est beaucoup plus complexe. À ce titre, les gestionnaires doivent être conscients qu'il faudra plus de temps que le processus pour les citoyens canadiens. Les gestionnaires sont encouragés à demander conseil à leur bureau régional de la sécurité concernant le processus de filtrage de sécurité pour un candidat qui est un ressortissant étranger.

• Les employés doivent avoir un lieu de travail désigné qui est un emplacement au Canada pour lequel Emploi et Développement social Canada a un contrat de location (liste des emplacements actifs).
• Lorsqu'ils explorent d'autres modalités de lieu de travail, les gestionnaires délégués disposent de plusieurs options telles que le travail à distance, le télétravail et bureau à la carte.
• Lors de l'embauche, le gestionnaire subdélégué doit prendre en considération le (s) lieu (x) de travail possible (s) pour les fonctions et le type d'arrangement de travail qui peut être possible, maintenant et à l'avenir.
• Lorsqu'ils envisagent d'embaucher des citoyens non canadiens, les gestionnaires doivent s'assurer que la préférence est donnée aux citoyens canadiens pour les processus externes annoncés . De plus, les gestionnaires doivent savoir que le processus d'habilitation de sécurité pour les non-Canadiens prend plus de temps en raison de sa complexité.
• Les gestionnaires et les employés doivent être conscients des contraintes entourant la sûreté et la sécurité du lieu de travail et leurs rôles et responsabilités respectifs.