Établissement des prévisions salariale

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À EDSC, les prévisions salariales sont établies au moyen de l’Outil de prévisions salariales (OPS), une composante intégrée au système financier maSGE (SAP) qui permet aux gestionnaires de remplir les fonctions suivantes :

prévoir la rémunération de base et les indemnités de chaque employé par code d’identification de dossier personnel (CIDP);
prévoir les mesures de dotation anticipées ou prévues en utilisant les prévisions par poste;
prévoir les dépenses globales, comme les heures supplémentaires, les dépenses liées au Programme de fierté et de reconnaissance, tâches qui sont trop longues pour être effectuées au niveau des employés;
réviser et surveiller les prévisions salariales et les dépenses salariales réelles au moyen de rapports conçus spécialement pour les gestionnaires.

De plus, l’OPS permet aux gestionnaires d’affecter les prévisions salariales des employés, ainsi que les dépenses subséquentes, à un code financier en particulier. Ces fichiers d’affectation des coûts peuvent être révisés et modifiés en tout temps au cours de l’exercice financier.

Principes directeurs

Dans la préparation des prévisions salariales, il faut prendre en compte et respecter les principes suivants :
- Les plans de dotation, y compris ceux du personnel en place et les mesures de dotation prévues, doivent correspondre aux budgets approuvés, et doivent tenir compte des obligations futures; p. ex., l’embauche d’employés pour une durée indéterminée créera un besoin budgétaire permanent et donc les gestionnaires doivent s’assurer de disposer du financement adéquat.
- Les prévisions en matière de dotation doivent s’appuyer sur des échéanciers réalistes.
- Les plans de dotation doivent être surveillés de façon continue et les mesures requises doivent être prises dès qu’elles sont connues.
- Les dépenses salariales doivent être affectées aux codes financiers pertinents au moyen d’affectations de coûts appropriées.
Établissement et mise à jour des prévisions salariales
- longue description
  - Étape 2.a : analyse du rapport Sommaire par employé
  - Étape 2.b : analyse du rapport Sommaire globale
  - Étape 2.c : analyse du rapport Sommaire pour la dotation prévue
  - Étape 2.d : Consultation des Rapports détaillés (au besoin)
  - Étape 2.e : Mise à jour des données de l’OPS
  - Étape 2.f : Examen de l’ensemble des prévisions salariales
  - Étape 2.g : analyse du rapport Surplus/Déficit
L’OPS est un système évolutif qui permet de calculer des prévisions salariales indéfiniment. Ainsi, sur une base continue, de plus que pendant les périodes de prévisions, les gestionnaires doivent s’assurer que les données de l’OPS sont exactes et apporter des corrections au système, au besoin. Pendant les périodes de prévisions, ils doivent donc remplir les tâches suivantes :
- Étape 2.a : Exécution et analyse du rapport Sommaire par employé
  
  Le rapport Sommaire par employé, auquel on accède à partir de l’onglet Libre-service des gestionnaires du portail maSGE (SAP), présente en détail les prévisions totales pour chaque employé dans un centre de coûts ou un groupe de centres de coûts donné pour l’ensemble de l’exercice financier, y compris les dépenses correspondantes engagées jusqu’à maintenant. Au cours de l’analyse de ce rapport, il est important d’examiner la liste des employés afin de confirmer que la prévision tient compte de tous les employés dont les dépenses sont attribuables au centre de coûts ou au groupe de centre de coûts sélectionné. De plus, les colonnes énumérées ci-dessous devraient être révisées pour s’assurer que les calculs des prévisions salariales pour chaque employé tiennent compte de tous les paramètres applicables qui ont une incidence directe sur les dépenses salariales prévues pour l’exercice financier.
  - La colonne Description dotation fournit une description des différentes mesures de dotation qui visent l’employé et peuvent inclure les périodes d’intérim, les affectations, les congés sans solde ou les réductions pour les ententes de congé avec étalement du revenu. Cette colonne devrait être révisée pour s’assurer que le calcul des prévisions totales tient compte de toutes les mesures de dotation pertinentes.
  - La colonne Classification fournit des renseignements sur le groupe et niveau de l’employé. Les renseignements figurant dans cette colonne doivent être validés étant donné que les prévisions seront calculées à partir du salaire annuel qui est associé à la classification indiquée.
  - La colonne Description code du groupe de prévision fournit des détails sur le type de dépenses prévues, en associant les coûts prévus à la rémunération de base, aux indemnités continues, comme la prime au bilinguisme et les indemnités de poste isolé, et aux indemnités non récurrentes, comme la rémunération au rendement.
  Lors de la vérification de l’exactitude des rapports, les gestionnaires doivent prendre en note tout changement requis, comme les mesures de dotation manquantes, la mise à jour des groupe et niveau d’employés, la modification des indemnités auxquelles l’employé à droit, les rajustements ponctuels en raison de paiements en trop ou de paiements insuffisants l’année précédente, etc.
  
  Pour de plus amples renseignements sur l’accès au rapport Sommaire par employé, sur son exécution et son interprétation, veuillez consulter la documentation de formation se trouvant dans le fichier Rapports des gestionnaires et des personnes désignées - Outil de prévisions salariales (OPS).
- Étape 2.b : Exécution et analyse du rapport Sommaire global
  
  Le rapport Sommaire global, auquel on accède à partir de l’onglet Libre-service des gestionnaires du portail maSGE (SAP), présente en détail la prévision totale par composante globale pour l’ensemble de l’exercice financier, y compris les dépenses courantes. Plus précisément, il indique les catégories de dépenses globales qui sont prévues pour le prochain exercice, comme les heures supplémentaires et le Programme de fierté et de reconnaissance, qui sont trop longues pour être prévues pour chaque employé. En outre, comme le rapport fournit aussi des détails sur les dépenses réelles, il permet aux gestionnaires de voir les dépenses encourues à ce jour et pour quels employés ces coûts ont été engagés.
  
  Veuillez noter que les composantes globales, comme celles que renferme le rapport, ne sont prévues que sur une base annuelle. Ainsi, au début de chaque exercice financier, il est nécessaire d’établir le montant annuel prévu pour chacun de ces coûts requis et de faire les mises à jour qui s’imposent dans l’OPS. Même si les données historiques seront encore accessibles dans les années à venir pour appuyer ce processus, les prévisions pour les heures supplémentaires, le Programme de fierté et de reconnaissance et les autres coûts de cette nature ne seront pas automatiquement transférés d’un exercice à l’autre.
  
  Au cours de la vérification de l’exactitude du rapport, les gestionnaires doivent prendre en note les changements nécessaires, comme les modifications aux prévisions des heures supplémentaires afin de tenir compte des éventuelles fluctuations temporaires dans la charge de travail, et la mise à jour des prévisions du Programme de fierté et de reconnaissance.
  
  Pour de plus amples renseignements sur l’accès au rapport Sommaire global, son exécution et son interprétation, veuillez consulter la documentation de formation se trouvant dans le fichier Rapports des gestionnaires et des personnes désignées - Outil de prévisions salariales (OPS).
- Étape 2.c : Exécution et analyse du rapport Sommaire pour la dotation prévue
  
  Le rapport Sommaire pour la dotation prévue, auquel on accède à partir de l’onglet Libre-service des gestionnaires du portail maSGE (SAP), présente en détail la prévision totale pour chaque poste de dotation planifiée pour l’exercice financier. Plus précisément, ce rapport indique aux gestionnaires le nombre d’embauches prévues, les dates de début prévues, le processus de dotation proposé et les coûts prévus qui sont associés au nouveau personnel.
  
  Il est important de souligner que l’OPS amortira automatiquement les mesures de dotation prévues sur une base mensuelle, à partir de la date de début prévue, et diminuera progressivement les coûts connexes au cours de l’exercice financier.
  
  Au cours de la vérification de l’exactitude du rapport, les gestionnaires doivent prendre en note les changements nécessaires, comme les plans de dotation anticipée découlant du lancement d’un nouveau programme, une affectation intérimaire à long terme visant à remplacer un employé qui prendra un congé, et la suppression de prévisions par poste une fois que l’employé a été embauché.
  
  Pour de plus amples renseignements sur la manière d’accéder au rapport Sommaire pour la dotation prévue, son exécution et son interprétation, veuillez consulter la documentation de formation se trouvant dans le fichier Rapports des gestionnaires et des personnes désignées - Outil de prévisions salariales (OPS).
- Étape 2.d : Consultation des Rapports détaillés pour une analyse approfondie, au besoin
  
  Les rapports sommaires sont conçus pour fournir tous les renseignements pertinents aux gestionnaires à un niveau plus global. Si des renseignements plus détaillés sont nécessaires pour appuyer une analyse approfondie de certaines composantes des rapports sommaires, on peut consulter les deux (2) rapports détaillés qui figurent sous l’onglet Libre-service des gestionnaires du portail maSGE (SAP) :
  - Le rapport Prévisions détaillées qui présente en détail les prévisions totales pour chaque employé, le poste visé par la dotation prévue et la composante globale pour l’ensemble de l’exercice financier.
  - Le rapport Prévisions et dépenses détaillées qui présente en détail les prévisions et les dépenses totales pour chaque employé, le poste visé par la dotation prévue et la composante globale pour l’ensemble de l’exercice financier. De plus, le rapport permet aux utilisateurs de réconcilier les prévisions et les dépenses à un moment donné au moyen de la fonction « Conciliation des prévisions jusqu’au ». Cette fonctions est particulièrement utilise pour identifier d’éventuels des problèmes de paie dans les dossiers des employés.
  Pour de plus amples renseignements sur la manière d’accéder à ces rapports, leur exécution et leur interprétation, veuillez consulter la documentation de formation se trouvant dans le fichier Rapports des gestionnaires et des personnes désignées - Outil de prévisions salariales (OPS).
- Étape 2.e : Mise à jour des données de l’OPS
  
  Les gestionnaires ne se chargent pas eux-mêmes de la saisie et de la modification des données de l’OPS. Selon la structure organisationnelle de la direction générale ou de la région, les données de l’OPS peuvent être mises à jour par les SGDG, les SGR ou l’unité des SCGF.
  
  En plus des données prévisionnelles ayant une incidence sur l’employé, les estimations de coûts de la dotation prévue ou globale, l’OPS permet de rajuster les dépenses salariales qui ont déjà été engagées. Si, pendant la vérification de l’exactitude des données de l’OPS, les gestionnaires remarquent que certaines dépenses salariales ne figurent pas sous le codage financier approprié, il est possible de transférer ces coûts au code approprié au moyen d’une pièce de journal.
  
  Tout changement devant être apporté à l’OPS doit être communiqué aux SGDG/aux SGR, ou à l’unité des SCGF, selon la structure organisationnelle de la direction générale ou de la région, dès qu’il est connu. La révision et la mise à jour régulière de l’OPS serviront non seulement à améliorer l’exactitude des prévisions, mais aussi à simplifier le processus prévisionnel dans son ensemble et à fournir des données fiables en vue de la prise de décisions.
- Étape 2.f : Examen de l’ensemble des prévisions salariales
  
  Le rapport Sommaire des prévisions et des dépenses, auquel on accède à partir de l’onglet Libre-service des gestionnaires du portail maSGE (SAP), donne un aperçu des prévisions totales par employé, de la composante globale et de la dotation prévue pour l’ensemble de l’exercice financier, y compris les dépenses courantes. Il permet aux gestionnaires d’afficher toutes les prévisions salariales pour un centre de coûts ou un groupe de centres de coûts donné et de suivre la partie des prévisions qui n’est pas encore dépensée.
  
  Pour de plus amples renseignements sur la manière d’accéder à ce rapport, son exécution et son interprétation, veuillez consulter la documentation de formation se trouvant dans le fichier Rapports des gestionnaires et des personnes désignées - Outil de prévisions salariales (OPS).
- Étape 2.g : Exécution et analyse du rapport Surplus/Déficit
  
  Le rapport Surplus/Déficit, auquel on accède à partir de l’onglet Libre-service des gestionnaires du portail maSGE (SAP), fournit de l’information prévisionnelle par rapport au budget notionnel (le budget approuvé et les items approuvés de gestion de risque), y compris les engagements et les dépenses réelles. Comme le rapport Sommaire des prévisions et des dépenses mentionné à l’étape 2.f du processus, le rapport Surplus/Déficit permet aux gestionnaires de réviser leurs prévisions salariales globales. Toutefois, ce rapport de gestion financière permettra également de déterminer comment les prévisions se comparent au financement disponible.
  
  Lorsqu’ils révisent le rapport Surplus/Déficit, les gestionnaires doivent aussi porter une attention particulière aux montants budgétaires totaux approuvés (le budget approuvé et les items approuvés de la gestion du risque). Toute divergence relative au montant total du budget salarial alloué au centre financier devrait être signalée et communiquée aux SGDG/aux SGR ou à l’unité des SCGF, selon la structure organisationnelle de la direction générale ou de la région, dès qu’elle est connue. Cette mesure est particulièrement importante dans les cas où l’analyse du budget approuvé indique qu’une transaction demandée, comme des transferts de budget interne ou des ajustements budgétaires de fonctionnement (ABF), c.-à-d. la conversion du budget de dépenses salariales au budget des dépenses non salariales ou vice-versa, n’a pas été traitée dans maSGE (SAP).
  
  Pour de plus amples renseignements sur la manière d’accéder au rapport Surplus/Déficit, son exécution et son interprétation, veuillez consulter la documentation de formation se trouvant dans le fichier Rapports des gestionnaires et des personnes désignées – Comptabilité budgétaire (FM).
Pour obtenir de l’aide
- Pour la mise à jour des données de l’OPS, communiquez avec les SGDG /les SGR ou l’unité des SCGF, selon la structure organisationnelle de votre direction générale ou de votre région.
- Si vous avez des difficultés techniques avec l’un des outils de maSGE (SAP), veuillez Signaler un incident.
- Si vous avez des questions concernant le processus de prévisions salariales, communiquez avec les SGDG/SGR ou l’unité des SCGF, selon la structure organisationnelle de votre direction générale ou de votre région.