Formation à l'échelle du portefeuille pour les subventions et les contributions -FAQ

La politique est un moyen de s’assurer que tout le personnel, y compris les gestionnaires et les chefs d’équipe, affecté à des tâches relatives aux programmes de S et C possèdent les connaissances, les habiletés et les compétences nécessaires pour administrer de façon efficace et efficiente les projets de S et C.

La date d’entrée en vigueur est le 26 septembre 2016.

• Les responsables de la gestion des S et C (RGSC) suivants sont ciblés :
• Agents de programme
• Conseillers de projets
• Agents de développement principaux
• Conseillers en expertise opérationnelle
• Consultants en expertise opérationnelle
• Consultants principaux en expertise opérationnelle
• Gestionnaires et chefs d’équipe responsables de la prestation des programmes
• Gestionnaires et chefs d’équipe responsables de l’expertise opérationnelle

Non. Les FI qui travaillent au programme de la SFCEA suivent un parcours d’apprentissage différent de celui des RGSC.

Pour de plus amples renseignements sur le parcours d’apprentissage des FI, veuillez communiquer avec la Direction des opérations de programmes autochtones à l’adresse suivante : nc-aboriginal_prog-prog_autochtone-gd@hrdc-drhc.net.

C’est la responsabilité de tous!

Les régions et le secteur des programmes à l’AC sont chargés d’accorder la priorité à la formation sur les S et C, notamment d’établir des plans de formation et de définir les besoins émergents en matière de formation.

L’expertise opérationnelle joue un rôle clé dans le soutien du personnel en offrant de l’accompagnement et de la formation.

Les gestionnaires et les chefs d’équipe sont responsables du soutien des membres de leur personnel et doivent s’assurer qu’ils possèdent les compétences nécessaires pour administrer les programmes de S et C et qu’ils ont l’occasion d’acquérir ces compétences.

Les employés doivent déterminer leurs besoins en matière d’apprentissage et doivent s’engager à assister aux séances de formation et d’accompagnement.

Lancée en juin 2012, la formation sur les S et C pour l’ensemble du portefeuille (FSCEP) est un programme d’apprentissage fondamental commun qui se présente sous deux (2) formes :

• Modules en ligne (étape 1) : axés sur la connaissance des concepts de base et la prestation de programmes théoriques.
• Séances en classe (étape 2) : permettent de mettre en pratique les apprentissages au moyen d’une approche fondée sur une étude de cas.

Des descriptions de cours détaillées sont disponibles sur la page de formation de S et C

Il existe trois (3) parcours d’apprentissage (PDF, 146 Ko) distincts :

1. Les nouveaux RGSC doivent :
   • Effectuer l’étape 1 – formation en ligne (modules 0 à 9 et SCSC)
   • Réussir le test de l’étape 1
   • Effectuer l’étape 2 – séances en classe (modules d’application pratique 1 à 6 et 7 à 9)
   • Passer le test de l’étape 2
   • La certification sera obtenue lorsque les étapes 1 et 2 auront été terminées avec succès
   • Renouveler leur certification après trois (3) ans
2. Les employés temporaires (p. ex. ceux qui sont embauchés pour une courte période lors des périodes de pointe) et les RGSC travaillant dans le domaine des programmes transactionnels doivent :
   • Effectuer l’étape 1 – formation en ligne (modules 0 à 9 et SCSC)
   • Passer le test de l’étape 1
   • Les gestionnaires ou chefs d’équipe doivent déterminer si l’étape 2 – séances en classe (modules d’application pratique 1 à 6 et 7 à 9) est nécessaire
   • La certification sera obtenue lorsque les étapes 1 et 2 (s’il y a lieu) auront été terminées avec succès
   • Renouveler la certification après trois (3) ans (si l’étape 2 a été faite)
3. Les gestionnaires et chefs d’équipe doivent :
   • Suivre la séance WebEx 1 pour revoir les dates clés et les exigences
   • Satisfaire aux conditions préalables du cours : modules 1 et 2 en ligne
   • Lire un manuel d’autoformation
   • Compléter un exercice
   • Assister à la séance WebEx 2 pour revoir l’exercice en détail
   • Passer un test pour obtenir la certification
   • Renouveler la certification après trois (3) ans

Oui, vous devez suivre la formation obligatoire. Plus précisément, il vous faudra suivre le parcours d’apprentissage (PDF, 146 Ko) qui correspond le mieux à votre situation.

Si vous avez seulement travaillé pendant une courte période dans le domaine des S et C et que vous n’avez suivi aucune formation, vous serez considéré comme un nouveau RGSC et devrez suivre le parcours d’apprentissage (PDF, 146 Ko).

Non, les gestionnaires et les chefs d’équipe suivent un parcours d’apprentissage différent; toutefois, afin de satisfaire aux conditions préalables, ils doivent suivre les modules 1 (Introduction aux S et C) et 2 (Planification) s’ils travaillent dans les S et C depuis moins d’un an. Tous les autres modules en ligne sont optionnels, mais fortement recommandés.

Oui, à compter du 1er juin 2018, les cours en ligne sur le SCSC sont obligatoires.

Oui, si votre affectation intérimaire est de quatre mois ou moins, vous devez terminer le processus de certification destiné aux RGSC. Vous pouvez également assister à la formation pour les gestionnaires et les chefs d’équipe si votre supérieur appuie votre participation.

Oui, vous pouvez la suivre si votre gestionnaire soutient votre participation.

Si vous occupez un poste intérimaire de gestionnaire ou de chef d’équipe pendant quatre (4) mois ou plus, ou si vous avez des affectations intérimaires fréquentes en cette qualité, on s’attend à ce que vous suiviez cette formation.

Quelles que soient les fonctions que vous occupez, vous devez suivre le parcours d’apprentissage (PDF, 146 Ko) qui s’applique à vous. Cela garantira une meilleure compréhension de l’ensemble du cycle de vie du projet (CVP) et facilitera le changement d’affectation si un employé doit travailler ou fournir du soutien à un secteur de programme différent ou dans une phase différente du CVP.

Oui, vous devrez effectuer l’étape 1 – formation en ligne (modules 0 à 9 et SCSC). Votre gestionnaire ou chef d’équipe peut aussi décider de vous diriger vers l’une ou l’autre des séances en classe et vous demander de passer les tests de certification.

Oui, même si vous n’administrez aucun projet de S et C, vous devez suivre un parcours d’apprentissage (PDF, 146 Ko) approprié, car cela vous aidera dans votre rôle qui consiste à fournir des conseils et une orientation sur les S et C.

Oui, ce cours est ouvert au personnel de l’expertise opérationnelle; cependant, la priorité est donnée aux gestionnaires et chefs d’équipe.

Si vous êtes nouveau dans le domaine des S et C, vous devez suivre les modules en ligne dans les trente (30) jours ouvrables suivant votre entrée en fonction et avant que ne vous soit confié un dossier de projet. Après quoi, vous pourrez participer aux séances en classe. Toute la formation doit être achevée dans un délai de douze (12) mois.

Tous les nouveaux gestionnaires et chefs d’équipe doivent s’inscrire à leur formation dans les trente (30) jours ouvrables suivant leur entrée en poste et obtenir leur certification dans les douze (12) mois.

CFN2 n’est pas un cours obligatoire. C’est un cours pour les employés expérimentés qui effectuent le contrôle financier d’ententes à risque plus élevé. Les gestionnaires et les chefs d’équipe doivent déterminer si les RGSC satisfont aux conditions préalables relatives au cours, à savoir :

• avoir réalisé au moins trois (3) contrôles financiers avec un mentor et obtenu de la rétroaction;
• avoir suivi la formation en classe : Application pratique – modules 7 à 9.

Non. Le processus de certification pour les séances en classe comprend les deux (2) cours suivants :

• Application pratique – Modules 1 à 6
• Application pratique – Modules 7 à 9

Chaque situation sera examinée au cas par cas. Si vous avez informé votre gestionnaire de la date à laquelle vous partirez à la retraite, celui-ci peut déterminer si vous devriez faire ou non la formation obligatoire et le processus de certification. La décision de votre gestionnaire devrait figurer dans votre entente de rendement. Si votre gestionnaire hésite, il peut fournir votre nom et la date de votre départ à la retraite à votre coordonnateur de la formation sur les S et C, qui consultera l’Unité de formation sur les S et C pour obtenir des conseils sur l’approche recommandée.

Le processus de certification est une combinaison de modules en ligne, de séances en classe et de tests. Une fois que vous avez passé tous les tests requis, vous serez considéré comme certifié.

Ce processus est destiné à l’ensemble du personnel, y compris les gestionnaires et les chefs d’équipe qui doivent obtenir une certification pour l’exécution des dossiers de projet de S et C.

Les RGSC peuvent s’inscrire au processus de certification des subventions et contributions dans SABA. Pour vous inscrire à la formation sur les subventions et contributions pour l’ensemble du portefeuille destinée aux gestionnaires et chefs d’équipe, envoyez un courriel à l’Unité de formation NC-COETRAINING-CEFORMATION-GD@hrdc-drhc.net et indiquez à quelle séance vous souhaitez assister. Le calendrier est affiché sur la page de formation de S et C

Si vous êtes un RGSC, vous devez passer deux (2) tests pour être considéré comme « certifié » :

Étape 1– ce test doit être passé après avoir suivi toute la formation en ligne obligatoire et portera sur des concepts clés et des notions théoriques sur l’exécution des programmes. Ce test suit les modules en ligne avec des questions liées à chaque étape du cycle de vie du projet.

Étape 2– ce test doit être passé après avoir suivi toutes les séances en classe et portera sur la manière d’appliquer les compétences pratiques. Ce test suit les séances en classe avec des questions liées à chaque étape du cycle de vie du projet.

Les gestionnaires et les chefs d’équipe sont tenus de passer un test après avoir suivi la formation sur les S et C destinée aux gestionnaires et aux chefs d’équipe (PDF, 550 Ko). Le test est fondé sur leurs rôles et responsabilités au sein du cycle de vie du projet.

Il a été établi que tous les employés doivent connaître les éléments de base (formation en ligne) avant de se voir attribuer un dossier, ce qui signifie qu’ils doivent terminer toute la formation en ligne dans les 30 jours ouvrables suivant leur entrée en fonction. Ils mettront ensuite en pratique ces connaissances en classe. Les nouveaux RGSC doivent terminer toute la formation obligatoire, soit les modules en ligne et la formation en classe, dans les 12 mois suivant leur entrée en fonction.

Cela dit, il est tout de même possible de faire les modules 1 à 6, d’assister à une séance en classe, de faire les modules 7 à 9, puis d’assister à la deuxième séance en classe. La date du test dépend de la date à laquelle les cours sont terminés, et non pas de l’ordre dans lequel ils ont été suivis. Par exemple, un employé pourrait d’abord faire les modules en ligne 7 à 9, puis la formation en classe et ensuite les modules 1 à 6, etc.

En ce qui concerne le processus de certification, l’ordre dans lequel les cours sont suivis n’a pas d’importance, tant que l’employé les termine dans les délais prescrits.

La certification permet de s’assurer que tous les employés, y compris les gestionnaires et les chefs d’équipe, affectés à des tâches relatives aux programmes de S et C possèdent les connaissances, les habiletés et les compétences nécessaires pour administrer de façon efficace et efficiente les projets de S et C.

Vous devez tout de même suivre toute la formation en ligne et passer les deux tests; toutefois, pour les formateurs qui ont dispensé l’une des séances en classe, ils ne sont pas tenus de s’inscrire à ce cours en particulier comme « participant ».

Oui. Le renouvellement de la certification aura lieu tous les trois (3) ans. Après 3 ans, vous recevrez un avis vous indiquant que vous devez passer un nouveau test de certification. Ce test tiendra compte de nouveaux renseignements, par exemple, si une nouvelle directive a été émise au cours des 3 dernières années, une ou plusieurs questions du test porteront sur le sujet de la nouvelle directive.

Vous recevrez vos résultats immédiatement après avoir passé le test.

Si vous avez réussi, vous pouvez imprimer votre certificat dans SABA, qui attestera que vous êtes maintenant certifié. La certification est valide pour trois (3) ans.

Une discussion doit se tenir entre vous et votre gestionnaire/chef d’équipe après avoir reçu une note d’échec. Votre gestionnaire/chef d’équipe devrait accéder à vos résultats de test dans le SABA pour cerner les secteurs problématiques. Comme la certification a pour but de s’assurer que les RGSC possèdent les connaissances, les aptitudes et les compétences nécessaires pour administrer les projets de S et C de manière efficace, les résultats du test vous permettront, à vous et à votre gestionnaire/chef d’équipe, d’établir un plan d’accompagnement qui décrira toute formation ou soutien dont vous avez besoin pour obtenir la certification. Dans le cadre de ce plan, il est possible que vous deviez revoir les modules en ligne ou les séances en salle de classe applicables avant de refaire le test. Veuillez consulter la Politique sur la formation des S et C pour avoir de plus amples informations au sujet des rôles, responsabilités et imputabilités reliés à l’accompagnement. Un Guide d’accompagnement ainsi qu’une fiche d’information sont aussi disponibles sur la page de formation des S et C.

Lorsque vous serez prêt à passer le test à nouveau, votre gestionnaire/chef d’équipe présentera une demande à l’InfoService national pour que le test soit réinitialisé pour vous dans le SABA. Il est important de noter que, même s’il n’existe aucun délai pour repasser le test, Politique sur la formation prévoit que tous les RGSC doivent être certifiés dans les 12 mois suivant leur entrée en fonction.

Il n’y a pas de nombre maximal de fois que vous pouvez passer un test. Toutefois, nous vous recommandons de ne pas repasser le test immédiatement après avoir échoué.

Votre gestionnaire ou votre chef d’équipe examinera vos résultats de test et élaborera une stratégie pour vous aider à obtenir la note de passage et votre certification. La stratégie peut comprendre notamment les mesures suivantes : refaire certains des modules en ligne et/ou des séances en classe, bénéficier d’un accompagnement accru et/ou étudier un dossier de projet réel.

Lorsque vous êtes prêt à repasser le test, communiquez avec votre gestionnaire, qui fera une demande de réinitialisation du test pour vous.

L' accompagnement (PDF, 281 Ko) est un type de formation en cours d’emploi. L’accompagnateur (coach) est en mesure d’offrir du soutien, notamment en donnant des exemples concrets et en communiquant des pratiques exemplaires.

Les accompagnateurs (coach) aideront les employés alors qu’ils travaillent à leurs propres projets afin de leur enseigner ou de les aider à apprendre les aspects appropriés ou nouveaux liés à la gestion des dossiers de S et C.

L’accompagnement est une relation de collaboration entre les secteurs de la prestation de programmes et de l’expertise opérationnelle. Il sera fourni par le personnel de l’expertise opérationnelle, les gestionnaires et/ou les chefs d’équipe. Ces personnes joueront un rôle important en donnant des conseils et une orientation aux RGSC pendant toute la durée de la formation obligatoire.

Diagrammes du processus d’accompagnement
Pour les nouveaux RGSC (PDF, 179 ko)
Pour les employés temporaires et pour ceux qui travaillent dans des programmes transactionnels (PDF, 312 Ko)

Les gestionnaires de l’expertise opérationnelle collaboreront avec les gestionnaires et/ou les chefs d’équipe de la prestation des programmes pour désigner un accompagnateur (coach) en expertise opérationnelle.

Si un employé de l’expertise opérationnelle ne réussit pas le test de certification, il devra suivre le parcours d’apprentissage approprié en fonction de son expérience. On a recommandé aux coordonnateurs de la formation sur les S et C de faire passer les tests aux nouveaux RGSC et aux employés de l’expertise opérationnelle en premier. Dans certains cas, l’employé de l’EO n’aura pas la possibilité de passer son test avant que l’accompagnement soit requis, mais il peut quand même fournir un accompagnement.

Si l’employé de l’EO ne réussit pas le test, il peut parler avec son gestionnaire pour élaborer une stratégie d’apprentissage qui l’aidera à être certifié. Par ailleurs, si un employé ne souhaite pas faire d’accompagnement, il peut également en discuter avec son gestionnaire.

Si les employés de l’expertise opérationnelle ont besoin d’accompagnement, ils doivent en discuter avec leur gestionnaire afin d’établir une stratégie d’apprentissage qui leur permettra d’acquérir les connaissances et les compétences requises pour obtenir la certification.

Oui. Par exemple, si vous travaillez dans la prestation des programmes et que vous souhaitez devenir accompagnateur (coach), vous devrez en discuter avec votre gestionnaire et/ou chef d’équipe pour obtenir leur appui. Discutez des occasions existantes d’accompagnement d’autres personnes et indiquez cette information dans votre entente de rendement.

Bien que différents types d’accompagnement soient disponibles dans le contexte de la politique sur la formation des S et C, l’accompagnement pourrait comporter les éléments suivants :

• Procédures et processus pratiques et opérationnels;
• Gestion du rendement;
• Mentorat;
• Jumelage;
• Expérience de travail pratique;
• Conseils et orientation;
• Transfert de connaissances;
• Formation de base;
• Capacité de compétence fonctionnelle;
• Qualité et conformité.

Elles sont assignées aux nouveaux RGSC dans les 30 jours ouvrables suivant leur entrée en fonction. Pour ce qui est des RGSC expérimentés, ce n’est pas nécessaire à moins qu’ils échouent à un test. Dans ce cas, leur gestionnaire peut demander qu’une personne chargée de l’accompagnement leur soit affectée.

Les gestionnaires responsables de la prestation des programmes doivent demander formellement que les gestionnaires responsables de l’expertise opérationnelle désignent un accompagnateur (coach) à tous les nouveaux RGSC.

Les gestionnaires responsables de la prestation de programmes les rencontreront pour examiner régulièrement les progrès accomplis et pour apporter du soutien à leur personnel. La désignation des accompagnateurs (coach) doit être effectuée dans un délai de trente (30) jours ouvrables à partir de la date d’entrée en fonction de tous les nouveaux RGSC qui seront appelés à administrer des dossiers de projets de S et C.

Un accompagnement doit être fourni jusqu’à ce que toute la formation soit terminée et que les nouveaux RGSC aient obtenu leur certification.

L’accompagnement doit aussi être fourni à un RGSC qui a échoué au processus de certification. Le soutien accru continuera jusqu’à ce qu’il ait réussi à obtenir sa certification.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter les diagrammes du processus d’encadrement.

Pour les nouveaux RGSC (PDF, 179 Ko)
Pour les employés temporaires et pour ceux qui travaillent dans des programmes transactionnels (PDF, 312 Ko)

Les gestionnaires et les chefs d’équipe qui demandent l’accompagnement doivent en informer leur superviseur immédiat afin de discuter d’une stratégie de formation. L’accompagnement peut être assuré par l’Unité de formation sur les S et C.

L’accompagnateur (coach) vous permettra de réussir la FSCEP. L’accompagnateur (coach) fournira des conseils et des orientations tout au long du processus en offrant du soutien, notamment sous forme d’exemples concrets de situations, au besoin.

Les accompagnateurs (coach) peuvent fournir des commentaires précieux à propos de la manière dont les RGSC peuvent appliquer les connaissances acquises récemment. Il sera possible d’y parvenir grâce à la tenue de réunions hebdomadaires pour discuter des problèmes et des préoccupations, en fournissant des occasions d’indiquer comment une tâche doit être effectuée (c.-à-d. comment traiter une demande de paiement dans le Système commun pour les subventions et contributions [SCSC]), et en répondant aux questions liées aux exercices d’apprentissage individuel (assignés tout au long des modules en ligne et des séances en classe). Les accompagnateurs (coach) peuvent aussi être en mesure d’aider à répondre aux questions liées à l’administration des projets auxquels ils travaillent.

L’accompagnement peut être offert individuellement ou en groupe.

Conformément à la politique, les gestionnaires ou les chefs d’équipe des secteurs de l’exécution des programmes et de l’expertise opérationnelle auront la responsabilité de soutenir leurs employés en veillant à ce qu’ils aient les compétences nécessaires pour administrer les programmes de S et C. Un gestionnaire doit toujours s’assurer que ses employés ont les compétences et les connaissances requises pour accomplir leur travail. L’accompagnement est une relation de collaboration entre les secteurs de la prestation de programmes et de l’expertise opérationnelle. Il sera fourni par le personnel de l’expertise opérationnelle, les gestionnaires de la prestation de programmes ou les chefs d’équipe. Ces personnes joueront un rôle important en donnant des conseils et une orientation aux RGSC pendant toute la durée de la formation obligatoire.

En ce qui a trait à la durée de l’accompagnement, les nouveaux RGSC doivent être accompagnés jusqu’à ce qu’ils aient terminé toute la formation obligatoire et obtenu la certification. Un soutien supplémentaire sera fourni aux RGSC expérimentés jusqu’à ce qu’ils aient obtenu la certification.

L’accompagnement peut porter sur des sujets variés allant du contenu des modules en ligne à des questions sur la gestion des dossiers dont s’occupe l’employé.

Oui, un Guide d’accompagnement (DOCX, 1.69 Mo) est disponible sur la page de formation de S et C. Ce guide comprend des renseignements liés à l’accompagnement ainsi qu’une description du processus étape par étape pour administrer des projets comme traiter les demandes de remboursement et effectuer des contrôles.

Les ressources suivantes peuvent être utilisées : des séances WebEx (votre coordonnateur de la formation sur les S et C peut vous aider à ce sujet), un tableau blanc interactif ou le partage d’écran par messagerie instantanée.

Pour accéder au contenu de formation le plus récent dans le SABA pour les modules en ligne 0 à 9 et/ou SCSC phase 1 et/ou SCSC phase 2, vous devez cliquer sur le bouton « reprise » en trouvant le cours dans « Mon Plan » ou en le cherchant dans le catalogue des cours. Si vous cliquez sur le bouton « relancer » vous n’aurez PAS accès au contenu du cours le plus récent.

Vous pouvez trouver des renseignements supplémentaires sur la page de formation de S et C.