Politique de formation sur les subventions et les contributions pour l’ensemble du portefeuille

Date d’entrée en vigueur : La politique entre en vigueur le 26 septembre 2016.

• Objectifs

  Tous les employés, y compris les gestionnaires et les chefs d’équipe, responsables de la gestion des subventions et contributions (S et C) posséderont les connaissances, les aptitudes et les compétences nécessaires pour administrer de façon efficace et efficiente les projets de S et C.

  Aux fins de la présente politique, les responsables de la gestion des S et C (RGSC) sont :

  • les agents de programme;
  • les conseillers de projets;
  • les agents principaux de développement;
  • les conseillers en expertise opérationnelle;
  • les consultants en expertise opérationnelle;
  • les consultants principaux en expertise opérationnelle;
  • les gestionnaires et chefs d’équipe responsables de la prestation de programmes;
  • les gestionnaires et chefs d’équipe responsables de l’expertise opérationnelle.

  La présente politique s’applique à la Direction générale des opérations de programmes et aux RGSC régionaux.

  Il revient aux gestionnaires et aux chefs d’équipe de tous les niveaux d’aider leur personnel au moyen de plans d’apprentissage et de perfectionnement, par de l’accompagnement et par des examens de rendement réalisés dans le cadre des ententes de rendement.

• Définition du terme « formation »

  Dans le contexte de cette politique, la formation est le processus par lequel les RGSC améliorent ou acquièrent les compétences dont ils ont besoin pour assumer leurs fonctions actuelles.

• Principes

  Les RGSC de tous les niveaux doivent acquérir et conserver les connaissances, aptitudes et compétences relatives à leur niveau et à leurs fonctions en s’assurant :

  • qu’ils suivent les formations nécessaires pour accomplir efficacement leur travail;
  • qu’ils peuvent se prévaloir du temps requis pour suivre les formations et pour effectuer les lectures et les travaux préalables;
  • qu’ils bénéficient d’un soutien adéquat (comme le mentorat) avant et après la formation;
  • qu’ils bénéficient d’activités de contrôle de la qualité pour garantir le transfert des connaissances.
• Programme de formation de base sur les subventions et les contributions

  En juin 2012, le Centre d’expertise sur les S et C et le Collège@EDSC ont lancé le programme de Formation sur les subventions et les contributions pour l’ensemble du portefeuille (FSCEP). Dans la foulée de cet exercice, un programme d’apprentissage général commun a été élaboré à l’intention des employés nationaux et régionaux. Celui- ci prévoit un vaste curriculum de base unique et une approche coordonnée pour la prestation de la formation à tous les employés, incluant notamment des formateurs qualifiés et l’évaluation des résultats de la formation.

  Le programme de la FSCEP est le résultat d’efforts, de collaboration et de vastes consultations entre le Centre d’expertise sur les S et C, le Collège@EDSC et les experts en la matière. Il permet aux employés de répondre à leurs besoins de formation propres aux exigences de leur poste.

  L’apprentissage s’effectue en deux (2) étapes :

  Étape 1

  Les modules en ligne sont axés sur les concepts essentiels et sur les connaissances théoriques en matière de prestation de programmes.

  Étape 2

  Les séances en classe fournissent des applications d’apprentissage pratiques par l’entremise d’une étude de cas.

  

  • Description longue

    Phase 1 : Formation en ligne (Modules 0 à 9 et Système commun pour les subventions et les contributions (SCSC)). Phase 2 : Séances en salle de classe. Encadré de gauche : Application pratique des modules 1 à 6. Case de droite : Application pratique des modules 7 à 9.

  Des descriptions de cours des modules en ligne et des séances en classe sont fournies à l’Annexe A.

• Formation obligatoire

  La capacité du Ministère à exécuter les programmes de S et C et à moderniser ses S et C, tout en maintenant ses obligations redditionnelles, dépend d’une formation de qualité offerte au bon moment. Il est essentiel que les employés disposent des compétences et des connaissances nécessaires pour réaliser leur travail afin que l’organisation devienne plus performante.

  Pour assurer l’uniformité au sein du Ministère, la Formation sur les subventions et les contributions pour l’ensemble du portefeuille (FSCEP) est obligatoire pour tous les responsables de la gestion des subventions et des contributions (RGSC).

  Les nouveaux RGSC doivent réaliser l’étape 1 (modules en ligne 0 à 9 et SCSC) dans les trente (30) jours ouvrables suivant leur entrée en poste. S’il y a lieu une fois la formation terminée, les gestionnaires ou les chefs d’équipe doivent veiller à ce que les nouveaux RGSC soient nommés et réalisent l’étape 2 de la formation (séances en classe).

  La formation obligatoire (étapes 1 et 2) doit être suivie et la certification obtenue dans les douze (12) mois suivant leur entrée en poste. Au bout de trois (3) ans, un nouveau test de certification doit être effectué.

  La formation obligatoire en matière de subventions et de contributions destinée aux gestionnaires et aux chefs d’équipe (voir Annexe B) est disponible et suit un parcours d’apprentissage distinct. Tous les nouveaux gestionnaires et chefs d’équipe doivent s’inscrire à cette formation dans les trente (30) jours ouvrables suivant le début de leur rôle et doivent obtenir leur certification dans les douze (12) mois. Cette formation est ouverte au personnel de l’Expertise opérationnelle à titre facultatif.

• Parcours d’apprentissage

  Les nouveaux RGSC sont tenus de suivre l’étape 1 (modules en ligne 0 à 9 et SCSC) et l’étape 2 (séances en classe), après quoi ils passeront un test en vue d’obtenir leur certification.

  

  • Description longue

    Grande flèche pointant vers la droite contenant trois boîtes. Première boîte : Nouveaux RGSC. Deuxième boîte : Réalisation de la phase 1 (modules en ligne 0 à 9 et SCSC) et de la phase 2 (sessions en classe). Troisième boîte : Certification.

  Les employés temporaires (p. ex., embauchés pour une courte durée lors des périodes de pointe) et les RGSC travaillant dans les programmes transactionnels (p. ex., les programmes dont les ententes ont une faible valeur monétaire, souvent à volume élevé, qui fournissent des subventions ou utilisent un processus rationalisé de gestion des ententes de contributions) sont tenus de suivre l’étape 1 (modules en ligne 0 à 9 et SCSC) après quoi ils passeront un test. Les membres du personnel de l’expertise opérationnelle travailleront avec les gestionnaires ou chefs d’équipe sur une approche recommandée pour déterminer si les RGSC devraient ou non assister aux séances en classe (étape 2) et passer le test pour cette étape afin d’obtenir leur certification.

  

  • Description longue

    Grande flèche pointant vers la droite contenant trois boîtes. Première boîte : Employés temporaires et RGSC travaillant avec des programmes transactionnels. Deuxième case : Réalisation de la phase 1 (modules en ligne 0 à 9 et SCSC) et, s’il y a lieu, de la phase 2 (séances en classe). Troisième boîte : Test de l’étape 1 et si nécessaire, obtention de la certification à la suite du test de l’étape 2.

  Les gestionnaires et les chefs d’équipe doivent suivre un parcours d’apprentissage distinct et, ensuite, passer un test et obtenir leur certification.

  

  • Description longue

    Première ligne : Grande flèche pointant vers la droite contenant trois boîtes. Première boîtes : Suivre la séance WebEx 1 et les modules en ligne prérequis. Deuxième boîte : Passer à travers du manuel d'autoformation. Troisième boîte : Faire l’exercice. Deuxième ligne : Grande flèche pointant vers la droit contenant deux boîtes. Première boîte : Suivre la séance WebEx 2. Deuxième boîte : Certification.

• Formation propre aux programmes

  Les RGSC devront suivre une formation propre aux programmes qu’ils exécutent. Veuillez consulter la liste des cours qui a été produite.

  Tous les secteurs de programme^{Note de bas de page 1} doivent offrir une formation aux RGSC et sont responsables du contenu des cours, y compris les mises à jour au besoin (c. à d. des modifications apportées aux modalités des programmes, des dates des prochains appels de propositions, etc.).

  Les secteurs de programme assument les responsabilités suivantes :

  • élaborer une formation qui tient compte des spécificités et des caractéristiques uniques de chaque programme;
  • assigner des experts en la matière (EM) pour veiller à ce que le contenu soit exact, à jour et disponible;
  • décider du moment et la façon dont la formation sera tenue à jour (c.-à-d. annuellement, correspondant aux appels de propositions, etc.);
  • contribuer financièrement à la conception et aux mises à jours du contenu des cours (le cas échéant);
  • demander l’approbation nécessaire du directeur général du secteur de programme.

  Les gestionnaires/chefs d’équipe doivent déterminer les besoins de formation propres aux programmes de leurs employés.

  Le Centre d’expertise assume les responsabilités suivantes :

  • coordonner la conception de la formation propre aux programmes au moyen des principes d’apprentissage des adultes;
  • coordonner une approche de mise en œuvre progressive de la formation propre aux programmes;
  • faire des présentations aux comités de gouvernance afin d’obtenir des commentaires et les approbations, le cas échant, jusqu’à ce que tous les secteurs de programme soient prêts à lancer leur formation;
  • assurer le suivi de la formation propre aux programmes à l’aide du Saba, créer des rapports aux fins de discussion avec les coordonnateurs de la formation sur les S et C sur une base semestrielle;
  • communiquer avec tous les RGSC une fois que la formation propre aux programmes est disponible, y compris indiquer le contenu de la formation qui a été mis à jour ou modifié.
• Accompagnement

  L’accompagnement est un élément essentiel pour assurer la réussite du RGSC suivant la Formation sur les subventions et les contributions pour l’ensemble du portefeuille. Dans le contexte de la politique de formation, l’accompagnement sera offert par les employés de l’Expertise opérationnelle et déterminé par les gestionnaires ou les chefs d’équipe.

  Les accompagnateurs (coach) joueront un rôle clé en fournissant des conseils et des directives aux RGSC pendant toute la durée de la formation obligatoire. Un accompagnateur (coach) est en mesure d’offrir du soutien, comme en fournissant des exemples concrets de situations et en partageant des pratiques exemplaires.

  L’accompagnement constitue un type de formation en cours d’emploi; il peut avoir lieu de façon individualisée ou dans un contexte de groupe. Il s’agit notamment de soutenir l’employé pendant qu’il travaille sur ses propres dossiers, afin de lui enseigner ou de l’aider à apprendre les aspects appropriés ou nouveaux liés à la gestion des dossiers de subventions et contributions.

  Les gestionnaires responsables de la prestation des programmes (PP) détermineront quels RGSC ont besoin de formation et donneront les noms des personnes qui ont besoin d’accompagnement au gestionnaire de l’expertise opérationnelle (EO). Les gestionnaires de l’EO et de la PP collaboreront afin de discuter des stratégies et des besoins individuels en matière de formation. Une fois que les besoins en formation auront été déterminés, les gestionnaires responsables de l’EO doivent désigner officiellement un accompagnateur (coach) de l’EO pour travailler avec tous les RGSC qui ont besoin d’accompagnement.

  Les gestionnaires rencontreront les accompagnateurs (coach) afin de procéder à un examen régulier des progrès et de soutenir leurs employés. La désignation des accompagnateurs (coach) doit être faite à l’intérieur d’un délai de trente (30) jours ouvrables pour les nouveaux RGSC qui commenceront à administrer des dossiers de projet de S et C. L’accompagnement pour tout autre employé sera assigné lorsque requis.

  L’accompagnateur (coach) chargé de soutenir des nouveaux employés peut fournir à ces derniers des directives, des commentaires et des conseils pertinents sur la façon dont ils peuvent mettre en pratique des compétences nouvellement acquises. Il sera possible d’y parvenir grâce à la tenue de réunions hebdomadaires pour discuter des problèmes et des préoccupations, en fournissant des occasions d’indiquer comment une tâche doit être effectuée (c.-à-d. comment traiter une demande de remboursement dans le Système commun pour les subventions et les contributions [SCSC]), et en répondant aux questions liées aux exercices d’apprentissage individuel (confiés tout au long des modules en ligne et des séances en classe).

  L’accompagnement (au besoin) doit être fourni jusqu’à ce que toutes les formations obligatoires (étape 1 et/ou étape 2) aient été suivies et que les RGSC soient dûment certifiés.

  Les RGSC qui ne réussissent pas le processus de certification travailleront avec leur accompagnateur (coach) désigné qui leur fournira un soutien supplémentaire jusqu’à ce qu’ils obtiennent leur certification. Un ensemble d’outils sera fourni aux accompagnateurs (coach) afin d’assurer la cohésion et pour que chaque employé reçoive le même niveau de soutien.

• Processus de certification

  Le processus de certification est automatisé dans SABA et suivi par le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions en collaboration avec le College@ESDC. Des renseignements sur la façon d'accéder aux tests sont disponibles à la page de la Formation sur les subventions et les contributions.

  Des certificats d’achèvement sont disponibles dans SABA pour les RGSC, gestionnaires et chefs d’équipe qui ont réussi la formation pour prouver qu’ils répondent à toutes les exigences de formation obligatoire.

  Cette certification est valide pendant trois (3) ans, après quoi les RGSC, gestionnaires et chefs d’équipe devront se soumettre à un nouveau test de certification.

  Pour les RGSC, le processus est divisé en deux (2) étapes :

  Étape 1 (modules en ligne)

  Les RGSC sont tenus de suivre les modules en ligne (0 à 9 et SCSC), après quoi ils doivent se soumettre à un test. Ce test suit le format des modules en ligne, avec des questions se rapportant à chacune des étapes du cycle de vie du projet.

  Si un RGSC n’obtient pas la note de passage de 80 %, il doit refaire le test. Le gestionnaire responsable de la PP peut aviser l’EO et un accompagnateur (coach) peut être désigné. L’accompagnateur rencontrera le RGSC pour mettre au point une stratégie en vue d’acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour obtenir la note de passage au test. Cette stratégie peut comprendre les mesures suivantes : bénéficier d’accompagnement et de soutien et/ou suivre de nouveau une partie ou la totalité des modules en ligne.

  Lorsque les nouveaux RGSC ont réalisé l’étape 1 (modules en ligne 0 à 9 et SCSC), ils peuvent recevoir un dossier de projet. Ils devront ensuite réaliser l’étape 2 (séances en classe) avant de passer le test de l’étape 2 en vue de recevoir leur certification.

  Les employés temporaires et les RGSC travaillant dans les programmes transactionnels pourront recevoir leur certification seulement si leur gestionnaire ou chef d’équipe recommande qu’ils doivent réaliser l’étape 2 et s’ils obtiennent la note de passage au test de l’étape 2.

  

  • Description longue

    Organigramme décrivant comment les RGSC commencent la formation à l’étape 1 (modules 0 à 9 en ligne et SCSC) et passent à l’étape 2.

  Étape 2 (séances en classe)

  Les nouveaux RGSC sont tenus de participer aux séances en classe. Les membres du personnel de l’expertise opérationnelle réaliseront un examen d’un dossier de projet qui a été confié aux nouveaux RGSC. L’examen d’un dossier de projet a pour objectif de s’assurer que les RGSC sont à l’aise avec les aspects pratiques de la gestion de dossier et sont prêts à être évalués sur les aspects pratiques de l’administration d’un projet de subventions et contributions. Quand le RGSC se sent prêt, il peut passer le test de l’étape 2. Cette évaluation suit la structure de la séance en classe et comprend des questions sur chaque phase du cycle de vie d’un projet, en particulier la façon dont les compétences sont mises à profit.

  Les employés temporaires et les RGSC travaillant dans les programmes transactionnels pourraient devoir assister à quelques-unes ou à l’ensemble des séances en classe si leur gestionnaire ou chef d’équipe le leur recommande.

  Les RGSC qui n’obtiendront pas la note de passage de 80 % devront refaire le test. Le gestionnaire de la PP peut aviser le gestionnaire de l’EO, et un accompagnateur (coach) peut être désigné. L’accompagnateur (coach) rencontrera le RGSC pour mettre au point une stratégie en vue d’acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour obtenir la note de passage au test. Les facteurs à considérer pour l’élaboration d’une stratégie peuvent notamment comprendre les mesures suivantes : refaire certains modules en ligne et/ou séances en classe, bénéficier de l’accompagnement et/ou étudier un dossier réel.

  

  • Description longue

    Organigramme décrivant comment les RGSC réaliseront l’étape 2 (séances en classe).

• Renouvellement de la certification

  Le renouvellement de la certification s’effectue tous les trois (3) ans. Les RGSC qui ont obtenu leur certification (c.-à-d. qui ont réussi les tests des étapes 1^{Note de bas de page 2} et 2^{Note de bas de page 3}) ainsi que les gestionnaires et les chefs d’équipe qui ont réussi leur test doivent renouveler leur certification trois (3) ans plus tard, avant son expiration. Le test de renouvellement de la certification sera disponible dans le Saba 90 jours avant l’échéance.

  Le test de renouvellement pour les RGSC sera le test de l’étape 1, et le test de renouvellement pour les gestionnaires/chefs d’équipe sera le test utilisé pour leur certification. Les deux tests comporteront des questions aléatoires choisies par le Saba.

  Pour renouveler leur certification, les RGSC doivent obtenir une note de passage de 80 %.

  En cas d’échec, les résultats du test détermineront les secteurs problématiques, et le RGSC devra à nouveau faire le test. Les résultats seront transmis au gestionnaire responsable.

  

  • Description longue

    Organigramme décrivant le renouvellement de la certification pour tous les RGSC.

• Indicateurs de rendement clés

  Les indicateurs de rendement clés (IRC) relatifs à la Politique de formation tiennent compte de l’une des recommandations de l’Audit du cadre de contrôle interne : établir des cibles et faire rapport sur les indicateurs de rendement des programmes.

  L’évaluation des IRC liés à la formation se fera en utilisant :

  • Le pourcentage de RGSC qui ont terminé les modules de S et C en ligne dans les 30 jours ouvrables suivant leur entrée en poste. Cible : 95 %
  • Le pourcentage de RGSC qui ont reçu leur certification dans les 12 mois suivant leur entrée en poste. Cible : 95 %
  • Le pourcentage de RGSC qui ont renouvelé leur certification dans un délai de trois ans. Cible : 95 %

  L’objectif de ces indicateurs est d’évaluer la mesure dans laquelle le Ministère parvient à offrir une formation sur les S et C aux RGSC dans les délais impartis. Les gestionnaires/chefs d’équipe devront s’assurer que leurs employés respectent ces IRC.

  Le Centre d’expertise fera le suivi de ces IRC et en rendra compte tous les trimestres.

• Calendrier de formation, coordination et rapports

  Le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions coordonnera les efforts avec les régions et avec le Centre national de prestation des subventions et des contributions (CNPSC) afin de soutenir les formateurs et de voir à ce que l’on dispose des ressources nécessaires pour offrir la FSCEP en créant un calendrier national ainsi qu’une stratégie de prestation. Ce processus sera mené à l’aide de rencontres avec les régions et avec le CNPSC pour veiller à ce que la prestation de la formation tienne compte de la capacité et des besoins régionaux/nationaux.

  Si possible, toutes les séances en classe de l’étape 2 seront offertes aux RGSC régionaux et nationaux au moins une fois au cours de chacun des trimestres d’un exercice donné. Ainsi, les RGSC seront en mesure de suivre la formation obligatoire au cours de la période prescrite de douze (12) mois.

  Selon les besoins, les formateurs régionaux et nationaux offriront de l’aide aux apprenants et établiront des liens avec les gestionnaires et les chefs d’équipe pour que tout le soutien nécessaire soit offert.

  Chaque trimestre, le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions créera et distribuera une trousse de présentation de rapports exhaustive sur la FSCEP, comprenant notamment :

  • la liste des modules suivis par les RGSC par région/CNPSC;
  • la liste des séances en classe suivies par les RGSC par région/CNPSC;
  • le calendrier national de formation précisant les séances en classe prévues pour chaque trimestre;
  • la liste des RGSC ayant terminé la certification et le renouvellement de la certification.
• Rôles et responsabilités

  • Régions/CNPSC

    Les régions et le CNPSC doivent accorder la priorité à la formation sur les S et C, puisqu’elle permet d’accroître la qualité de l’exécution des programmes de S et C, notamment par les moyens suivants :

    • l’élaboration des plans de formation, y compris de budgets;
    • la prestation et l’évaluation de la formation;
    • l’établissement des nouveaux besoins en formation à la lumière des évaluations de l’apprentissage et des modifications des politiques.
  • Expertise opérationnelle

    L’expertise opérationnelle jouera un rôle clé dans le soutien du personnel de l’ensemble du portefeuille des S et C en lui fournissant de l’accompagnement et de la formation en plus de soutenir, d’organiser et de surveiller les activités d’apprentissage. Cela pourrait comprendre :

    • l’examen des dossiers (RGSC nouveaux et expérimentés);
    • la formulation de rétroaction officielle;
    • l’établissement de liens avec de la formation supplémentaire, de l’orientation fonctionnelle et des ententes de rendement;
    • le travail avec les gestionnaires ou chefs d’équipe à l’élaboration de stratégies d’apprentissage/d’évaluation pour les RGSC.
    • le renforcement et le maintien des capacités de formation dans les régions.
  • Gestionnaires/chefs d’équipe

    Les gestionnaires/chefs d’équipe travaillant à la Prestation des programmes et à l’Expertise opérationnelle seront responsables de soutenir leurs employés en veillant à ce qu’ils aient les compétences nécessaires et l’occasion d’acquérir les compétences dont ils ont besoin pour assurer la prestation des programmes de S et C.

    Les gestionnaires/chefs d’équipe sont responsables de :

    • surveiller le cycle de vie du projet pour veiller à ce que les activités soient menées de façon appropriée et efficace;
    • discuter avec leurs employés au sujet des besoins en matière de formation liés aux S et C;
    • convenir du niveau d’engagement et fixer les échéanciers relativement à la formation;
    • définir et officialiser le soutien (autre que l’accompagnement de l’EO), notamment le jumelage des nouveaux employés avec des RGSC plus expérimentés.
    • déterminer le niveau de soutien requis en désignant et en formalisant les personnes qui soutiendront les employés, notamment en jumelant les nouveaux employés avec des RGSC plus expérimentés;
    • bâtir et de maintenir la capacité des formateurs au sein des régions; veiller à ce que suffisamment de temps soit accordé aux employés pour terminer leurs tâches avant et après les cours;
    • désigner des employés pour participer aux séances en classe;
    • déterminer les besoins en matière d’apprentissage et les intégrer aux ententes de rendement de leurs employés;
    • travailler en étroite collaboration avec les accompagnateurs (coach) de l’EO pour surveiller les progrès des employés (les gestionnaires de l’EO désigneront les accompagnateurs (coach) comme cela est requis par les gestionnaires de la PP);
    • soutenir les RGSC dans le cadre du processus d’accompagnement s’il y a lieu; appuyer les RGSC en demandant l’aide d’un accompagnateur (coach) au besoin;
    • veiller à ce que les résultats en matière de formation fassent l’objet d’un suivi attentif;
    • déterminer les nouveaux RGSC et ceux qui reviennent, y compris les employés temporaires, aux fins de la présentation de rapports.
  • Employés

    Tous les RGSC doivent discuter avec leur gestionnaire ou leur chef d’équipe de leurs besoins de formation sur les S et C.

    Les employés doivent s’acquitter des responsabilités suivantes :

    • établir le degré de soutien dont ils ont besoin;
    • évaluer leurs besoins d’apprentissage et en discuter avec leur gestionnaire ou leur chef d’équipe;
    • être disponibles pour assister aux cours de formation, être déterminés à le faire et collaborer avec le formateur en expertise opérationnelle;
    • effectuer tous les travaux préalables et postérieurs aux cours;
    • remplir les évaluations de la formation;
    • aviser leur gestionnaire ou leur chef d’équipe s’ils ont besoin d’une aide supplémentaire, une fois la formation suivie.
  • Le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions

    Le Centre d’expertise sur les subventions et les contributions donne la formation sur les subventions et les contributions (S et C) au personnel responsable de l’exécution des programmes et doit :

    • déterminer les besoins et les priorités en matière d’apprentissage;
    • renforcer les capacités des formateurs;
    • veiller à ce que le programme d’apprentissage sur les S et C soit exécuté de façon uniforme dans l’ensemble du Ministère;
    • élaborer un calendrier national de formation;
    • analyser les résultats et en faire rapport (rapports trimestriels);
    • soutenir le College@ESDC dans le cadre de la conception et de l’élaboration de produits de formation appropriés;
    • agir en tant qu’expert en la matière au besoin;
    • consulter les principaux formateurs et les personnes-ressources des régions afin d’améliorer les produits de formation;
    • assurer le maintien de la qualité et du contenu de la formation sur les S et C;
    • effectuer le suivi du processus de certification;
    • agir en tant qu’intermédiaire entre les responsables des secteurs de programmes et ceux du College@ESDC afin de s’assurer que les besoins et les priorités en matière de formation sont communiqués en temps opportun;
    • préparer les rapports sur les RGSC qui doivent renouveler leur certification, y compris ceux qui ont réussi ou ceux qui ont besoin de repasser le test;
    • s’assurer que tous les produits de formation ont été approuvés par le directeur général de la Direction des orientations stratégiques et/ou le directeur exécutif du Centre d’expertise.
• Annexe A – Modules en ligne et séances en classe

  • Modules en ligne (Étape 1)

    Les modules en ligne sont accessibles en tout temps, ce qui permet aux employés de suivre leur formation obligatoire quand cela leur convient. Ils peuvent s’inscrire à l’un ou l’autre des modules suivants sur le SABA.

    Module 0 : Orientation au programme (1 heure)

    Ce module vise à familiariser le participant avec le « parcours d’apprentissage », à lui donner un aperçu du nouveau programme d’études et à lui présenter les « compétences essentielles » qu’il devra acquérir pour réaliser les fonctions et les objectifs de travail liés à son poste.

    Module 1 : Introduction aux subventions et contributions (1 heure)

    Ce module procure aux apprenants les connaissances fondamentales sur les subventions et les contributions, sur le cycle de vie d’un projet, sur les principales politiques et dispositions législatives, ainsi que sur les principaux systèmes et outils servant à gérer des projets financés au moyen de subventions et de contributions.

    Module 2 : Planification (2 heures)

    Ce module vise à procurer aux apprenants les connaissances des composantes du processus de planification, de même que de leur rôle.

    Module 3 : Demande (2 heures)

    Ce module permet aux apprenants de comprendre comment le Ministère sollicite et reçoit des demandes, et comment administrer et appliquer les processus connexes.

    Module 4 : Évaluation (10 heures)

    Ce module permet aux apprenants d’acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour évaluer et analyser les propositions à l’aide des outils et des processus appropriés, et pour être en mesure de négocier et de communiquer efficacement avec le demandeur.

    Ce cours comprend les sous-modules suivants :

    • Introduction à l’évaluation
    • Évaluation de la demande et du projet
    • Évaluation du budget
    • Évaluation, gestion et atténuation des risques
    • Évaluation environnementale

    Module 5 : Recommandation et approbation (2 heures)

    Ce module procure aux apprenants les compétences et les connaissances nécessaires pour recommander et obtenir une décision relative à l’approbation d’une proposition de financement, et pour communiquer la décision au demandeur.

    Module 6 : Entente (2 heures)

    Ce module permet aux apprenants d’acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour préparer et expliquer une entente juridique au moyen des outils et des processus en place. Les apprenants acquièrent également les connaissances nécessaires pour administrer l’entente.

    Module 7 : Paiements et gestion financière (6 heures)

    Ce module procure aux apprenants les compétences et les connaissances nécessaires pour utiliser les processus et les outils financiers afin de traiter les demandes et les paiements.

    Module 8 : Introduction au contrôle (1 heure)

    Ce module permet aux apprenants d’acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour assurer la surveillance de l’entente et pour fournir un soutien afin de garantir le respect des modalités de l’entente.

    Module 8A : Contrôle des activités et des résultats (2 heures)

    Ce module permet aux apprenants d’acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour contrôler les activités liées aux contributions et offrir du soutien à cet égard afin que l’entente soit respectée.

    Module 8B : Contrôle financier (4 heures)

    Ce module permet aux apprenants d’acquérir les compétences et les connaissances nécessaires pour contrôler les activités financières liées aux contributions et offrir du soutien à cet égard afin que les modalités de l’entente soient respectées.

    Module 9 : Fermeture (2 heures)

    Ce module permet aux apprenants d’acquérir les compétences et les connaissances relatives aux diverses procédures et aux divers documents nécessaires pour fermer un dossier de projet de manière appropriée et pour rédiger un rapport de fermeture.

    Système commun pour les subventions et les contributions (SCSC)

    Le cours SCSC – Phase 1 (4,5 heures) comprend les cinq (5) modules suivants : Introduction et Navigation, Montage du projet, Évaluation, Recommandation et approbation et Entente.

    Le cours SCSC – Phase 2 (4 heures) comprend les sept (7) modules suivants : Introduction, Contrôle, Modifications, Fermeture, Maintenance du projet, Après le projet et Rapports.

  • Séances en classe

    Il y a trois séances en classe :

    1. Application pratique – Modules 1 à 6
    2. Application pratique – Modules 7 à 9
    3. Contrôle des finances niveau 2

    Les séances en classe prévoient des exercices individuels et en groupe, et mettent l’accent sur l’application des compétences et des connaissances.

    Application pratique – Modules 1 à 6 (30 heures)

    Dans le cadre d’une étude de cas, les apprenants ont la possibilité d’appliquer les connaissances et les compétences qu’ils ont acquises dans les modules en ligne : du module Introduction au module Entente.

    Les apprenants doivent suivre les modules en ligne suivants avant de participer aux séances en classe :

    • Module 1 : Introduction aux subventions et contributions
    • Module 2 : Planification
    • Module 3 : Demande
    • Module 4 : Évaluation
    • Module 5 : Recommandation et approbation
    • Module 6 : Entente

    Application pratique – Modules 7 à 9 (30 heures)

    Dans le cadre d’une étude de cas, les apprenants ont la possibilité d’appliquer les connaissances et les compétences qu’ils ont acquises dans les modules en ligne : « Paiements et gestion financière », « Contrôle » et « Fermeture ».

    Vous devez suivre les modules d’apprentissage en ligne suivants avant de participer aux séances en classe :

    • Module 7 : Paiements et gestion financière
    • Module 8 : Introduction au contrôle
    • Module 8A : Contrôle des activités et des résultats
    • Module 8B : Contrôle financier
    • Module 9 : Fermeture
• Annexe B – Formation sur le S et C pour les gestionnaires et chefs d’équipe

  

  • Description longue

    Étape 1 : Séance WebEx #1. Bienvenue et présentation du programme; Revoir les dates clés et les exigences; Former une classe virtuelle.

    Étape 2 : Prérequis : modules d'apprentissage en ligne. Module 1- introduction aux subventions et contributions (1 heure); Module 2- planification (2 heures). Une liste de modules d’apprentissage en ligne optionnels.

    Étape 3 : Manuel d'autoformation. Rôle et responsabilités des gestionnaires et des chefs d'équipe des S et C; Documents de référence et liens pertinents; Instructions étape par étape sur les activités d'apprentissage requises.

    Étape 4 : Exercices. Mise en pratique des points d'apprentissage du manuel d’autoformation; Examen des principaux points à conserver comme référence après la formation.

    Étape 5 : Séance WebEx #2. Examen détaillé de l'exercice; Occasion pour les apprenants de poser des questions dans une salle de classe virtuelle.

    Étape 6 : Certification. Note de passage de 80% requise; Confirmation des résultats par écrit; Nouvelle certification requise tous les 3 ans.

• Annexe C – Cours optionnels

  • Contrôle des finances niveau 2 (44,5 heures)

    Ce cours s’adresse aux employés chevronnés qui effectuent le contrôle financier d’ententes à risque plus élevé. Il permet aux apprenants d’acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour effectuer le contrôle financier à l’égard d’une entente complexe, pour déterminer les enjeux possibles et trouver les solutions appropriées en suivant le parcours, les politiques et les lignes directrices en matière de contrôle financier qui régissent l’administration des subventions et des contributions.

    Pour pouvoir participer à ce cours, les RGSC doivent avoir :

    • réalisé au moins trois (3) contrôles financiers avec un mentor et obtenu de la rétroaction;
    • suivi la séance en classe Application pratique – Modules 7 à 9

    Le cours comprend deux volets :

    Volet 1 : Apprentissage à distance – Trois séances WebEx en direct :

    Séance WebEx no 1

    • Présentation du formateur et des participants
    • Aperçu du cours
    • Présentation de l’étude de cas
    • Exercice 1^*

    Séance WebEx no 2

    • Revue de l’exercice 1
    • Contrôle des finances et projets à risque élevé
    • Préparation à un contrôle financier
    • Plan de surveillance
    • Exercice 2^*

    Séance WebEx no 3

    • Revue de l’exercice 2
    • Exercice 3^*
    • Ressources
    • Volet de la formation en salle de classe

    ^**Les exercices sont obligatoires, et les apprenants doivent les faire avant de pouvoir participer au volet de la formation en salle de classe.

    Volet 2 : Séance en classe :

    • Récapitulation complète de l’exercice 3
    • Résolution des problèmes liés au contrôle financier
    • Communication des résultats du contrôle financier
  • Établir des relations dans les S et C

    Le cours Établir des relations dans les S et C permet aux participants d’apprendre à agir efficacement comme facilitateur et intervenant lors de l’établissement de relations dans le cadre des S et C.

    Le cours se divise en deux volets :

    Volet 1 : Module en ligne autodirigé (de trois à quatre heures) sur la théorie et les concepts de l’établissement de relations.

    Volet 2 : Séance en classe de deux jours sur l’application de la théorie et des concepts étudiés dans le module en ligne.

    Prérequis : Les participants doivent avoir suivi le Module 1 : Introduction aux subventions et aux contributions dans le SABA

    Il faut avoir suivi le module en ligne, Établir des relations dans les S et C, avant d’assister à la séance en classe et fait les exercices préparatoires.

  • Principes fondamentaux de la négociation

    Le cours Principes fondamentaux de la négociation permet aux participants de négocier efficacement des ententes de subventions et contributions.

    Le cours se divise en deux volets :

    Volet 1 : Module en ligne autodirigé (de trois à quatre heures) sur la théorie et les concepts de l’établissement de partenariats.

    Volet 2 : Séance en classe de deux jours sur l’application de la théorie et des concepts étudiés dans le module en ligne.

    Prérequis : Les participants doivent avoir suivi le Module 1 : Introduction aux subventions et aux contributions dans le SABA

    Il faut avoir suivi le module en ligne, Principes fondamentaux de la négociation, avant d’assister à la séance en classe et fait les exercices préparatoires.