Le processus de départ (séparation)
Foire aux questions

Qu'est-ce que le processus de départ (séparation ) automatisé et pourquoi est-ce un élément important lors du départ d'une personne du Ministère ?

Le processus de départ (séparation ) automatisé consiste en une série de formulaires intégrés et de listes de contrôle guidées conçus pour appuyer le départ temporaire ou permanent du Ministère de toute personne y travaillant. Le présent processus normalisé permet à ces personnes de déclencher son propre processus de départ par voie électronique dès qu'un changement intervient dans sa situation d'emploi.

Le processus de départ (séparation ) automatisé constitue un élément important dans le départ d'une personne parce qu'il :

  1. améliore la rapidité et l'exactitude de la délivrance de sa dernière paye;
  2. améliore la sauvegarde de l'information et des biens du Ministère;
  3. réduit le risque d'accès non-autorisé aux réseaux, aux systèmes et équipements du Ministère;
  4. améliore les connaissances et la responsabilité relatives aux exigences de la gestion de l'information et;
  5. minimise la possibilité de conflit d'intérêt après mandat en veillant à ce que les gestionnaires aient accès aux informations et aux procédures en vigueur.
  • À qui s'applique le processus de départ (séparation ) et quand est-il employé ?

    Le processus de départ (séparation ) s'applique à toute personne quittant le Ministère de façon temporaire ou permanente, il doit être déclenché dès que se produit un changement dans une situation d'emploi ou une interruption de service s'expliquant par la fin d'un contrat.

    Le processus de séparation automatisé s'applique aux :

    • Employés nommés pour une période indéterminée
    • Employés nommés pour une période déterminée
    • Employés occasionnels
    • Étudiants
    • Entrepreneurs/consultants

    Le processus doit être suivi pour les départs permanents du Ministère, tels que :

    • Les départs à la retraite
    • Les démissions
    • La cessation d'emploi (comme la fin d'une nomination pour une période déterminée)
    • La fin d'un contrat
    • Les transferts vers un autre Ministère
    • Cessation (abandon de poste, congédiement pour inconduite, fin anticipée d'un contrat/d'un emploi pour une durée déterminée, fin du contrat, renvoi en cours de stage, renvoi pour incapacité, rendement insatisfaisant),
    • Le décès en cours d'emploi

    Le processus doit aussi être suivi pour les départs temporaires du Ministère, tels que :

    • Les détachements dans un autre ministère
    • Affectations temporaires à l'extérieur du ministère par le biais d'Échange Canada
    • Tout type de congés sans soldes, y compris le congé maternité et parental.

    Pour le cas d'un congé sans solde, le processus de départ (séparation ) doit être suivi lorsque l'absence dépasse vingt jours ouvrables consécutifs.

    La mise en œuvre du processus de départ (séparation ) n'est pas requise pour les processus administratifs internes tels que les affectations, les déploiements internes, et les promotions/rétrogradations, toutefois, il faut être diligent pour s'assurer que tous les biens financiers, électroniques et matériels sont révisés et mis à jour en conséquence.

    Où puis-je aller pour en savoir plus sur le processus de départ, y compris sur qui est concerné et quand y recourir?

    Pour obtenir de plus amples informations sur une direction générale en particulier et/ou sur une question administrative d'ordre général, veuillez communiquer avec la direction générale des services habilitants appropriée, comme suit :

  • Où puis-je avoir accès au processus de départ (séparation ) automatisé ?

    Le processus de départ (séparation ) est directement accessible en navigant directement La feuille de route concernant les départs de l'employé

  • Qui remplit le formulaire initial du processus de séparation?

    Le formulaire initial du processus de séparation doit être rempli par la personne quittant le Ministère. Si celle-ci n'est pas en mesure de remplir le formulaire, (par ex. incapacité à accéder à l'intranet ministériel) son gestionnaire, une autre personne-ressource ou une assistante administrative peut remplir le formulaire en son nom. Les employés occasionnels, les étudiants et les entrepreneurs/consultants doivent aussi remplir le formulaire lorsqu'ils quittent leur emploi (y compris à la fin d'une période déterminée). Bien que les entrepreneurs/consultants ne soient pas considérés comme des employés du gouvernement, les étapes du processus de séparation relatives à l'accès au réseau, à l'accès aux édifices, au compte courriel, aux biens de TI et d'information, doivent toujours être suivies lorsque ces personnes cessent de travailler sous contrat pour le Ministère.

  • À quel moment une personne doit-elle soumettre son formulaire initial du processus de séparation ?

    Il est conseillé que la personne quittant le Ministère soumette son formulaire initial du processus de séparation dès que possible; ce qui assurera que toutes les étapes requises soient complétées avant son départ, et évitera ainsi des retards inutiles dans la délivrance du paiement final, et pour veiller à ce que tous les changements concernant l'accès ou les autres biens (bons de taxi, équipement TI, documents, etc.) soient bien effectués comme requis. Le délai requis/préférentiel du formulaire du processus de séparation varie en fonction du type de séparation

  • Que se passe-t-il après que la personne ait soumis son formulaire initial du processus de séparation?

    Dès que la soumission est faite, le gestionnaire du CR, l'autre personne-ressource et à l'assistante administrative indiqués dans la demande recevront un courriel leur informant qu'un formulaire initial du processus de séparation a été soumise.

  • Qu'est-ce qui est différent, maintenant que le processus de départ est automatisé ?

    Outre le gain en efficacité apporté par la rationalisation du processus à l'aide duquel les personnes quittant le Ministère soumettent leur notification de démission, de départ à la retraite, de congés sans solde, etc., le processus automatisé sert à informer la gestion et la majorité des directions générales des services habilitants d'un départ prochain ce qui autorise une planification et un suivi appropriés, et facilite une diligence raisonnable dans les domaines de la gestion de l'information et de la politique sur les conflits d'intérêt et l'après-mandat.

  • Quels documents dois-je joindre au formulaire initial du processus de séparation?

    Tous les documents justificatifs pertinents en ce qui attrait au type de séparation sélectionné doivent être scannés et/ou téléchargés dans le système lors de la soumission du formulaire du processus de la séparation. Par exemple, une lettre de démission; une lettre d'offre émanant d'une autre Ministère ou organisme; une entente (Échange Canada ou un détachement); des demandes de congé sans solde et autres ententes associées (congé parental, aux fins de formation, etc.) La soumission du formulaire initial du processus de séparation peut être considérée comme une notification officielle dans la mesure où toutes les étapes applicables (demande de la personne sur le départ, accord du gestionnaire et l'inclusion des documents requis) sont respectées.

  • Y-a-t-il des changements dans la façon dont une personne présente sa démission ?

    Dans le cas d'une personne choisissant de quitter volontairement son emploi, celle-ci doit informer par écrit son gestionnaire de sa démission et des raisons qui la motivent (par ex., emploi extérieur, motif personnel, reprise des études, etc.).

    La démission peut désormais être soumise à l'aide du processus de départ (séparation) cependant, pour que la cessation d'emploi soit légale, la démission doit avoir été reconnue et acceptée par le gestionnaire.

  • Quelles sont les étapes à suivre après la révision par le gestionnaire ou l'autre personne-ressource du formulaire initial du processus de séparation qui fut soumis?

    Le gestionnaire, ou l'autre personne-ressource, doit examiner la demande le plus tôt possible pour s'assurer que l'information et tous les documents requis ont bien été soumis. Il ou elle doit aussi remplir et soumettre le formulaire final de séparation (liste de vérification) le jour de la date officielle de départ. Cette soumission finale comprend un examen complet des accès physiques/au réseau et de tous les biens attribués à la personne quittant le Ministère, et va confirmer que tous les éléments du processus de départ sont bien respectés. Dès que la soumission du formulaire final de séparation (liste de vérification) est faite, les directions générales des services habilitants concernés vont examiner la demande et prendre les mesures nécessaires en fonction du type de séparation.

  • Quand dois-je soumettre le formulaire final de séparation (liste de vérification)?

    La soumission du formulaire final de séparation (liste de vérification) est requise le jour de la date officielle de départ.

    Le formulaire de séparation (liste de vérification), qui est émis lorsqu'est soumise le formulaire final de séparation (liste de vérification), doit être signé par la personne quittant le Ministère et le gestionnaire ou l'autre personne-ressource, le jour de la date indiquée comme date officielle de départ.

    La soumission du formulaire final de séparation (liste de vérification) va déclencher une série d'actions et de procédures au sein du système des directions générales des services habilitants concernés, et va servir à délivrer le formulaire de séparation (liste de vérification) qui est requis par le service Intégrité et sécurité internes (Direction générale des Services d'intégrité) pour le dossier personnel de sécurité.

    Le gestionnaire du CR doit envoyer une copie papier du formulaire de séparation (liste de vérification), signée à la fois par la personne quittant le Ministère et le gestionnaire du CR ou l'autre personne- ressource, au bureau régional concerné du service d'intégrité interne et sécurité (Direction générale des Services d'intégrité). Une copie papier signée du certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité (TBS33047) doit être envoyée.

  • Qui peut avoir accès aux informations et aux documents relatifs au processus de départ soumis ?

    Uniquement les personnes en charge du traitement de la demande (la personne quittant le Ministère, le gestionnaire, l'autre personne-ressource, l'assistante administrative et des employés particuliers des directions générales des services habilitants) peuvent voir le formulaire et tous les documents téléchargés.

  • Quel est le rôle de la personne désignée comme « autre personne –ressource » ?

    L'autre personne-ressource désignée dans la demande est une personne qui peut agir à la demande du gestionnaire du RC pour appuyer le processus de départ. Son rôle contribue à l'amélioration de l'efficacité du processus en autorisant l'achèvement des étapes matérielles requises dans le processus de départ lorsque la personne quittant le Ministère et son gestionnaire sont dans des lieux différents.

  • Que se passe-t-il lorsque des changements sont apportés ou lorsque des documents complémentaires sont ajoutés au formulaire du processus de séparation soumis ?

    Toutes les personnes ressources désignées au même titre que les directions générales des services habilitants concernées sont informées lorsqu'un changement est apporté ou des documents additionnels ajoutés à une demande

  • Que se passe-t-il si la situation de l'employé change avant la date officielle mentionnée de son départ ?

    L'individu qui quitte le ministère, le gestionnaire, la personne-ressource ou l'adjointe administrative peuvent annuler la demande soumise si des changements se produisent dans la situation d'emploi avant la date officielle de départ qui a été mentionnée. La raison de l'annulation, ainsi que tous les documents à l'appui pertinents doivent être téléchargés dans le système lorsque la demande est annulée. La demande doit être annulée et resoumise avec les informations correctes lorsque le genre de séparation sélectionné est incorrect ou modifié.

Foire aux questions destinée aux gestionnaires

  • Quelles sont mes responsabilités dès que je reçois une notification initiale de séparation ?

    Dès sa réception, le formulaire initial du processus de séparation doit être examinée le plus tôt possible pour s'assurer que l'information fournie est complète et que tous les documents pertinents sont bien reçus en conformité avec le type de séparation choisi. Cet examen est important pour s'assurer que la gestion, ainsi que directions générales des services habilitants concernés possèdent les informations exactes et suffisantes pour préparer le départ ou le mouvement prochain de l'employé.

  • Quelles sont les étapes à suivre après que j'ai examiné et accepté un formulaire initial du processus de séparation ?

    Vous, ou l'autre personne ressource indiquée dans la demande, devez prendre les mesures appropriées afin de veiller à ce que toutes composantes du processus de départ soient conformes à l'acceptation du formulaire du processus de la séparation. Il doit être procédé à un examen complet des accès physiques/au réseau et de tous les biens attribués à la personne quittant le Ministère. En parallèle, les directions générales des services habilitants concernés procéderont à un examen prendront les mesures requises au besoin, en fonction du type de séparation.

  • Qui peut compléter, approuver, et/ou soumettre la liste de vérification du centre de responsabilités et le formulaire final de séparation (liste de vérification) ?

    La liste de vérification du centre de responsabilités, qui est une liste détaillée des étapes à suivre pour compléter le processus de départ, peut être complétée par étape ou en une seule fois par le gestionnaire, l'autre personne ressource, et/ou l'assistante administrative qui ont été désignés sur demande. Seul le gestionnaire qui détient la délégation de pouvoir selon l'article 34 de la LGFP peut approuver et soumettre le formulaire de séparation (liste de vérification ) pour son traitement ultérieur par les directions générales des services habilitants.

  • Qu'est-ce qui est requis après la soumission du formulaire final de séparation (liste de vérification ) ?

    Le gestionnaire doit envoyer une copie papier du formulaire de séparation (liste de vérification), signée à la fois par la personne quittant le Ministère et le gestionnaire ou par l'autre personne ressource, au bureau régional concerné du service  intégrité et sécurité internes (Direction générale des Services d'intégrité). Une copie papier signée du certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité (TBS33047) doit aussi être envoyée.

    Il est recommandé que les formulaires cités ci-dessus soient scannés et téléchargés pour la demande précise dans le cadre de l'application-Web afin de servir de dépôt d'archive et de copie de sécurité des copies-papier originales envoyées à  intégrité et sécurité internes (Direction générale des Services d'intégrité).

    Pour obtenir de plus amples informations sur une direction générale en particulier et/ou sur une demande générale relative à ses activités, veuillez communiquer avec la direction générale des services habilitants applicable, comme suit:

  • Comment savez-vous qu’une demande d’autorisation de départ a été transmise pour traitement, aux directions des services d’appui ?

    Le statut de la demande apparaitra comme étant : « Auto-transmise » ou « Traitement en cours ». Aussitôt que les directions des services d’appui auront traité la demande, le statut deviendra : « Résolu »