Feuille de route concernant le départ d'un employé (Séparation)

Le processus de départ (séparation) s'applique aux employés qui quittent le Ministère de manière temporaire ou définitive. L'objectif de ce processus est de s'assurer que les employés qui quittent le Ministère reçoivent leur dernière paye, qu'ils remettent tous les biens qui leur ont été confiés et que l'accès aux systèmes et aux locaux du Ministère leur est retiré afin de protéger les biens matériels et numériques.

Le processus se divise en dix composantes principales, qui sont illustrées à l'aide du diagramme ci après.

• Description détaillée de la feuille de route concernant les départs

  1. La demande de départ peut être présentée par l'employé ou le gestionnaire, selon le type de séparation et selon si l'employé est en mesure de la soumettre lui même. L'employé peut amorcé son départ en envoyant une lettre ou un courriel ou en discutant avec son gestionnaire pour l'informer de son intention de quitter son poste.
  2. Si l'avis de séparation est soumis par l'employé, le gestionnaire envoie à l'employé un courriel dans lequel il accuse réception de l'avis et accepte le départ de l'employé.
  3. L'employé envoie un processus de séparation à son gestionnaire, au moyen du portail du Centre de services des ressources humaines (CSRH). Cette étape peut également être faite si le processus de séparation est engagé par le gestionnaire au nom de l'employé. Les employés qui quittent EDSC ou qui prennent leur retraite recevront un courriel les invitant à participer à un sondage facultatif de fin d'emploi.
  4. Dans le cas d'un employé qui démissionne, qui prend sa retraite ou qui est muté dans un autre ministère, le gestionnaire doit, après avoir reçu, examiné et validé le processus de séparation, en accuser officiellement réception. Le gestionnaire, l'adjoint administratif ou une autre personne-ressource (lorsque le lieu de travail de l'employé diffère de celui de son gestionnaire) collaborera ensuite avec l'employé pour réaliser ce qui suit :
     1. Le gestionnaire remplit et soumet le formulaire actions reliées à la paie (ARP) par l'entremise du portail du CSRH.
     2. Le gestionnaire soumet les demandes liées aux TI pour :
        1. Remplir et soumettre une demande au portail de gestion des accès (PGA) afin de supprimer les accès électroniques (accès au réseau, accès à distance et accès aux applications à l'ordinateur central) et de récupérer les actifs informatiques: ordinateurs de bureau, ordinateurs portables ou tablettes et accessoires (ex: moniteurs, souris, clavier, et câbles, etc.);
        2. Soumettre une demande en ligne à l'infoService National pour que chacun des autres biens informatiques soit récupéré: télécommunications (téléphones portables, téléavertisseurs, modems, cartes aériennes, routeurs, etc.), périphériques de stockage portables (clés USB, disques durs externes), etc.
     3. Le gestionnaire remplit la Liste de vérification du centre de coûts dans le processus de séparation qui prévoit notamment ce qui suit :
        1. récupérer la carte d'identité avec photo, la ou les cartes d'accès et les clés de contrôle;
        2. tenir les séances d'information exigées relativement à la sécurité;
        3. joindre une copie numérique du formulaire Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité (TBS/SCT 330-47) signé dans le formulaire de processus de séparation;
        4. envoyer par courrier interne, la copie originale du document signé (TBS/SCT 330-47) ainsi que la carte d'identité de l'employé qui quitte jointe à une copie du processus de séparation au bureau régional de la sécurité;
        5. remettre les cartes d'accès aux bureaux de délivrance (p. ex. gestion sur place).
        6. attester que toutes les ressources documentaires électroniques ou papier ont été nettoyées et stockées dans un lieu accessible et que le niveau d'accès approprié y a été attribué (voir la section Respect des lignes directrices et des politiques en matière de GI/TI, pour plus de renseignements à ce sujet);
        7. discuter avec l'employé des exigences de la politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat (voir la section Respect des lignes directrices et des politiques en matière de GI/TI, pour plus de renseignements à ce sujet);
        8. examiner et approuver la liste des ressources documentaires personnelles (courriels personnels, curriculum vitæ, liste de contacts Outlook, etc.).

     Bien que ce processus puisse être mis en branle avant le dernier jour de travail de l'employé, il doit être achevé à son dernier jour officiel de travail. Une fois le formulaire de séparation est rempli, le gestionnaire le soumettra aux directions générales des services habilitants aux fins de traitement. Ces directions générales recevront alors le formulaire de séparation les informant qu'elles doivent amorcer le processus de départ.

  5. Le Secteur de la rémunération de la Direction générale des services de ressources humaines (DGSRH) envoie la demande d'actions reliées à la paie (ARP) à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) afin qu'elle soit traitée.
  6. La Direction générale de l'innovation, de l'information et de la technologie (DGIIT) désactive l'accès électronique de l'employé au réseau du Ministère. et récupère les biens informatiques; Services partagés Canada (SPC) désactive le code d'utilisateur de l'ordinateur central (s'il en existe un).
  7. S'il s'agit d'un employé du Ministère :
     1. La Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) effectue un examen financier pour s'assurer que l'employé ne doit pas d'argent au Ministère au titre d'avances de voyage, d'avances de réinstallation, d'avances de petite caisse, d'avances de salaire en cas d'urgence, de paiement prioritaire, d'avances comptables, d'avances pour stationnement, de carte individuelle de voyage ou de cartes d'achat du gouvernement. La DGDPF détermine également si l'employé avait le pouvoir de signer des documents financiers (en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Dans l'affirmative, ce pouvoir est annulé. Le permis de stationnement de l'employé est remis à la Gestion des installations de la DGDPF (s'il y a lieu).
     2. Le bureau régional de la sécurité (BSR) reçoit la carte d'identité avec photo;
     3. Le bureau régional de la sécurité (BSR) reçoit Le Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité et La liste de vérification du centre des coûts dans le processus de séparation et l'achemine à l'unité travail de SECPER de l'AC.
     4. L'unité de travail de SECPER de l'AC reçoit et entrepose le Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité et le formulaire de séparation (liste de vérification du centre des coûts).
  8. Le gestionnaire reçoit la confirmation qu'une actions reliées à la paie (ARP) a été envoyée par l'entremise du portail du CSRH.
  9. Le gestionnaire reçoit la confirmation qu'une demande d'accès au réseau a été envoyée à DGIIT et SPC pour traitement. Le gestionnaire reçoit la confirmation lorsque les billets ont été fermés.
  10. Lorsque les directions générales des services habilitants ont terminé le traitement de la demande, le gestionnaire reçoit la confirmation selon laquelle le processus de séparation est terminé.

Si vous avez des questions au sujet du processus, veuillez consulter la Foire aux questions ou envoyer un courriel à la boîte aux lettres électronique suivante : EDSC.DGSRH.Separation.HTE-WTH.Offboarding.HRSB.ESDC@hrdc-drhc.net

Mise en branle du processus : Départ du Ministère