Bulletin RH info HR

Télétravail et travail à distance

Ce message vise à :

1. Vous informer qu’un changement a été apporté au tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines (RH) pour approuver le télétravail/travail à distance.
   ET
2. Clarifier les exigences liées à la complétion des formulaires de télétravail/travail à distance.

1. Changements au tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines pour approuver le télétravail/travail à distance.

L’autorité subdéléguée pour approuver le télétravail/travail à distance a été abaissée du directeur/directeur exécutif (niveau 4) au niveau du gestionnaire (niveau 5). Les demandes de télétravail à l’étranger demeurent toutefois au niveau du sous-ministre adjoint (niveau 2).

2. Clarification aux exigences liées à la complétion des formulaires de télétravail/travail à distance.

Tel que mentionné dans un communiqué antérieur, tous les employés sont tenus de compléter les formulaires de télétravail/travail à distance, y compris le Formulaire d’attestation de sécurité et le Formulaire d’attestation de santé et sécurité au travail.

Définitions :

• Télétravail : Une entente volontaire entre la gestion et les employés par laquelle les employés sont autorisés à effectuer la totalité ou une partie de leurs tâches à temps plein, à temps partiel ou de manière ponctuelle à partir d’un lieu de télétravail.
• Travail à distance (statut actuel pour la plupart des employés d’ESDC) : Travail accompli dans un lieu éloigné qui peut être utilisé comme une mesure temporaire en cas de circonstances imprévues, telles que les pandémies, les états d'urgence et les intempéries.

Pour faciliter le processus d’approbation, un nouveau module a été ajouté dans maSGE (PeopleSoft) au cours de l’exercice en cours, qui englobe les situations de télétravail et de travail à distance.

Bien que les mêmes formulaires dans PeopleSoft soient utilisés dans les deux contextes (travail à distance et télétravail), il convient de noter que les exigences diffèrent entre les deux.

Plus précisément, les employés qui travaillent actuellement à distance doivent faire abstraction des références liées à la nécessité d’une assurance habitation, du coût de l’équipement et de l’entretien du lieu de télétravail, et de la disposition relative à la résiliation de l’entente de télétravail, car ces conditions spécifiques ne s’appliquent qu’au télétravail et non pas au travail à distance.

Si cela n’a pas été déjà fait pour cet exercice financier, tous les employés sont tenus de compléter leur demande dans PeopleSoft d’ici le 30 septembre 2021.

Les employés qui n’ont pas accès à PeopleSoft peuvent compléter la version électronique du Formulaire d’attestation de sécurité pour le travail à distance/télétravail et le Formulaire d’attestation de santé et sécurité au travail relatif au travail à distance ou au télétravail. Ces formulaires doivent être complétés, signés et conservés par l'employé et le gestionnaire.

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Un nouvel outil sur la gestion à distance à l’intention des gestionnaires

Au cours de la dernière année, les gestionnaires ont dû s’adapter rapidement au nouveau contexte de gestion à distance. Afin de les aider et de les outiller, plusieurs outils et ressources ont été créés au sein de la fonction publique fédérale, et ce, en de multiples formats tels que des formations, des aide-mémoires, des articles, des pages Web, des balados, et plus encore.

Pour faciliter la consultation, un outil de référence a été créé pour les gestionnaires. Ils pourront ainsi retrouver dans un même document, tous les liens vers des outils et ressources utiles, réparti selon les grands thèmes suivants :

• Les meilleures pratiques de gestion ;
• La communication virtuelle ;
• La gestion d’une équipe virtuelle ;
• La sécurité ;
• Le bien-être et la santé mentale ;
• La technologie ;
• La santé et la sécurité.

Pour toute question liée aux ressources humaines, veuillez communiquer avec le Centre de services en ressources humaines.

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Congé pour un rendez-vous de vaccination contre la COVID-19 ou lors d’effets secondaires

Les employés, y compris les étudiants, qui souhaitent ou doivent être vaccinés devraient le faire en dehors des heures de travail. S’ils doivent s’absenter pendant les heures de travail pour se faire vacciner contre la COVID-19 (pour la première et la deuxième dose), ils devraient se faire autoriser du temps libre payé pour rendez-vous médical (code 698) compte tenu des circonstances exceptionnelles liées à la pandémie et puisque c’est considéré comme un rendez-vous de nature préventive. Remarque :

• Les employés peuvent tirer profit d’un maximum d’une demi-journée, proportionnelle au nombre d’heures travaillées au cours de leur journée de travail normale. Le code de déclaration des heures de travail à utiliser pour ce type de congé est Autre payé – R-vs méd dentiste, code 698.
• Les employés qui éprouvent des effets secondaires liés au vaccin contre la COVID-19 et ne peuvent pas travailler devraient se faire autoriser un congé de maladie
• Les employés qui doivent amener leur enfant ou une personne avec laquelle ils sont dans une relation de soin pour recevoir le vaccin contre la COVID-19 devraient d’abord essayer d’assister au rendez-vous en dehors des heures de travail ou envisager d’utiliser des horaires flexibles afin de compenser le temps pris. S’ils doivent s’absenter pendant les heures de travail, ils devraient utiliser le congé payé pour obligations familiales. Après que toutes les options auront été envisagées et que l’employé n’a plus de crédit de congé payé pour obligations familiales disponible, un congé payé pour d’autres motifs (699) pourrait être accordé pour une période de temps raisonnable.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur les congés pendant la pandémie de COVID-19 dans la section « Dispositions relatives aux congés » du Guide du gestionnaire en matière de ressources humaines pendant une pandémie de COVID-19 et dans le Guide pratique sur utilisation du congé payé pour d’autres motifs (699).

Pour toute question, veuillez communiquer avec les Relations de travail par l’entremise du Centre de services en ressources humaines (sélectionnez « Formulaire demande de renseignements généraux en RH »).

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Service de consultation de cas pour les gestionnaires afin d’appuyer un milieu de travail sain et sécuritaire

Êtes-vous un gestionnaire confronté à une situation difficile dans votre milieu de travail impliquant une incapacité invisible ou un défi potentiel de santé mentale? Estimez-vous avoir besoin d’un soutien et d’une orientation supplémentaires pour gérer les problèmes complexes en milieu de travail qui pourraient survenir au sein de votre équipe? Si c’est le cas, le service de consultation de cas de la Direction générale des services de ressources humaines vous offre trois options :

• Option 1: Une séance individuelle pour les gestionnaires qui font face à un défi particulier en milieu de travail et qui cherchent des solutions pour résoudre la situation.
• Option 2: Une séance de groupe personnalisée basée sur des scénarios ciblant les gestionnaires de la même équipe ou direction.
  Si vous êtes intéressé par l’option 1 ou 2, veuillez communiquer avec le Centre d’expertise sur l’Obligation de prendre des mesures d’adaptation par l’entremise du NC-DTA-OPMA-GD NC-DTA-OPMA-GD@hrdc-drhc.net.
• Option 3: Une offre d’apprentissage planifiée et disponible en français et en anglais \aux dates suivantes. Si vous souhaitez participer, veuillez-vous inscrire à Saba.

Séances en français :

• 23 août 2021, de 13 h à15 h (HAE)
• 13 octobre 2021, de 9 h30 à11 h30 (HAE)
• 7 décembre 2021, de 9 h30 à11 h30 (HNE)

Séances en anglais :

• 15 septembre, 2021 de 13 h à15 h (HAE)
• 29 septembre, 2021 de 13 h à15 h (HAE)
• 27 octobre 2021, de 13 h à15 h (HAE)
• 10 novembre 2021, de 13 h à15 h (HNE)
• 24 novembre 2021, de 13 h à15 h (HNE)
• 15 décembre 2021, de 13 h à15 h (HNE)

Toutes les trois options sont à la fois un exercice de sensibilisation et de renforcement des capacités et des compétences. Les praticiens des RH et les professionnels de la santé mentale vous guideront et vous aideront à :

• Accroître le sentiment d’autonomisation pour gérer une situation.
• Développer la capacité de reconnaître les signes de détresse psychologique.
• Développer la confiance pour faire face de manière proactive aux situations, ce qui se traduit par une relation de confiance avec les employés.

Toujours pas sûr? Voici quelques commentaires positifs des participants

« Excellente séance, s’il vous plaît tenir plus. »

« Inspirant! »

« En tant que gestionnaire, je ne suis pas seul; J’ai l’appui d’autres gestionnaires et professionnels des ressources humaines. »

Inscrivez-vous dès aujourd’hui! Si vous avez des questions à propos de l’une des offres susmentionnées, veuillez envoyer un courriel à l’adresse suivante : NC-DTA-OPMA-GD NC-DTA-OPMA-GD@hrdc-drhc.net.

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Guide d’EDSC pour le retour sur le lieu de travail

Le Guide d’EDSC pour le retour sur le lieu de travail contient les plus récentes mises à jour de l’information relative à la pandémie à l’intention des employés, des gestionnaires et d’autres facilitateurs.

• L’outil de dépistage actif des employés a été mis à jour pour refléter les changements relatifs à la quarantaine après un voyage international.
• On rappelle aux gestionnaires que même si les restrictions provinciales et régionales commencent à s’assouplir, les directives ministérielles demeurent en vigueur et continuent de refléter les conseils de l’Agence de la santé publique du Canada, de Santé Canada ainsi que du Conseil du Trésor du Canada. Ceci comprend l’éloignement physique, le port du masque non médical, la pratique d’une bonne hygiène des mains et l’utilisation de l’outil de dépistage actif des employés, etc.

Guide du gestionnaire en matière de ressources humaines pendant une pandémie de COVID-19

Le Guide du gestionnaire en matière de ressources humaines pendant une pandémie de COVID-19 inclut les mises à jour des directives sur :

• Quel type de congé s’applique aux employés qui doivent conduire leur enfant ou une personne avec laquelle ils sont dans une relation de soin pour recevoir le vaccin COVID-19?
• Nous rappelons aux gestionnaires qu’avec l’arrivée du temps chaud, vous pourriez recevoir des demandes de renseignements de la part des employés travaillant à distance concernant des niveaux de température élevés dans leur maison. Les gestionnaires devraient consulter le Bulletin SST 20-003 Environnement de travail à distance pour obtenir des conseils sur la façon de faire face à cette situation.

Vous trouverez la liste complète des mises à jour dans la section Sommaire des mises à jour du Guide du gestionnaire.

Les gestionnaires ayant des questions sur des cas spécifiques peuvent également communiquer avec leurs conseillers régionaux en matière de santé et de sécurité (SST) par l’entremise du Centre de services en ressources humaines.

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Journée Nationale de la vérité et de la réconciliation le 30 septembre

Le gouvernement a récemment adopté le projet de loi C 5, une disposition législative qui vise à établir un nouveau jour férié appelé la « Journée nationale de la vérité et de la réconciliation ». La création de cette journée était l’appel à l’action no 80 du rapport de la Commission de vérité et réconciliation, dont l’objectif était d’« honorer les survivants, leurs familles et leurs collectivités et [de] s’assurer que la commémoration de l’histoire et des séquelles des pensionnats demeure un élément essentiel du processus de réconciliation » (CVR, 2015).

Ce projet de loi prévoit la création d’un nouveau jour férié le 30 septembre pour les employés de la fonction publique fédérale. Ce nouveau congé, qui correspond à la Journée du chandail orange, est le fruit d’une collaboration avec les peuples autochtones du Canada. Cette journée sera l’occasion pour tous les Canadiens de faire une pause afin de reconnaître et d’honorer les survivants des pensionnats des Premières Nations, des Inuits et des Métis ainsi que leurs familles et leurs communautés. Ce sera aussi l’occasion de souligner l’histoire des pensionnats et leurs répercussions persistantes sur les familles et les communautés, que ce soit en prenant un moment pour réfléchir dans le calme, en participant à un évènement communautaire ou en utilisant des ressources pédagogiques pour aider les plus jeunes à comprendre la signification de cette journée.

Comme mentionné dans le récent message des sous ministres, les employés auront accès à une gamme d’évènements et de possibilités d’apprentissage à l’occasion de la première édition de cette journée. Quelle que soit la façon dont vous choisissez de souligner la Journée nationale de la vérité et de la réconciliation, prenez le temps de poursuivre votre apprentissage, de réfléchir au sens de cette journée et d’entamer un dialogue avec vos amis et vos familles afin de nous encourager tous, non seulement en tant que fonctionnaires, mais aussi en tant que personnes, à continuer d’agir pour que nous puissions guérir ensemble et faire de la réconciliation une réalité.

Les gestionnaires pourraient avoir à répondre à des questions sur les aspects techniques du congé. Les employés n’auront rien à faire pour obtenir ce congé, car il s’agit d’un jour férié. Il ne sera pas nécessaire de soumettre une demande dans maSGE (PeopleSoft). Les dispositions propres aux jours fériés prévues dans les conventions collectives actuelles s’appliquent à la Journée nationale de la vérité et de la réconciliation.

Si un congé payé (p. ex. un congé annuel) a déjà été approuvé pour le 30 septembre 2021, il sera automatiquement annulé dans maSGE (PeopleSoft). Le gestionnaire et l’employé recevront un courriel les informant de supprimer la transaction et d’en soumettre une nouvelle au besoin. Pour les demandes de congé soumises à l’aide d’un formulaire de Demande de congé et rapport d’absence GC 178, il faudra présenter une nouvelle demande en cochant la case « Modification de la première demande ».

La direction sera responsable de prévoir et de planifier la continuité des activités, comme elle le fait pour les autres jours fériés, et elle devra s’assurer que les modalités entourant les heures supplémentaires sont respectées si des employés doivent travailler ce jour là. Pour toute question concernant l’administration opérationnelle de ce jour férié, veuillez communiquer avec les Relations de travail par l’entremise du Centre de services en ressources humaines (sélectionnez « Formulaire demande de renseignements généraux en RH »).

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Pourquoi les données relatives au RH sont-elles importantes pour moi?

Comme le domaine des ressources humaines est axé sur les gens, les contacts et les liens de confiance sont essentiels à l’efficacité et à la pertinence des services.

Nous sommes fiers de dire que notre organisation se soucie de ses clients, mais auparavant, nous n’avons pas réussi à bien comprendre les « données » qui concernent nos clients.

Pour soutenir efficacement les collègues des directions générales et des régions, la Direction générale des services de ressources humaines (DGSRH) se penche désormais à fournir une analyse moderne et en temps réel des données relatives aux RH qui répond aux besoins du Ministère.

Dans cette optique, nous avons défini, dans la Stratégie de données de la DGSRH - Réinventer les données sur l'effectif et le milieu de travail à EDSC, cinq principes qui guideront la prise de décisions à l’égard des données. Pour mettre les choses en contexte, les données permettent de comprendre les problèmes sous-jacents de l’organisation en matière de RH ainsi que d’anticiper les demandes de soutien des clients du Ministère. Par exemple :

• Peut-on prédire quels employés sont susceptibles de partir ou d’être promus?
• Qu’est-ce qui compte le plus pour mobiliser le personnel?
• Peut-on mettre en évidence les compétences des employés et les associer à de nouvelles occasions? Comment cette façon de faire appuiera-t-elle la gestion des talents et la planification de la relève?
• En quoi les données relatives aux RH favorisent-elles l’atteinte des objectifs de diversité et d’inclusion?

Nous avons tous un rôle à jouer quant à l’amélioration de la gouvernance des données relatives aux RH. Si vous souhaitez en savoir plus sur les moyens d’optimiser la gestion et l’utilisation de nos données, joignez-vous à la communauté de pratique sur les données de la DGSRH, en communiquant avec l’équipe d’analyse de l’effectif et du milieu de travail de la DGSRH EDSC.CN.Analyse-de-Leffectif-Workforce-Analytics.NC.ESDC@hrsdc-rhdcc.gc.ca.

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Formation à la sensibilisation et à l’étiquette relative aux personnes handicapées – Avez-vous manqué le dernier évènement de formation?

Appel à tous les gestionnaires qui veulent en savoir plus sur la création d’un environnement de travail positif et sans barrière pour chaque employé de leur équipe! Vous avez le pouvoir de contribuer à construire la main-d’œuvre de demain de sorte qu’elle soit la plus inclusive au monde. Cela commence par la sensibilisation et la compréhension des compétences essentielles en matière de communication inclusive et les règles d’étiquette qui vous aidera à référer, à interagir et à s’adresser aux personnes handicapées.

Avez-vous manqué le dernier événement de formation à la sensibilisation et à l’étiquette relative aux personnes handicapées? Nous sommes heureux d’annoncer que Performance Plus – Soins en Réadaptation inc. (PPSR) organisera une formation complémentaire sur la Sensibilisation et l’étiquette relative aux personnes handicapées.

Joignez-vous à nous le 16 septembre 2021 de 10 h à 12 h (séance en anglais) ou le 22 septembre 2021 de 10 h à 12 h (séance en français).

Au cours de cette formation, vous apprendrez :

• À propos de la communauté des personnes handicapées.
• Comment référer, interagir et s’adresser aux personnes handicapées.
• Comment devenir plus inclusive.
• Comment préparer votre équipe à la réussite.

Inscrivez-vous dès maintenant via l’inscription au webinaire - Performance Plus Soins en Réadaptation (site en anglais seulement) car les places sont limitées. Nous nous réjouissons de vous y voir.

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Conversion de la classification – Conseils sur la gestion du changement

Dans le cadre du renouvellement de la classification en cours dans l’ensemble du gouvernement du Canada avec le groupe Gestion des systèmes d’ordinateurs (CS), le groupe Services des programmes et de l’administration (PA) ainsi que les groupes Gestion financière (FI) et Vérification (AU), vos employés auront probablement des questions et pourraient avoir besoin de conseils supplémentaires.

Gestionnaires, saviez-vous qu’il existe des conseils pour vous aider à naviguer dans le changement (avec des messages clés simples de gestion du changement auxquels vous pouvez vous référer) disponibles sur la page Conversion sur iService. Visitez dès aujourd’hui pour en savoir plus.

Remarque : Veuillez consulter les éditions précédentes du bulletin RH info HR pour obtenir de l’information sur la communication des changements liés à la classification.

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