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Ressources en matière de santé mentale : Services organisationnels spécialisés (SOS)

En cette période sans précédent, il est tellement important que nous prenions le temps de nous soutenir mutuellement dans nos parcours de santé mentale. Il nous incombe à tous d’encourager des discussions ouvertes et honnêtes sur la maladie mentale et la santé mentale sur notre lieu de travail virtuel - et d’aider à éliminer les stigmatisations. Des outils et des ressources sont disponibles, et cette semaine, l’accent est mis sur les services organisationnels spécialisés (SOS).

Grâce à l’accord de service national conclu par notre ministère avec Santé Canada, tous les gestionnaires ont accès aux Services organisationnels spécialisés (SOS) pour la santé mentale en milieu de travail, la valorisation de l’esprit d’équipe, la gestion du stress, ainsi que la gestion du changement professionnel et organisationnel.

• SOS est un service à recouvrement de coûts pour les gestionnaires et leurs équipes afin de renforcer le mieux-être des employés et la santé organisationnelle, en offrant des solutions personnalisées sur la santé au travail et l’efficacité des équipes. Les services comprennent : Gestion du stress et de la colère, soutien à la direction, renforcement de la résilience, équilibre entre le travail et la famille, etc.
• Certains services peuvent être entièrement ou partiellement couverts par un accord de service national qu’EDSC a conclu avec Santé Canada.
• Une variété d’ateliers sur la santé mentale en lien avec la COVID-19 offerts sur demande pour les gestionnaires et leurs équipes.

Pour avoir accès aux services de SOS, les gestionnaires doivent communiquer avec les services de marketing des Services organisationnels spécialisés de Santé Canada au 1-888-366-8213 ou envoyer un courriel à : info-sos.

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Ressource en santé mentale : Prendre des nouvelles de vos collègues et de vos employés

Au terme d’une année sans précédent, il est plus important que jamais de maintenir le lien avec nos collègues et nos employés.

L’équipe de santé mentale en milieu de travail de la DGSRH vous invite à participer à un atelier animé pour vous familiariser avec un outil de vérification d’équipe à utiliser avec vos collègues ou les membres de votre équipe, afin de savoir comment ils se portent dans leur vie professionnelle et personnelle.

Cet outil peut également être utilisé individuellement pour faire une pause et réfléchir sur soi-même, ou au début d’une réunion d’équipe pour vous aider à faciliter une discussion sur la façon dont chacun compose avec la situation.

Inscrivez-vous dans Saba, et joignez-vous à nous le 16 décembre pour en apprendre davantage.

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Bassins et inventaires de talent disponibles

Vos équipes de direction cherchent-elles à doter des postes vacants ? Si tel est le cas, nous vous encourageons à consulter les répertoires et les bassins de la Commission de la fonction publique (CFP), qui abondent de candidat(e)s et d'étudiant(e)s enthousiastes. Ces candidats sont prêts à apporter leurs nouvelles idées, leurs perspectives et leurs talents à la fonction publique fédérale.

Les produits de la CFP vous aideront à réduire le temps requis pour la dotation, tout en contribuant à notre engagement collectif à créer une main-d'œuvre diversifiée. Il est possible d'accroître la représentativité par le biais du recrutement. Plus précisément, vous pouvez cibler les groupes visés par l'équité en matière d'emploi lorsque vous soumettez une demande de candidats par le biais des différents produits de talent de la CFP.

Les ressources comprennent :

• Répertoires de recrutement postsecondaire :
  • Communications
  • Approvisionnement, passation de marchés et gestion de projets
  • Politiques, économie et sciences sociales
  • Services administratifs
  • Gestion de l'information et technologie de l'information
  • Domaines techniques et les corps de métier
  • Sciences, sciences infirmières et génie
  • Ressources humaines
• Le Parcours de carrière pour Autochtones (PCA) : Un répertoire conçu pour aider les gestionnaires d’embauche à recruter des diplômés autochtones qui ont déjà une expérience étudiante dans la fonction publique fédérale.
• Programme fédéral d'expérience de travail étudiant (PFETE) : Un répertoire d’étudiants de tous les niveaux (secondaire, cégep, collège et université), issus d’une variété de domaines, et qui sont disponibles pour travailler au cours de l'année. Le PFETE est une excellente méthode pour accroître la représentativité au sein de votre organisation.
• Recrutement de leaders en politiques (RLP) et Bassin de talents émergents (BTE) : Des bassins de candidats entièrement qualifiés et de leaders exceptionnels (issus de programmes de formation divers et possédant de l’expérience et des compétences variées) prêts à relever les défis des politiques publiques dans des postes de niveau intermédiaire ou supérieur, au niveau EC-5 à EC-7, et au niveau EC-04 pour le BTE.

Autres programmes et répertoires :

• Programme fédéral de stage pour les nouveaux arrivants (PFSNA) : Un programme qui aide les gestionnaires de la fonction publique à embaucher des nouveaux arrivants admissibles pour combler des postes temporaires.
• Répertoire des bassins à EDSC (RCN) : Un répertoire de bassins disponibles à EDSC.

Veuillez communiquer avec votre conseiller(ère) en ressources humaines via le Centre de services en ressources humaine pour toute question relative à l'embauche à partir de ces répertoires et bassins.

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Nouvelles conventions collectives

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et l’Alliance de la fonction publique du Canada (AFPC) ont signé de nouvelles conventions collectives pour les groupes suivants :

• Services des programmes et de l’administration (PA) (convention signée le 23 octobre 2020)
• Services techniques (TC) (convention signée le 23 octobre 2020)
• Enseignement et bibliothéconomie (EB) (convention signée le 6 novembre 2020)
• Services de l’exploitation (SV) (contention signée le 6 novembre 2020)

La mise en œuvre de la rétroactivité salariale sera effectuée comme suit :

• Les nouveaux taux de rémunération pour les Services des programmes et de l’administration (PA) seront mis à jour le 14 novembre 2020 et seront reflétés sur le chèque de paie régulier daté du 25 novembre 2020. Le paiement pour la période rétroactive du 21 juin, 2018 au 28 octobre, 2020 sera versé sur la paie du 3 février 2021.
• Les nouveaux taux de rémunération pour les Services techniques (TC) seront mis à jour le 8 décembre 2020 et seront reflétés sur le chèque de paie régulier daté du 23 décembre 2020. Le paiement pour la période rétroactive du 22 juin, 2018 au 25 novembre, 2020 sera versé sur la paie du 17 mars 2021.
• Les nouveaux taux de rémunération pour l’Enseignement et bibliothéconomie (EB) seront mis à jour le 2 février 2020 et seront reflétés sur le chèque de paie régulier daté du 17 février 2021. Le paiement pour la période rétroactive du 1er juillet 2018 au 20 janvier 2021 sera versé sur la paie du 14 avril 2021.
• Les nouveaux taux de rémunération pour les Services de l’exploitation (SV) seront mis à jour le 8 décembre 2020 et seront reflétés sur le chèque de paie régulier daté du 23 décembre 2020. Le paiement pour la période rétroactive du 5 août, 2018 au 25 novembre 2021 sera versé sur la paie du 17 mars 2021.

Le paiement de 500 $ n'ouvrant pas droit à la pension sera versé aux employés, si applicable et ce, dans les 180 jours suivant la signature des conventions collectives en raison des délais de mise en œuvre prolong֖és. Ce paiement devrait être traité en avril 2021 et figurera sur le talon de paie sous la description "paiement forfaitaire initial de mise en œuvre".

Des informations supplémentaires sur ce sujet, y compris une mise à jour sur les dommages causés par Phénix, vous seront communiquées dans un prochain Bulletin sur la paie.

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Paiement des primes reliées aux changements d’horaires

Tous les employés qui travaillent des heures tardives ou selon un horaire par poste doivent être rémunérés selon leur convention collective. À cette fin, deux nouveaux guides portant sur la modification des horaires de travail ont récemment été conçus, soit Heures de travail : S’adapter à une nouvelle réalité de la COVID-19 et Travail par poste : S’adapter à une nouvelle réalité.

Prenez note que les primes d’heures tardives s’appliquent seulement aux employés visés par la convention collective des Services des programmes et de l’administration (PA). Ces primes concernent le travail qui n’est pas considéré comme du temps supplémentaire et qui est effectué à l’extérieur des heures normales de travail (p. ex., entre 6 h et 7 h ou entre 18 h et 21 h du lundi au vendredi). De son côté, le travail par poste signifie que l’horaire de travail est sur une base rotative ou irrégulière (p. ex., des heures de travail qui ne correspondent pas aux critères du travail de jour).

Dans la foulée des impacts engendrés par la pandémie COVID-19, si des gestionnaires ont approuvé des changements d’horaire pour des employés à l’extérieur des heures normales de travail, ils doivent s’assurer que les employés soient correctement rémunérés et ce, depuis le commencement de leur nouvel horaire (pour certains employés, l’horaire de travail pourrait avoir changé au cours de plusieurs semaines). Cet exercice ne sera pas nécessairement facile, surtout si les changements d’horaires qui engendrent l’application des primes d’heures tardives ou de primes de poste n’ont pas été confirmés par écrit ou reflétés dans maSGE (PeopleSoft) en temps opportun.

Conséquemment, l’octroi rétroactif de primes de poste ou de primes d’heures tardives ne devraient être accepté que lorsque la gestion reconnait avoir autorisé un tel changement à l’horaire de travail de l’employé. Certains gestionnaires pourraient avoir à se fier à la parole de leur employé afin de déterminer quand le changement d’horaire est entré en vigueur, ou quand l’employé a travaillé des heures tardives. Pour certains, ceci pourrait exiger la revue de leur horaire de travail depuis mars 2020.

À noter qu’il est important de garantir l’exactitude des horaires saisis dans myEMS (PeopleSoft). Comme pour tous les paiements rétroactifs, cela peut avoir des répercussions dans le système de paie Phoenix.

Les procédures spécifiques de mise en place des horaires et de réclamations de paiement des primes pour le travail par poste ou heures tardives, se retrouvent dans les guides sous la section Comment assurer la mise en œuvre (Heures de travail : S’adapter à une nouvelle réalité de la COVID-19 et Travail par poste : S’adapter à une nouvelle réalité).

Les gestionnaires doivent faire les changements d’horaire dans maSGE (PeopleSoft) et accepter le paiement des primes pour ces employés. Pour qu’un employé puisse demander le paiement de la prime d’heures tardives, vous devez soumettre une demande dans le libre-service de Phénix. Pour ce faire, veuillez consulter la page Primes de poste et prime d’heures tardives qui présente les instructions à suivre.

Prenez note que toutes demandes soumises au-delà de six mois après que les heures de travail ont été effectuées seront refusées par Phénix ; ces demandes ne pourront être présentées qu’au moyen du formulaire Rapport sur la paye pour services supplémentaires/travail par équipe et autorisation – GC-179.

Si des gestionnaires ont des questions spécifiques sur les guides de procédures ou sur la gestion des heures de travail, ils sont encouragés à communiquer avec les relations de travail par l’entremise du Centre de services en ressources humaines (sélectionnez « Formulaire demande de renseignements généraux en RH »). Si des gestionnaires éprouvent des difficultés concernant le changement d’horaire de travail ou le paiement de primes de poste ou d’heures tardives, ils peuvent acheminer une plainte de paie.

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Planification des congés annuels

La pandémie de COVID-19 a créé des défis et des changements uniques dans nos vies. Même si la plupart des employés continuent de travailler à distance, il est important de prendre des congés annuels, puisque ceux-ci favorisent la santé et le bien-être sur les plans mental et physique.

Les congés annuels doivent être pris dans l'année financière au cours de laquelle ils sont acquis. Ainsi, les employés devraient prévoir des congés annuels pour prendre le temps de se reposer et de refaire le plein en dehors du travail.

En outre, une Mise à jour des Relations de travail sur l’utilisation des congés annuels a été conçue pour aider les gestionnaires à tenir des discussions avec leurs employés sur la planification des congés annuels, pendant la pandémie de COVID-19.

Les gestionnaires doivent continuer à être sensibles aux circonstances personnelles auxquelles sont confrontés les employés pendant la pandémie, et doivent continuer à discuter de l'impact que ces circonstances peuvent avoir sur leur capacité à travailler.

Questions

Les gestionnaires sont invités à communiquer avec les Relations de travail par l’entremise du Centre de services en ressources humaines pour toutes autres questions/préoccupations à ce sujet.

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