Guide pratique à l'intention des gestionnaires – utilisation d'autre congé payé (699) (en vigueur à partir du 15 novembre 2021)

Le 15 novembre 2021

  • But

    Le présent document vise à fournir aux gestionnaires des renseignements sur les changements apportés à l'admissibilité à un autre congé payé (699) qui entreront en vigueur conformément à la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l'administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada (Politique sur la vaccination). Il fournit également des outils et des scénarios pour faciliter les discussions avec les employés qui utilisent actuellement un autre congé payé (699) pour des raisons liées à la pandémie de COVID-19.

    À compter du 15 novembre 2021, après la mise en œuvre complète de la Politique sur la vaccination, la directive sur l'utilisation du congé 699 pour des raisons liées à la pandémie, émise en mars 2020 et clarifiée en novembre 2020, est remplacée par la directive décrite ci-dessous.

    Ce guide contient des renseignements qui peuvent changer à mesure que la situation et les directives évoluent. Consultez la section Contrôle du document du présent document pour obtenir des renseignements sur les versions et les dates de publication.

  • Contexte

    La pandémie de COVID-19 est une situation exceptionnelle qui évolue rapidement et qui a des conséquences importantes pour les employés et les activités d'EDSC. Depuis le début de la pandémie, EDSC a prolongé le congé 699 afin de répondre aux besoins des employés, conformément aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor. Dans le contexte actuel, les conditions d'admissibilité et le maintien du congé 699 pour des raisons liées à la pandémie doivent être réexaminés à la lumière de la vaccination obligatoire contre la COVID-19 des employés et à mesure que nous continuons de progresser vers une normalisation, où la COVID-19 devra être gérée dans le cadre des opérations courantes.

    Il est important de noter que les dispositions des conventions collectives ou des conditions d'emploi continuent de s'appliquer. Dans les cas où il y a obligation de mettre en œuvre des mesures d'adaptation et, comme l'indique la jurisprudence, des mesures qui s'écartent des dispositions de la convention collective et/ou des conditions d'emploi (p. ex., heures de travail - changement des heures de travail dans la journée normale de travail) peuvent être considérées comme raisonnables et légitimes.

    À compter du 15 novembre 2021, le congé 699 ne sera accordé que dans des circonstances exceptionnelles et pour usage temporaire, et seulement si les dispositions existantes de la convention collective ou des conditions d'emploi applicables ne s'appliquent pas à la situation. De plus, le congé 699 ne doit pas être utilisé pour compléter les dispositions particulières négociées des conventions collectives, p. ex., lorsque l'employé a épuisé ses congés de maladie ou ses congés pour obligations familiales.

    Avant d'approuver ou de refuser une demande de congé 699, le gestionnaire doit communiquer avec les Relations de travail par l'entremise du Centre de services en ressources humaines.

  • Admissibilité

    À compter du 15 novembre 2021, le congé 699 peut être utilisé dans les circonstances suivantes, si des modalités de travail flexible (p. ex., changement des heures de travail, autres tâches) ne sont pas disponibles et/ou si l'employé n'est pas en mesure de travailler à distance, et seulement après avoir pris en considération d'autres congés payés applicables :

    • Le travail ou la technologie sont limités (l'employé n'est pas équipé pour travailler à distance ou son lieu de travail est fermé).
    • L'employé doit s'isoler en attendant les résultats du test, à condition que l'obligation de s'isoler ne découle pas d'une décision de voyager pour des raisons personnelles.
  • Changement par rapport aux directives précédentes

    Avant le 15 novembre 2021, les employés étaient admissibles à un congé 699 dans les circonstances suivantes :

    • Ils ont reçu un diagnostic de COVID-19, ne peuvent travailler à distance et ont épuisé tous leurs crédits de congés de maladie.
    • Ils présentent des symptômes et/ou sont tenus de s'isoler et ne peuvent pas travailler à distance, à condition que l'exigence d'isolement ne soit pas liée à la décision de voyager pour des raisons personnelles.
    • Ils doivent subir un test de dépistage de la COVID-19 s’ils présentent des symptômes ou à la demande d’une autorité de santé publique.
    • Ils ont des responsabilités à temps partiel en matière de prestation de soins à la suite de la fermeture d'une école ou d'une garderie liée à la COVID-19, de la maladie de COVID-19 ou des exigences d'isolement et ne peuvent travailler à distance.
    • Ils présentent un risque élevé ou s'occupent d'une personne qui présente un risque élevé de souffrir d'une maladie grave à la suite d'une infection de la COVID-19, selon la description de l'Agence de la santé publique du Canada, et ils ne peuvent travailler à distance.

    Si des employés ont actuellement accès à un congé 699 pour l'une des raisons susmentionnées, il sera impératif de les rencontrer pour discuter de leur situation, leur donner le temps de prendre d'autres dispositions, de prendre des décisions sur les congés applicables et de traiter les demandes de congé nécessaires. Les annexes du présent guide fournissent des suggestions sur la façon d'aborder les employés qui utilisent actuellement ce congé.

  • Processus de demande et d’approbation

    Étant donné la situation exceptionnelle de la COVID-19, où il est nécessaire de demander de l'information aux employés en ce qui concerne leur situation personnelle, il est important que les gestionnaires fassent preuve d'empathie à l'égard de la situation de l'employé et du choix auquel il fait face. À cette fin, les gestionnaires doivent agir avec respect et tact, en comprenant que chaque situation est unique et doit donc être traitée comme telle.

    En cas d'incertitude, le gestionnaire est encouragé à communiquer avec les Relations de travail en soumettant une demande au Centre de services en ressources humaines.

  • Contrôle du document

    Le présent guide entre en vigueur le 15 novembre 2021. Les révisions et les mises à jour (le cas échéant) seront indiquées dans le tableau ci-dessous.

    Version

    Date de révision

    Révisé par

    Description des révisions

    1.0

    2020-07-15

    A.Leclerc

    Version originale

    2.0

    2020-11-03

    S. Suljic

    Mise à jour majeure pour saisir les changements d'orientation liés à l'utilisation d'« autres congés payés (699) »

    3.0

    2021-10-16

    B. Williams

    Mise à jour majeure pour saisir les changements d'orientation liés à l'utilisation d'« autre congé payé » (699)

    4.0

    2021-11-08

    S. Suljic

    Mise à jour pour saisir les changements d'orientation liés à l'utilisation d'« autre congé payé » (699) pour subir un test de dépistage de la COVID-19
  • Annexe A : Scénarios et demande de congé

    Les scénarios suivants s'appliquent aux employés et tiennent compte des facteurs suivants :

    • Possibilité d'autres modalités de travail et/ou de travail à distance.
    • Le gestionnaire doit s'assurer que l'employé a du travail à faire, ce qui peut comprendre la réaffectation des tâches.
    • Le gestionnaire doit également s'assurer que l'employé dispose de l'équipement informatique, des outils et du soutien nécessaires pour accomplir ses tâches.
    • Le gestionnaire doit examiner chaque demande en fonction de son propre mérite.
    • L'employé et le gestionnaire doivent maintenir un contact régulier et discuter de tout changement à la situation de l'employé le plus tôt possible.
    • Scénario lié aux symptômes et à l’infection d’un employé à la COVID-19

      Scénario

      L'employé est symptomatique ou reçoit un résultat positif à un test de dépistage de la COVID-19.

      Exemples de questions
      • L'employé est-il en mesure de travailler à distance? Si ses fonctions ne sont pas propices au travail à distance, peut-on lui attribuer d'autres tâches au même niveau?
      • Si l'employé n'est pas en mesure de travailler à distance, a-t-il suffisamment de congés de maladie?
      Demande de congé

      Si un employé présente des symptômes ou a obtenu un résultat positif au test de dépistage de la COVID-19, il doit suivre les directives de l'autorité de santé publique locale pertinente. Il ne doit pas se présenter à un lieu de travail.

      Si l'employé est en mesure de travailler, il doit le faire à distance, dans la mesure du possible. Si ses fonctions ne se prêtent pas au travail à distance, le gestionnaire doit évaluer si d'autres tâches au même niveau peuvent être assignées à distance.

      Si les employés doivent subir un test de dépistage de la COVID-19, ils sont censés utiliser leurs crédits de congé de maladie existants. Ils ne sont pas admissibles au congé payé pour d’autres motifs (699).

      Si l'employé est trop malade pour travailler ou s'il n'est pas possible de travailler à distance, il doit utiliser un congé de maladie.

      Si l'employé n'a pas suffisamment de crédits de congés de maladie, une avance de congé de maladie peut être considéré conformément à sa convention collective ou à ses conditions d'emploi.

    • Scénario lié aux employés asymptomatiques et leur isolement

      Scénario

      L'employé doit s'isoler et est asymptomatique

      Exemples de questions
      • Quelle est la raison de l'obligation de s'isoler (p. ex., l'employé a-t-il voyagé pour des raisons personnelles)?
      • A-t-on demandé à l'employé de se soumettre à un test de dépistage de la COVID 19?
      • De combien de temps l'employé a-t-il besoin (y compris un temps de déplacement raisonnable pour se rendre au lieu du test de dépistage et en revenir)?
      • L'employé est-il en mesure de travailler à distance? Si ses fonctions ne sont pas propices au travail à distance, peut-on lui attribuer d'autres tâches au même niveau?
      Demande de congé

      Les employés qui doivent s'isoler ou être mis en quarantaine doivent prendre des dispositions pour se soumettre à un test de dépistage de la COVID-19 le plus tôt possible et conformément aux recommandations de santé publique. Ils ne devraient pas aller sur leur lieu de travail.

      Dans ces situations, le congé 699 peut être accordé pour :

      • Le temps requis pour le test de dépistage.
      • Le délai raisonnable pour recevoir les résultats de ce test si l'employé ne peut travailler à distance ou si le travail à distance n'est pas disponible. Si les fonctions de l'employé ne se prêtent pas au travail à distance, le gestionnaire doit évaluer si d'autres tâches au même niveau peuvent être assignées à distance.

      Si le test ou l'auto-isolement découle d'un choix personnel ou d'un voyage pour des raisons personnelles, le cngé 699 ne serait pas disponible.

      Il peut se voir accorder d'autres congés conformément à la convention collective ou aux conditions d'emploi.

    • Scénario lié à un employé à risque élevé ou qui prend soin d’une personne à risque élevé

      Scénario

      L'employé est à risque élevé de souffrir d'une maladie grave à la suite d'une infection de la COVID-19, ou une personne pour laquelle l'employé a une obligation de soins est à risque élevé de développer une maladie grave due à la COVID-19, selon la description de l'Agence de la santé publique du Canada.

      Personnes susceptibles de présenter une forme grave de la maladie ou des complications si elles contractent la COVID-19

      Exemples de questions
      • Quels sont les détails/renseignements qui peuvent comprendre des preuves médicales?
      • Quels éléments du milieu de travail et des moyens de transport utilisés pour se rendre au lieu de travail ont une incidence sur le niveau de risque pour l'employé ou une personne dont il a la garde?
      • Quelles mesures peuvent être mises en place en milieu de travail pour atténuer le risque (p. ex., équipement de protection supplémentaire)?
      • Y a-t-il des mesures que la direction peut mettre en place pour permettre à l'employé de travailler à distance ou sur un lieu de travail?
      Demande de congé

      Lorsqu'il est confirmé qu'un employé ou une personne pour laquelle l'employé a une obligation de soins présente un risque élevé après avoir été entièrement vacciné ou qu'il lui est impossible de se faire vacciner et qu'il est considéré comme étant à risque élevé, le processus de mettre en place des mesures d'adaptation doit être amorcé le plus tôt possible, s'il n'est pas déjà en cours.

      Si aucune mesure d'adaptation ne peut être prise pour permettre à l'employé de travailler, des options de congé seraient disponibles conformément à la convention collective ou aux conditions d'emploi applicables, comme un congé de maladie, un congé non payé pour s'occuper de la famille ou un congé non payé pour les obligations personnelles.

    • Scénarios COVID-19 et obligation de soins

      Scénario

      L'employé a des responsabilités familiales

      • il a subi une perte inattendue des dispositions relatives à la garde d'un enfant, d'un membre de la famille ou d'une personne à charge est survenue;
      • un enfant, un membre de sa famille ou une personne à charge reçoit un diagnostic de COVID-19 ou est tenu de s'isoler;
      • un enfant, un membre de sa famille ou une personne à charge ne fréquente pas l'école en personne et ses activités d'éducation et d'apprentissage en ligne nécessitent sa supervision.
      Exemples de questions
      • Quelle est la durée du congé demandé?
      • Y a-t-il des mesures que la direction peut mettre en place pour permettre à l'employé de travailler, y compris le travail à distance et/ou les horaires flexibles?
      Demande de congé

      Les employés doivent s'efforcer activement de prendre d'autres dispositions en matière de soins, si possible, et discuter de la possibilité de travailler à distance et/ou d'horaires de travail flexibles ou alternatifs avec leur gestionnaire.

      Si l'employé ne peut prendre d'autres dispositions pour travailler, il doit discuter des options de congé payé avec son gestionnaire en fonction de la convention collective pertinente.

    • Scénarios COVID-19 et limites technologiques/de travail

      Scénario 1

      L'employé n'a pas accès aux outils (équipement, logiciels, etc.) nécessaires pour travailler.

      Exemples de questions
      • Quels sont les outils particuliers qui lui manquent?
      • L'employé est-il autrement disponible pour travailler (p. ex., présente-t-il un risque élevé)?
      Demande de congé

      Le gestionnaire doit épuiser toutes les options pour s'assurer que l'employé est équipé (p. ex., consultations avec la DGIIT sur les options).

      Si tous les outils requis pour le travail à distance ne peuvent être fournis, le gestionnaire doit évaluer si l'employé est en mesure de retourner au lieu de travail physique (soit son lieu de travail normal, soit un autre lieu temporaire).

      Si un retour au lieu de travail physique n'est pas possible (p. ex., fermeture d'immeubles ou restrictions de présence), le gestionnaire doit évaluer si d'autres tâches de même niveau peuvent être assignées à distance, pour lesquelles les outils sont disponibles.

      Si aucune de ces deux options n'est possible, un congé 699 peut être accordé au cas par cas et à court terme.

      Scénario 2

      L'employé travaille sur place, mais ne peut pas se présenter au travail en raison de la fermeture de l'immeuble ou des restrictions de présence.

      Exemples de questions
      • L'employé est-il autrement disponible pour travailler (p. ex., présente-t-il un risque élevé)?
      • Le travail à distance est-il possible?
      Demande de congé

      Si le travail à distance n'est pas possible, le gestionnaire doit évaluer si l'employé est en mesure de se présenter à un autre emplacement temporaire.

      Si le retour à un autre emplacement n'est pas possible, le gestionnaire doit évaluer si d'autres tâches au même niveau peuvent être assignées à distance.

      Si aucune de ces deux options n'est possible, un congé 699 peut être accordé au cas par cas et à court terme.

  • Annexe B : Modèle (courriel du gestionnaire aux employés)

    Bonjour [Insérer le Nom de l'Employé],

    J'espère que vous vous portez bien.

    Pour faire suite à la directive émise par le Secrétariat du Conseil du Trésor concernant l'utilisation du « autre congé payé » (699), j'aimerais discuter de votre situation actuelle et des demandes de congé à venir.

    Je reconnais pleinement que la pandémie de la COVID-19 est exceptionnelle et que les solutions peuvent être difficiles à trouver. La rencontre vise à établir un dialogue continu avec vous sur votre situation particulière afin que nous puissions nous assurer que les options appropriées ont été prises en compte et mises en œuvre.

    Cette réunion aura lieu le [Préciser la Date et l'Heure].

    N'hésitez pas à communiquer avec le Programme d'aide aux employés au 1‑800‑268‑7708, au besoin. De plus, je vous encourage à consulter Mon bien-être – Guide de l'employé pendant la COVID-19, qui offre des outils et des ressources liés à la santé mentale pour aider les employés à surmonter certaines difficultés causées par la COVID-19 dans leur vie personnelle et professionnelle.

    N'hésitez pas à communiquer avec moi si vous avez des questions avant notre discussion.

    Merci.

  • Annexe C : Points de discussion

    Introduction

    • Bonjour, je suis heureux de pouvoir vous rencontrer.
    • Je comprends que les derniers mois ont suscité de l'incertitude, des préoccupations, du stress et des changements.
    • Tout d'abord, j'aimerais profiter de l'occasion pour prendre de vos nouvelles : comment allez-vous?

    Objectif de la réunion

    • Vous êtes en « autre congé payé » (699) depuis le [Date] pour [Heures] par jour/semaine en lien avec [Raison du Congé 699].
    • Comme je l'ai indiqué dans mon courriel, conformément aux directives du Conseil du Trésor, vous ne serez plus admissible au congé 699 à cette fin à compter du 15 novembre 2021. Par conséquent, cette réunion nous permettra d'examiner vos besoins continus et de discuter des options.

    Dialogue

    • Soyez assuré que le respect de votre vie privée est une préoccupation constante tout au long du processus. Donc, les renseignements que vous communiquez ne seront divulgués qu'à ceux qui ont besoin de les connaître (p. ex., le gestionnaire ayant le pouvoir délégué d'approuver ce type de congé).
    • Pouvez-vous me parler de votre situation et de vos besoins prévus après le 15 novembre 2021?

    Veuillez consulter l'annexe A et les questions qui s'appliquent à la situation particulière de l'employé.

    Conclusion

    • Nous vous remercions de votre collaboration à ce processus.
    • Voici ce que je comprends de votre situation et (s'il y a lieu) des options possibles dont nous avons discuté (passez en revue toutes les options qui ont été discutées avec l'employé au cours de la réunion).
    • I would ask you to review what we have discussed. (If applicable) Your union representative also remains at your disposal if you have questions.
    • Je vous demanderais d'examiner ce dont nous avons discuté. (S'il y a lieu) Votre représentant syndical demeure également à votre disposition si vous avez des questions.
    • S'il y a des changements dans votre situation, soyez assurés que nous en discuterons ensemble.
    • Je tiens également à vous rappeler que vous pouvez vous prévaloir à tout moment du Programme d'aide aux employés (PAE) en composant le 1-800-268-7708. Des conseillers sont à votre disposition 24 heures sur 24, 365 jours par année, et le service est confidentiel. De plus, je vous encourage à consulter Mon bien-être – Guide de l'employé pendant la COVID-19, qui offre des outils et des ressources liés à la santé mentale pour aider les employés à surmonter certaines difficultés causées par la COVID-19 dans leur vie personnelle et professionnelle.
    • Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec moi.
  • Annexe D : Considérations à l’intention des gestionnaires qui se préparent aux discussions sur les congés

    Puisque ces discussions peuvent être difficiles, les recommandations suivantes peuvent aider à créer un environnement propice au lancement ou à la poursuite d'un dialogue avec les employés.

    Avant la conversation

    Le gestionnaire doit :

    • Demander à l'employé quel est le meilleur moment de la journée pour la conversation; il peut s'agir de l'heure de la sieste des jeunes enfants, ou d'un moment où un autre adulte est disponible pour aider à s'occuper des enfants.
    • Demander à l'employé s'il préfère discuter par téléphone ou par vidéo. Bien que les appels vidéo offrent l'avantage de voir visiblement les réactions de l'employé, ils peuvent aussi créer du stress (p. ex., l'employé pourrait sentir qu'il doit bien s'habiller, ou « se produire sur scène » pour un appel, etc.).
    • Accorder plus de temps que prévu à la conversation. Cette discussion ne devrait pas être précipitée. L'employé ne devrait pas non plus avoir l'impression qu'il est nécessaire de mettre fin à l'appel rapidement alors que la prochaine réunion commence. Tout temps supplémentaire à la fin de la réunion peut être un bon moment pour le gestionnaire.
    • Prendre le temps de consulter des outils et des ressources pour se préparer à cette conversation. Songez aussi à partager les outils ci-dessous avec l'employé à l'avance, pour l'aider à se préparer de son côté :
      • Outil d'auto-évaluation (pour les particuliers) : outil utilisé par les employés pour déterminer leurs propres besoins et préoccupations afin qu'ils puissent ensuite avoir de bonnes discussions avec leur gestionnaire et leurs équipes.
      • Outil d'auto-évaluation familiale : activité d'autoréflexion qui peut aider tous les employés et leur famille à se préparer à la transition vers une plus grande circulation au sein de la communauté et de plus nombreuses interactions sociales. Utilisez cette activité pour sensibiliser les gens aux besoins individuels et familiaux afin de les aider à prendre des décisions éclairées et respectueuses.
      • Outil de suivi de l'équipe (court/long) : aide les gestionnaires, les chefs d'équipe et les superviseurs à créer des espaces où les gens se sentent confortables pour parler de comment ils se portent.
      • Outil d'écoute active (Commission canadienne de la santé mentale) : donne des astuces pour s'adresser à une personne en crise durant la pandémie actuelle de COVID-19.

    Pendant la conversation

    Les gestionnaires doivent :

    • Accorder à l'employé toute leur attention pendant l'appel. Par conséquent, il faut éviter de faire plusieurs choses à la fois.
    • Réduire autant que possible le bruit de fond, comme le froissement du papier, l'aboiement des chiens, etc.
    • Garder un ton de voix égal et empathique, en gardant le calme et la concentration.
    • Demander à l'employé comment il va et quelles sont ses préoccupations. Ils devraient lui demander ce qu'ils peuvent faire pour l'aider à réduire ses inquiétudes ou à y répondre.
    • Ne pas oublier qu'en période d'incertitude, les employés recherchent des conseils à un niveau très personnel. Les gestionnaires peuvent reconnaître qu'il s'agit d'une période stressante et qu'il est normal de ressentir de telles émotions.
    • Reconnaître que le stress peut être devenu impossible à gérer pour certains employés, de sorte qu'ils doivent leur rappeler que le Programme d'aide aux employés (PAE) est disponible pour eux et leur famille : Programme d'aide aux employés (PAE)/1-800-268-7708. Des conseillers sont à leur disposition 24 heures sur 24, 365 jours par année, et le service est confidentiel. De plus, encouragez les employés à consulter Mon bien-être – Guide de l'employé pendant la COVID-19, qui offre des outils et des ressources liés à la santé mentale pour les aider à surmonter certaines difficultés causées par la COVID-19 dans leur vie personnelle et professionnelle.
    • Reconnaître la situation et le point de vue de l'employé, dans la mesure du possible – « reconnaître » ne signifie pas nécessairement « être d'accord ».
    • Faire preuve de souplesse dans l'examen des différentes options de travail pour tenir compte de chaque situation de la façon la plus raisonnable possible. Rassurer le personnel que les attentes changeront en conséquence, et que c'est normal. Nous sommes tous dans la même tempête et nous arriverons à bon port ensemble.
    • Laisser à l'employé le temps de digérer l'information et de réfléchir (s'il est silencieux pendant l'appel).
    • Rester calme. Éviter de se laisser entraîner dans une dispute ou de défendre l'organisation si l'employé est frustré ou en colère.
    • Ne pas tolérer les comportements violents ou agressifs, mais laisser l'employé s'exprimer.
    • Mettre fin à la conversation de façon respectueuse; au besoin, faire un suivi auprès de l'employé plus tard.

    Après la conversation

    Les gestionnaires doivent :

    • Prendre un peu de temps après une conversation difficile pour récupérer; au besoin, ils peuvent faire un compte rendu à leur superviseur ou communiquer avec le Réseau Gestionnaire à Gestionnaire (M2M).
    • Explorer de nouveaux produits et de nouvelles possibilités d'apprentissage pour appuyer les gestionnaires et les employés dans le contexte actuel, notamment :
      • Le coaching-éclair et les cercles de discussion : deux nouveaux produits lancés par le bureau de gestion informelle des conflits (BGCI) pour aider les gestionnaires et les équipes à répondre aux priorités et aux besoins changeants pendant la pandémie de la COVID-19.
      • Les Services organisationnels spécialisés (SOS) de Santé Canada : offrent une liste d'ateliers virtuels « sur demande » sur la santé mentale portant sur des sujets connexes à la COVID-19.
      • Dans le cadre de l'initiative Garder le contact, diverses possibilités d'apprentissage ont été élaborées pour aider les employés d'EDSC à se sentir engagés, mobilisés et habilités, même en cette période d'incertitude. Les gestionnaires et les employés peuvent participer aux offres d'apprentissage de Morneau Shepell, qui sont offertes pour une période limitée seulement.