Services de conférence (téléphone, vidéo, Web)

Pour les services de téléconférence et de vidéoconférence de WebEx :

• Si vous êtes seulement un participant aux appels WebEx organisés par d'autres, vous n'avez rien à faire.
• Si vous organisez des appels WebEx, vous pouvez configurer votre nouveau compte WebEx Maintenant en suivant les instructions d'Inscription Ou De Connection ci-dessous. Cela est spécialement important si vous planifiez des téléconférences WebEx maintenant, pour des réunions ayant lieu après le 30 novembre, et que vous voulez éviter d'avoir à mettre à jour les détails plus tard.

Une fois que vous aurez configuré votre compte, la planification de téléconférences ou des vidéoconférences (avec téléconférence intégrée) sera gérée soit à partir du portail en ligne WebEx, ou de votre calendrier Outlook en utilisant l'option « Ajouter une option de réunion WebEx ».

• Accédez à la page de connexion de WebEx à https://canada.webex.com.
• Choisissez Connexion.
• Vos options sont s'inscrire ou connexion : les deux options utilisent votre adresse courriel comme nom d'utilisateur.
• Si vous tentez de vous inscrire et que vous avez déjà un compte, un message vous l'indiquera.
• Si vous avez oublié votre mot de passe de connexion, cliquez sur le lien Vous avez oublié votre nom d'utilisateur ou votre mot de passe?
• Un nouvel écran vous demandera d'indiquer votre adresse courriel, de saisir les caractères de vérification et de cliquer sur Soumettre.
• Vous recevrez un courriel de l'administrateur du SCC; cliquez sur le lien pour modifier votre mot de passe et cliquez sur Soumettre.
• Que vous choisissiez de vous inscrire ou de vous connecter, la prochaine étape consiste à configurer votre compte, notamment en indiquant les numéros par défaut, en saisissant un NIP et en trouvant vos nouveaux codes d'accès du participant et de l'hôte. Voir Configuration ci-dessous.

Les nouveaux numéros de téléconférence sont inclus dans les comptes WebEx du nouveau Service de conférence du Canada (SCC). Lorsque vous planifiez des réunions à partir du portail WebEx ou d'Outlook, les détails de connexion de WebEx seront remplis automatiquement en fonction des sélections que vous aurez faites lors de la configuration de vos options de téléconférence personnelle.

Les détenteurs de compte doivent sélectionner leur ville préférée pour un numéro de service local, prendre en note leurs nouveaux codes d'accès du participant et de l'hôte et déterminer leur NIP en suivant les étapes suivantes :

Configuration des nouvelles coordonnées de téléconférence pour les conférences personnelles :

Les nouveaux numéros de téléconférence sont inclus dans les comptes WebEx du nouveau Service de conférence du Canada (SCC). À la suite de ce changement, les employés doivent sélectionner leur ville préférée pour un numéro de service local, prendre en note leurs nouveaux codes d'accès du participant et de l'hôte et déterminer leur NIP en suivant les étapes suivantes :

1. Connectez-vous à votre compte au https://canada.webex.com
2. Sélectionnez Préférences
3. Allez à l'onglet Audio et Vidéo
4. Sélectionnez votre numéro d'appel par défaut en défilant vers le bas à Canada Toll (nom de la ville) dans la liste déroulante
5. Créez votre NIP audio
6. Sélectionnez Enregistrer dans le bas
7. Sélectionnez Créer un compte
8. Dans l'en-tête Conférence personnelle, prenez note de votre code d'accès de l'hôte et de votre code d'accès du participant personnalisés

Les employés doivent se rappeler d'envoyer des invitations révisées pour les réunions planifiées avec les coordonnées audio mises à jour.

Un numéro de téléconférence sans frais est intégré aux nouveaux comptes WebEx. Le numéro se trouve dans la liste des numéros d'appel mondiaux et est appelé Canada sans frais (1-855-288-0982).

Ce numéro ne remplace pas les numéros d'appel mondiaux, mais s'ajoute à ces numéros. Il existe également un numéro Canada sans frais 2 (1-855-244-8677) qui est un numéro partagé dans l'ensemble de la plateforme WebEx, et n'est pas réservé au SCC.

Pour les téléconférences :

Les hôtes et les participants peuvent utiliser un numéro local par défaut, ou (au besoin) le nouveau numéro sans frais.

Pour les réunions WebEx :

Le numéro Canada sans frais ne devrait être utilisé que si les participants ne peuvent se connecter à l'aide des services suivants :

• L'audio de l'ordinateur (voix par IP);
• Un des numéros d'appel mondiaux (https://canada.webex.com/canada/globalcallin.php); ou
  Leur téléphone cellulaire fourni par le gouvernement du Canada.

Il existe plusieurs façons de démarrer une réunion WebEx. Si vous utilisez votre Salle personnelle, la réunion débutera pour tous les participants dès que vous vous y joindrez.

App de bureau :

Cliquez simplement sur la fenêtre de notification apparaissant au début de la réunion et sélectionnez le bouton vert Démarrer/Rejoindre en haut de l'application ou de la sélection du calendrier

Invitation à une réunion Outlook :

Cliquez simplement sur Rejoindre la réunion dans l'invitation dans votre calendrier

App mobile :

Sélectionnez Démarrer la réunion si vous en êtes l'hôte ou Rejoindre la réunion si vous êtes un participant

• N'utilisez pas la fonction mains libres (c.-à-d. le haut-parleur) dans un environnement ouvert. L'écho qui en résulte peut déformer votre voix pour les autres participants.
• Lorsque vous appelez de votre bureau ou d'une pièce dans un environnement bruyant : fermez la porte et éteignez la radio et les ventilateurs à proximité du téléphone.
• Lorsque vous appelez à partir de la maison, choisissez un endroit loin du bruit des téléviseurs, des radios, des autres personnes et des fenêtres ouvertes.
• Évitez d'utiliser un téléphone cellulaire pour participer à la téléconférence. Si vous n'avez pas le choix, utilisez la fonction de discrétion lorsque vous ne parlez pas (composez le *6).
• Les casques d'écoute doivent être de bonne qualité afin d'éviter de produire un bourdonnement dans la téléconférence.
• Évitez d'effectuer plusieurs tâches à la fois qui pourraient causer du bruit, comme le froissement de papier, le claquement des touches du clavier, etc. Si vous devez effectuer ces tâches, veuillez utiliser la fonction de discrétion lorsque vous ne parlez pas (composez le *6).

Si la mauvaise qualité sonore ne peut pas être améliorée au cours d'une téléconférence, l'hôte (c.-à-d. le modérateur) peut composer le *0 pour demander à un opérateur du SCC de se joindre à la téléconférence afin de régler le problème. (Remarque : l'hôte peut composer le *0 une deuxième fois pour annuler cette demande).

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Conseils concernant la participation à une téléconférence

• Si possible, évitez de participer à une téléconférence à l'aide d'un téléphone cellulaire.
• Joignez-vous à la téléconférence quelques minutes avant l'heure prévue dans la mesure du possible afin de vous assurez que vous ne rencontrez pas de problème technique et pour que la rencontre puisse commencer à l'heure.
• Mettez votre ligne en discrétion en appuyant sur *6 lorsque vous ne parlez pas (la même commande réactive la ligne). Cela permettra de minimiser le bruit ambiant, l'écho, etc.
• Lorsque vous assistez à la réunion dans une salle avec d'autres participants, n'oubliez pas de tenir compte des personnes qui participent par téléphone : parlez un à la fois et décrivez tout ce qui est uniquement visuel.
• Identifiez-vous avant de parler si certains participants risquent de ne pas reconnaître votre voix ou s'il y a un grand nombre de participants.
• Lorsque vous assistez à la réunion dans une salle avec d'autres participants, n'oubliez pas de tenir compte des personnes qui participent par téléphone : parlez un à la fois et décrivez tout ce qui est uniquement visuel. Lorsque vous utilisez un document de référence, prenez soin de mentionner les numéros de pages et de diapositives afin que tous les participants puissent suivre.
• Respectez l'étiquette en matière de communications : n'interrompez pas les autres, parlez clairement, évitez les conversations en aparté et ne faites pas de bruit inutilement.
• Évitez de faire autre chose pendant une téléconférence afin de toujours être prêt à répondre aux questions ou à fournir des commentaires pertinents au cours de la discussion.
• Si vous devez quitter momentanément la téléconférence, faites-le savoir poliment aux autres participants afin qu'on ne vous demande pas de parler alors que vous êtes absent.
• N'oubliez pas de raccrocher le téléphone. Il peut être facile d'oublier de le faire lorsque vous assistez à la conférence dans une salle de réunion.
• Consultez également la solution rapide pour améliorer la qualité sonore pendant une téléconférence du SCC.

Conseils concernant l'organisation d'une téléconférence

• Si l'objectif est d'examiner un ou plusieurs documents pendant la conférence, vous pourriez envisager le Service de conférence WebEx plutôt qu'une téléconférence.
• Tenez compte des différences entre les fuseaux horaires lorsque vous planifiez une téléconférence et utilisez les calendriers d'Outlook afin de trouver un créneau convenant à la plupart des gens.
• Si possible, préparez et transmettez un ordre du jour à l'avance, et communiquez ou indiquez également les documents de référence requis.
• Joignez-vous à la conférence 10 minutes à l'avance afin de pouvoir accueillir tous les autres participants et de venir en aide à ceux qui ont de la difficulté à y accéder. Vous pourriez rappeler aux participants en retard qu'une rencontre est prévue en envoyant un courriel ou un message instantané.
• Si certains participants ne se connaissent pas : présentez tous les participants ou effectuez l'appel des membres et invitez-les à se présenter et à se familiariser avec la voix des autres participants.
• Assurez-vous que tout le monde a en main l'ordre du jour et les documents de référence ou y a accès.
• Avisez les participants de mettre leurs lignes en discrétion lorsqu'ils ne parlent pas (composer le *6 pour activer et désactiver la fonction de discrétion) et faites de même. Cela permettra de minimiser le bruit ambiant, l'écho, etc. Laissez assez de temps pour permettre aux autres participants de désactiver la discrétion lorsqu'ils sont invités à parler.
• Vous pouvez mettre en discrétion tous les autres participants en appuyant sur ## et désactiver cette fonction en appuyant sur 99.
• Lorsque vous assistez à la réunion dans une salle avec d'autres participants, n'oubliez pas de tenir compte des personnes qui participent par téléphone : parlez un à la fois et décrivez tout ce qui est uniquement visuel. Lorsque vous utilisez un document de référence, prenez soin de mentionner les numéros de pages et de diapositives afin que tous les participants puissent suivre.
• Tenez une table ronde pour recueillir tous les points de vue et donner la chance à tout le monde d'être entendu. Cela est particulièrement important lorsque les participants au téléphone représentent la minorité.
• Gardez la notion du temps et respectez l'horaire convenu. Prévoyez des pauses au moins toutes les 90 minutes.
• Annoncez la fin de la réunion (p. ex. « Au revoir tout le monde! ») afin que personne ne prenne la fin de la réunion pour un problème technique.
• N'oubliez pas de raccrocher le téléphone. Il peut être facile d'oublier de le faire lorsque vous assistez à la conférence dans une salle de réunion.

Vous pouvez demander une vidéoconférence planifiée et modérée auprès de Services partagés Canada en remplissant leur formulaire en ligne ou en composant le 1‑877‑473‑8433.

• Réservez votre vidéoconférence au moins cinq jours avant la date prévue de l'événement.
• Réservez ce service (et votre salle) pour 30 minutes supplémentaires suivant la fin prévue de votre session afin d'éviter la déconnexion automatique une fois la durée de votre session expirée.
• Les participants se trouvant à d'autres emplacements devraient aussi réserver ce délai supplémentaire afin de protéger la confidentialité de votre session.

Lorsqu'une vidéoconférence comprend moins de 25 emplacements connectés et qu'une session dirigée n'est pas nécessaire ou désirée, il est peut être préférable d'obtenir un compte pour une salle de réunion virtuelle.

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Consultez l’Information de salles de vidéoconférence (XLSM, 104 ko) ou la liste pangouvernementale d'installations de vidéoconférence afin de trouver une salle appropriée pour tenir votre vidéoconférence.
La salle choisie doit être réservée selon votre procédure locale ou celle de l'emplacement de la salle. Les services de réservation de salles de conférence d'EDSC sont accessibles à certains endroits.
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La vidéoconférence planifiée est équipée d’une fonctionnalité de déconnexion automatique qui mettra immédiatement un terme à l’appel vidéo à la fin de la période de temps que vous avez réservée. Il est recommandé de réserver ce service pendant 30 minutes supplémentaires passé la fin prévue de votre séance afin d’éviter que cette fonctionnalité ne se produise si votre séance se prolonge au-delà de la période de réservation. Les responsables des salles dans les autres emplacements participants doivent également être avisés de réserver cette période supplémentaire afin de protéger la confidentialité de votre séance.

Une autre solution est d’utiliser autant que possible la vidéoconférence libre-service Salle de réunion virtuelle , puis qu’elle ne comporte aucune fonctionnalité de déconnexion automatique.

Still need assistance ? Submit an online service request to the National Service Desk.

Une fois que vous avez déterminé la marque et le modèle, essayez de trouver le mode d'emploi qui correspond dans la liste d'équipement de vidéoconférence de Services partagés Canada. Il convient de noter que chaque mode d'emploi montre une illustration de la télécommande du système ; vous pouvez ainsi utiliser cette illustration pour déterminer le mode d'emploi correspondant à votre salle.

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Vous devez recharger ou remplacer les piles. Certaines piles de télécommandes de système de vidéoconférence sont chargées au moyen d’un port USB; il s’agit d’une exception autorisée à la règle générale interdisant l’utilisation de ports USB; au sein du Ministère.

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1. Vérifiez que l'équipement de vidéoconférence est mis sous tension (remarque : il devrait normalement être sous tension en tout temps).
2. Trouvez la télécommande du système de vidéoconférence et utilisez la pour activer le système.
3. À l'aide du clavier numérique de la télécommande, entrez le numéro de compte de la SRV.
4. Si vous êtes l'hôte, à l'invite, entrez votre numéro d'identification d'hôte (suivi de la touche dièse [#]). Si vous êtes un participant qui se joint à la conférence d'une autre personne, entrez le numéro d'identification d'invité que vous a transmis l'hôte, suivi de la touche dièse (#).

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La plupart des systèmes de vidéoconférence passent automatiquement en « mode veille » après un certain temps d’inactivité. Appuyez sur n’importe quel bouton de la télécommande pour réactiver le système.

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Appuyez sur le bouton « Near » de la télécommande du système de vidéoconférence. Vous devriez être en mesure d’effectuer une mise au point de la caméra au moyen des boutons de flèches de la télécommande et de faire un zoom avant ou arrière au moyen du bouton « Zoom ».

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Les caméras à x degrés sont une solution de vidéoconférence rentable pour les salles qui ne sont pas munies d'équipement de vidéoconférence :

• Placez la caméra Web dans un endroit stratégique au milieu de la pièce, sur une surface plane (p. ex. une table).
• Utilisez un câble pour brancher la caméra à un ordinateur portatif (ou à une tablette électronique) qui est connecté à Internet ou à un réseau (p. ex. réseau Wi‑Fi des employés). La salle doit également être munie d'un projecteur, d'un écran ou d'une télévision pour que l'on puisse voir les participants des autres emplacements.
• Les plus grandes salles doivent être munies d'une caméra Web ayant une plus grande portée (c.‑à‑d. un plus grand angle).

Cette solution fonctionne pour la vidéoconférence ordinaire sur Skype ou pour l'utilisation combinée de Skype et de la SRV.

Votre équipe peut choisir de se procurer sa propre caméra Web à x degrés; ou vous pouvez discuter de la possibilité de fournir une salle déjà munie d'une solution de caméra Web à x degrés. Veuillez communiquer avec la Direction générale de l'agent principal des finances de l'emplacement concerné (consultez la liste des agents régionaux de gestion des locaux ).

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Vous devez connecter votre appareil informatique au système de vidéoconférence, habituellement au moyen d’un port sur lequel est inscrit « PC », « Content » ou « Camera Aux ». Vous devez utiliser le bon type de câble pour effectuer cette correction (VGA, HDMI ou DVI). Une fois connecté, vérifiez que vous utilisez le mode d’affichage approprié sur votre appareil : vous devez utiliser son mode « Clone » ou « Secondary Display ». Utilisez ensuite la fonction « PC » ou « Content » de la télécommande de vidéoconférence pour transmettre cet affichage à l’écran de la vidéoconférence.

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Vous devez vous déconnecter de la vidéoconférence, puis vous reconnecter. Avisez le participant de l’autre emplacement de ce que vous faites (s’il a encore une réception audio).

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Cela peut arriver si l’éclairage de votre salle est allumé après que l’appel a été connecté; la caméra est éblouie par le changement de luminosité. Ce problème peut être corrigé en faisant un zoom avant, suivi d’un zoom arrière de la caméra.

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Vérifiez que le téléviseur et le système de vidéoconférence sont sous tension et que le téléviseur utilise le paramètre approprié de source d’image (c. à d. le port d’entrée de la vidéoconférence).

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• Vérifiez que le système de vidéoconférence et les écrans sont sous tension.
• Vérifiez aussi que l’écran utilise le paramètre approprié de source d’image :
  1. Sur la télécommande, repérez le bouton sur lequel est inscrit « Input », « Video » ou « Source ».
  2. Appuyez sur ce bouton jusqu’à ce que l’image pour votre salle apparaisse à l’écran.
• Dans le cas d’un écran noir, et votre système sont sous tension, il se pourrait que l’emplacement visionné soit sombre ou sans éclairage ou que la caméra soit obstruée par un obstacle.

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Un bruit de réaction acoustique strident peut se produire si votre volume est trop élevé; diminuez le réglage du volume sur votre haut parleur ou votre console audio pour résoudre ce problème. Une réaction acoustique peut aussi se produire lorsque vous vous connectez à une séance de vidéoconférence et de téléconférence simultanément; ne faites pas les deux en même temps.

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Revérifiez le numéro que vous utilisez. Pour les appels interurbains, vous devez composer le chiffre « 1 » avant l’indicatif régional à trois chiffres. Vous devez peut-être aussi composer un autre préfixe pour effectuer un appel externe, selon votre emplacement.

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Vérifiez que votre ligne n’est pas mise en sourdine. Si une lumière rouge est allumée sur votre console audio, cela pourrait indiquer que la fonction sourdine est activée; vous devez la désactiver. Une fonction de mise en sourdine se trouve peut être aussi sur la télécommande du système de vidéoconférence. Enfin, vérifiez que les câbles de la console audio sont branchés correctement.

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Vérifiez le paramètre du volume de votre haut parleur ou de votre console audio. Vérifiez que l’utilisateur de l’autre emplacement n’a pas mis sa ligne en sourdine.

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