Salle de réunion virtuelle : « Ma réunion virtuelle » (MRV) et « Groupe de réunion virtuelle » (GRV)

« Ma réunion virtuelle » (MTV) est une solution de vidéoconférence en salle libre-service qui vous fournit un code d’utilisateur et un mot de passe pour créer et animer de manière indépendante des sessions de vidéoconférence entre des installations équipées, ce qui élimine le besoin d’obtenir une assistance technique afin de mener l’événement. Il existe deux possibilités :

• Les séances de vidéoconférence« Ma réunion virtuelle » (MRV) sont limitées à un maximum de 25 sites/connexions, y compris 9 connexions en ce qui concerne la participation audio seulement. Pour les événements uniques de plus grande envergure, ou lorsqu’on préfère les services d’un animateur (p. ex., pour les événements de la haute direction), vous pouvez poser une demande de planification de vidéoconférence programmée auprès de Services partagés Canada, et ce à l’aide de leur formulaire en ligne.

• Les séances de vidéoconférence « Groupe de réunion virtuelle » (GRV) peuvent accueillir un plus grand nombre de connexions, jusqu’à 50 sites/connexions vidéo ou audio distincts, y compris l’emplacement hôte. Cette version de MRV est destinée aux groupes de travail, comités, etc. qui tiendront régulièrement de grandes réunions où plus de 25 connexions simultanées à la conférence sont requises.

Les participants qui n’agissent pas comme organisateurs n’ont aucunement besoin créer leur propre compte. Les hôtes potentiels de vidéoconférence doivent remplir le formulaire de demande de MRV en ligne sur le site de Services partagés Canada.

Si vous n’indiquez pas le type de compte que vous souhaitez, vous serez inscrit à un compte de vidéoconférence « Ma réunion virtuelle » (MRV). Ce compte peut héberger jusqu’à 25 sites/connexions vidéo ou audio distincts, y compris l’emplacement d’accueil. Pour les réunions occasionnelles qui accueilleront plus de 25 invités vous devrez poser une demande de planification de vidéoconférence.

Vous pouvez cependant choisir de préciser que vous cherchez spécifiquement à établir un compte « Groupe de réunion virtuelle » (GRV). Un compte GRV est associé à une équipe ou à un comité plutôt qu’à un employé. Il est capable d’héberger jusqu’à 50 sites/connexions vidéo ou audio séparés, y compris l’emplacement d’hôte. Ces comptes sont destinés à des réunions régulières qui prévoient plus de 25 participants.

Une fois votre demande traitée vous recevrez votre numéro de compte de salle de réunion virtuelle ainsi que votre NIP d’hôte et votre NIP d’invité. C’est tout ce dont vous aurez besoin pour préparer votre prochaine vidéoconférence.

Remarque : Demandez votre compte MRV au moins deux semaines avant la première fois où vous en aurez besoin. Entre-temps vous pouvez toujours poser une demande de vidéoconférence programmée à Services partagés Canada à l’aide de leur formulaire en ligne.

Il n’est pas recommandé que vous partagiez votre numéro de compte MRV. L’employé dont le nom est associé au compte de MRV et à qui le NIP d’hôte est attribué est responsable de toutes les activités de vidéoconférence pour lesquelles ce compte est utilisé.

Il est attendu que les informations relatives à une vidéoconférence organisée à partir d’un compte GRV nécessaires pour y participer seront partagées avec le groupe choisi qui fait partie de l’équipe et/ou le comité auquel il est associé.

Si vous organisez ou assistez à la vidéoconférence dans une salle équipée, vous devez d’abord vous assurer que vous allez être en mesure de réserver la salle pour l’heure choisie. Utilisez la procédure habituelle pour réserver des salles de réunion à votre emplacement. Les Services de réservation de salles de conférence d’EDSC sont accessibles à certains endroits.

Les participants qui ne sont pas en mesure de réserver une salle équipée à leur emplacement peuvent suggérer une nouvelle heure à l’hôte, ou alternativement peuvent assister à l’événement via Skype ou par téléphone.

Lorsque vous invitez des participants à votre événement, vous devez fournir l’information requise pour chacune des différentes façons dont ils peuvent se joindre à votre conférence.

• Les invités qui utiliseront une salle de conférence ou qui participeront par téléphone auront besoin de votre numéro de compte de salle de réunion virtuelle et de votre NIP d’invité (Remarque : Ne partagez pas avec eux votre NIP d’hôte !). Vous pouvez utiliser un calendrier Outlook standard pour inviter des participants au sein d’EDSC, mais vous pourriez être tenu d’envoyer un courriel afin d’inviter des participants externes.

• Les invités qui participeront via Skype profiteront d’un hyperlien direct vers votre réunion. Vous pouvez créer ce hyperlien an mettant l'expression « SIP: » devant l’adresse de votre numéro de compte (par ex., SIP:70123456789@video.canada.ca). N’oubliez pas d’appuyer sur la touche Entrée de votre clavier afin de transformer l’expression résultante en hyperlien.

Vous pouvez utiliser le gabarit d’invitation suivant en vue d'atteindre l’ensemble des vos auditoires. Dans les exemples suivants vous remplacerez le texte entre crochets par votre numéro de compte MRV et votre NIP d’invité, le cas échéant :

• Se connecter à partir d’un système de vidéoconférence standard :

  1. Tapez [votre numéro de compte MRV]

  2. Tapez dans GUEST PIN [votre NIP d’invité] lorsque vous y êtes invité, suivi du signe « # »

• Se connecter via Skype :

  1. Sélectionnez l’hyperlien suivant : SIP:[votre numéro de compte MRV]

  2. Ensuite tapez dans GUEST PIN [votre NIP d’invité] suivi du signe « # 

• Se connecter par téléphone (audio seulement) ou à partir d’un système de vidéoconférence patrimonial :

  1. Composez le 613-729-5408 (RCN) ou le 1-855-470-7641 (téléphone sans frais seulement)

  2. Tapez [votre numéro de compte MRV] lorsque vous y êtes invité, suivi du signe « # 

  3. Ensuite tapez dans GUEST PIN [votre NIP d’invité] suivi du signe « # 

Si vous assistez à la vidéoconférence dans une salle équipée que vous n’avez pas utilisée auparavant, une solution utile serait de réserver la salle et de procéder à un essai à l'avance :

• Consultez cette liste de renseignements sur les salles de vidéoconférence (XLSM, 112 Ko) afin de trouver l’emplacement d’EDSC le plus près de chez vous qui accueille les salles de vidéoconférence. Cette liste indique également la marque et le modèle de l’équipement de vidéoconférence disponible à cet endroit, afin que vous puissiez trouver la référence correspondante de l’équipement de vidéoconférence de Services partagés Canada.

• Une autre façon de trouver la référence exacte : prenez note (ou mieux encore, une photo) de la télécommande de l’équipement de vidéoconférence de la salle. La référence exacte affichera une image de la télécommande pour la salle que vous avez réservée.

Quelques minutes avant la réunion apportez votre numéro de compte MRV et le NIP d’hôte ou de l’invité à la salle réservée :

1. Vérifiez que l’équipement de vidéoconférence est sous tension (Remarque : généralement l’équipement doit rester branché en tout temps).

2. Trouvez la télécommande de la vidéoconférence et utilisez-la pour réactiver le système.

3. À l’aide des touches de numéro de la télécommande, entrez le numéro du compte MRV.

4. Vous serez invité à saisir votre NIP. Si vous êtes l’hôte, inscrivez votre NIP d’hôte (suivi du numéro). Si vous êtes un participant, tapez votre NIP d’invité qui vous a été fourni dans l’invitation, suivi du signe « # ».

Vous pouvez organiser une vidéoconférence MRV via Skype en suivant les étapes suivantes :

1. Dans le champ Find someone de la fenêtre Skype principale, saisissez le numéro de compte MRV dont vous êtes l’hôte (p. ex., 00000000000@video.gc.ca or 00000000000@video.canada.ca).

2. Avec votre souris choisissez l’icône représentant un point d'interrogation situé à la gauche de ce numéro au moment qu’il apparaît dans la liste de vos contacts :

   

   Une série d’icônes bleues s’affichera :

   

   Sélectionnez l’icône qui ressemble à une caméra vidéo afin de démarrer un appel vidéo (Start a Video Call) :

   

3. Une nouvelle fenêtre de vidéoconférence apparaîtra correspondant au numéro que vous avez saisi qui vous branchera au service MRV. Vous devrez peut-être maximiser cette fenêtre pour améliorer sa résolution.

   • Vérifiez le nom à l’écran associé à ce compte. Vous verrez également qu’on vous demande d’entrer un NIP de sécurité.

   • Dans le coin inférieur droit de cet écran, trouvez et sélectionnez l’icône de téléphone (Call Controls). Un clavier virtuel s’affichera.

   • À l’aide du clavier virtuel, saisissez le NIP d’hôte. Les chiffres que vous entrez apparaîtront dans la vidéo au fur et à mesure que vous les tapez. N’oubliez pas de terminer en tapant le signe « # ».

4. Si votre NIP est exact, vous pourrez commencer (ou rejoindre) la séance de vidéoconférence MRV.

Vous pouvez vous joindre à une vidéoconférence via Skype en suivant les étapes suivantes si vous avez reçu une invitation avec un hyperlien SIP (sinon, utilisez les mêmes étapes ci-dessus que l’hôte, mais saisissez plutôt le NIP de l’invité) :

1. Maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez l’adresse de vidéoconférence hyperliée qui se trouve dans l’invitation. Le format sera comme suit : SIP:00000000000@video.gc.ca ou SIP:00000000000@video.canada.ca

2. Dans la nouvelle fenêtre Skype qui s’affiche, sélectionnez l’icône qui ressemble à une caméra vidéo, puis sélectionnez Démarrer ma vidéo (Start my Video) :

   

3. Une nouvelle fenêtre de vidéoconférence apparaîtra, correspondant au numéro que vous avez saisi, qui établira la connexion au service MRV. Vous devrez peut-être maximiser cette fenêtre pour améliorer sa résolution.

   • Vérifiez le nom à l’écran associé à ce compte. Vous verrez également qu’on vous demande d’entrer un NIP de sécurité.

   • Dans le coin inférieur droit de cet écran, trouvez et sélectionnez l’icône de téléphone (Call Controls). Un clavier virtuel s’affichera.

   • À l’aide du clavier virtuel, entrez le NIP d’hôte (si vous êtes l’hôte vidéoconférence) ou le NIP de l’invité (si vous ne faites que joindre la conférence). Les chiffres que vous saisissez apparaîtront dans la vidéo à mesure que vous les tapez. N’oubliez pas de terminer en tapant le signe « # ».

4. Si votre NIP est exact, vous pourrez participer à la séance de vidéoconférence MRV.

Vous pouvez vous joindre en composant le (613) 729-5408 ou le 1-855-470-7641 (sans frais par téléphone seulement). Vous serez invité à entrer le numéro de compte MRV d’hôte, suivi du signe « # ».

Lors d’une vidéoconférence MRV, vous pouvez régler la disposition des flux vidéo affichés sur votre écran provenant des autres emplacements capables de transmettre en direct.

Pour modifier ces paramètres d’affichage de MRV dans une salle de conférence équipée :

1. Après avoir rejoint la vidéoconférence, sélectionnez le 8 sur la télécommande pour afficher une série d’options d’affichage le long du côté gauche de l’écran.

2. Continuez à sélectionner le 8 pour faire défiler ces options, en vous arrêtant lorsque vous avez sélectionné votre préférence. Si vous êtes inactif pendant quelques secondes, les options disparaîtront.

Pour modifier ces paramètres d’affichage MRV lorsque vous vous connectez via Skype :

1. Après vous être joint à la vidéoconférence, dans le coin inférieur droit de la fenêtre de vidéoconférence, trouvez et sélectionnez l’icône de téléphone Commandes d’appels (Call Controls). Cela ouvrira le clavier virtuel.

2. Sélectionner le 8 pour afficher une série d’options d’affichage le long du côté gauche de la fenêtre.

3. Continuez à sélectionner le 8 afin de faire défiler ces options, en vous arrêtant lorsque vous avez sélectionné votre préférence. Si vous êtes inactif pendant quelques secondes, les options disparaîtront.

Les participants peuvent être n’importe où, y compris à l’étranger, ne serait-ce que pour se joindre à l’audio qu’avec un téléphone ou un téléphone portable.

Les participants peuvent se joindre à une conférence à partir de n’importe quel endroit bien équipé pour la vidéoconférence gouvernementale, ou via Skype, ou encore de l’extérieur en utilisant le logiciel approprié.

• Les emplacements non gouvernementaux qui souhaitent se joindre à votre événement MRV en tant que participants devront saisir leur numéro de compte dans leur propre système de vidéoconférence selon le format qui suit : Numéro de compte@video.canada.ca (p. ex., 76133164651@video.canada.ca).

Les dirigeants peuvent se joindre à des vidéoconférences en salle en utilisant des appareils de vidéoconférence privés à partir de leurs bureaux.

Pendant la vidéoconférence, vous verrez les images vidéo transmises à partir de tous les emplacements connectés, habituellement au bas de l’écran. Les connexions audio seulement apparaîtront sous forme d’icônes anonymes en silhouette.

Les personnes qui ne sont pas visibles à la caméra à chaque endroit doivent s’auto-identifier, mais vous pouvez avoir confiance qu’il n’y a pas d’autres connexions à votre vidéoconférence que celles qui sont affichées.

Il n’y a jamais de téléphoniste indésirable ou autre support technique malvenu à l’écoute de votre session MRV.

Les renseignements sur votre compte vous ont été fournis dans un courriel de Services partagés Canada. Si vous ne trouvez pas ce courriel, vous pouvez récupérer les détails à propos de votre compte MRV en communiquant avec l’InfoService national.

Vous pouvez également vous procurer un rappel du NIP d’hôte de votre compte en soumettant de nouveau votre demande de compte MRV. SPC sauront que vous êtes déjà titulaire de compte et vous enverront donc à nouveau un courriel avec votre NIP d’hôte.

Consultez la page Services de conférence afin d’obtenir une aide sur des questions particulières liées aux signaux vidéo et audio, aux webcams et aux télécommandes.

Si la mauvaise qualité persiste, les participants peuvent plutôt passer à une participation par téléphone. Composez le (613) 729-5408 dans la région de la capitale nationale ou le 1-855-470-7641 (sans frais par téléphone seulement). Vous serez invité à entrer le code de la conférence, après quoi vous saisissez le signe « # ».

Consultez la page Services de conférence afin d’obtenir une aide générale sur des questions particulières liées aux signaux vidéo et audio, aux webcams et aux télécommandes. Consultez la page du guide de MRV sur le site des SPC pour en apprendre davantage. Pour obtenir un soutien technique, veuillez soumettre une demande en ligne à l’InfoService national.