Bulletins de la DGDPF

À l’approche du temps des fêtes, il importe que nous soyons conscients des pouvoirs qui nous sont accordés et de nos responsabilités relativement aux politiques et aux lignes directrices ministérielles, plus particulièrement celles qui touchent les événements, l’accueil, la reconnaissance, la délégation des pouvoirs ainsi que l’acceptation des cadeaux de la part des fournisseurs. Dans tous les cas, il faut faire preuve du meilleur jugement afin d’éviter toute situation de conflit d’intérêts réelle ou apparente.

Accueil

En tout temps durant l'année, les politiques ministérielles, les processus d'approbation liés aux frais d’accueil et autres événements restent en vigueur. Si les demandes de frais d’accueil ou d'événements nécessitent l'approbation de la haute direction, les demandes doivent être soumises au niveau approprié d'autorité pour obtenir l'approbation à l'avance. Dans tous les cas, veuillez vous référer au « Guide de délégation de pouvoirs » ministériel afin de déterminer le niveau d’approbation.

Le pouvoir d’offrir des services d’accueil ne s’applique pas aux dîners, soupers et autres activités saisonnières. Cela comprend l’achat de cartes pour souligner les fêtes saisonnières ou d’autres jalons personnels (fiançailles, anniversaires, retraites, promotions d’emploi, etc.).

Les demandes d’accueil doivent se limiter aux activités qui sont essentielles à la conduite des opérations gouvernementales. L’accueil ne peut être offert aux fonctionnaires qu’à titre exceptionnel dans les conditions principales suivantes :

• La participation requise s’étend au-delà des heures normales de travail dans un endroit où il n’y a pas d’installation à proximité ou appropriée pour obtenir des rafraîchissements ou des repas ou que la dispersion du personnel n’est pas efficace ou efficiente.
• L’activité doit durer au minimum 3 heures en chevauchant une période de pause normale du matin ou de l’après-midi.
• Le nombre d’employé ne doit pas être supérieur au nombre nécessaire pour la conduite des affaires du gouvernement.
• Les employés ne peuvent jamais recevoir des cadeaux ou des articles promotionnels à des fins d’accueil.

Reconnaissance

Selon la politique du Programme ministériel de reconnaissance, il est prévu et même encouragé de souligner, dans le cadre du travail, la contribution et les réalisations des employés, en leur offrant un prix ou une marque de reconnaissance convenant à la situation. Le prix doit être de nature non pécuniaire, n'excédant pas les niveaux d'approbation indiqués qui sont soumis à des restrictions supplémentaires comme l'autorise la politique. Par ailleurs, il faut prendre garde d’éviter toute mauvaise interprétation de la politique. En aucun cas, elle ne donne l’autorisation d’utiliser les fonds publics pour l’achat de cadeaux aux employés.

Gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas utiliser les demandes de frais d’accueil pour financer l’octroi d’une récompense visant à souligner l’excellence au travail de manière informelle dans le cadre d’activités des fêtes. Vous devez séparer les activités, soit celles des fêtes et de reconnaissance; elles ne peuvent pas être jumelées. Vous ne pouvez donc pas tenir une cérémonie de reconnaissance du travail des employés et une célébration de la période des Fêtes en même temps.

Acceptation de cadeaux, de marque d’accueil et d’autres avantages offerts par les fournisseurs

Les gestionnaires et les employés doivent être vigilants et éviter les situations apparentes, éventuelles ou réelles de conflit d’intérêts en considérant les critères en matière d’acceptation de cadeau, de marque d’accueil ou d’un autre bénéfice dans le but de respecter le code de valeurs et d’éthique de la fonction publique ainsi que le code de conduite du Ministère, et ce, spécialement durant les Fêtes de fin d’année.

Les employées ne peuvent accepter de cadeaux, de marque d’accueil ou une autre forme d’avantage qui pourrait avoir une influence réelle, apparente ou éventuelle sur leur objectivité à exécuter leurs tâches et responsabilités officielles ou qui les placeraient potentiellement en situation d’obligation envers le donneur. Ceci inclut les activités telles que l’admission gratuite ou à prix réduit à des événements sportifs et culturels, des voyages et des conférences.

Tous les fonctionnaires sont tenus de respecter le code et de faire valoir, par leurs gestes et par leurs comportements, les valeurs de la fonction publique en suivant le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et le Code de conduite d’Emploi et Développement social Canada.