Bulletins de la DGDPF - Soumettre un article
Chaque direction de la DGDPF peut soumettre un article, un rappel, une lettre d'appel ou un message à publier dans le bulletin. Les sujets d'article peuvent varier d'un service précis de la DGPDF à un message important qui touche tous les clients de la DGDPF.
La DGDPF en Bref est publiée à chaque deux mois. L’équipe des Services de gestion des affaires (SGA) de la DGDPF révise tous les articles et travaille avec iService pour la publication du bulletin.
Veuillez soumettre votre article au moins deux semaines avant la prochaine publication afin de garantir que l’équipe de communication de la SGA aura assez de temps à le réviser. On communiquera avec vous s’il y a des révisions majeures à votre article.
Le calendrier annuel pour les publications et les appels d’articles seront publiés comme suit :
- Publication en début mai – Appel le 1er avril
- Publication en début juillet – Appel le 1er juin
- Publication en début septembre – Appel le 1er août
- Publication en début novembre – Appel le 1er octobre
- Publication en début janvier – Appel le 1er décembre
- Publication en début mars – Appel le 1er février
Pour soumettre un article, veuillez suivre les directives écrites dessous.
Démarches pour soumettre un article
Étape i : Conceptualisation
La première étape est la conceptualisation de votre annonce. Clarifiez votre concept en écrivant une description brève qui explique, en deux phrases ou moins, le message que vous voulez diffuser. Cette étape initiale va vous aider à rassembler vos idées et va simplifier votre message quand vous voudrez l'expliquer et va justifier sa présence dans le bulletin de nouvelles.
Le calendrier (à venir) va présenter les échéances et ainsi peut agir à titre de référence pour les articles à développer.
L'équipe des SGA peut aussi suggérer certains articles aux directions lorsqu'une échéance approche, pour des rappels d'échéance annuelle ou lorsqu'il reste de l'espace en préparant le prochain bulletin.
Étape ii : Préparation
Quand la conceptualisation de votre article est terminée, communiquez avec l'équipe des communications de la DGDPF et fournissez le contexte ainsi que votre courte description. Demandez à propos la prochaine date de publication et la pertinence de votre sujet.
Le sujet de votre article devrait être lié à l'objectif du bulletin de nouvelles, soit d'informer les clients de la DGDPF à propos des nouvelles importantes qui les concernent.
Étape iii: Composition
Quand vous êtes prêts à écrire votre article, considérez les conseils suivants:
- Lisez et référez-vous aux articles dans des éditions du Buzz de la DGDPF publiées antérieurement.
- Un article devrait être simple et concis, entre 30 et 400 mots. Si vous avez beaucoup d'information à partager, ajoutez des liens aux sites web ou aux documents sauvegardés sur SharePoint pour l'information pertinente additionnelle.
- Assurez-vous que les liens sont fonctionnels dans les deux langues officielles.
- Assurez-vous d'inclure toute l'information pertinente en détail.
- Faites une assurance de la qualité de la langue en utilisant la clé F7 dans Microsoft Word.
La prochaine section de cette procédure décrit les critères d'un message. Veuillez voir les critères pour vous guider en développant votre article.
L'équipe des communications des SGA peut travailler en collaboration avec vous pour rédiger, réviser et traduire votre message, au besoin.
Étape iv : Finalisation et approbation
L'équipe des communications est composée de professionnels en communication avec un ensemble des compétences uniques. Leur objectif est de s'assurer que votre message soit intéressant, pertinent et qu'il soit conforme avec les priorités de la direction générale et le ministère.
En recevant votre article, les SGA vont le réviser et lui apporter les modifications nécessaires. L'équipe va vérifier la conformité avec la documentation législative sur la publication de matériel de communication et sur l'accessibilité, tel que :
- la Politique sur les communications et l'image de marque,
- la Directive sur la gestion des communications,
- la Norme sur l'accessibilité des sites Web, et
- le Code de conduite d'EDSC.
Si des modifications majeures sont apportées à votre article, les SGA vont vous l'envoyer pour réviser le contenu.
Obtenez l'approbation de votre DG
Après que les SGA ont révisé votre article, demandez l'approbation de votre DG. Une fois approuvé, soumettez-le à l'équipe des communications pour la publication.
Étape v: Distribution
L'équipe des communications va préparer la prochaine édition de la DGDPF en Bref et va inclure votre article pour l'approbation du DPF. Une fois que l'équipe d'iService a terminé la publication sur intraweb, la DGDPF en Bref est envoyée à la liste de destinataires par courriel et devient disponible sur iService.
Critères d'un message
Les critères énumérés au-dessous sont des recommandations à prendre en compte lorsque vous écrivez un article pour la DGDPF en Bref.
Nature du message
Un article devrait porter sur un seul message. Le sujet devrait être clair pour tout lecteur et ne devrait pas dévier au cours de l'article. Malgré qu'un message par article soit recommandé, c'est possible d'en avoir plusieurs, mais ils devraient être liés à un thème commun.
La nature du message devrait être conforme au contexte professionnel et au Code de conduite d'EDSC. Les canaux de communication de la DGDPF ne doivent être utilisés que pour des messages liés au travail. N'utilisez pas cette occasion pour publier une annonce d'une source non-gouvernementale.
Le message devrait être en ligne avec les priorités, les thèmes et les objectifs du gouvernement du Canada.
Contenu
Il est important que le contenu soit clair, concis et pertinent. C'est-à-dire :
- Clair: Évitez le flou et l'ambiguïté; exprimez un message précis dans des phrases simples pour que tout le monde comprenne.
- Concis: Utilisez les mots exacts sans information superflue.
- Pertinence: Le bulletin est destiné aux clients de la DGDPF au sein d'EDSC pour les informer des messages importants qui les concernent au milieu du travail.
Pour qu'un article soit considéré comme complet, il devrait inclure les réponses aux questions quoi, pourquoi, qui, comment, où et quand. Réfléchissez aux questions des clients à la lecture de votre message et donnez toute l'information importante.
Le message ne devrait pas avoir d'implication personnelle ou d'opinion. Gardez le texte objectif et impartial. Tenez-vous-en aux faits et fournissez les sources de vos faits.
IMPORTANT : Respectez les droits à la vie privée ainsi que la confidentialité des renseignements personnels lorsque votre sujet de discussion est protégé. Évitez de divulguer l'information personnelle de quelqu'un, ou la vôtre, dans un article.
Longueur et format
Un article doit être concis avec le message qu'il diffuse. La longueur d'un article devrait compter entre 30 et 400 mots afin d'être entièrement présenté dans le bulletin de nouvelles. Insérez des liens vers des sites web ou des documents SharePoint qui peuvent être utiles pour de l'information supplémentaire.
Avant d'être publié, un article va être édité par un membre de l'équipe des SGA pour être conforme aux normes de publication et d'accessibilité du gouvernement du Canada en ce qui concerne le texte, la police et la taille de caractères, l'espace entre les paragraphes, les images et autres. En tant qu'auteur de l'article, concentrez-vous sur son contenu.
Public cible
La DGDPF en brief est envoyée à tous les clients de la DGDPF à EDSC. Une publication peut viser un certain groupe, par exemple :
- Les employés de la DGDPF
- Les gestionnaires
- Les titulaires de cartes d'achat
- Les voyageurs
- La haute gestion
- Les professionnels administratifs
- Les équipes des Services de gestion des affaires
Langue
Puisqu'un article est destiné à un large public, il devrait être écrit en langage simple et clair. Révisez votre article pour vous assurer qu'il est facile à comprendre et vérifiez la grammaire et l'orthographe.
À éviter :
- Jargon professionnel
- Abréviations non-accompagnées par le terme ou le nom au long
- Expressions familières ou langage informel
À tenir en compte :
- Préservez les expressions idiomatiques et les structures de la langue
- Ajustez votre ton au public cible
- Donnez un contexte à votre annonce
Chaque article doit être en français et en anglais. Discutez avec les SGA pour de l'aide avec la traduction.
Titre
Un article avec un bon titre est celui que tout le monde est intéressé à lire. Le titre ne devrait pas être plus que quelques mots, sans dépasser une ligne et sans être une phrase complète. Idéalement, quelque chose de court et d'attrape l'œil ainsi que représentatif de l'article.
Le titre devrait être formé après avoir terminé l'article. C'est seulement après que l'article est terminé que l'idée complète du message peut être transposée dans un titre.
Droit d'auteur & images
Selon le Guide du droit d'auteur de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada,
Le droit d'auteur protège habituellement ce qui suit :
- les œuvres littéraires, comme les livres, brochures, programmes informatiques et autres œuvres écrites
- les œuvres dramatiques, comme les films cinématographiques, pièces de théâtre, scénarios et scripts
- les œuvres musicales, comme les compositions musicales avec ou sans paroles
- les œuvres artistiques, comme les peintures, dessins, cartes, photographies, sculptures et plans
Le droit d'auteur peut également viser des performances, des enregistrements sonores et des signaux de communications (ondes radio).
Lorsqu'on utilise du contenu assujetti au droit d'auteur, il est important de citer la source.
Si vous souhaitez ajouter une image, vous avez trois options :
- Assurez-vous que l'image est la propriété du gouvernement du Canada;
- Créez une image vous-même, sans copier une image protégée existante; ou
- Utilisez une image identifiée comme libre à la réutilisation
Envoyez-nous par courriel votre article à faire paraître dans le bulletin de nouvelles La DGDPF en bref ou des événements et des dates d'échéance à inclure dans notre Calendrier des événements.