Bulletins de la DGDPF

L'édition d'octobre 2021

Merci de votre appui – La phase de stabilisation du module PSCD maSGE (SAP) progresse très bien

L'équipe du Projet de remplacement du SMCD est très satisfaite de la mise en œuvre réussie du module Recouvrements et décaissements du secteur public (PSCD). Ce succès repose en partie sur l'apport du réseau des super utilisateurs et sur la collaboration des divers intervenants œuvrant au sein d'EDSC et de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Le réseau comptait plus de 120 employés travaillant pour l'ensemble des programmes, directions et bureaux régionaux du Ministère, ainsi que des employés de l'ARC, notre principal intervenant dans le cadre du projet. Ce réseau a été un énorme succès dès les premières étapes du projet, contribuant grandement à la livraison d'un modèle PSCD entièrement complet.

Outre son rôle consultatif de premier plan durant les phases de conception, d'essai et de formation, le réseau a servi de cadre, aux experts en la matière d'EDSC et de l'ARC, pour discuter des changements à apporter au système du point de vue de l'utilisateur, en se concentrant sur un programme ou un rôle particulier. De plus, les super utilisateurs ont collaboré pendant plusieurs mois avec l'équipe de la formation du projet, en plus d'avoir partagé leurs connaissances sur les programmes. Ils ont également épaulé l'équipe de l'élaboration des cours en lui proposant des scénarios opérationnels pratiques dans le but d'améliorer l'efficacité et la pertinence des activités de formation. Après la mise en service du système, les super utilisateurs ont apporté un soutien hors pair aux utilisateurs initiaux afin de veiller au bon déroulement des opérations liées aux trop payés et au recouvrement durant la phase de transition. Ces partenariats ont favorisé la conception du matériel pédagogique destiné à plus de 40 cours et ont permis à plus de 7 500 employés de suivre une formation sur le nouveau module PSCD!

Ce succès est le fruit de plusieurs années de planification, de développement et d'essai considérables et grâce à ces efforts, à compter du 6 avril 2021, le module PSCD maSGE (SAP) a été mis en œuvre avec succès et est actuellement opérationnel! Il convient de souligner que l'équipe de projet a travaillé vingt quatre heures d'affilée pour transférer, dans le nouveau module, toutes les données financières importantes provenant du Système ministériel des comptes débiteurs (SMCD) et des systèmes de programme.

Comme prévu, avec toute mise en œuvre d'un nouveau système, les utilisateurs ont des questions et éprouvent des difficultés pendant la période d'adaptation à l'outil informatique et aux processus opérationnels implantés récemment. Pour ce qui est du module PSCD, les questions des utilisateurs continuent d'être traitées et résolues en temps opportun, ce qui permet aux utilisateurs de signaler les problèmes et d'obtenir des réponses avec un minimum d'interruptions dans leur travail.

Ce n'est que le début d'un grand effort de collaboration. En effet, l'équipe du Projet de remplacement du SMCD continue de trouver de nouvelles façons de perfectionner le module PSCD, et ce, en planifiant des mises à niveau à intervalles réguliers. La mise en œuvre de la prochaine série d'améliorations est prévue pour la fin de 2021.

Paiement à la date d'échéance

Comme vous le savez probablement déjà, la Directive sur les paiements du Gouvernement du Canada exige que les paiements aux fournisseurs soient effectués dans les 30 jours calendrier suivant la réception d'une facture. Après cette période, le ministère est sujet au paiement de frais d'intérêts qui sont facilement évitables. Vous pouvez aider à payer les fournisseurs dans un délai approprié en adoptant des pratiques simples :

Sensibiliser le personnel sur le délai de paiement de 30 jours et la Directive sur les paiements;
Étamper chaque facture avec la date de réception dès qu'elle est reçue;
Traiter les factures régulièrement; éviter de les accumuler et de les envoyer en lot;
Obtenir en temps opportun les approbations selon l'article 34; et
S'assurer d'activer un Mémorandum d'autorisation de délégation intérimaire (MADI) lorsque l'approbateur/e doit s'absenter.

Pour l'exercice de 2021-2022, EDSC se situe actuellement à un taux de conformité de 94%. Bien que ce résultat soit louable, nous vous encourageons à prendre des mesures supplémentaires pour atteindre la cible de 95% fixé par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

Soyez proactifs :: L'équipe des comptes payables nécessite 14 jours pour traiter une facture, laissant 16 jours aux directions générales pour sa revue, son traitement et son approbation. Il est donc fortement recommandé de régler vos factures le plus rapidement possible afin d'aider EDSC à respecter le délai de paiement de 30 jours.

Pour obtenir de plus amples détails sur l'information requise pour traiter une facture, veuillez consulter la section des Comptes payables sur la page iService.

Le nouveau fournisseur de cartes d'achat d'EDSC

À compter du 1^er octobre 2021, la Banque Nationale du Canada (BNC) remplacera Desjardins comme nouveau fournisseur de cartes d'achat pour EDSC. Les détenteurs de cartes devraient recevoir leur nouvelle carte MasterCard de la BNC par la poste avant la fin du mois de septembre 2021.

Si vous êtes actuellement détenteur d'une carte d'achat et que vous n'avez pas encore soumis votre demande de carte avec le nouveau fournisseur, veuillez le faire immédiatement. Si vous souhaitez devenir titulaire d'une carte d'achat, veuillez consulter la page iService pour obtenir des instructions sur la façon d'obtenir une carte d'achat.

VISA Desjardins n'émet plus de nouvelles cartes, mais les détenteurs actuels pourront continuer à effectuer des achats avec leur carte existante jusqu'à la date de transition. Les détenteurs de cartes auront toujours accès à Visa IntelliLink Spend Management (VISM) et pourront concilier tout relevé mensuel VISA dans maSGE (SAP) pendant quelques mois après la transition. Ils ne doivent pas détruire leur carte VISA Desjardins avant d'avoir reçu et activé leur nouvelle carte MasterCard de la BNC. Toute nouvelle demande de carte sera traitée avec le nouveau fournisseur de carte d'achat et sera utilisable à partir du 1^er octobre 2021.

La BNC a fourni des ressources de formation en ligne pour les détenteurs de carte et les administrateurs.

La plateforme Smart Data peut être utilisée par les détenteurs de carte et les administrateurs.
La plateforme Espace Client est réservée aux administrateurs.
Les liens des vidéos de formation sont disponibles sur la page du Programme de la carte d'achat (CA) sur iService.

N.B. Vous devrez vous déconnecter temporairement du réseau EDSC afin de pouvoir visionner les vidéos YouTube.

Pour assurer une transition en douceur, l'équipe du Programme national des cartes d'achat a créé une foire aux questions (FAQ) qui répondra aux préoccupations générales et fournira des renseignements sur cette transition. Si vous souhaitez en savoir plus sur ce programme ministériel, nous vous invitons à consulter la page du Programme de la carte d'achat (CA) sur iService.

Si vous avez des questions ou des commentaires, n'hésitez pas à contacter l'équipe du Programme national des cartes d'achat nc-purchasing_portal@hrsdc-rhdcc.gc.ca.

Système de réservation d'EDSC

L'équipe de gestion nationale des biens immobiliers a récemment lancé le système de réservation d'EDSC afin de favoriser un retour progressif, sain et sécuritaire au travail. Cet outil est utilisé pour réserver l'accès à un lieu de travail et est actuellement testé dans plusieurs sites d'EDSC à travers le pays. À l'heure actuelle, le système n'est utilisé que dans des endroits sélectionnés et pour les employés dont la présence sur le lieu de travail est requise.

Le système de réservation d'EDSC facilitera votre retour au travail en vous fournissant un outil vous permettant de réserver un poste de travail physiquement éloigné pour la journée. En mettant l'accent sur la santé et la sécurité, le système de réservation de l'ESDC, associé à des règles et des processus commerciaux clairs, contribuera à limiter la capacité de l'espace de travail et permettra également la possibilité de retracer des contacts.

Au-delà de la pandémie, le système de réservation d'EDSC n'est qu'une composante du Milieu de travail d'EDSC qui contribuera à une vision d'un milieu de travail plus moderne et plus flexible pour tous les employés d'EDSC.

Une page iService pour le système de réservation d'EDSC est maintenant en ligne. Visitez le site pour obtenir des informations sur le déploiement, les rôles, les guides d'utilisation, les FAQ, une vidéo de démonstration et un lien vers le système. Veuillez noter que le système de réservation n'est pas encore disponible pour une utilisation générale et qu'il ne doit être utilisé que pour des tests lorsque vous êtes invité à le faire. Restez à l'écoute pour recevoir de nouvelles instructions de l'équipe nationale des biens immobiliers et de votre gestionnaire.

Si vous avez des questions sur ce système, veuillez contacter la boîte courriel des systèmes intégrés de gestion du lieu de travail à GIAO / CAFM (EDSC/ESDC) edsc.giao-cafm.esdc@hrdc-drhc.net.

Résultats des normes de service du 1^er trimestre de la DGDPF

Continuant de tirer parti des résultats des normes de service de la DGDPF pour 2020-2021, nous sommes heureux de vous communiquer les résultats du premier trimestre de 2021-2022.

Voici quelques faits saillants intéressants de ce trimestre :

Le taux de la norme de service de T1 pour les remboursements sur les comptes débiteurs a diminué de 29 % par rapport au taux de service standard moyen de 69 % de l'exercice 20-21. Les retards du premier trimestre ont été causés par la mise en œuvre du nouveau module SAP-RDSP (SAP Recouvrement et décaissements du secteur public) en avril, car le déploiement a entraîné une augmentation de la charge de travail et du temps nécessaire aux employés pour se familiariser avec les nouvelles procédures.
Le nombre de cartes de voyage individuelles désignées qui ont été émises, remplacées ou annulées a augmenté de 55 % entre le quatrième trimestre de l'exercice précédent et le premier trimestre de l'exercice en cours. Environ 99 % des demandes ont été traitées dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la documentation et des approbations requises.
Au cours de l'exercice 2020-21, un total de 133 demandes générales de la Solution d'information sur la gestion des projets (SIGP) envoyées à la boîte aux lettres du Bureau de gestion des projets de l'entreprise (BGPE) ont été traitées au niveau 1 dans un délai de 2 jours ouvrables. Le volume des demandes du premier trimestre de l'exercice en cours a dépassé de 58 % le volume total de l'année dernière, tout en maintenant un taux de service standard de 100 %.
Le nombre de conseils de gestion de projet et de demandes générales envoyés à la boîte aux lettres de Bureau de gestion des projets de l'entreprise (BGPE) nécessitant une assistance de niveau 2 a approximativement triplé depuis le quatrième trimestre de l'exercice précédent. Malgré l'augmentation du volume, 96 % des demandes du premier trimestre ont été traitées dans les cinq jours ouvrables.
Le volume des demandes reçues par maSGE (SAP) au cours du premier trimestre de l'exercice 21-22 a augmenté d'environ 162 % par rapport au dernier trimestre de l'exercice 20-21. Tous les incidents continuent d'être traités dans un délai d'un jour ouvrable.

En examinant et en publiant les résultats pour chaque trimestre, notre objectif consiste à améliorer constamment l'information que nous partageons avec vous.