Services d’approvisionnement : FAQ
Voici quelques réponses à des questions souvent posées à l’Équipe d’approvisionnement d’EDSC. Vous devriez aussi visitez le site iService d’approvisionnement.
1. Questions au sujet des biens et services
1.1 Comment les biens ou services dont j’ai besoin sont-ils obtenus par EDSC ?
L’Équipe d’approvisionnement d’EDSC a affiché les processus et les étapes dans le Catalogue iService. Suivez ces processus. Cela vous permettra de vous familiariser avec les étapes pratiques du processus et de procéder à votre achat.
1.2 Quelles approbations sont requises pour le bien ou service dont j’ai besoin ? Existe-t-il un budget centralisé pour cet achat ?
Les directives concernant les approbations et les processus liés aux achats propres à chaque direction générale varient et évoluent. Vous devez communiquer avec des représentants de vos services gérés. Au sujet des budgets centraux ou budgets communs, vous trouverez les Services d’approvisionnement : Budgets centraux dans le Catalogue iService.
1.3 Lorsqu’il existe une offre à commandes ou arrangement en matière d’approvisionnement pour ce dont j’ai besoin, comment faut-il procéder ?
Pour certains biens et services, il existe des offres à commandes ou arrangements en matière d’approvisionnement obligatoires. Cela signifie qu’EDSC doit acheter auprès des vendeurs indiqués sur la liste des fournisseurs correspondante, si possible. Le site iService (Approvisionnement) comprend les listes des fournisseurs pour ces biens et services. Vous n’avez pas besoin de consulter le site web de Travaux publiques et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), ni leur Index des offres à commandes.
1.4 Quels outils l’Équipe d’approvisionnement d’EDSC offre-t-elle aux clients ? Quels services d’aide sont offerts pour des tâches comme la préparation de l’énoncé de travail (définition des exigences) et la gestion des marchés ?
Les pages Outils et modèles et Formation pourraient vous aider. Nous avons également affiché les processus et les étapes dans le Catalogue iService. Suivez ces processus.
2. Questions sur les processus concurrentiels et les devis et/ou soumissions
2.1 Faut-il obtenir trois devis avant de pouvoir acheter un bien ou service ?
Quand un processus concurrentiel est requis, vous ne devez pas obtenir des devis. Contactez l’Équipe d’approvisionnement d’EDSC pour qu’un spécialiste d’approvisionnement puisse acheminer un processus concurrentiel de façon légale.
Pour un achat de faible valeur, les règles en vigueur prévoient qu’aucun processus concurrentiel n’est requis, en général.
Pour les achats de faible valeur, il est souvent plus rentable d’avoir recours à un seul fournisseur qualifié sans comparer plusieurs devis. Il y a également des risques juridiques associés à l’obtention de plusieurs devis. L’Équipe d’approvisionnement d’EDSC ne demandera pas plusieurs devis si un processus concurrentiel n’est pas requis.
Si le produit ou service que vous souhaitez obtenir atteint ou dépasse de seuils, selon les règles un processus concurrentiel pourrait être nécessaire. Le fait d’avoir obtenu trois devis ne constituerait pas un processus concurrentiel qui répond aux exigences des directives actuelles. Le spécialiste d’approvisionnement affecté à votre demande d’achat, qui détient le pouvoir de passation des marchés requise, mènera un processus concurrentiel selon vos besoins.
2.2 Est-ce qu’un processus concurrentiel est obligatoire pour mon achat ?
Nous avons affiché les processus et les étapes dans le Catalogue iService. Suivez ces processus. L’affaire de déterminer si ou non nous devrons suivre un processus concurrentiel est parfois complexe ; le spécialiste d’approvisionnement affecté à votre demande d’achat possède les connaissances requises pour vous aider.
2.3 Quelles règles spéciales s’appliquent aux achats d’un fournisseur unique ?
Selon les règles, quelques exceptions particulières permettent l’achat de certains biens ou services sans passer par un processus concurrentiel. Les achats de faible valeur sont couverts par une de ces exceptions.
Cela dit, vous ne devez absolument pas diviser le marché, c’est-à-dire séparer un grand achat en plusieurs petits achats pour pouvoir utiliser un fournisseur unique à chaque fois, car cela est strictement interdit par le Règlement sur les marchés de l’État.
Si vous pensez qu’une des autres exceptions au Règlement sur les marchés de l’État s’applique clairement à votre achat, vous devez communiquer avec l’Équipe d’approvisionnement d’EDSC immédiatement pour vérifier si votre décision est valide. Vous devez documenter la décision et la justification de l’exception. Ne procédez pas avec l’achat sans l’approbation (pouvoir de passation des marchés) de l’Équipe d’approvisionnement.
3. Questions concernant la carte d’achat
3.1 Que dois-je faire pour obtenir une carte d’achat et quoi puis-je acheter en l’utilisant ?
Pour la réponse à cette question et plusieurs autres concernant les cartes d’achat, veuillez consulter la page d’accueil de la carte d’achat.
4. Questions concernant la délégation des pouvoirs
4.1 Quelles sont les limites de mes pouvoirs délégués ?
Des renseignements généraux sur la délégation des pouvoirs se trouvent dans le Manuel de Délégations de pouvoir.
4.2 Que puis-je acheter avec mes pouvoirs délégués ?
L’équipe d’approvisionnement d’EDSC a affiché des processus dans le Catalogue iService. Suivez ces processus.
4.3 Que se passe-t-il si le prix total (taxes incluses) dépasse les limites de mes pouvoirs délégués ?
Au-delà des limites monétaires de vos pouvoirs délégués, un gestionnaire de niveau supérieur ou un cadre (généralement d’un centre financier de niveau plus élevé, « roll up ») de votre organisation devra approuver et signer les documents d’achat. Cela comprend, par exemple, toutes les signatures requises en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. Des renseignements généraux sur la délégation des pouvoirs se trouvent dans le Manuel de Délégations de pouvoir.
4.4 Qu’est que c’est la différence entre les autorités qui possèdent l’Équipe d’approvisionnement et les autorités d’un gestionnaire ? Est-ce que l’Équipe d’approvisionnement peut autoriser un achat sans l’implication du gestionnaire ?
En général, un gestionnaire de centre financier ou un de ses employés peut faire des achats de faible valeur (voir lien ci dessus) lui-même sans l’intervention d’un spécialiste d’approvisionnement.
Il existe au moins deux types de pouvoirs pour les achats. Le gestionnaire délégué de centre financier détient le pouvoir de signer en vertu de l’article 32 (budget/engagement – aussi appelé le pouvoir d’engager des dépenses) et de l’article 34 (réception – c’est-à-dire, la confirmation que le bien ou le service a été reçu selon le contrat) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
Le spécialiste d’approvisionnement détient le pouvoir de passation des marchés, c’est à dire le pouvoir légal de conclure des contrats au nom du GC. Il est essentiel que ce pouvoir de passation des marchés demeure séparé des pouvoirs des gestionnaires en vertu des articles 32 et 34 LGFP, ainsi que du pouvoir de payer en vertu de l’article 33 LGFP. Ce principe de ségrégation des tâches aide à éviter la fraude et à diminuer le risque de conflits d’intérêts.
Au sein de l’Équipe d’approvisionnement d’EDSC, nous avons établi une structure de délégation pour le pouvoir de passation des marchés. Votre spécialiste d’approvisionnement devrait obtenir la signature d’un spécialiste principal, en fonction de la valeur monétaire de l’achat.
En outre, ce sont les gestionnaires des centres financiers et leurs employés qui sont les mieux placés pour déterminer exactement ce dont ils ont besoin. C’est pour cette raison que l’Équipe d’approvisionnement d’EDSC ne peut pas préparer un contrat ou effectuer un achat sans avoir obtenu des détails concernant les besoins précis de votre organisation, en fonction de la valeur monétaire et de la complexité de l’achat. Si nous ne savons pas exactement quel est votre besoin, comment pouvons-nous vous aider à le combler ? Nous vous offrons de la formation sur la définition de vos besoins.
4.5 Qu’est-ce que signifie l’autorisation d’un gestionnaire en vertu de l’article 32 de la LGFP ?
Une autorisation en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques signifie que des fonds non grevés sont disponibles dans le budget du gestionnaire pour l’achat concerné et que le gestionnaire détient le pouvoir délégué requise. Pour les demandes d’achat, on effectue cette autorisation par voie électronique dans maSGE.
4.6 Qu’est-ce que signifie l’autorisation d’un gestionnaire en vertu de l’article 34 de la LGFP ?
Une autorisation en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques signifie que les biens ou services figurant sur la facture ont bel et bien été livrés ou reçus selon le contrat et que le gestionnaire détient le pouvoir délégué requise. Pour la plupart, on effectue cette autorisation par voie électronique dans maSGE.
Pour savoir quels documents vous devriez conserver, ou si vous êtes incertains quant à l’autorisation en vertu de l’article 34 d’une certaine facture (surtout dans les cas de services professionnels), consultez la boîte d’outils pour la gestion des marchés.
5. Questions concernant maSGE (SAP)
5.1 Qu’est-ce que c’est maSGE (SAP) ? Ou peux-je trouver de la formation ?
Pour des renseignements détaillés au sujet de maSGE, visitez la page d’accueil d’iService.
6. Questions concernant les anciens fonctionnaires qui touchent une pension ou qui reçoivent un paiement forfaitaire
6.1 Qu’est-ce qu’un marché conclu avec un ancien fonctionnaire recevant un paiement forfaitaire ou touchant une pension ?
Un marché avec un ancien fonctionnaire recevant un paiement forfaitaire, tel que la Mesure de soutien à la transition (MST), ou touchant une pension n’existe que lorsqu’il y a un contrat direct entre EDSC et l’ancien fonctionnaire en question. Il pourrait s’agir de tout contrat entre EDSC et l’ancien fonctionnaire en tant qu’individu, ou entre EDSC et une petite entreprise (dont l’ancien fonctionnaire est propriétaire, ou qui est gérée en grande partie par celui-ci).
Cependant, ce qui suit ne constituent pas de marchés conclus avec des anciens fonctionnaires.
- Les contrats avec les grandes entreprises employant des anciens fonctionnaires. Le fait qu’une grande entreprise passe des marchés publics ne pénalise en aucun cas les anciens fonctionnaires qui s’adonnent à travailler au sein de cette entreprise. Cela ne correspondrait ni à la raison ni au contenu de la politique fédérale (voir « conflits d’intérêt » ci-dessous, sous « Y a-t-il d’autres renseignements essentiels ? »).
- Les contrats de travail, tels que les emplois occasionnels ou les emplois pour une durée indéterminée, ceux qui ne constituent pas un contrat au sens de la politique. À défaut, ils constituent un contrat de travail. Dans ce cas, l’ancien fonctionnaire aura peut-être besoin de rembourser un montant du paiement forfaitaire (voir la prochaine question).
- Les services d’aide temporaire (SAT, agences de placement temporaire) : dans ce cas, le contrat est entre EDSC et l’agence et non l’ancien fonctionnaire. Les règles ressemblent à celles des contrats avec les grandes entreprises. (Si un ancien fonctionnaire était propriétaire ou gérait l’agence au complet, la politique pourrait s’appliquer.)
D’autres restrictions peuvent s’appliquer. Voir les questions suivantes.
6.2 Que devrais-je faire si le marché est conclu avec un ancien fonctionnaire recevant un tel paiement, conformément à la question précédente ? La personne aura-t-elle à rembourser le montant du paiement forfaitaire ?
Il est important de conserver les documents démontrant que l’ancien fonctionnaire reçoit un paiement et qu’un contrat est en place. Conservez ceux-ci dans votre dossier relatif au besoin. Tous les marchés conclus avec les anciens fonctionnaires devraient « résister à l'examen scrupuleux du public et refléter un emploi équitable des fonds publics » (Politique sur les marchés du CT, section 16.1).
Au cours de la période du paiement forfaitaire, l’ancien fonctionnaire ne peut seulement recevoir des contrats jusqu’à un montant total de 5 000 $. La « période du paiement forfaitaire » est définie par le nombre de semaines payées dans le cadre de la Mesure de soutien à la transition (MST). Par exemple, un ancien fonctionnaire ayant reçu un salaire de MST pendant 6 semaines n’est admissible qu’à des contrats d’un montant cumulé de 5 000 $ durant les 6 semaines après avoir quitté la fonction publique. Cette limite implique seulement le MST, donc la durée de cette limite ne touche pas le nombre de semaines liées aux autres paiements, telle qu’une indemnité de départ.
Vous devez vous assurer que tout marché conclu avec un ancien fonctionnaire recevant un paiement forfaitaire se limite au montant en dollars approprié.
Si l’ancien fonctionnaire touche une pension et s’il est retraité depuis moins d’un an, une autre limite de frais s’applique. Informez le spécialiste d’approvisionnement affecté à votre demande d’achat que cette situation s’applique et celui-ci vous informera des limites de frais qui s’appliqueraient au contrat.
L’ancien fonctionnaire n’aura pas à rembourser le paiement forfaitaire s’il n’a qu’un contrat avec le gouvernement fédéral. La situation où l’ancien fonctionnaire doit rembourser ce montant se produit lorsque celui-ci a été réembauché, c’est-à-dire, nommé à un poste au sein de la fonction publique (contrat de travail). Ceci n’est pas un contrat (voir la question précédente).
6.3 Y a-t-il d’autres renseignements essentiels en ce qui concerne le travail avec les anciens fonctionnaires ?
D’autres limites s’appliquent après que les anciens fonctionnaires ont quitté la fonction publique. Un ensemble de règles important provient de la Politique sur les conflits d’intérêt et l’après mandat du Conseil du Trésor (voir Annexe B). Ce document décrit les types d’autres emplois que les anciens fonctionnaires, en particulier les cadres supérieurs, peuvent ou non accepter un certain temps après avoir quitté la fonction publique.
La divulgation proactive s’applique maintenant aux marchés conclus avec d’anciens fonctionnaires, suite à une modification de la politique du Conseil de Trésor. Chaque trimestre, tous les contrats avec d’anciens fonctionnaires ayant un montant de 10 000 $ ou plus (toutes taxes et modifications incluses) seront affichés sur le site web de Divulgation proactive d’EDSC. De plus, une liste de tous les marchés conclus avec d’anciens fonctionnaires sera transmise au Ministre chaque année.
7. Autres questions
7.1 Quels documents dois-je conserver ? Quels documents sont conservés par l’Équipe d’approvisionnement d’EDSC ?
En général, votre groupe doit conserver la plupart des documents associés à un achat, c’est-à-dire tous les documents préparés en vue de l’achat, au cours du processus d’achat, et une fois le marché conclu.
Pour toutes signatures originales, conservez les documents en papier. (Si vous devez envoyer le document original à un autre groupe, comme le groupe des comptables, envoyez-le. Gardez une copie papier ou électronique.)
Vous pouvez sauvegarder la plupart des autres documents sous format électronique, et vous n’avez pas besoin de les imprimer ! Suivre les pratiques exemplaires en GI.
En général, l’Équipe d’approvisionnement d’EDSC conservera des copies des documents comme le contrat lui-même et tout document définissant les besoins ou la demande de propositions (s’il y a lieu). Cela dit, vous devriez également en garder une copie. Il sera moins compliqué pour vous de consulter une copie gardée à l’interne et cela constitue une pratique exemplaire pour la gestion des marchés (voir le lien à la boîte d’outils pour la gestion des marchés, fourni ci-dessus).
7.2 Comment est-ce qu’on traite les Lettres d’entente interministérielles (LEI) et les Protocoles d’entente (PE) dans maSGE ?
Les gestionnaires des centres financiers doivent négocier et documenter les LEI et PE sans impliquer l’Équipe d’approvisionnement d’EDSC. Le seul élément que vous devez entrer dans maSGE est de créer des fonds affectés, pour le paiement. Les gestionnaires et leurs équipes doivent créer ces fonds affectés sans communiquer avec l’Équipe d’approvisionnement.
7.3 Comment est-ce qu’on traite les contrats qui touchent de la propriété intellectuelle (PI) ?
Des renseignements détaillés au sujet des contrats qui touchent la propriété intellectuelle (PI) sont affichés sur le site iService du Centre d’excellence sur la propriété intellectuelle (CEPI). Faites références aussi à la Politique sur la gestion de la PI d’EDSC. CEPI travaille étroitement avec l’Équipe d’approvisionnement d’EDSC. Le spécialiste d’approvisionnement qui est affecté à votre demande d’achat peut vous aider avec ces questions. S’il ne trouve pas une solution, il joindra le CEPI.
7.4 Qu’en est-il des modifications et exercices financiers dans maSGE ?
Pour demander de faire une modification ou de transférer la valeur d’un contrat entre des exercices financiers, vous devez mettre à jour la demande d’achat dans maSGE. Vous devez le faire avec une échéance de 10 à 15 jours ouvrables.
7.5 Existe-t-il de la formation sur le processus d’approvisionnement ? Où est-ce que les employés peuvent aller pour en apprendre plus ?
De formation en ligne sans frais est affichée sur le Campus d’apprentissage en ligne (en transition vers une nouvelle plateforme ; visitez la page de formation en approvisionnement pour les nouvelles).
7.6 Avec qui exactement dois-je communiquer pour obtenir de l’aide ?
Des coordonnées pour le groupe d’approvisionnement vous sont fournies.