Congés pour d’autres motifs et temps libre payés

Les conventions collectives ainsi que les politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) contiennent diverses dispositions décrivant les différents types de congés qui peuvent être accordés à un employé. La plupart des conventions collectives contiennent une clause permettant des congés payés ou non payés pour d’autres motifs; tandis que la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales du Secrétariat du Conseil du Trésor (ci-après nommée « la directive ») aborde le concept de temps libre payé.

Les congés pour d’autres motifs et le temps libre payé sont fréquemment associés aux absences où les employés ont été empêchés de se rapporter au travail lors de mauvaises conditions climatiques (p. ex: une tempête de neige) tel que décrit dans les Lignes directrices ministérielles sur la présence au travail lors de mauvaises conditions climatiques.

Dans le contexte de la Covid-19, le présent document devrait être lu parallèlement au Guide pratique sur l’utilisation du congé payé pour d’autres motifs (699).

Le présent bulletin en Relations de travail a comme objectif d’expliquer dans quels cas les congés payés ou non payés pour d’autres motifs et le temps libre payé peuvent être accordés. Il vise à garantir l’uniformité de l’approche à l’égard de la gestion des absences, au sein du ministère.

Le bulletin est divisé en trois (3) principales sections :

• Congé payé pour d’autres motifs
• Congé non payé pour d’autres motifs
• Temps libre payé

Reportez-vous à l’annexe A – Définitions.

Lorsque les circonstances le justifient, les employés se verront accorder un congé payé ou non-payé pour d’autres motifs en vertu leur convention collective. Pour des circonstances similaires, les personnes nommées pour une période déterminée de moins de trois mois, les travailleurs occasionnels et à temps partiel et les étudiants peuvent se voir octroyer du temps libre payé en vertu de la directive. Cette distinction existe notamment lors d’absences ou des retards engendrés par des mauvaises conditions climatiques ou lorsque des circonstances non-attribuables à l’employé l’empêchent de se rendre au travail.

Dans d’autres circonstances, comme le temps accordé pour aller voter ou les rendez-vous médicaux ou dentaires, du temps libre payé sera accordé indépendamment du fait que l’employé soit couvert ou non pas une convention collective.

Lorsqu’un employé demande un congé payé ou non-payé pour d’autres motifs ou du temps libre payé, le gestionnaire doit examiner les circonstances particulières de la demande et prendre sa décision en fonction du bien-fondé de celle-ci. L’octroi de congé payé pour d’autres motifs est discrétionnaire et chaque situation doit être évaluée au cas par cas.

Les personnes ayant le pouvoir délégué, qui approuvent un congé payé ou du temps libre payé ont le droit de planifier ces absences en tenant compte des besoins opérationnels. Toute absence du travail doit être autorisée par la personne ayant le pouvoir délégué^{Note de bas de page 1}

Les gestionnaires devraient communiquer avec les Relations de travail par l’entremise du Centre de services en ressources humaines (CSRH) lorsqu’ils sont incertains s’ils doivent accorder un congé payé ou non-payé pour d’autres motifs ou du temps libre payé.

Il importe de rappeler que le congé payé ou non-payé n’a pas pour but d’étendre les dispositions des clauses existantes des conventions collectives. Par exemple, ces congés ne peuvent être accordés pour permettre à un employé de prendre des vacances alors qu’il aurait épuisé ses crédits de congé annuel; puisqu’il y existe déjà une disposition sur les congés annuels dans la convention collective.

Par ailleurs, il est à noter que si un type de congé dans la directive est déjà prévu dans une convention collective pertinente, les dispositions de cette dernière prévalent.

Les gestionnaires sont encouragés à consulter le Tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines d'EDSC pour connaitre le niveau de délégation approprié à chaque congé.

Application en vertu des conventions collectives

La majorité des conventions collectives ont des dispositions permettant à l’employeur d’accorder un congé payé lorsque des circonstances qui ne sont pas directement attribuables à l’employé l’empêchent de se rendre au travail. Par exemple, la convention collective des Services des programmes et de l'administration (PA) prévoit ce qui suit :

Article 53 : congés payés ou non payés pour d’autres motifs

   53.01 L’employeur peut, à sa discrétion, accorder :

• un congé payé lorsque des circonstances qui ne sont pas directement imputables à l’employé-e l’empêchent de se rendre au travail; ce congé n’est pas refusé sans motif raisonnable;
• (...)

Les autres conventions collectives contiennent des dispositions similaires.

Les situations les plus fréquentes pour lesquelles un congé payé pour d’autres motifs est accordé sont les suivantes (sans s’y limiter) :

• Intempéries
• Fermetures de route dues à un accident
• Retards imprévus du transport en commun
• Dommages majeurs à la propriété

Toutes demandes de congé payé résultant d’une situation où les mauvaises conditions climatiques (intempéries) sont en cause (y compris la fermeture de bureau) doivent être évaluées à la lumière des Lignes directrices sur la présence au travail lors de mauvaises conditions climatiques.

Par ailleurs, les conventions collectives contiennent aussi des dispositions selon lesquelles l’employeur peut accorder un congé payé à des fins autres que celles indiquées dans la convention collective. À titre d’exemple, la convention collective des PA inclut ce qui suit :

   53.01 L’employeur peut, à sa discrétion, accorder :

• (...)
• un congé payé ou non payé à des fins autres que celles indiquées dans la présente convention.

Avant d’accorder un congé payé en vertu de cet article ou d’un article équivalent dans une convention collective, les gestionnaires sont encouragés à communiquer avec les Relations de travail, par l’entremise du CSRH.

Application en vertu de la directive

En vertu de l’Annexe A de la directive, l’employeur peut accorder un congé payé pour les raisons suivantes :

• Obligations religieuses
• Activités d’ordre récréatif ou personnel ou autres occasions spéciales
• Participation à des manifestations sportives internationales
• Servir dans la réserve des Forces canadiennes

La directive contient plusieurs éléments à prendre en considération pour chacune des situations citées ci-dessus et, dans certains cas, elle dicte des modalités de travail alternatifs à mettre en place avec l’employé (p. ex reprise de temps). Il importe donc que les gestionnaires se réfèrent à la directive avant d’approuver un congé payé pour d’autres motifs dans de telles circonstances.

Application en vertu des conventions collectives

Les conventions collectives ont des dispositions qui permettent à l’employeur d’accorder un congé non payé pour des conditions non prévues dans la convention collective. L’employeur peut, à sa discrétion, accorder un tel congé en s’appuyant sur les circonstances particulières de la situation.

À titre d’exemple, la convention collective des PA contient la disposition suivante :

   53.01 L’employeur peut, à sa discrétion, accorder :

• (...)
• un congé payé ou non payé à des fins autres que celles indiquées dans la présente convention.

Les autres conventions collectives contiennent des articles similaires.

Avant d’accorder un congé non-payé en vertu de cet article ou d’un article équivalent dans une convention collective, les gestionnaires sont encouragés à communiquer avec les relations de travail, par l’entremise du CSRH.

Application en vertu de la directive

En vertu l’Annexe B de la directive, l’employeur peut accorder un congé non payé pour les raisons spécifiques suivantes :

• Maladie
• Blessure survenue au travail
• Emploi dans le cabinet d’un ministre, d‘un ministre d’état, d’un secrétaire d’état ou d’un député
• Personne se portant ou devenant candidate à des élections fédérales, provinciales, territoriales ou municipales conformément à la partie 7 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique
• Personne servant dans la réserve des Forces canadiennes

Une fois de plus, la directive contient plusieurs éléments à prendre en considération avant d’accorder un congé non-payé dans chacune des situations citées ci-dessus. Les gestionnaires doivent se référer au libellé de la directive avant d’approuver un tel congé.

S’ils sont incertains de la façon dont la directive doit être interprétée et appliquée, les gestionnaires devraient communiquer avec les Relations de travail par l’entremise du CSRH.

En vertu de l’Annexe A de la directive, l’employeur peut accorder du temps libre payé dans les circonstances suivantes :

• Exercice du droit de vote
• Mauvaises conditions climatiques ou environnementales
• Rendez-vous chez le médecin ou le dentiste

L’intention est d’accorder du temps libre payé pour que les employés puissent remplir leurs obligations sociétales ou, dans des circonstances où l’employeur juge que les employés ne devraient pas avoir à assumer une perte de revenu.

Exercice du droit de vote

La directive stipule que « [t]oute personne nommée à l'administration publique centrale, y compris les personnes nommées à titre de travailleurs occasionnels et les personnes nommées pour une période de moins de trois mois, doit se voir accorder du temps libre payé pour voter […] aux élections fédérales, provinciales, territoriales et municipales… »^{Note de bas de page 2}

La directive contient des renseignements utiles quant au temps qui peut être accordé aux employés pour aller voter. S’ils sont incertains de la façon dont la directive doit être interprétée et appliquée dans ces circonstances, les gestionnaires devraient communiquer avec les Relations de travail par l’entremise du CSRH.

Mauvaises conditions climatiques ou environnementales

Selon la directive, en cas de retard ou d’incapacité à se présenter au travail, ou de fermeture de bureaux, engendrés par de mauvaises conditions climatiques, il peut être approprié d’exercer un pouvoir discrétionnaire en accordant du temps libre payé aux personnes nommées pour une période déterminée de moins de trois mois, aux travailleurs occasionnels et à temps partiel et aux étudiants.

Les gestionnaires doivent consulter les Lignes directrices sur la présence au travail lors de mauvaises conditions climatiques pour toutes demandes de temps libre payé résultant d’une situation où les mauvaises conditions climatiques (intempéries) sont en cause.

Rendez-vous chez le médecin ou le dentiste

L’application la plus connue du temps libre payé est sans contredit celle pour les rendez-vous médicaux et dentaires.

De manière générale, il importe de savoir que seuls les rendez-vous de routine, périodiques ou bilans de santé sont couverts. En contrepartie, les rendez-vous médicaux pour le traitement de conditions particulières ne donnent pas droit au temps libre payé et devraient être déduits des crédits de congé de maladie de l’employé.

Lorsque les circonstances le justifient, l’employé peut se voir accorder du temps libre payé pour la durée du rendez-vous, jusqu’à concurrence de 3,75 heures par rendez-vous.

De plus amples renseignements sur le temps libre payé pour rendez-vous médical et dentaire sont disponibles dans la section « Foire aux questions » des relations de travail.

• Congé payé (leave with pay) – Désigne un congé de travail autorisé et payé, conformément à la convention collective ou aux conditions d’emploi applicables.
• Congé non payé (leave without pay) - Désigne un congé de travail autorisé et non payé, conformément à la convention collective ou aux conditions d’emploi applicables, sans qu’il y ait interruption de la continuité d’emploi.
• Employé : désigne toute personne définie comme « fonctionnaire » en vertu de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral.
• Temps libre payé (time off with pay) - Pour l’application de la directive, désigne un congé de travail payé qui est accordé pour l’une des trois raisons suivantes : temps libre pour aller voter; congé accordé en raison de mauvaises condition météorologiques ou environnementales; temps libre pour se rendre à un rendez-vous chez le médecin ou le dentiste.