Lignes directrices sur la présence au travail lors de mauvaises conditions climatiques

Contexte

Les conditions météorologiques rigoureuses font partie de la vie au Canada. Parfois, le mauvais temps interrompt les pratiques habituelles en matière de déplacements, et les employés arrivent en retard au travail ou s’absentent du travail en raison de circonstances indépendantes de leur volonté. Si les conditions climatiques sont très mauvaises, la haute direction peut également arrêter ou interrompre les activités opérationnelles pour assurer la sécurité des employés ou pour répondre à une urgence communautaire. Les présentes lignes directrices devraient être lues parallèlement au plan de continuité des opérations pertinent et, au Guide pratique sur l’utilisation du congé payé pour d’autres motifs (699), dans le contexte du Covid-19.

Objectif

Les présentes lignes directrices ont été élaborées pour aider les gestionnaires lors de situations où les conditions météorologiques empêchent les employés de se présenter au travail, y compris les fermetures de bureaux. Elles garantiront également l’uniformité de l’approche à l’égard de la gestion des absences du travail engendrées par le mauvais temps.

Définitions

Reportez-vous à l’annexe A – Définitions.

Application

Ces lignes directrices s’appliquent à tous les employés d’Emploi et Développement social Canada, y compris les employés occasionnels, les étudiants, les travailleurs à temps partiel et les employés nommés pour une période déterminée de moins de trois mois (y compris le Programme du travail et Service Canada).

Exigences

Les gestionnaires doivent prendre des mesures raisonnables pour assurer la sécurité des employés, tout en tenant compte des répercussions opérationnelles de toute interruption des activités sur nos services au public.

Selon la nature des activités opérationnelles et la durée prévue de toute interruption de l’horaire de travail normal, des aménagements alternatifs de travail peuvent, à la discrétion de la direction, être appropriés. Il peut s’agir notamment de la réaffectation du travail ou du changement du lieu de travailNote de bas de page 1, d’une modification des heures normales de travail (p. ex. entre 7 h et 18 h selon la convention collective des PA) ou du travail à distance.

On s’attend à ce que les employés capables de travailler à distance (incluant ceux qui le font de façon ponctuelle) le fassent si le bureau doit fermer pour cause de mauvais temps, s’ils disposent des outils pour le faire, sauf si d’autres types de congés s’appliquent (p. ex. congé payé pour obligations familiales, vacances).

Chaque situation doit être évaluée au cas par cas.

Les gestionnaires devraient communiquer avec les Relations de travail (CSRH) lorsqu’ils sont incertains si les employés peuvent se prévaloir d’un Autre congé payé.

Demande de congé

Lorsque des employés demandent un congé parce que le mauvais temps les a empêchés de se présenter au travail et qu’ils ne peuvent pas travailler à distance, le gestionnaire doit examiner les circonstances particulières associées à la demande et prendre sa décision en fonction du bien-fondé de celle-ci.

Un autre congé payé pourrait être accordé dans les cas où un employé :

  • est incapable de se présenter au travail en raison du mauvais temps;
  • fait des efforts raisonnables pour se présenter au travail;
  • tient son supérieur hiérarchique au courant de la situation;
  • ne peut se prévaloir d’aménagements alternatifs de travail;
  • n’est pas en mesure de travailler en raison de circonstances qui ne lui sont pas directement imputables;
  • est autrement disponible pour travailler.

Les employés ne peuvent normalement pas bénéficier d’un autre congé payé dans les circonstances suivantes :

  • Ils devraient pouvoir se présenter au bureau, mais choisissent de ne pas le faire par choix personnelNote de bas de page 2;
  • Des aménagements alternatifs de travail seraient appropriés, mais les employés choisissent de ne pas travailler pour des raisons personnelles.
  • Ils ne seraient pas autrement disponibles pour travailler (p. ex. en raison de responsabilités familiales).
  • Ils n’ont pas fait d’efforts raisonnables pour arriver au travail dans un délai raisonnable (p. ex. l’employé a quitté son domicile à la même heure que d’habitude, alors qu’il savait que les conditions routières étaient difficiles et pouvaient avoir une incidence sur ses déplacements).
  • Les avis ou avertissements relatifs aux conditions routières émis par les autorités locales n’indiquaient pas de risques pour la sécurité.

Chaque situation doit être évaluée au cas par cas. Les gestionnaires doivent tenir compte des circonstances particulières et exercer un pouvoir discrétionnaire raisonnable. Veuillez consulter l’annexe B – Scénarios pour certains exemples.

Aspects à prendre en considération

Dans tous les cas de fermeture de bureaux en raison de mauvaises conditions climatiques, les employés qui disposent d’outils adéquats pour travailler à distance sont tenus de le faire pour minimiser l’incidence sur les opérations.

Les employés qui seraient autrement au travail ce jour-là, mais qui ne peuvent pas travailler à distance (pas d’accès au RPV ou à AppGate) doivent discuter d’aménagements alternatifs de travail avec leur superviseur. Cela pourrait inclure l’attribution de tâches qui ne nécessitent pas l’accès au réseau (p. ex. suivre une formation sur Saba ou faire de la lecture).

Si de tels arrangements ne sont pas possibles, les employés peuvent avoir droit à un autre congé payé. Dans ces circonstances, ils doivent rester disponibles et leur superviseur doit pouvoir les joindre en cas de changement de situation et de reprise des activités normales.

Pour déterminer si les employés étaient dans l’impossibilité de se présenter au travail pour des motifs qui ne leur sont pas directement attribuables, les facteurs suivants peuvent être pris en considération :

  • la nature des conditions météorologiques au moment des faits, y compris la quantité et le type de précipitations;
  • les conditions routières anticipées, y compris l’entretien et le dégagement des routes;
  • les avis ou avertissements relatifs aux conditions routières émis par les autorités locales;
  • les conséquences des conditions climatiques sur les transports publics, les écoles et les autres employeurs;
  • les difficultés liées à l’accessibilité auxquelles certains employés handicapés peuvent faire face;
  • les mesures raisonnables prises par les employés pour s’assurer de pouvoir se rendre au travail à l’heure prévue, notamment partir plus tôt, envisager des moyens de transport alternatifs et aborder les circonstances familiales à l’avance;
  • le fait que les employés ont déployé ou non des efforts raisonnables pour se rendre au travail pendant toute la durée de leur quart de travail normalement prévu et qu’ils aient ou non avisé leur superviseur de leur situation.

Les employés pour lesquels un congé de maladie, un congé annuel, un horaire de travail variable (c.-à-d. semaine de travail comprimée) avait préalablement été approuvé ou, qui ne se seraient pas présentés au travail ce jour-là, ne peuvent modifier leurs arrangements et ne se verront pas remboursés leurs crédits de congé.

Pour tous les exemples ci-dessus, des précisions supplémentaires sont fournies dans la Foire aux questions qui figure à l’annexe C.

Rôles et responsabilités

Il incombe aux gestionnaires délégués :

  • d’appliquer la convention collective et les politiques de l’employeur – cela comprend des dispositions permettant d’accorder d’autres congés payés lorsque les employés ne peuvent pas se présenter au travail en raison de circonstances indépendantes de leur volonté;
  • d’examiner chaque situation indépendamment, afin de déterminer quand un autre congé payé est raisonnables et appropriés.

Les employés sont tenus de :

  • travailler selon leur horaire de travail prévu dans la mesure du possible;
  • se tenir informés des conditions météorologiques et prendre des précautions raisonnables nécessaires pour pouvoir se présenter au travail à l’heure et en toute sécurité;
  • rester en communication avec leur superviseur et les informer de leur situation personnelle si des conditions météorologiques défavorables les empêchent de se présenter au travail ou qu’elles engendrent un retard;
  • continuer à faire des tentatives pour venir au bureau de manière sécuritaire ou discuter d’aménagements alternatifs de travail avec leur supérieur.

Les Relations de travail doivent :

  • Fournir des conseils et de l’orientation aux gestionnaires sur l’application uniforme des politiques en matière de congé, notamment sur le type de congé le plus approprié dans une situation donnée.

Demandes de renseignements

Les gestionnaires doivent communiquer avec les Relations de travail par l’entremise de l’application Web du Centre de services des ressources humaines (CSRH) pour obtenir des conseils et de l’orientation sur ces politiques et lignes directrices.

Conseils et orientation: Application Web du CSRH – Formulaire de demande de renseignements généraux en RH

Lois, politiques et autres

Annexe

  • Annexe A – Définitions
    Mauvaises conditions environnementales en milieu de travail :
    Cela comprend notamment les pannes d’électricité ou du système de chauffage.
    Aménagements alternatifs de travail :
    Aux fins des présentes lignes directrices, il peut s’agir d’une modification de l’horaire de travail ou du lieu de travail (la Directive sur les voyages du CNM peut s’appliquer), d’un étalement des heures de travail ou du travail à distance.
    Mauvaises conditions climatiques :
    Des conditions météorologiques défavorables, qui peuvent inclure d’importantes tempêtes de neige ou des inondations (aussi appelées : « Mauvais temps »).
    Gestionnaires :
    Employé qui a la responsabilité d’exercer les pouvoirs qui lui sont délégués en matière de ressources humaines (p. ex. délégation en matière de dotation et/ou de finances). En plus de veiller à l’atteinte des résultats opérationnels et à l’exécution des fonctions générales de gestion, un gestionnaire dirige les gens, reconnaît et récompense les réalisations, gère le rendement, voit au perfectionnement du personnel, gère le changement et promeut les valeurs, l’éthique et la culture de l’organisation.
    Autre congé payé :
    Aux fins des présentes lignes directrices, une absence autorisée et rémunérée du travail, pour une courte durée, en raison de mauvaises conditions météorologiques ou environnementales (Autre congé payé – Autre – Autres – Pas relié au COVID). Cela comprend le congé payé pour d’autres motifs, conformément à la convention collective applicable, et le temps libre payé, défini à l’annexe A de la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales.
  • Annexe B – Scénarios

    Scénario 1

    Bob vit à la campagne et a une longue allée de gravier. Après une forte tempête de neige, l’entreprise qui déneige son allée ne s’est pas présentée pendant trois jours. Bob a soutenu qu’il n’avait pas pu se présenter au travail pendant trois jours.

    Aspects à prendre en considération

    • Bob avait-il d’autres options pour dégager son allée?
    • A-t-il envisagé d’autres moyens de transport?

    Les employés doivent prendre des mesures raisonnables en fonction des prévisions météorologiques et trouver des solutions de rechange à leurs pratiques habituelles lorsque cela est nécessaire. En fin de compte, Bob doit démontrer qu’il a fait des efforts raisonnables pour se présenter au travail et qu’il ne lui était pas possible de le faire. En outre, il aurait dû discuter d’aménagements alternatifs de travail avec son gestionnaire.

    Scénario 2

    Mary, José, Albert et Matt travaillent tous dans le même bureau. Ils avaient tous plusieurs heures de retard après une nuit de grésil et de pluie verglaçante. Gian, autre employé du même bureau, n’a pas pu se rendre au travail, car sa voiture était bloquée et qu’il n’y a pas d’autobus dans son quartier. D’autres employés qui sont arrivés au bureau ont fait état d’un ralentissement de la circulation et de conditions difficiles.

    Aspects à prendre en considération

    • Les employés ont-ils envisagé un autre moyen de transport?
    • Ont-ils fait des tentatives répétées pour venir travailler tout au long de leur journée de travail?
    • Ont-ils communiqué régulièrement avec leur superviseur tout au long de leur journée de travail?
    • Ont-ils discuté d’aménagements alternatifs de travail avec leur superviseur?

    Lorsque plusieurs employés vivent la même expérience, il est souvent raisonnable de supposer que la perturbation était généralisée. Par ailleurs, il faut garder en tête que les circonstances individuelles peuvent être uniques.

    Scénario 3

    Il fait -45 °C à Winnipeg, et aucun des véhicules de Cheryl ne démarre. Elle a essayé de prendre l’autobus, mais est rentrée chez elle après une demi-heure, car il faisait trop froid pour attendre dehors. Lorsqu’elle a appelé un taxi, on lui a dit que l’attente serait de deux heures.

    Aspects à prendre en considération

    Cheryl a fait plusieurs tentatives et a envisagé d’autres moyens de transport. Elle doit communiquer avec son supérieur au sujet de sa situation et discuter d’aménagements alternatif de travail (p. ex. travailler à distance). Si de tels arrangements ne sont pas possibles, Cheryl doit continuer à essayer de se présenter au travail et en informer son superviseur tout au long de la journée.

    Scénario 4

    Le lendemain d’une violente tempête, les écoles sont fermées et il est impossible de circuler dans les rues. Ray passe une heure à déneiger l’allée, mais la gratte n’est pas passée dans la rue. Les enfants sont à la maison et il n’a pas d’autre solution pour la garde des enfants. Ray appelle sa superviseure et lui dit qu’il ne peut pas se rendre au travail ce jour-là.

    Aspects à prendre en considération

    Les employés sont tenus de faire des tentatives raisonnables pour se présenter au travail selon l’évolution de la situation au cours de la journée. Dans ce cas, Ray doit communiquer avec sa superviseure au sujet de sa situation et discuter d’aménagements alternatif de travail (p. ex. travail à distance ou étalement des heures de travail). Si de tels arrangements ne sont pas possibles, Ray doit continuer à essayer de se présenter au travail tout au long de la journée.

    Pour avoir droit à un autre congé payé, l’employé doit être autrement disponible pour travailler, malgré le mauvais temps. Si les circonstances familiales sont la raison pour laquelle l’employé ne peut travailler, un congé payé pour obligations familiales doit être demandé.

    Scénario 5

    François a passé la fin de semaine au Mont-Tremblant. Après un séjour formidable sur les pentes de ski, il se retrouve dans l’impossibilité de rentrer à Montréal, car l’autoroute est fermée en raison d’une tempête de neige. Il appelle son supérieur pour lui dire qu’il est bloqué dans ses déplacements jusqu’à ce que les conditions météorologiques s’améliorent.

    Aspects à prendre en considération

    Un autre congé payé peut être approprié même lorsque les employés se retrouvent bloqués loin de leur domicile. Le gestionnaire doit se demander si François aurait pu raisonnablement anticiper la tempête et rentrer chez lui en toute sécurité avant que les routes ne deviennent impraticables. Dans les circonstances décrites ci-dessus, François doit également tenir son superviseur informé de la situation et se présenter au travail dès qu’il peut le faire en toute sécurité.

    Scénario 6

    Après une nuit de neige abondante et de pluie verglaçante, les routes sont impraticables dans la communauté et les pannes d’électricité sont nombreuses. Les prévisions annoncent des vents extrêmement forts et une quantité encore plus importante de neige. La police déconseille tout déplacement non essentiel sur les routes locales. Après avoir consulté le cadre dirigeant de la Gestion des services, le directeur de secteur annonce que le bureau local sera fermé toute la journée. De nombreux employés appellent leur superviseur pour savoir s’ils doivent se présenter au bureau.

    Aspects à prendre en considération

    Dans tous les cas de fermeture de bureau en raison d'intempéries, les employés qui sont convenablement installés pour travailler à distance sont tenus de le faire.

    Les employés qui seraient autrement au travail ce jour-là et qui ne sont en mesure de travailler à distance (pas d'accès au RPV ou à AppGate) doivent discuter, avec leur superviseur, de la possibilité d'effectuer des tâches alternatives ne nécessitant pas d'accès au réseau (lectures, formation sur Saba, etc.)

    Si aucun travail alternatif n'est disponible, les gestionnaires peuvent accorder un autre congé payé. Dans ces circonstances, les employés doivent rester disponibles et leur superviseur doit être en mesure de les joindre en cas de changement de situation et de reprise des activités normales.

    Les employés pour lesquels un congé de maladie, un congé annuel, un horaire de travail variable (c.-à-d. semaine de travail comprimée) avait préalablement été approuvé ou, qui ne se seraient pas présentés au travail ce jour-là, ne peuvent modifier leurs arrangements et ne se verront pas remboursés leurs crédits de congé.

    Scénario 7

    Alors que Charmaine travaillait de la maison, une panne de courant est survenue aux alentours de 10 h00. Peu de temps après, elle a découvert qu'une grande partie de son quartier et des environs avaient perdu l'électricité en raison de vents violents qui ont fait tomber des lignes électriques. Charmaine a appelé son gestionnaire pour l'informer qu'elle ne savait pas quand le courant serait rétabli et quand elle pourra reprendre le travail. Le bureau auquel elle se rapporte (c'est-à-dire, le lieu de travail) est ouvert et il n’est pas affecté par la panne.

    Aspects à prendre en considération

    Si les conditions météorologiques le permettent et qu’il est raisonnable pour Charmaine d’être présente sur les lieux du travail (c.-à-d. il n’y a pas de limite de capacité dans le bureau ; il lui reste encore plusieurs heures à travailler dans sa journée), elle devrait discuter de l’option de se rendre au travail avec son superviseur.

    Si cela n’est pas possible, Charmaine et son superviseur peuvent envisager d’autres options, comme celle d’ajuster son horaire de travail de manière à lui permettre de travailler la balance de ses heures lorsque l’électricité sera de retour et/ou celle de s’adonner à des tâches qui ne requièrent pas d’accès à un ordinateur (p. ex. faire de la lecture).

    Selon la nature des activités et la durée prévue de l’interruption à l'horaire de travail normal, des aménagements alternatifs de travail peuvent, à la discrétion de la gestion, être appropriées. Ceux-ci comprennent une modification des heures de travail normales ou la réaffectation du travail ou du lieu de travail (la Directive sur les voyages du CNM peut s'appliquer).

    Si de tels arrangements ne sont pas réalisables, les gestionnaires devraient évaluer les circonstances individuelles et pourraient accorder un autre congé payé. Dans ces circonstances, Charmaine doit rester disponible et tenir son superviseur au courant de la situation tout au long de la journée.

    Pour tous les exemples ci-dessus, des précisions supplémentaires sont fournies dans la Foire aux questions figurant à l’annexe C.

  • Annexe C – Foire aux questions

    1. Les employés qui travaillent à distance en ce moment (à leur domicile pour la plupart), que ce soit à temps plein ou de façon ponctuelle, doivent-ils continuer à travailler si leur bureau d’attache doit fermer en raison du mauvais temps?

      On s’attend à ce que les employés capables de travailler à distance le fassent dans ces circonstances, puisqu’ils disposent d’un accès à AppGate ou au RVP; sauf si d’autres types de congés s’appliquent (p. ex. congé payé pour obligations familiales, congé personnel, vacances).

    2. Certains employés travaillent sur place, mais disposent d’outils adéquats pour faire du travail à distance. Sont-ils tenus de travailler de la maison si le bureau doit fermer en raison du mauvais temps?

      On s’attend à ce que les employés travaillent à distance si le bureau doit fermer pour cause de mauvais temps, s’ils disposent des outils pour le faire; sauf si d’autres types de congés s’appliquent (p. ex. congé payé pour obligations familiales, vacances). Les gestionnaires doivent s’assurer que l’environnement de travail à distance est conforme aux exigences en matière de santé et de sécurité au travail (SST) et de sécurité; ils doivent également gérer les situations découlant de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, le cas échéant.

    3. Si le bureau demeure ouvert, un employé peut-il refuser de se présenter au travail en raison du mauvais temps (p. ex. l’employé est inquiet pour sa sécurité, en raison de la distance à parcourir, des conditions météorologiques à son lieu de résidence, des heures de travail qu’il reste avant la fin de la journée) ou pour des raisons personnelles, comme une panne d’électricité?

      Si le bureau est ouvert, les employés doivent déployer des efforts raisonnables pour se présenter au travail. Les gestionnaires peuvent tenir compte des circonstances particulières et utiliser leurs pouvoirs discrétionnaires pour accorder un autre congé payé lorsque l’absence n’est pas directement attribuable à l’employé. Chaque situation doit être évaluée au cas par cas. Si l’employé devrait normalement être en mesure de se présenter au bureau, mais choisit de rester chez lui pour des raisons personnelles, et n’est pas en mesure de travailler à distance, alors il peut demander un congé annuel ou compensatoire. Les gestionnaires examineront la demande de congé et prendront une décision à la lumière des renseignements fournis. Ils sont invités à discuter de telles situations avec les Relations de travail.

    4. Les employés ont-ils le droit d’être payés pour les heures supplémentaires non travaillées en raison du mauvais temps ou de la fermeture des bureaux?

      Les heures supplémentaires prévues mais non travaillées en raison du mauvais temps ou de la fermeture du bureau ne seront pas payées. En vertu de la convention collective, les employés doivent réellement travailler les heures supplémentaires pour qu’elles soient rémunérées.

    5. Comment les dispositions relatives au congé payé sont-elles appliquées dans ces circonstances, pour les employés nommés pour une période déterminée de moins de trois mois, les travailleurs occasionnels, les travailleurs à temps partiel et les étudiants?

      Selon la directive du Conseil du Trésor, en cas de mauvais temps ou de fermeture des bureaux, il peut être approprié d’exercer un pouvoir discrétionnaire en accordant du temps libre payéNote de bas de page 3 aux employés nommés pour une période déterminée de moins de trois mois, aux occasionnels, aux travailleurs à temps partiel et aux étudiants. Tous les aménagements de travail alternatifs raisonnables, y compris le travail à distance, devraient être envisagés avant la prise d’une décision.

    6. Les gestionnaires peuvent-ils demander aux employés de se rendre à un autre lieu de travail?

      Selon les circonstances, il peut être approprié de demander aux employés de se rendre à un autre lieu de travail. La Directive sur les voyages du CMN peut s’appliquer.

    7. Les employés ont-ils le droit de quitter le travail plus tôt lorsque l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que les mauvaises conditions climatiques entraînent un mauvais état des routes ou la fermeture anticipée des garderies et des écoles?

      Si les employés désirent écourter leur journée de travail parce qu’ils jugent que cela vaut mieux pour leur sécurité, parce que leurs déplacements se feront au ralenti ou parce qu’ils doivent s’occuper d’une situation familiale, ils peuvent demander un horaire de travail flexible, utiliser un congé annuel ou compensatoire, ou un congé payé pour obligations familiales, à la condition d’obtenir l’approbation de leur superviseur au préalable.

      Un autre congé payé ne s’applique que si la haute direction décide de fermer un bureau ou d’interrompre les activités et qu’aucune autre option de congé ou aménagements alternatifs de travail (par exemple, le travail à distance) n’est envisageable. Les gestionnaires peuvent tenir compte des circonstances particulières, exercer de la discrétion et accorder un autre congé payé s’ils estiment que les conditions météorologiques et routières sont telles qu’elles représentent un risque pour les employés (cette évaluation est faite au cas par cas).

    8. Dans le cas des employés qui travaillent toujours au bureau et n’ont pas la possibilité de faire du travail à distance, quelle option de congé conviendrait le mieux? Par exemple, si ces employés ne peuvent travailler de la maison en raison d’une limitation fonctionnelle, de la nature de leurs fonctions ou pour une autre raison.

      Lorsque la direction décide de fermer un bureau ou de cesser les activités, et que le travail à distance ou d’autres aménagements alternatifs de travail ne sont pas possibles, les personnes ayant le pouvoir délégué peuvent accorder un autre congé payé, puisque l’employé est empêché de travailler pour des raisons indépendantes de sa volonté.

    9. Quelles mesures un gestionnaire doit-il prendre lorsqu’il refuse une demande de congé payé pour cause de mauvais temps?

      Lorsqu’un gestionnaire estime qu’un autre congé payé n’est pas approprié, il est important qu’il documente les raisons qui motivent sa décision. Les bulletins météorologiques, les avis aux médias concernant l’état des routes, les renseignements sur les transports en commun et d’autres détails pertinents peuvent être utiles dans le cas où la décision est examinée par une tierce partie. Tous les aménagements alternatifs de travail, y compris le travail à distance, devraient être envisagés avant la prise d’une décision concernant le congé demandé.