Congé non payé – Général

Un congé non payé est une absence du travail de six jours ou plus qui est autorisée mais non rémunérée. Le droit d’un employé à un tel congé est déterminé en fonction de son statut d’employé, de ses conditions d’emploi et de la convention collective qui s’applique. Toutes les demandes de congé doivent être soumises manuellement au gestionnaire délégué en vertu de l’article 34 aux fins d’approbation.

Lorsque le Centre des services de paye reçoit la demande de congé autorisé, une lettre est préparée et envoyée à l’employé. Cette lettre décrit les rôles et les responsabilités de l’employé en ce qui concerne les assurances, les avantages sociaux et les retenues pendant la période de congé.

Documents requis :

Responsabilités de l’employé :

  1. Remplissez le formulaire Demande de congé et rapport d’absence (GC‑178) et soumettez-le manuellement à votre gestionnaire délégué en vertu de l’article 34 aux fins d’approbation. Il est important de débuter le processus le plus tôt possible afin d’éviter les retards dans le traitement de votre dossier. Si vous n’êtes pas en mesure de remplir le formulaire, votre gestionnaire délégué en vertu de l’article 34 devient responsable de le faire en votre nom. Votre signature n’est pas obligatoire.

    Ajoutez votre adresse courriel PERSONNELLE sur le formulaire, au cas où le Centre des services de paye ait besoin de communiquer avec vous. Il n’y a pas de champ précis pour inclure ce renseignement.
  2. S’il y a lieu, faire votre demande de prestation d’assurance-emploi en ligne dès que vous cessez de travailler, même si votre relevé d’emploi (RE) n’a pas encore été émis. Vous pouvez utiliser une copie imprimée de votre dernier talon de paye.
  3. Remplissez le formulaire Notification de la séparation – Employé (Départ des employés – Feuille de route concernant les départs – Étape 1 – Lancer le processus de séparation).
  4. Mettez à jour vos données personnelles dans maSGE (PeopleSoft) avant votre départ. Assurez-vous que vos adresses à domicile et postale sont exactes; ceci est important pour toute correspondance future telle que l’envoi des feuillets d’impôts. Veuillez-vous référer à : Comment effectuer un changement d’adresse.
  5. Assurez-vous que toutes vos demandes de congé sont enregistrées dans maSGE (PeopleSoft) pour approbation avant votre départ. Cela permet de s’assurer que le Centre de paye a l’information courante sur vos soldes de congé. Et, s’il y a lieu, faire l’entrée de données de vos heures supplémentaire dans Phénix.

Responsabilité du gestionnaire délégué en vertu de l’article 34 :

IMPORTANT : La paye d’un employé ne sera pas réactivée automatiquement au moment de son retour au travail. Le gestionnaire est responsable de soumettre une demande via le portail le jour même où l’employé revient au travail. Les avis envoyés à l'avance ne seront pas traités. Veuillez-vous référer à l’item du glossaire Retour d’un congé non payé.

Si l’employé n’est pas disponible ou en mesure de remplir ou signer le formulaire Demande de congé et rapport d’absence (GC‑178), vous êtes responsable de le remplir en son nom. Nous vous recommandons d’ajouter une note à cet effet dans la section « Signature de l’employé », par exemple : « L’employé n’est pas disponible pour signer ».

  1. Vous êtes responsable d’ouvrir un billet dans le portail et d’envoyer le formulaire Demande de congé et rapport d’absence (GC‑178) de l’employé.
    • Section : « Je suis un gestionnaire ».
    • Sélectionnez « Actions reliées à la paye ».
    • Remplissez la section « Information de l’employé ».
    • Catégorie : Sélectionnez « Congé ».
    • Sous‑catégorie : « Congé non payé (CNP) de plus de cinq jours – autre que maladie ou maternité/parental ».
    • Date effective : Est la date suivant le dernier jour payé, telle qu’elle est indiquée dans le formulaire de demande de congé.
    • Remplissez la section « Information du gestionnaire ».
    • Commentaires additionnels: Indiquez le type de congé, la période du congé et les renseignements personnels de l’employé (adresse, numéro de téléphone et adresse courriel).
      Exemple : Congé non payé du 27 mai 20XX au 25 octobre 20XX; le dernier jour payé est le 26 mai 20XX; Renseignements personnels :
    • Joindre le formulaire Demande de congé et rapport d’absence (GC‑178).
    • Cliquez sur « Soumettre ».
  2. Si l’employé quitte temporairement le Ministère pour une période de plus de vingt (20) jours ouvrables consécutifs, vous devez suivre le processus de séparation.

    Veuillez consulter le document Départ des employés – Feuille de route concernant les départs pour tous les détails au sujet de ce processus.

  3. Seulement s’il y a lieu (dans le cas des employés nommés pour une période indéterminée) : Si la période du congé non payé est supérieure à neuf mois pour le même type de congé, vous devez soumettre une demande pour la préparation d’une lettre administrative sur les droits et obligations découlant d’un congé non payé pour l’employé par l’entremise du Portail du CSRH.
    • Section : Je suis un gestionnaire.
    • Sélectionnez : « Demande de renseignements généraux sur les RH ».
    • Catégorie : Sélectionnez « Dotation ».
    • Sous-catégorie : Sélectionnez « Congé non payé (CNP) – Préparer la lettre sur les droits et obligations ».
    • Remplissez la section « Renseignements sur le gestionnaire ».
    • Description de la demande : Indiquez le type de congé et la durée totale du congé. Exemple : Congé pour s’occuper de la famille du 1er janvier 20XX au 30 novembre 20XX.
    • Cliquez sur « Soumettre ».
    • Joignez le formulaire Demande de congé et rapport d’absence dûment rempli et signé pour toute la durée du congé.
    • Cliquez sur « Terminer ».
    • Votre conseiller en RH communiquera avec vous et préparera la lettre administrative sur les droits et obligations découlant d’un congé non payé aux fins de signature.

NOTE : La Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales stipule qu’un employé qui est en congé non payé « […] peut être remplacé par voie de nomination pour une période indéterminée […] si le congé est constitué d’une période ou de périodes consécutives de congé du même type de plus d’un an. » Il est important de préparer la lettre administrative pertinente sur les droits et obligations afin que le gestionnaire et l’employé puissent faire un choix éclairé quant à la période du congé non payé et à la dotation du poste en question. En tant que gestionnaire, si vous dotez le poste pour une période indéterminée, conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), votre employé (ou la personne qui le remplace) se voit accorder un droit de priorité de fonctionnaire en congé. Avant de doter le poste, soumettez une demande dans le Portail du CSRH afin d’obtenir des conseils et une orientation de votre conseiller en RH.

Liens utiles :