Guide – Offres d’emploi « sur-le-champ »

Objectif

Le présent guide vise à communiquer aux gestionnaires subdélégués les possibilités qui s’offrent à eux relativement à l’utilisation des offres d’emploi « sur le champ » lorsqu’ils participent à différentes activités de recrutement, dans le but de recruter des personnes talentueuses dans un marché du travail concurrentiel.

Qu’est-ce qu’une offre d’emploi « sur le champ » ?

Il s’agit d’une offre d’emploi faite rapidement et directement à un candidat dès qu’il a été déterminé que celui-ci satisfait ou satisfera sous peu aux critères de mérite établis aux fins de nomination.

L’offre d’emploi doit être faite par écrit, normalement sous forme d’une lettre d’offre conditionnelle signée par un gestionnaire subdélégué.

Qu’est-ce qu’une lettre d’offre conditionnelle ?

La lettre d’offre conditionnelle est tout aussi contraignante pour l’organisation qu’une lettre d’offre non conditionnelle. Ce type de lettre stipule ce qui suit :

Les conditions d’emploi auxquelles doit satisfaire le candidat pour pouvoir être nommé;
Le délai accordé au candidat pour répondre aux conditions;
L’offre est nulle si le candidat ne remplit pas les conditions dans les délais prescrits.

Exemples de situations qui exigeraient une offre conditionnelle :

L’autorisation en matière de priorité n’a pas encore été obtenue pour la nomination;
La préférence aux fins de nomination (p.ex. anciens combattants, citoyens canadiens et résidents permanents) n’a pas encore été vérifiée;
Le candidat ne répond pas encore aux exigences essentielles en matière d'études (p. ex. le candidat est en voie d'obtenir son diplôme universitaire mais n'a pas encore obtenu son diplôme) ; et/ou,
Le candidat ne répond pas encore aux conditions d’emploi nécessaires (p. ex. autorisation de sécurité).

Si le candidat répond aux conditions dans les délais prescrits précisés dans la lettre conditionnelle, une lettre d’offre officielle précisant toutes les conditions d’emploi et la date de début lui est remise.

Dans quel contexte peut-on faire une offre d’emploi « sur le champ » ?

Habituellement, les offres d’emploi « sur le champ » sont faites à l’occasion de différents événements tels que des foires d’emploi, des réunions ou activités de réseautage, des visites à des établissements d’enseignement ou d’autres activités de recrutement.

L’offre d’emploi « sur le champ » est un mécanisme permettant aux gestionnaires de recruter rapidement et efficacement des personnes talentueuses qui possèdent les compétences nécessaires, et ainsi éviter de perdre le meilleur candidat possible pour l’emploi.

Les raisons possibles pour fournir une offre d’emploi « sur le champ » sont les suivantes :

Doter des postes pour lesquels des compétences très spécialisées sont requises dans un marché du travail concurrentiel;
Doter des postes dans lesquels le taux de roulement est élevé;
Combler les écarts de représentation des groupes désignés par l’équité en matière d’emploi;
Doter des postes dans le cas où l’évaluation est presque terminée et qu’une offre d’emploi a été faite, afin d’éviter de perdre les candidats qualifiés potentiels;
Doter des postes dans le cas où il y a plus de postes à doter qu’il n’y a de candidats externes qualifiés potentiels.

Choix du processus de nomination : Processus externe annoncé ou processus externe non annoncé

Processus externe annoncé

Dans le cas d’un processus de nomination externe annoncé, il faut afficher le poste sur emplois.gc.ca et préciser la zone nationale de sélection (ZNS)^{Note de bas de page 1}.

Voici un exemple d’offre d’emploi « sur le champ » dans le contexte d’un processus de nomination externe annoncé :

Une possibilité d’emploi a été annoncée sur emplois.gc.ca, et les personnes dont la candidature a été retenue à la présélection sont invitées à participer à une activité (p. ex. une « cyber activité ») pour se soumettre à une évaluation. Les offres d’emploi « sur le champ » sont faites à ce moment-là.

Processus externe non annoncé

Dans le cas d’un processus de nomination externe non annoncé, la possibilité d’emploi n’est pas affichée sur emplois.gc.ca et il n’y a aucune exigence en matière de zone de sélection.

Voici des exemples d’offres d’emploi « sur le champ » dans le contexte des processus de nomination externe non annoncés :

Une offre d’emploi « sur le champ » est faite à une personne lors d’un événement, tel qu’une foire d’emploi ou un événement de réseautage annoncé dans des établissements d’enseignement ou des publications spécialisées ou sur des réseaux sociaux (p. ex : Twitter, Facebook, stations de radio, etc.).
Une offre d’emploi « sur le champ » est présentée à un candidat connu de la direction pour un poste qui exige des compétences très spécialisées ou dans lequel il y a un taux de roulement élevé.

Éléments à prendre en considération

Accessibilité et ZNS : Dans le cas d’un processus externe annoncé, les gestionnaires d’embauche doivent veiller à ce que les candidats qui participent aux activités en personne et ceux qui postulent en ligne soient traités équitablement.
Préférence aux fins de nomination : Dans le cas de processus de nomination externe, la préférence doit être accordée en priorité absolue, dans cet ordre, aux personnes suivantes : les pensionnés de guerre, les anciens combattants ou les survivants d’anciens combattants, et les citoyens canadiens et résidents permanents.
Mesures d’adaptation : Il convient d’offrir des mesures d’adaptation aux candidats avant l’évaluation. Si une mesure d’adaptation est demandée lors d’un événement, l’évaluation devrait être retardée afin de veiller à ce que des mesures d’adaptation appropriées soient mises en place.
Évaluation : Il convient de définir avant la tenue d’un événement les outils qui serviront à l’évaluation (p. ex. entrevues, vérification des références).

Les offres d’emploi « sur le champ » – étape par étape^{Note de bas de page 2}

Consulter un conseiller en ressources humaines (RH) pour obtenir des avis et conseils pour déterminer les besoins en matière de recrutement.
Déterminer le Choix du processus de nomination (annoncé ou non annoncé).
Établir l’énoncé des critères de mérite et les conditions d’emploi^{Note de bas de page 3}.
Établir les outils d’évaluation, de même que le moment où l’évaluation aura lieu, la manière dont elle se fera et qui la mènera.
Effectuer des évaluations partielles avant la tenue de l’événement (s’il y a lieu). Dans le cas d’un processus de nomination externe non annoncé, il ne sera peut-être pas possible de le faire.
Déterminer le type d’activité auquel participer et les endroits où être présent (foires d’emploi, activités de réseautage, des visites à des établissements d’enseignement ou d’autres activités de recrutement).
Demander une autorisation en matière de priorité. Consulter un conseiller en RH afin de déterminer quand il faut demander une autorisation en matière de priorité et évaluer les bénéficiaires de priorité, afin de respecter les exigences prescrites par la loi.
Mener une activité ou y participer. Un gestionnaire subdélégué devrait être présent pour signer les lettres d’offre « sur le champ ». Le jour de l’activité, un conseiller en RH pourrait être disponible (p.ex. à distance) pour offrir des avis et conseils si des questions surviennent lors de l’évènement.
Déterminer les conditions à énoncer dans la lettre (p. ex. évaluation, autorisation de sécurité) et le délai accordé pour remplir les conditions.
Préparer les lettres d’offre conditionnelle en collaboration avec les ressources humaines. Si le gestionnaire subdélégué ne peut pas participer à l’activité, ou qu’aucun gestionnaire subdélégué ne peut être présent, veiller à ce que le gestionnaire subdélégué ait signé les lettres d’offre conditionnelle avant l’activité. Dans ce cas, il convient d’obtenir des conseils et de l’orientation auprès du conseiller en RH.
Remplir à l’avance les formulaires de sécurité afin d’accélérer l’enquête de sécurité.
Faire les offres conditionnelles, et expliquer chaque condition de l’offre de même que les délais indiqués dans la lettre d’offre et formuler par écrit la décision de sélection.
Faire le suivi lié aux conditions de l’offre (p. ex. procéder à l’évaluation qui reste à compléter, obtenir l’autorisation de sécurité) dans les délais prescrits.
Une fois les conditions de nomination remplies, préparer la lettre d’offre qui confirme que toutes les conditions de l’offre et les conditions d’emploi ont été remplies et indiquer la date de début. Valider la décision de sélection et faire une mise à jour au besoin.