Cadre de responsabilisation en matière de dotation

Table des matières

 

Préambule

Un programme de dotation efficace est un programme qui soutient le ministère de l’Emploi et du Développment social Canada (EDSC) au niveau de l’embauche et du maintien en poste des employés les plus talentueux possédant les compétences nécessaires afin de mener, dans un environnement à rythme rapide et changeant, les activités d’affaires prioritaires actuelles et futures.

Entrant en vigueur le 1er avril 2016, le cadre de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP) rendra moins prescriptive la façon dont la dotation devra être effectuée et permet au ministère d’adapter son système de dotation basé sur le contexte et les besoins opérationnels propres au ministère.

La nouvelle orientation en matière de dotation à EDSC est ancrée sur une importante planification de la main-d’œuvre qui comprend des communications claires entourant la façon dont la dotation sera menée et permettra l'atteinte des objectifs opérationnels et des objectifs relatifs à l’effectif. On vise ainsi un équilibre approprié d’occasions de cheminement professionnel et de mobilité des employés actuels d’EDSC, la reconnaissance des employés qui performent à haut niveau via la gestion de talent et l’atteinte du renouvellement de la main-d'œuvre d’EDSC par le biais du recrutement stratégique.

La nouvelle orientation en matière de dotation à EDSC permettra aussi aux gestionnaires, en partenariat avec la direction générale des services de ressources humaines, de prendre des décisions en matière de dotation fondées sur des principes afin de bâtir l’effectif de demain à EDSC. Dans l’exercice de leur pouvoir de nomination, les gestionnaires seront supportés par une structure efficace en matière de responsabilisation et de gouvernance et par un cadre de politique et d’orientation afin de prendre des décisions qui permettent l’atteinte des résultats opérationnels et objectifs relatifs à l’effectif.

A. Énoncé de la vision-système de dotation à EDSC

EDSC s’engage à avoir un système de dotation souple fondé sur le mérite, constituant un catalyseur clé d’un rendement élevé du personnel d’EDSC et présentant les caractéristiques suivantes : soutien aux gestionnaires subdélégués dans l’exécution des mandats et des priorités du Ministère, promotion de la diversité et de la dualité linguistique et respect de pratiques d’embauche éthiques.

B. Principes directeurs

La réalisation de la vision d’un système efficace de dotation est rattachée aux principes directeurs suivants :

  • Chaque sous-ministre adjoint développera un plan de l’effectif et présidera un comité de gestion de l’effectif (CGE) au sein de son organisation.
  • Les gestionnaires subdélégués doivent rendre compte au sous-ministre de leurs décisions en matière de nomination et de leurs décisions connexes.
  • Dans l’exercice de leur pouvoir de nomination, on attend des gestionnaires subdélégués qu’ils prennent des décisions en matière de dotation basées sur des valeurs et respectant le Code de conduite d’EDSC et les principes énoncés dans le préambule de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP).
  • Toutes les activités de dotation effectuées par des gestionnaires subdélégués doivent être conformes aux dispositions de la LEFP, du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP) et de tout autre instrument pertinent (législatif ou de nature politique) émanant de la CFP ou d’EDSC.
  • On attend des gestionnaires subdélégués qu’ils demeurent compétents à exercer leur pouvoir de nomination en maintenant leurs connaissances à jour et en demeurant informés des pratiques et des politiques d’EDSC en matière de dotation.
  • Dans l’exercice de leurs pouvoirs subdélégués et en prenant des décisions éclairées en évaluant les risques, les gestionnaires pourront s’appuyer sur des avis, des conseils et des outils stratégiques et professionnels en matière de ressources humaines.
  • La dualité linguistique et la diversité constituent des éléments essentiels au Ministère afin de promouvoir un personnel représentatif de la population canadienne qu’il sert.
  • EDSC s’efforce d’améliorer continuellement son approche en matière de dotation afin de pouvoir embaucher efficacement de façon à répondre à ses besoins opérationnels et assurer l’intégrité globale de son système de dotation.

C. Structure de gouvernance et de responsabilisation en matière de dotation à EDSC

Les divers points d’autorités et mécanismes de gouvernance jouent un rôle clé à l’appui d’un programme de dotation efficace au sein d’EDSC. Pour qu’une telle gouvernance soit efficace, tous les intervenants doivent clairement comprendre les fonctions et les mécanismes de gouvernance, leurs propres rôles et responsabilités, ainsi que ceux des autres, et agissent en conséquence.

Une gouvernance efficace et l’atteinte de l’énoncé de la vision en ce qui a trait au système de dotation à EDSC est conditionnel à un dialogue de fond continu entre tous les responsables et intervenants impliqués dans la dotation au sein du Ministère.

Rôles et responsabilités

Gestionnaires auxquels on a subdélégué des pouvoirs de nomination :

  • Doivent rendre compte au sous-ministre de leurs décisions en matière de nomination et de leurs décisions connexes.
  • Sont responsables d’obtenir des avis et conseils en ressources humaines pour s’assurer que les activités de dotation soient conformes à la LEFP, au REFP et aux autres politiques et documents d’orientation pertinents de la CFP et d’EDSC;
  • Dans l’exercice de leur pouvoir de dotation, on attend des gestionnaires subdélégués qu’ils prennent des décisions en la matière basées sur des valeurs et respectant le Code de conduite d’EDSC et les principes énoncés dans le préambule de la LEFP.
  • Sont responsables d’effectuer une évaluation des risques, de concert avec les conseillers en ressources humaines, et de recommander, aux CGE, les actions de dotation, y compris le choix du processus de nomination (conformément au besoin au mandat des comités des directions générales et des régions).
  • Sont responsables de documenter l’information en matière de nomination et de leurs décisions connexes et de s’assurer que les décisions de sélection sont documentées conformément aux attentes ministérielles.
  • On attend des gestionnaires subdélégués qu’ils demeurent compétents à exercer leur pouvoir de dotation en maintenant leurs connaissances à jour et en demeurant informés des pratiques et des politiques de la CFP et d’EDSC en matière de dotation.
  • Sont responsables de mettre en œuvre les décisions du CGE en ce qui a trait aux actions de dotation et de suivre toutes directives, pratiques ou politiques en matière de dotation propres à la direction générale/bureau régional.
  • Doivent signer un formulaire d’attestation (voir Annexe A) avant d’exercer leurs pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes.

Sous-ministres adjoints/Directeurs généraux/Directeurs :

  • Sont responsables de l’élaboration et du maintien d’un plan des effectifs pour leur organisation respective afin de permettre l'atteinte des objectifs opérationnels et des objectifs relatifs à l’effectif. Ils sont également responsables de communiquer aux employés les principes via lesquels la dotation sera effectuée au sein de la direction générale/bureau régional, incluant les circonstances pour lesquelles des processus de nomination non annoncés peuvent être utilisés.
  • Sont responsables d’assurer l’intégrité générale du système de dotation de leur organisation.
  • Sont responsables de s’assurer que les employés qui ont obtenu la subdélégation en matière de dotation soient formés adéquatement et prennent les mesures nécessaires pour corriger un rendement indésirable, en ce qui a trait à l’exercice de tels pouvoirs, identifié via une plainte à la Commission des relations de travail et de l’emploi dans la fonction publique, une enquête en matière de dotation, une surveillance interne ou autre.
  • Sont responsables de s’assurer que les activités de dotation proposées soient gérées conformément aux enveloppes salariales de l’année courante et de l’année à venir, et ne créent pas de responsabilités ingérables pour le Ministère.

Conseillers en ressources humaines :

  • Sont responsables d’offrir des avis et conseils stratégiques, incluant l’identification d’impacts potentiels et de risques reliés aux différentes approches de dotation. Ils sont responsables d’appuyer les gestionnaires subdélégués dans l’exercice de leurs pouvoirs de dotation et d’appuyer le Comité de gestion des effectifs dans la prise de décision;
  • Sont responsables de revoir les processus de dotation pour s’assurer que les activités de dotation sont conformes à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, au Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, aux autres politiques et documents d’orientation pertinents de la CFP et du Ministère, au Code de conduite d’EDSC et aux principes énoncés dans le préambule de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique;
  • Sont responsables d’appuyer les gestionnaires en veillant à ce que toutes les informations en matière de nomination, les décisions de sélection écrites et leurs autres décisions connexes soient bien documentées.
  • Doivent favoriser des approches de dotation flexibles et des résultats qui répondent aux besoins opérationnels et de l’effectif, et ce, tant pour l’organisation que pour le gestionnaire;
  • Sont responsables d’appuyer les CGE en donnant des avis sur la planification de l’effectif et les stratégies de dotation afin de permettre l’atteinte des objectifs opérationnels et les objectifs relatifs à l’effectif.
  • Sont responsable de partager avec les CGE de l’information en ce qui a trait à des bassins disponibles via d’autres ministères-agences centraux et des pratiques de dotation innovatrices au sein de l’organisation.
  • Sont responsables d’identifier les actions de dotation menées au sein de la direction générale/bureau régional qui vont à l’encontre des discussions des CGE.

Comités de gestion des effectifs autres comités de RH/planification

  • Conformément aux paramètres ministériels du CGE, sont responsables du leadership stratégique et de la surveillance des activités de dotation et de recrutement en considérant les risques de dotation et les risques opérationnels et en supportant l’embauche et le maintien d’employés les plus talentueux capables de mener les activités prioritaires de l’organisation et d’atteindre les objectifs transformationnels.
  • Sont responsables de la revue des actions de dotation proposées en tenant compte du plan de l’effectif de la direction générale/région afin d’assurer l’équilibre approprié entre la reconnaissance du rendement de l’employé/gestion de talent, l’appui en ce qui a trait aux possibilités de carrière pour les employés actuels d’EDSC et le renouvellement de l’effectif de l’organisation grâce au recrutement stratégique.
  • Sont responsables d’assurer une approche cohérente dans l’application de la gestion du talent dans le contexte de la dotation, et ce, pour leur organisation respective.
  • Sont responsables d’identifier et promouvoir la possibilité de dotation collective.
  • Dans certaines organisations, la section de la gestion des services joue un rôle précis en ce qui a trait à l’appui fourni aux Comités de gestion des effectifs afin d’offrir un support en ce qui a trait à la planification de l’effectif et la cohérence dans la prise de décision au sein de la direction générale/région.

Direction générale des services des ressources humaines :

  • Est responsable de surveiller et faire rapport au sous-ministre et à la haute direction en ce qui a trait au rendement ministériel en matière de dotation.
  • Est responsable de présenter des recommandations et élaborer des plans d’action pour remédier aux manquements identifiés dans le cadre d’une plainte à la Commission des relations de travail et de l’emploi dans la fonction publique, d’une enquête en matière de dotation, d’une surveillance interne ou autre.
  • Est responsable en tant que Bureau du premier intérêt (BPI) pour l’entretien, le stockage et l’élimination des dossiers de dotation du ministère/ressources documentaires de valeur opérationnelle (RDVI), de façon électronique ou autres moyens, pour une période de 5 ans après la dernière action administrative (le cas échéant) pour chaque nomination.

Direction générale des services de vérification interne :

  • Est responsable d’offrir à la haute gestion du ministère un service objectif et indépendant concernant le programme de dotation du ministère et travailler avec la Direction générale des ressources humaines dans l’établissement d’une version révisée du Cadre de gestion de la dotation et effectuer une évaluation cyclique globale du programme de dotation du ministère.

Employés :

  • Sont responsables de participer activement au processus de gestion du rendement et des talents à EDSC.
  • Sont responsables de leur avancement professionnel.

Candidats lors d’un processus de nomination :

  • Sont responsables de fournir en temps opportun les renseignements contenus dans leur entente de rendement à la demande du comité de sélection pour permettre la réalisation d’une évaluation.

D. Paramètres ministériels des comités de gestion des effectifs (CGE)

La mise en œuvre des cadres de dotation revisités du Ministère doit essentiellement passer par l’adoption, par les directions générales et les bureaux régionaux, de pratiques uniformes en matière de leadership stratégique et de surveillance à l’égard des activités de planification de l’effectif, de dotation et d’embauche. Il est tout aussi crucial de tenir compte des risques opérationnels et des risques liés à la dotation afin d’embaucher et maintenir les meilleurs candidats capables de concrétiser les principales priorités organisationnelles et opérationnelles et les objectifs transformationnels.

Gouvernance et membres

  • Chaque sous-ministre adjoint (SMA) sera responsable de mettre en place, au sein de leur organisation respective, un comité de gestion des effectifs (CGE).
  • Chaque SMA agira en qualité de président du CGE de sa direction générale ou de son bureau régional.
  • La composition du comité sera confirmée par chaque SMA. Toutefois, un représentant de la Direction générale des services de ressources humaines (DGSRH) doit obligatoirement siéger au comité.

Principes directeurs

  • On s’attend à ce que les mesures et les stratégies de dotation fassent l’objet de discussion avec les conseillers en ressources humaines (RH) avant que les demandes soient portées à l’attention du CGE pour garantir qu’elles respectent les exigences législatives et les exigences relatives aux politiques.
  • Les décisions examinées par les CGE doivent cadrer avec les objectifs en matière de planification de l’effectif de même qu’avec les principes communiqués aux employés concernant les mesures de dotation qui seront appliquées pour réaliser les objectifs opérationnels de la direction générale ou du bureau régional ainsi que les objectifs relatifs à l’effectif.
  • les membres du CGE devraient documenter et partager avec les conseillers en RH toute politique additionnelle, directive ou pratique en matière de dotation, propre à leur direction générale/bureau régional, que les gestionnaires subdélégués devraient suivre.

Compte rendu des décisions

La liste complète des actions de dotation qui se retrouvent dans le compte rendu des décisions prises par le CGE doit être documentée et acheminée à la direction générale des services de ressources humaines après chaque rencontre.

Mesures de dotation que le CGE doit examiner et approuver

Au minimum, les mesures de dotation suivantes doivent obligatoirement être examinées par le CGE :

  • les nominations non annoncées pour une durée indéterminée;
  • les nominations intérimaires de 12 mois ou plus;
  • les nominations pour une durée déterminée de non-fonctionnaires (externe) au moyen d’un processus non annoncé, à l’exception des nominations d’anciens étudiants ou d’anciens employés d’EDSC;
  • les nominations non annoncées dans le cadre de la gestion des talents (nomination d’une durée indéterminée et nomination intérimaire de plus de 4 mois) par exemple, les nominations d’employés fondées sur le rendement antérieur avéré de celui-ci à un niveau élevé, dans le cadre d’un processus de gestion des talents identifié au sein d’une direction générale ou d’un bureau régional ou dans le cadre d’un plan de gestion des talents;
  • la dotation non impérative d’un poste bilingue;
  • les demandes visant à lancer un nouveau processus de sélection annoncé (excluant les opportunités d’affectations, de détachements et de mutations qui ont été annoncés;
  • les demandes visant à se soustraire de l’exigence relative à la zone de sélection nationale des processus de nomination externe annoncés.

Chaque SMA continuera de confirmer la liste complète des mesures de dotation, au-delà des mesures de dotation mentionnées ici haut, qui doivent être examinées par le CGE et qui concernent leur propre organisation.

 

ANNEXE A : Emploi et développement social Canada - Subdélégation des pouvoirs de dotation formulaire d'attestation

Par la présente, je, insérer le nom du gestionnaire subdélégué, atteste que dans l’exercice des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes qui me sont subdélégués :

  • Je rendrai compte au sous-ministre d’Emploi et Dévelopement social Canada (EDSC) de mes actions et mes décisions
  • Je m’assurerai que, lors de l’établissement des qualifications, les personnes ne font pas l’objet de favoritisme personnel dans le processus de nomination.
  • Je tiendrai compte des objectifs d’équité en matière d’emploi.
  • Je m’assurerai que les droits des bénéficiaires de priorité sont respectés.
  • Je m’assurerai que les personnes menant l’évaluation sont compétentes et que les qualifications sont évaluées dans la langue officielle de choix du candidat.
  • Je m’assurerai que l’évaluation sera menée de bonne foi, de façon impartiale et sans favoritisme personnel, et de manière à respecter le droit d’une personne à des mesures d’adaptation.
  • Je divulguerai toute relation personnelle que je peux avoir avec les candidats participant à un processus de nomination et je m’assurerai que, compte tenu de la nature de cette relation, une décision peut être prise de façon impartiale.
  • Je ferai des nominations fondées sur le mérite et indépendamment de l’influence indue de personnes, de groupes ou d’une entité politique.
  • Je prendrai des décisions de nomination et décisions connexes fondées sur les valeurs qui respectent le Code de conduite d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) et les principes énoncés dans le préambule de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.
  • Je respecterai toutes les conditions énoncées dans le Tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines d'EDSC ainsi que les conditions et restrictions particulières qui s’appliquent aux pouvoirs de nomination et pouvoirs subdélégués.
  • J’aurai accès à des conseils en matière de ressources humaines afin de veiller à ce que les activités de dotation menées à l’intérieur des autorités qui ne sont subdéléguées respectent la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique et autres politiques et documents d’orientation pertinents de la Commission de la fonction publique et d’EDSC.

Le non-respect des termes de cette attestation peut avoir comme impact la révocation ou certaines restrictions dans l’exercice des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes qui vous sont subdélégués.

SIGNATURE :

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Nom de la personne subdéléguée

DATE :

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