Gérer vos messages instantanés

Les outils de messagerie instantanée tels que ceux utilisés dans Microsoft Teams et BBM Enterprise permettent aux employés de communiquer rapidement et facilement avec d'autres personnes du département.

Les informations à valeur opérationnelle peuvent être discutées à l'aide de plates-formes de messagerie instantanée, mais les informations doivent être stockées dans un dépôt central (SharePoint, lecteur réseau).

Les décisions et les messages ayant une valeur opérationnelle doivent être envoyés à l'aide d'Outlook et garantir que les informations sont gérées comme un atout stratégique.

Ce qui suit fournira des conseils aux employés et aux gestionnaires sur les éléments à prendre en considération lors de l'utilisation des outils de messagerie instantanée.

Microsoft Teams
Messages instantanés
BBM Entreprise
Messages instantanés
  • Microsoft Teams – Message Instantanés – Foire aux questions
    • Qu'est-ce qui est supprimé automatiquement?

      Messages de plus de 15 jours un par un, groupe et clavardage générés à partir de réunions.

    • Qu'est ce qui n'est PAS supprimé automatiquement?
      • Message de conversation dans les canaux de Microsoft Team.
      • Les fichiers partagés dans tous les types de clavardages restent à leur emplacement initial. (OneDrive ou SharePoint) après la suppression d'un message.
      • Notes de réunion créées lors d'une réunion dans Microsoft Teams.
    • Que verrai-je une fois les messages supprimés automatiquement?
      • Dans une session de clavardage active, seuls les messages datant de plus de 15 jours sont supprimés et les sessions de clavardage restent actives et visibles dans votre liste d'activités de clavardage.
      • Si la session de clavardage est inactive pendant plus de 15 jours, elle est masquée dans votre liste d'activités de clavardage.
      • Microsoft ajoute une notification à votre session de clavardage lorsqu'il supprime un message.  Pour plus d'informations, visitez les Stratégies de rétention dans Microsoft Teams.
    • Comment afficher une session de clavardage masquée?
      • Vous pouvez afficher une session de clavardage masquée.
        • Rechercher le nom du participant ou le groupe de clavardage ou de réunion (applicable uniquement si la session de clavardage a reçu un nom).
      • Notez qu'il n'y aura pas de messages de clavardage dans la session de clavardage.
    • Les messages instantanés font-ils l'objet de demandes d'accès à l'information et de confidentialité (AIPRP) et de litiges?
      • Oui.
      • Le contenu partagé sur les plates-formes de messagerie instantanée est sujet à l'AIPRP et aux litiges.
      • Effacer le contenu lié à une demande d'AIPRP ou de litige existante.  Transférez vers un dépôt central pour vous assurer qu'il est sauvegardé et géré.
    • Comment enregistrer des informations à valeur opérationnelle en dehors du clavardage?

      Vous devez copier votre message de clavardage dans un document et l'enregistrer dans l'espace de stockage désigné pour votre secteur d'activité.

    • Qu'arrive-t-il aux fichiers que j'ai téléchargés dans un message qui est supprimé?
      • Les fichiers partagés dans une session de clavardage restent à leur emplacement initial, soit sur OneDrive de l'expéditeur, soit dans une bibliothèque SharePoint.
      • Notez que lorsqu'un expéditeur télécharge un fichier à partir de son lecteur personnel dans la fonctionnalité de clavardage dans Teams, il est automatiquement enregistré dans son OneDrive.
      • La meilleur pratique consiste à utiliser des liens vers des fichiers enregistré dans un dépôt central (SharePoint, lecteur réseau) pour s'assurer que tout le monde collabore à partir de la source faisant autorité.
      • Pour en savoir plus sur le partage des liens dans Teams, contactez votre responsable /agent de la messagerie instantanée.

      Remarque – L'onglet « Fichiers » trouvé par défaut dans les clavardages n'est qu'une collection de « raccourcis » ou de liens vers des documents partagés dans un clavardage et non les documents eux-mêmes. Lorsqu'un message de clavardage avec un document partagé est supprimé, le « raccourci » ou plutôt le lien de fichier est également supprimé de l'onglet Fichiers. Le document lui-même restera accessible dans son emplacement d'origine (par exemple, le OneDrive de l'expéditeur ou le référentiel d'entreprise).

      Astuce- Pour conserver les liens dans un onglet Fichiers, partagez des fichiers dans un canal d'équipe.

    • Où puis-je obtenir plus d'informations sur les clavardages et les équipes?

      Visitez la page Microsoft Teams sur iService pour plus d'informations.

  • Blackberry Messenger Enterprise (BBME) – Messagerie Instantanée – Foire aux questions

    Le type d'appareil mobile influencera les capacités en ce qui concerne la suppression automatique des messages instantanés.

    Pour plus d'informations sur l'utilisation de BBME, visitez le Guide de l'utilisateur de BBME sur iService.

  • Samsung (à l'intérieur de l'espace de travail)
    • Ce qui est qui est automatiquement supprimé est-il récupérable?

      Chaque message individual disparaît du clavardage. Les messages ne sont pas récupérables une fois qu'ils ont expiré.

    • Comment saurai-je que le message a été automatiquement supprimé?
      • Les messages individuels d'une clavardage sont automatiquement supprimés une fois qu'ils expirent. La session de clavardage reste.
      • Une message indique dans la fenêtre de clavardage principale que "les messages précédents ont expiré".
    • La suppression du message de clavardage pourrait-elle avoir un impact négatif sur tout autre élément du logiciel BBME (messages de réunion, etc.)?

      Il n'y a aucun impact sur les réunions programmées, etc.

    • Les fichiers enregistrés dans le clavardage sont-ils également supprimés automatiquement?

      Tous les fichiers téléchargés à l'intérieur du clavardage expirent en function de la politque.

    • Comment copier le message de clavardage dans un dépôt central désigné depuis BBME?
      1. Choisissez les "trois points" dans le coin supérieur droit du clavardage.
      2. Sélectionnez "Plus...".
      3. Sélectionnez "Clavardage par courriel" – cela vous permet de choisir votre application de messagerie où elle colle automatiquement les messages de clavardage.
      4. Envoyer un courriel aux destinataires.
        • Notez que les pièces jointes/images du clavardage ne sont pas incluses dans le courriel.
  • iPhone
    • Ce qui est qui est supprimé est-il récupérable?
      • La conversation se poursuit et les messages individuels disparaissent une fois expires.
      • Les messages ne sont pas récupérables une fois qu'ils ont expiré.
    • Comment un utilisateurs saura-t-il qu'il a été supprimé?
      • Les messages individuels d'une clavardage sont automatiquement supprimés une fois qu'ils expirent. La session de clavardage reste.
      • Une message indique dans la fenêtre de clavardage principale que "les messages précédents ont expiré".
    • La suppression du message de clavardage pourrait-elle avoir un impact négatif sur tout autre élément du logiciel BBME (messages de réunion, etc.)?

      Il n'y a aucun impact sur les réunions programmées, etc.

    • Des fichiers téléchargés sont-ils supprimés avec le clavardage?

      Les fichiers téléchargés sont visibles dans le clavardage et expirent en fonction de la politique.

  • Comment copier le message de clavardage dans un dépôt de stockage central désigné depuis BBME?
    • Lorsque vous êtes dans la conversation:
      1. Appuyez sur le nom du tag de conversation
      2. Appuyez sur Paramètre
    • Vous disposez alors de plusieurs options pour copier le contenu du message de clavardage (par exemple, copier le clavardage, le clavardage par courriel ou effacer tous les messages).
  • Quels autres outils de messagerie instantanée sont utilisés et supporté par l'EDSC?
    • Skype pour l'entreprise.
    • Service de conférence du Canada (Nouvelle solution WebEx).
  • Quelle est la période de retention des messages instantanés dans Skype pour l'entreprise?
    • Les messages sont supprimés automatiquement dès que la fenêtre de conversation est fermée.
    • Les messages ayant une valeur opérationnelle doivent être stockés dans un emplacement central.
    • Pour plus d'informations visitez Skype Entreprise sur iService.
  • Quelle est la période de retention pour les enregistrements dans le Service de conférence du Canada (Nouvelle solution WebEx)?
    • Il existe une politique de conservation de 30 jours pour les enregistrements stockés dans le compte de l'utilisateur dans le nuage.
    • Les messages ayant une valeur opérationnelle doivent être transférés manuellement vers un emplacement central, à la discrétion de chacun des utilisateurs.
    • Pour plus d'informations visitez Services de conférence (téléphone, vidéo, Web) sur iService.
  • Quelle est la période de rétention des messages de clavardage dans un clavardage de réunion dans le Service de conférence du Canada (Nouvelle solution WebEx)?
    • Les messages de clavardage dans un clavardage de réunion disparaissent dès que la fenêtre de réunion est fermée.
    • Les messages ayant une valeur opérationnelle doivent être transférés manuellement vers un emplacement central, à la discrétion de chacun des utilisateurs.
  • Comment puis-je enregistrer les messages instantanés de la réunion ?

    Étapes pour enregistrer des messages instantanés ::

    1. Dans la fenêtre de réunion, allez à Fichier > Enregistrer > Message instantané.

      La boite de dialogue « Enregistrer les messages instantanés sous » s'affiche.

    2. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier.
    3. Dans le champ Nom de fichier : saisissez un nom pour le fichier.

    4. Par défaut, si vous avez déjà enregistré des messages instantanés dans la session, le nom du fichier précédent que vous avez enregistré s'affiche. Vous pouvez enregistrer tous les messages instantanés dans votre réunion en cours vers ce fichier existant ou les enregistrer dans un nouveau fichier.

    5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

      L'application de bureau de service de réunions enregistre les messages instantanés dans un fichier .txt à l'emplacement que vous avez sélectionné.

    Remarque : si les messages instantanés ne sont pas enregistrés ou qu'une réunion est fermée accidentellement, l'historique des messages instantanés ne peut pas être récupéré.

  • Est-ce qu'il y a des examples d'autres outils de communication
    • D'autres outils de communication ayant des capacités de messagerie instantanée peuvent être utilisés en milieu de travail, en particulier lorsqu'initié par un tiers pour une façon rapide et facile de communiquer.
    • Comme ces autres outils ne sont pas gérés par le gouvernement du Canada (GC) et ne sont pas soutenus par l'InfoService national (ISN) de notre ministère, ils ne devraient être utilisés que lorsqu'il n'y a aucune autre option.
      • Exemples : Zoom, Slack, Slido, Skype en utilisant des comptes personnels, message texte BELL/Rogers etc.
    • Il est recommandé de n'utiliser ces outils de communication que pour l'information non classifiée ou éphémère, sauf avec l'autorisation explicite de les utiliser pour de l'information ayant une valeur opérationnelle.
    • Les utilisateurs d'EDSC doivent transférer manuellement les messages ayant une valeur opérationnelle vers un emplacement central.
    • La prudence est recommandée lors de l'utilisation de ces outils.