Directive relative aux services de cellulaires d’EDSC

1. Date d’entrée en vigueur et examen annuel

Cette directive est entrée en vigueur à la suite de son approbation par le Comité de gestion ministériel d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) le 26 septembre 2018, et elle a été modifiée le 25 novembre 2019. Elle sera examinée chaque année par la Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie (DGIIT).

2. Public cible

Cette directive s’applique à quiconque a besoin d’un appareil ou s’en voit attribuer un fourni par EDSC pour avoir accès aux services de cellulaires.

EDSC comprend Service Canada et le Programme du travail, appelés collectivement « le Ministère » ou désignés par l’adjectif « ministériel » ou « ministérielle ».

3. But de la directive

Cette directive décrit l’utilisation acceptable des appareils et des services ministériels cellulaires. Elle doit être lue conjointement avec la Directive sur l’utilisation du réseau, la Directive sur les dispositifs de stockage portatifs et la Directive sur le stockage de l’information électronique d’EDSC ainsi qu’avec les autres politiques et directives relatives à la gestion et à la sécurité de l’information, à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (consultez la section « Références »).

4. Exigence de base

4.1 Les personnes à qui l’on a attribué un appareil ministériel pour avoir accès aux services de cellulaires doivent utiliser l’appareil et les services de manière acceptable et responsable, sachant que :

  1. ces appareils sont des outils de travail qui doivent être utilisés dans l’exercice de leurs fonctions ministérielles;
  2. L’utilisation du forfait cellulaire de base (notamment des pièces jointes dans un message texte, du temps d'antenne vocal excessif et des frais d'itinérance) entraîne des frais supplémentaires pour le Ministère.

4.2 Les appareils qui peuvent être attribués, en fonction des exigences opérationnelles, comprennent notamment les téléphones cellulaires, les téléphones intelligents (tels que les appareils BlackBerry, Samsung ou iPhone) ainsi que les modems cellulaires (tels que le MiFi).

5. Exigences détaillées

Les personnes à qui l’on a attribué un appareil doivent respecter le Code de conduite d’EDSC ainsi que les politiques du Ministère et du Conseil du Trésor relatives à l’utilisation du réseau, aux dispositifs de stockage portatifs, à la gestion et à la sécurité de l’information, à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (consultez la section « Références »).

5.1 Attribution des appareils cellulaires

Un appareil est attribué à une personne en fonction des exigences opérationnelles et des fonctions de son poste afin de lui permettre de s’acquitter de ses responsabilités professionnelles et de remplir le mandat du Ministère.

  1. Les appareils cellulaires sont des biens ministériels. Par conséquent, si une personne quitte le Ministère, elle ne doit pas apporter son appareil cellulaire avec elle sans avoir 1) obtenu l’approbation préalable du dirigeant principal de l’information et 2) soumis une preuve de l’approbation du dirigeant principal de l’information (DPI) lors de la soumission d’une demande auprès de l’InfoService national en vue du traitement de l’appareil (transfert du compte, suivi du bien et suppression des renseignements d’EDSC contenus dans l’appareil). [Consultez le processus de cessation d’emploi.]
  2. Si une personne change de poste à l’intérieur du Ministère, elle n’est pas automatiquement autorisée à conserver l’appareil pour l’utiliser dans ses nouvelles fonctions. L’exigence relative à l’utilisation d’un tel appareil pour le nouveau poste doit être réévaluée par le nouveau superviseur, et une nouvelle justification doit être présentée fondée sur cette exigence (consultez la section 7 – Présentation d’une demande de service). La seule exception est lorsqu’un appareil est attribué à une personne occupant un poste de directeur ou de niveau supérieur qui demeure au sein du Ministère au même niveau ou à un niveau supérieur).
  3. Si une personne doit s’absenter du bureau pendant une longue période (plus de trois mois) et n’est pas en mesure de remplir les fonctions pour lesquelles l’appareil a été fourni et n’est pas tenue de demeurer en contact avec le Ministère, elle doit retourner l’appareil au superviseur direct jusqu’à ce qu’elle soit en mesure de reprendre ses fonctions. Le superviseur doit retourner l’appareil au soutien des téléphones mobiles (consultez la section 7 – Présentation d’une demande de service). Cette règle s’applique aussi aux personnes qui sont en congé de perfectionnement professionnel (pour une formation linguistique par exemple), en congé parental, en congé de maladie de longue durée ou tout autre type de congé de longue durée payé ou non payé. Si le gestionnaire détermine qu’une personne doit demeurer en contact constant avec le Ministère pendant une période d’absence prolongée, elle pourrait être autorisée à conserver l’appareil, à la discrétion du directeur ou d’un responsable de niveau supérieur. Si la personne est un gestionnaire ou d’un niveau supérieur, elle doit demander l’autorisation de leur superviseur direct.
  4. Lorsqu'une personne n'utilise plus l'appareil cellulaire de façon régulière pour exécuter la fonction pour laquelle l'appareil a été fourni, elle doit retourner l'appareil à son superviseur, puisqu'il y a des coûts permanents pour un appareil inutilisé, et l'appareil peut être attribué à une autre personne. Le superviseur doit retourner l'appareil au soutien des téléphones mobiles (consultez la section 7 - Présentation d'une demande de service). La Direction générale de l'innovation, de l'information et de la technologie (DGIIT) assure la surveillance pour l'utilisation insuffisante.

5.2 Utilisation appropriée des appareils cellulaires

  1. Les renseignements accompagnés d’une désignation de sécurité « Protégé A » ou « Protégé B » peuvent être transmis uniquement par l’intermédiaire d’appareils ou de services cellulaires à l’aide d’applications ministérielles approuvées, telles qu’une messagerie professionnelle ou BBM Enterprise (BBME). Les renseignements « Protégé B » doivent être chiffrés lorsqu’un courriel est transmis à un destinataire situé à l’extérieur du Ministère. Les renseignements accompagnés d’une désignation de sécurité « Protégé C » ou « Classifié » ne doivent pas être transmis par l’intermédiaire d’appareils ou de services cellulaires par quelque moyen que ce soit (message vocal, courriel ou messagerie texte). Si la fonction de chiffrement est requise pour l’appareil, veuillez consulter les procédures pour l’activation de la fonction de courriels chiffrés sur les téléphones mobiles qui se trouvent sur le site iService.
  2. Seuls les renseignements non classifiés peuvent être envoyés par messagerie texte étant donné qu’ils ne sont pas chiffrés.
  3. L’application sécurisée autorisée pour la messagerie d’appareil à appareil est BBM Enterprise (BBME). La messagerie NIP à NIP n’est pas autorisée, et ne devrait pas être utilisée.
  4. Tous les renseignements – y compris le contenu des courriels et des messages BBM Enterprise – à valeur opérationnelle contenus dans l’appareil doivent être transférés dans le dépôt approprié.
  5. Les renseignements stockés dans un appareil cellulaire peuvent faire l’objet d’un examen en vertu d’une mesure de conservation en cas de litige ou des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  6. Les personnes sont tenues de comprendre et de minimiser les coûts associés à l’utilisation d’un appareil cellulaire :
    • Les appareils ne doivent pas être utilisés pour téléphoner à l’extérieur du Canada lorsqu’un service téléphonique régulier (ligne fixe ou voix sur IP) est disponible.
    • Les personnes vivant ou voyageant près de la frontière américaine doivent savoir que des frais d’itinérance peuvent s’accumuler même lorsqu’elles se trouvent du côté canadien de la frontière. Pour minimiser ces frais, ces personnes doivent désactiver les services de données en itinérance lorsque cela n’est pas nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions liées à leur travail.
  7. Dans le cas des voyages à l’étranger, qu’il s’agisse de voyages d’affaires officiels autorisés ou de voyages personnels, la personne doit d’abord obtenir l’autorisation d’apporter et d’utiliser son appareil auprès de son directeur général ou d’un responsable de niveau supérieur. Ces exigences ont été établies pour des raisons de sécurité et pour éviter les coûts élevés associés aux frais d’itinérance. Des frais d'itinérance sont facturés tout le temps que l'appareil est allumé en dehors du pays, qu'il soit utilisé ou non. Lorsque vous voyagez à l'extérieur du Canada, les services de données en itinérance devraient être désactivés (activer le mode avion) et le périphérique ne devrait être utilisé que via une connexion Wi-Fi, afin de minimiser les frais éventuels, dans la mesure du possible. La DGIIT surveille et signale les utilisations opérationnelles et personnelles non autorisées à l’extérieur du Canada.

  8. Dans certains pays, il est interdit d’apporter des appareils en fonction du niveau de risque et/ou de menace dans ces pays, alors que dans certains cas, du matériel temporaire peut être fourni; consultez les séances d'information sur la sécurité pour les voyages internationaux sur iService.

    Si un motif professionnel légitime oblige un employé à utiliser son appareil lors d’un voyage personnel à l’extérieur du pays, le formulaire Autorisation d’utiliser les téléphones mobiles du ministère lors de voyages personnels (DOCX, 334 Ko) doit être rempli pour demander l'approbation. La DGIIT surveille et signale les utilisations opérationnelles et personnelles non autorisées à l’extérieur du pays.

  9. Les appareils doivent être protégés afin d’éviter qu’ils soient endommagés, volés ou utilisés de façon inappropriée. Si un appareil est égaré, perdu ou volé, l’InfoService national doit être avisé immédiatement afin d’ouvrir un billet que le service de l’appareil soit suspendu. Ce service peut être rétabli si l’appareil est retrouvé.
  10. Si l’appareil comporte des fonctions de verrouillage pour en restreindre l’utilisation, cellesci doivent être activées.
  11. Les cartes mémoires SD personnelles et les cartes SIM personnelles ne doivent pas être connectées à des téléphones cellulaires ou à des téléphones intelligents, ni au réseau électronique du ministère, en aucune circonstance. Seules les cartes mémoires SD et les cartes SIM fournies par le Ministère peuvent être utilisées. Veuillez consulter la Directive sur les dispositifs de stockage portatifs.
  12. Si un appareil-photo est intégré à l’appareil, celui-ci ne doit pas être utilisé pour saisir des documents de nature délicate (les photos ne peuvent être chiffrées) ou pour prendre des personnes en photo sans leur consentement (utilisez le formulaire « Communication de renseignements personnels et formulaire de consentement (RTF, 123 Ko) » s’il y a lieu).
  13. Lors de la conduite automobile, il faut respecter les lois de l’endroit relatives à l’utilisation des téléphones cellulaires et des téléphones intelligents.

5.3 Utilisation personnelle autorisée des appareils cellulaires

Voici des exemples d’activités qui peuvent être réalisées à des fins professionnelles selon les besoins, mais qui doivent être limitées lorsque réalisées à des fins personnelles et réservées alors aux temps libres :

  • Envoyer un message texte ou un courriel personnel.
  • Utiliser les médias sociaux (comme Facebook, Twitter et Instagram).
  • Utiliser la fonction Bluetooth, la fonction WiFi ou Blackberry Messenger.

5.4 Activités qui ne sont pas autorisées

Les personnes doivent se conformer aux exigences de la Directive sur l’utilisation du réseau lorsqu’elles utilisent les services cellulaires. De plus, les activités suivantes ne sont pas autorisées :

  1. Activités qui entraînent des coûts supplémentaires pour le Ministère, comme :
    • le téléchargement ou la diffusion de contenu, telles que des vidéos, de la musique, des films ou des baladodiffusions (les vidéos liées au travail sont autorisées);
    • l’itinérance non autorisée;
    • l’envoi de message texte avec des pièces jointes ou de messages multimédias.
  2. La connexion des téléphones intelligents et des téléphones cellulaires (qu'ils soient émis par EDSC ou qu'ils soient personnels) au réseau électronique ministériel est bloquée à partir des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portatifs ou des tablettes électroniques, afin de protéger les fonds de renseignements ministériels. Cependant, ils peuvent être branchés pour charger la batterie.

6. Definitions

Appareil cellulaire
Un téléphone cellulaire, un téléphone intelligent ou un appareil de connexion tel qu’un modem cellulaire.
Téléphone cellulaire (téléphone mobile)
Un appareil offrant uniquement l’accès à des services vocaux et de messages textes.
Services de données en itinérance
L’itinérance de données est un terme général décrivant la capacité d’un téléphone cellulaire ou d’un téléphone intelligent de loger et de recevoir des appels, de transmettre et de recevoir des données et d’accéder à d’autres services automatiquement lorsque l’utilisateur se déplace à l’extérieur de la zone desservie par le réseau d’attache (c.àd. à l’extérieur du Canada).
Téléphone intelligent (téléphone mobile)
Un appareil offrant l’accès à des services vocaux, de messages textes et de données (accès à Internet), à une fonction de branchement entre appareils, et possiblement une messagerie professionnelle.
Branchement entre appareils
Une fonction permettant d’utiliser un téléphone intelligent en tant que modem branché ou sans fil afin qu’un appareil informatique (généralement un ordinateur portatif ou une tablette) puisse se connecter à Internet.
Modem cellulaire
Un appareil branché à un appareil informatique offrant la capacité de se connecter à un réseau ou à Internet.

7. Présentation d’une demande de service

Pour présenter une demande, veuillez ouvrir un billet auprès de l’InfoService national.

8. Surveillance et production de rapports

Le Ministère surveille l’utilisation des appareils et des services ministériels de cellulaires de ses employés et produit des rapports à cet égard afin d’assurer l’application des règles d’utilisation acceptable des ressources ministérielles.

  1. Lorsque la surveillance révèle des frais excessifs pour un compte, l’usage excessif des personnes est acheminé à leur superviseur, de même que l’utilisation inappropriée ou non autorisée de services vocaux, de données et de messagerie texte, y compris les frais d’itinérance encourus lors de voyages à l’extérieur du Canada. Consultez 5.2 f) et g).
  2. Lorsque la surveillance révèle une utilisation insuffisante d’un appareil cellulaire pour exécuter la fonction pour laquelle le périphérique a été fourni sur une période de trois mois, la DGIIT suspend le service sur l’appareil et contactera l’employé pour qu’il récupère l’appareil. En cas d’absence de réponse ou de refus de renvoyer l’appareil, le superviseur en sera informé. Pour rétablir le service, le directeur général de l’employé devra soumettre une justification avec son approbation. Voir 5.1 d).
  3. Lorsqu’une personne n’a plus besoin de l’appareil pour exécuter ses tâches ou qu’elle s’absentera du bureau pendant une période indéterminée, elle doit retourner l’appareil. Voir 5.1 c).
  4. Si un appareil n’est pas retourné comme il a été demandé, la DGIT suspendra le compte, verrouillera l’appareil à distance et informera le superviseur de l’employé.

9. Conséquences

Les personnes auxquelles un appareil cellulaire a été attribué ont signé un accord pour se conformer à cette Directive. Les employés seront tenus responsables de la nonconformité à la présente directive. Le nonrespect de la présente directive entraînera des mesures administratives et disciplinaires, et même la mise à pied.

Les personnes visées pourraient être dans l’obligation de rembourser EDSC pour les coûts excédentaires encourus à la suite de l’utilisation personnelle d’appareils cellulaires.

10. Références

Emploi et Développement social Canada

Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)