Politique sur les petits soldes débiteurs

Pour toutes questions ou commentaires, veuillez nous contacter au:
NC-CFOB-Financial_Policy_Questions_Politique_Financière-GD

Date de la dernière révision : janvier 2016

Table des matières

• Contexte

1. Objectifs de la politique
2. Énoncé de la politique
3. Application
4. Exigences de la politique
   • 4.1 Radiation ou remise concernant les petits soldes débiteurse
   • 4.2 Critères relatifs aux soldes admissibles
   • 4.3 Créances des clients par programme
   • 4.4 Intérêts
5. Rôles et responsabilités
   • 5.1 Sous-ministre, EDSC
   • 5.2 Dirigeant principal des finances
   • 5.3 Cadres supérieurs du Ministère
   • 5.4 Groupe des Comptes recevables nationaux
6. Délégations de pouvoirs
7. Surveillance et conformité
8. Définitions
9. Références
• 9.1 Lois et règlements
• 9.2 Publications du Conseil du Trésor ou du gouvernement du Canada
• 9.3 Publications ministérielles
10. Annexes
    • Annexe A – Petit solde débiteur pour les comptes débiteurs par programme et, s’il y a lieu, pouvoir législatif particulier
    • Annexe B – Scénarios

Contexte

La présente Politique sur les petits soldes débiteurs (PSD) remplace la Politique sur le solde minimal de 2003, à la suite d’un examen ministériel en 2014‑2015.

Un petit solde débiteur (parfois appelé solde minimal) constitue un seuil fixé jusqu’à concurrence duquel un montant peut être remis ou radié des livres comptables ministériels, lorsque les coûts administratifs ou autres du recouvrement d’une créance seront probablement égaux ou supérieurs au montant à recouvrer. En vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), les ministères peuvent, sous réserve de certains critères, établir un seuil pour les petits soldes débiteurs aux fins de la remise ou de la radiation d'une créance, selon le cas.

En 2014, le gouvernement du Canada a proposé de modifier la LGFP pour faire en sorte que celle‑ci lui accorde, de manière uniforme, le pouvoir financier de ne pas payer ou de ne pas recouvrer les montants de faible valeur. Le Conseil du Trésor a approuvé le Règlement sur les sommes de peu de valeur, à compter du 1^er avril 2015. Aux termes de l’article 155.2 de la LGFP, les montants de faible valeur qui sont inférieurs au seuil fixé dans le Règlement sur les sommes de peu de valeur sont réputés nuls, et le gouvernement n’est pas tenu de les payer ou de les recouvrer.

La présente politique sur les PSD s’applique dans les cas où la créance n’est pas visée par le Règlement sur les sommes de peu de valeur (c’est‑à‑dire lorsqu’elle est supérieure au seuil établi) et que les critères relatifs aux soldes admissibles énoncés dans le présent document sont réputés être satisfaits.

1. Objectifs de la politique

1. Fournir des directives sur la remise ou la radiation des petits soldes débiteurs des comptes débiteurs qui dépassent le montant établi par le Règlement sur les sommes de peu de valeur.
2. Faire en sorte que les créances ministérielles soient gérées efficacement et conformément aux lois et règlements applicables qui régissent la radiation et la remise de créances.
3. Améliorer le rapport coûts‑efficacité du recouvrement des créances.
4. Faire en sorte que les clients du Ministère soient traités équitablement et que les objectifs de programme soient respectés.

2. Énoncé de la politique

Le Ministère prendra au moment opportun des mesures concernant la radiation ou la remise des créances admissibles égales ou inférieures au petit solde débiteur pour les comptes débiteurs, de la manière décrite dans la présente politique.

3. Application

La politique s’applique à Emploi et Développement social Canada (EDSC), y compris Service Canada et le Programme du travail, ci‑après appelé le « Ministère ».

La présente politique doit être lue en parallèle avec le Règlement sur les sommes de peu de valeur, le Règlement sur la radiation des créances ou toute loi particulière relative aux programmes autorisant la radiation ou la remise de créances, la Directive sur la gestion des comptes débiteurs et la Ligne directrice sur le recouvrement des comptes débiteurs, ainsi que la Politique sur la radiation de dettes du Ministère.

4. Exigences de la politique

4.1  Radiation ou remise concernant les petits soldes débiteurse

• 4.1.1  Le Ministère déterminera systématiquement les soldes admissibles et radiera ou remettra, selon le cas, les comptes débiteurs dont le montant est égal ou inférieur au petit solde débiteur établi pour chaque programme (mais dont le montant est supérieur au seuil fixé en vertu du Règlement sur les sommes de peu de valeur), comme il est indiqué à l’annexe A - Petit solde débiteur pour les comptes débiteurs par programme.
• 4.1.2  Dans le présent document, le terme « remise » renvoie aux petits soldes débiteurs associés au Régime de pensions du Canada et au programme de Sécurité de la vieillesse, comme il est indiqué à l’annexe A, et le terme « radiation » renvoie à tous les autres petits soldes débiteurs visés par la présente politique.

4.2  Critères relatifs aux soldes admissibles

• 4.2.1  Les comptes admissibles à une radiation ou une remise comprennent ceux pour lesquels le client :
  1. n’est pas visé par le Règlement sur les sommes de peu de valeur (c’est‑à‑dire que le montant de la créance est supérieur au montant fixé en vertu du Règlement);
  2. ne touche pas de prestations sociales provenant du programme pour lequel la créance est comptabilisée; dans un tel cas, la façon rentable de recouvrer la créance consiste à déduire un montant des prestations versées;
  3. ne procède pas actuellement au remboursement de sa créance;
  4. ne fait pas l’objet d’un appel, d’une faillite ou d’une action en justice;
  5. ne respecte pas les arrangements de paiements.

4.3  Créances des clients par programme

• 4.3.1  La somme de toutes les créances des clients dans un programme donné sera utilisée pour déterminer le petit solde débiteur. À des fins pratiques, il s’agit du total des créances des clients par programme comptabilisées dans le Système ministériel des comptes débiteurs (SMCD) ou dans le Système de sécurité du revenu. Cela comprend les prêts étudiants en défaut de paiement gérés par le Ministère, mais n’inclut pas les prêts étudiants gérés par un tiers.
• 4.3.2  Les comptes pour lesquels le solde débiteur total des clients dans un programme donné est égal ou inférieur au seuil fixé, mais supérieur à la limite établie en vertu du Règlement sur les sommes de peu de valeur, seront automatiquement signalés dans le SMCD aux fins de radiation ou de remise, selon le cas, en se voyant attribuer l’état de compte « Créance irrécouvrable ». Cela ne s’applique qu’aux comptes pour lesquels un client ne touche pas de prestations sociales provenant du programme pour lequel la créance est comptabilisée. Des exemples sont fournis à l’annexe B – Scénarios.

4.4  Intérêts

• 4.4.1  Le calcul du petit solde débiteur précisé à l’annexe A comprend le principal et les intérêts. Dans le cas où une créance est radiée ou remise en raison d’un petit solde débiteur, les intérêts courus ou accumulés compris dans le calcul du solde seront aussi radiés ou remis. Les intérêts débiteurs cesseront de s’accumuler à partir du moment où un compte est retenu aux fins de radiation ou de remise. Veuillez-vous reporter au document Imposition des intérêts sur les comptes débiteurs pour obtenir de plus amples détails.

5. Rôles et responsabilités

5.1  Sous-ministre, EDSC

Le sous‑ministre est responsable de ce qui suit :

• 5.1.1  Sous l’autorité du ministre, approuver les matrices de délégation de pouvoirs du Ministère en matière de radiation et de remise (autres que ceux mentionnés à la section 6.1.3 ci‑dessous).
• 5.1.2  Veiller à ce que des mécanismes efficaces de surveillance et de contrôle soient en place au sein du Ministère pour assurer le respect des exigences de la présente politique.

5.2  Dirigeant principal des finances

Le dirigeant principal des finances (DPF) est responsable de ce qui suit :

• 5.2.1  Appuyer les administrateurs généraux et les cadres supérieurs du Ministère en mettant en place des systèmes et des procédures ministériels efficaces ainsi que les contrôles internes nécessaires pour satisfaire aux exigences de la présente politique.
• 5.2.2  S’assurer que les pouvoirs financiers délégués et les responsabilités connexes sont clairement communiqués aux gestionnaires et que ceux‑ci s’y conforment.
• 5.2.3  Soutenir les administrateurs généraux en supervisant les activités de surveillance et de conformité relatives à la présente politique.

5.3  Cadres supérieurs du Ministère

Les cadres supérieurs du Ministère doivent s’assurer, dans leurs secteurs de responsabilité, que :

• 5.3.1  les données sont saisies en temps opportun dans le SMCD ou dans le Système de sécurité du revenu, selon le cas, afin que les comptes admissibles dont le montant est égal ou inférieur au petit solde débiteur établi soient automatiquement repérés et signalés;
• 5.3.2  les données saisies dans ces systèmes sont exactes et à jour;
• 5.3.3  les comptes sont gérés conformément aux politiques, directives et lois qui s’appliquent;
• 5.3.4  les exigences énoncées dans la présente politique sont mises en application et surveillées tout au long de l’année.

5.4  Groupe des Comptes recevables nationaux

Le groupe des Comptes recevables nationaux (CRN) de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) sont responsables de ce qui suit :

• 5.4.1  Examiner le rapport sur les créances irrécouvrables et veiller à ce que les créances soient radiées ou remises conformément aux pouvoirs délégués ainsi qu’aux politiques, directives, lois et règlements qui s’appliquent.
• 5.4.2  Traiter les demandes de renseignements connexes relatives aux comptes figurant dans le SMCD.
• 5.4.3  Veiller à la conservation des enregistrements et s’assurer que les enregistrements de créances radiées ou remises en raison d’un petit solde débiteur sont conservés durant au moins six (6) années entières à des fins d’audit, de rapport et de conservation des dossiers.
• 5.4.4  En consultation avec la Direction de la politique financière et les secteurs de programmes concernés, surveiller périodiquement les lois correspondantes afin de s’assurer que le seuil fixé relativement au petit solde débiteur établi pour chaque programme dans le SMCD est actuel et conforme.

6. Délégations de pouvoirs

• 6.1.1  En vertu de l’article 25 de la Loi sur la gestion des finances publiques et sous réserve de l’article 4 du Règlement sur la radiation des créances (1994) du Conseil du Trésor, le ministre compétent d’un ministère ou tout fonctionnaire public autorisé par écrit par lui peut radier une créance des comptes ministériels.
• 6.1.2  L’échelon hiérarchique requis pour radier une créance est indiqué à la section 5 – Radiations, dispenses, annulations de dette du Manuel de délégations de pouvoir du Ministère. Cette section comprend la remise de créance en vertu du paragraphe 66(3) du Régime de pensions du Canada et du paragraphe 37(4) de la Loi sur la sécurité de la vieillesse.
• 6.1.3  Le pouvoir de radier des trop‑payés, des pénalités et des intérêts au titre de l’assurance‑emploi est délégué par la Commission de l’assurance-emploi du Canada (CAEC), en vertu des autorisations concernant l’assurance‑emploi contenues dans l’instrument de délégation Règlement (financier) sur l’assurance‑emploi.

7. Surveillance et conformité

• 7.1.1  Le DPF doit surveiller le respect des dispositions de la présente politique et prendre les mesures correctives appropriées dans les situations de non‑conformité. Ces mesures peuvent comprendre de la formation, des changements aux procédures, des rapports additionnels, des audits ponctuels, la suspension ou le retrait de pouvoirs délégués, et toute autre mesure qu’il juge appropriée.

8. Définitions

Créance

Un montant d’argent dû à l’État, une obligation envers l’État ou une réclamation de l’État.

Créancier

Une personne ou une institution ayant une créance. Un créancier est une entité qui a l’obligation légale de payer un montant d’argent (ou de fournir des services) à une autre entité.

Solde minimal

Renvoie au petit solde débiteur.

Trop‑payé

Un trop‑payé survient lorsque le Ministère verse à un client un paiement auquel celui‑ci n’a pas droit. Un trop‑payé est considéré comme une créance due à la Couronne.

Cadre supérieur du Ministère

Aux fins de la présente politique, les cadres supérieurs du ministère sont définis comme étant les gestionnaires relevant directement d'un administrateur général et comprennent, s'il y a lieu, les gestionnaires régionaux de plus haut rang (habituellement des sous‑ministres adjoints).

Petit solde débiteur

Le seuil fixé auquel ou en deçà duquel les coûts administratifs ou autres du recouvrement d’une créance peuvent ne pas être justifiés compte tenu du montant de la créance.

Remise

Une remise libère le créancier d’une créance dont le recouvrement peut être poursuivi en justice, fait en sorte que l’État renonce à rétablir la dette et permet tant à l’État qu’au débiteur d’éliminer la créance de leurs comptes. Elle s’applique aux dépenses budgétaires uniquement. La remise d’une créance est autorisée dans des situations particulières en vertu de l’article 23 la LGFP. Des lois relatives aux programmes, comme le Régime de pensions du Canada et la Loi sur la sécurité de la vieillesse, peuvent aussi autoriser la remise d’une créance.

Radiation

Une mesure comptable qui s’applique principalement aux créances irrécouvrables et qui fait en sorte de supprimer une créance des comptes débiteurs d’un ministère. Elle ne dégage pas le créancier de l’obligation de payer le montant dû et n’a pas d’incidence sur le droit qu’a la Couronne de procéder ultérieurement au recouvrement de la créance. Voir également le Règlement sur la radiation des créances (1994).

9. Références

9.1  Lois et règlements

• Loi sur la gestion des finances publiques, paragraphe 25(1)
• Règlement sur les sommes de peu de valeur
• Règlement sur la radiation des créances (1994), paragraphe 4(2)
• Règlement sur les intérêts et les frais administratifs
• Régime de pensions du Canada, alinéa 66(3)b)
• Loi sur la sécurité de la vieillesse, alinéa 37(4)b)
• Règlement sur l’assurance-emploi, alinéa 56(1)a)
• Loi sur l’assurance-emploi
• Loi fédérale sur les prêts aux étudiants
• Loi fédérale sur l’aide financière aux étudiants

9.2  Publications du Conseil du Trésor ou du gouvernement du Canada

• Directive sur la gestion des comptes débiteurs
• Ligne directrice sur le recouvrement des comptes débiteurs
• Directive sur la tenue de documents
• Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l'administration fédérale

9.3  Publications ministérielles

• Politique sur la radiation des dettes
• Manuel de délégation de pouvoirs
• Imposition d’intérêts sur les comptes débiteurs

10. Annexes

Annexe A – Petit solde débiteur pour les comptes débiteurs par programme et, s’il y a lieu, pouvoir législatif particulier

Annexe B – Scénarios

Le tableau ci‑dessous présente des exemples de la manière dont les comptes admissibles seront indiqués; lorsque la créance totale de client au sein d'un programme est égale ou inférieure au seuil établi, le compte se verront attribuer un état de créance irrécouvrable et seront automatiquement radiés dans le SMCD.

*  Acronymes relatifs à l’état des comptes
BD01 – La prise de mesures supplémentaires n’est pas justifiée
BD38 – AE : Solde de compte inactif inférieur à 100,00 $
BD81 – RPC – La prise de mesures supplémentaires n’est pas justifiée (s’applique aussi à la SV)
CR – Solde créditeur
DQ01 – Aucun paiement reçu pour 42 jours
DQ02 – Le paiement reçu est inférieur à celui prévu par les modalités de paiement
PY – Paiement en cours
WO – Radiation – Le compte du créancier est radié