Politique sur la délégation de pouvoirs de signer des documents financiers et sur les spécimens de signature

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NC-FAS-SFA-NHQ-ACCOUNTING-SERVICES-COMPT-AC-GD

Date en vigueur : mars 2009
Dernière révision : juin 2010

Veuillez noter : Cette politique/document est présentement sous révision et sera mise à jour pour refléter les nouvelles procédures et terminologies associées avec la mise en œuvre de maSGE (SAP)

Table des matières

Contexte

  1. Objectif de la politique
  2. Énoncés de politique
  3. Application
  4. Exigences de la politique
  5. Rôles et Responsabilités
  6. Instruments de délégation de pouvoirs
  7. Surveillance et Conformité
  8. Définitions
  9. Références

Annexe A : Glossaire des termes, (Types de pouvoirs financiers)
Annexe B : Délégation de pouvoirs (documents nécessaires)

Annexe C : Lignes directrices

Annexe D : Questions Fréquemment posées 

Contexte

La responsabilité du contrôle et de la dépense des fonds publics est conférée au ministre et au sous-ministre/président par le Parlement par l'intermédiaire des lois de crédit, de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et des règlements pris en vertu de la LGFP. Le ministre et le sous-ministre/président autorisent des fonctionnaires à exercer certaines responsabilités en leur nom en déléguant ces pouvoirs à des postes où la responsabilité peut être assumée de la façon la plus efficace qui soit et où il est possible d'établir les responsabilités à l'égard des résultats.

Cette politique doit être appliquée en relation avec les autres politiques et directives, par exemple la politique sur les frais d'accueils avec davantage de restrictions.

Les délégations autorisées par le Ministre sont accordées aux fonctionnaires du ministère pour l'administration des programmes officiels sur lesquels une provision dans les budgets des dépenses a été effectuée. L'objectif des délégations est de donner le pouvoir approprié à la mesure des besoins opérationnels en termes de volume, montant, et type de dépenses prédominantes aux centres de responsabilité, sans pour autant limiter le droit des hauts gestionnaires d'exercer un control sur les dépenses principales, ou celles qui représentent une dérogation, ou qui ont des cordes sensibles.

1. Objectif de la politique

Veiller à ce que les responsabilités à l'égard du contrôle et de la dépense convenables des fonds publics soient définies, attribuées et exercées conformément aux processus décisionnels et à l'instrument de délégation de pouvoirs du Ministère.

2. Énoncés de politique

C'est la politique du Ministère pour s'assurer que des contrôles de gestion financière et opérationnelle sont appliqués à la délégation des pouvoirs financiers associés au processus de dépenses. Cette politique doit être lue conjointement avec la directive du Conseil du Trésor Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, le Guide sur la délégation des pouvoirs et le manuel de la délégation de pouvoirs du ministère.

3. Application

Cette politique s'applique à tous les pouvoirs de signer des documents financiers en vertu des articles 32, 33 et 34 de la LGFP et associés au processus de dépenses à Ressources Humaines et Développement des Compétences Canada incluant Service Canada, lequel sera dorénavant nommé le Ministère.

4. Exigences de la politique

4.1. Pouvoir de délégation

4.1.1. Conformément à la politique du Ministère, le ministre et le sous-ministre/président doivent officiellement déléguer les pouvoirs financiers et communiquer ces délégations par écrit.

4.1.2. Un pouvoir délégué ne peut être délégué de nouveau, en tout ou en partie, par le titulaire du poste auquel ledit pouvoir a été délégué.

4.2. Délégation de pouvoirs financiers

4.2.1. Dans la mesure du possible, les pouvoirs doivent être délégués à des catégories générales ou à des postes génériques. Des tableaux de postes équivalents seront élaborés au besoin.

4.2.2. Les pouvoirs doivent être délégués à des postes organisationnels sans faire référence à des personnes.

4.2.3. Avant qu'un titulaire puisse exercer un pouvoir de signer des documents financiers, ledit pouvoir doit être officiellement délégué au poste concerné conformément à l'instrument de délégation de pouvoirs. De plus, le titulaire doit remplir une carte de spécimen de signature et être officiellement désigné par un agent ayant autorité sur lui.

4.2.4. Les titulaires de postes de gestion peuvent limiter les montants maximum de délégation des pouvoirs financiers dans leur secteur de compétence désigné. Cependant, règle générale, le pouvoir de dépenser devrait être délégué aux gestionnaires de centre de responsabilité en relation avec leurs responsabilités budgétaires afin d’assurer qu’ils ont un pouvoir adéquat et pleine responsabilité de leurs décisions.

4.2.5. Les limites sur le pouvoir financier pour les demandes de paiement ou les sommes imputées à un crédit doivent inclure un montant maximum en dollar pour chaque position, sauf si le plein pouvoir est accordé. Lorsque le titulaire d'un poste se voit accorder le pouvoir d'entrée un paiement, et en plus, la demande d'autres paiements, deux limites différentes peuvent alors apparaitre dans cette situation.

4.2.6. Les pouvoirs délégués par le ministre et sous-ministre à un poste peuvent être retirés par le supérieur du poste s’il a été déterminé qu’il y a abus des pouvoirs délégués.  Si cela s’avère nécessaire,  les Services de comptabilité à l’A.-C. ou de la région doivent être prévenu aussitôt que possible.

4.3 Répartition des tâches

4.3.1. Les tâches doivent être réparties de manière à ce que nul n'ait le plein accès et le plein contrôle du processus de dépense et de paiement, afin d'atténuer les risques liés à l'utilisation inappropriée de fonds.

4.3.2. Les fonctions énumérées ci-dessous doivent être séparées le plus possible :

  1. Approvisionnement;
  2. Vérification des comptes;
  3. Attestation de la réception de biens et de services et établissement du droit au paiement aux termes de l'article 34 de la LGFP; et
  4. Attestation des demandes de paiement et de règlement conformément aux termes de l'article 33 de la LGFP.

4.3.3. Une personne à qui on a délégué un pouvoir d’attestation (article 34) et un pouvoir de payer (article 33) ne peut exercer les deux pouvoirs pour la même transaction.

4.3.4. Nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser, pouvoir d’attestation ou le pouvoir de payer à l'égard d'un paiement dont il peut bénéficier personnellement directement ou indirectement.  Chaque personne impliquée dans une transaction dont il/elle peut bénéficier personnellement devrait voir la partie initiation de la dépense de cette transaction approuvée par un fonctionnaire supérieur.

4.4. Spécimens de signature

La signature des personnes autorisées à exercer un pouvoir, de façon permanente ou intérimaire, doit être apposée sur la carte de spécimen standard du Ministère ou sur le document équivalent approuvé pour permettre l'authentification de la signature avant et après avoir traité une transaction. (Voir l'annexe B)

4.4.1. La carte de spécimen de signature doit:

  1. désigner le titulaire du poste auquel a été délégué le pouvoir de signer de manière à ce que l'instrument de délégation et les tableaux des postes équivalents (le cas échéant) permettent de l'indiquer clairement;
  2. être remplie pour chacun des titulaires d'un poste auquel a été délégué le pouvoir de signer;
  3. être remplie dès qu'un nouvel employé est nommé à un poste auquel a été délégué le pouvoir de signer des documents financiers;
  4. être authentifiée par la personne qui occupe un poste de gestion et qui a autorité sur le titulaire, sauf dans le cas de l'exception indiquée au point 4.4.2;
  5. être disponible à tous les endroits où les signatures doivent être validées ou authentifiées;
  6. être annulée dès que possible lorsque le titulaire quitte le poste auquel les pouvoirs de signature ont été conférés ou être remplacée lorsqu'un changement organisationnel ou de politique modifie toute information qui figure dans la carte;
    préciser :
    1. le nom du ministère (RHDCC);
    2. le nom du titulaire;
    3. le code d'identification de dossier personnel du titulaire (CIDP);
    4. le titre du poste du titulaire (c.-à-d. le poste auquel le pouvoir a été délégué);
    5. le centre de responsabilité (CR) du titulaire, la direction générale ou la région et les secteurs précis de responsabilité;
    6. la date d'entée en vigueur;
    7. la date d'expiration, le cas échéant;
    8. le type de pouvoir et toutes les restrictions du pouvoir;
    9. le cas échéant, que le pouvoir se limite aux postes intérimaires seulement;
    10. la signature du titulaire;
    11. le nom, le titre et le CR du gestionnaire du titulaire;
    12. que le titulaire a terminé la formation et l'évaluation requises;
    13. la date de fin de l'évaluation requise.

4.4.2. Authentication

Les cartes de spécimen de signature doivent être authentifiées par un gestionnaire ayant autorité sur le titulaire. Cependant, afin d'assurer la souplesse du processus d'authentification, les spécimens de signature des titulaires des postes suivants à l'AC et dans les régions peuvent être authentifiés par les agents ministériels habilités à le faire :

AC
L'authentification de la signature des cadres supérieurs (sous-ministre adjoint, Dirigeant principal des finances et équivalents) peut être effectuée par le directeur général de la Comptabilité ministérielle et production de rapports, le directeur général des Politiques financières, contrôle interne et services d'affaires, ou par l’adjoint à Dirigeant principal des finances.

Régions

  1. L'authentification de la signature des cadres supérieurs (cadre exécutif régional ou cadre exécutif gestion des services) peut être effectuée par le cadre supérieur principal de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) dans les régions.
  2. L'authentification de la signature des directeurs de secteurs d'activités qui relèvent de postes à l'extérieur de leur zone d'affectation dans les régions peut être effectuée par le directeur de CR local dans la région, c.-à-d. le directeur responsable du budget du CR du Centre de services.
  3. L'authentification de la signature du cadre supérieur principal de la DGDPF dans les régions peut être effectuée par le directeur, le gestionnaire ou le chef des Services de comptabilité des régions.
  4. (d) L'authentification de la signature des autres fonctionnaires dans les régions à qui des pouvoirs de signer des documents financiers ont été délégués et qui relèvent d'un poste de l'AC peut aussi être effectuée par le directeur/gestionnaire/chef des Services de comptabilité des régions.

4.4.3.  Pour confirmer l'identité du titulaire, l'agent autorisé à effectuer l'authentification ou un témoin au sein du Ministère connu de l'agent autorisé à effectuer l'authentification doit être présent quand le titulaire signe la carte de spécimen de signature. Pour qu'un témoin puisse attester l'identité tu titulaire, la note suivante ou l'équivalent doit être inscrite dans l'espace réservé au témoin sur la carte de spécimen de signature :

« Je suis (nom du témoin), (titre du poste du témoin), (nom de la section et de la direction général du témoin) et j'atteste par la présente que j'ai vu (nom du titulaire) signer cette carte de spécimen de signature.

(Signature du témoin).»

4.4.4. Toutes les délégations de pouvoir et cartes de spécimen de signature doivent être examinées chaque année et mises à jour au besoin afin d’en assurer la validité.

4.4.5. Les cartes de spécimen, les délégations de pouvoir et les notes de service attribuant des pouvoirs intérimaires doivent être conservés pendant six (6) exercices financiers suivant leur date d'expiration ou d'annulation, conformément à la Politique de rétention des documents financiers.

4.5. Exercice par intérim de pouvoirs financiers

4.5.1.  Un employé tenu d'exercer temporairement, c'est-à-dire par intérim, les fonctions d'un poste auquel des pouvoirs ont été délégués ne peut exercer lesdits pouvoirs que si les responsabilités du poste sont également assumées.

4.5.2.  Il incombe au supérieur désigné de s'assurer que les personnes à qui le ministre ou le sous ministre a délégué des pouvoirs de signer des documents financiers comprennent leurs responsabilités et qu'ils ont terminé avec succès l'évaluation et la formation requises pour veiller à ce que toutes les exigences ministérielles, juridiques et règlementaires soient respectées. (Voir la section 4.6)

4.5.3.  Nul ne peut exercer par intérim un pouvoir délégué à un poste, sauf lorsque ledit pouvoir a été officiellement délégué à l'avance avec l'approbation du supérieur du titulaire permanent du poste.

4.5.4.  Un mémorandum d'autorisation de délégation intérimaire (MADI) autorisant l'exercice intérimaire d'un pouvoir de signature, sur laquelle on indique le nom et le poste des personnes à qui l'on a délégué des pouvoirs par intérim pendant un exercice financier, doit être rédigée au début de chaque exercice, pour autoriser les affectations intérimaires sur une base annuelle. Le MADI doit être approuvée par le supérieur du titulaire permanent du poste* et l'original doit être acheminé par la poste aux Services de comptabilité de l'AC et des régions. (Voir l'annexe B.3.[a])

4.5.5. Un courriel indiquant le nom du titulaire, parmi ceux qui figurent sur le MADI, qui occupera le poste intérimaire et la durée doit être envoyé aux Services de comptabilité de l'AC et des régions au début de la période d'intérim pour :

4.5.6. Lorsque le MADI n'a pas été préparée à l'avance de la façon indiquée au point 4.5.4 , un mémorandum de délégation intérimaire (MDI) distinct concernant la période d'intérim dans laquelle la période intérimaire est précisée doit être approuvée par le supérieur du titulaire permanent du poste* et l'original doit être acheminé par la poste aux Services de comptabilité de l'AC et des régions. Un avis par courriel est acceptable de façon temporaire, mais il doit être suivi de l'envoi de l'original aux fins de conservation des documents (voir l'annexe B.3.[b]).

*Le Sous-ministre, l'Administrateur général et les positions équivalentes ne sont pas requis d'avoir le MDI ou MADI autorisé par le Ministre

4.5.7. Le mémorandum qui autorise officiellement l'exercice par intérim d'un pouvoir de signature doit :

  1. indiquer le nom et le titre de l'employé qui occupera le poste auquel a été délégué un pouvoir;
  2. indiquer la date d'entrée en vigueur;
  3. préciser le secteur de compétence et les restrictions afférentes;
  4. avoir été approuvée par le gestionnaire du titulaire permanent du poste;
  5. indiquer qu'il s'agit d'une " affectation intérimaire durant l'absence du titulaire " ou un énoncé semblable.

4.5.8. Une carte de spécimen de signature doit être remplie pour une personne qui assume les fonctions d'un poste à titre intérimaire seulement si cette personne n'a pas déjà de spécimen de signature.

4.6 Besoins en matière de formation

4.6.1. La Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement et la Directive sur l'administration de la formation indispensable exigent que toute personne qui exerce un pouvoir délégué doit avoir terminé les évaluations et la formation conformément à ses responsabilités pour s'assurer qu'il a les connaissances, les compétences et les habiletés nécessaires pour exercer avec efficacité ses pouvoirs de signature et exercer ses fonctions.

4.6.2. Il incombe au supérieur désigné de l'employé de s'assurer que ses employés sont au courant de cette Politique et qu'ils savent que tout manquement à ces exigences dans le délai précis mentionné provoquera une suspension des pouvoirs délégués jusqu'à ce qu'ils aient terminé avec succès la formation et les évaluations requises.

4.6.3. Les demandes de renseignements sur la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement du CT et les directives associées doivent être acheminées aux coordonnateurs de formation indispensable du Ministère :

Pour Service Canada: http://intracom.hq-ac.prv/sc-college/fra/repfi.shtml

Pour RHDCC: svp envoyer un courriel aux coordonnateurs à nc-required_training-formation_indispensable-gd.

4.7  Exigence des pouvoir financier

4.7.1  Nouveaux pouvoirs financiers et modifications aux pouvoirs existants

4.7.1.1  De nouveaux pouvoirs financiers sont requis lors de l'annonce d'un nouveau programme ou à la suite d'un changement dans les lois ou dans l'organisation. La DGDPF fera une analyse annuelle des pouvoirs de signature délégués pour fins de validation.

4.7.1.2  Habituellement, des modifications ne doivent être apportées qu'à la suite de changements dans la structure et dans les responsabilités organisationnelles, étant donné que les pouvoirs sont attribués à des postes et non à des personnes.

4.7.1.3  Les demandes de nouvelles délégations de pouvoirs et de modifications des pouvoirs existants doivent être vérifiées par le cadre supérieur compétent à l'AC ou dans la région (c.-à-d. si les changements concernent la compétence régionale) et transmises à la DGDPF à l'AC, et accompagnées d'une justification écrite complète.

4.7.1.4  Les demandes de renseignements concernant les déclarations d'équivalence doivent être adressées au BCDF à l'AC.

4.7.2 Nouveau ministre

4.7.2.1   La nomination d'un nouveau ministre ou sous-ministre n'entraîne pas automatiquement l'annulation des pouvoirs délégués. Le ministre est la seule personne autorisée par la LGFP à déléguer des pouvoirs et à autoriser une autre personne à les exercer en son nom. Lors de la nomination d'un nouveau ministre, un nouvel instrument de délégation doit être préparé le plus rapidement possible par la DGDPF à l'AC aux fins d'approbation par le nouveau ministre.

4.7.2.2  Lors de la nomination d'un nouveau sous-ministre/président, il n'est pas nécessaire que l'instrument de délégation soit signé de nouveau.

5. Rôles et Responsabilités

L'émission de cette politique est sous la responsabilité de Dirigeant principal des finances.

5.1  Les Services de comptabilité de l'Administration Centrale (AC) et des régions sont responsables de:

  1. tenir à jour les spécimens de signature originaux et les notes de services qui autorisent l'exercice par intérim de pouvoirs de signature;
  2. veiller à ce que toutes les cartes de spécimen de signature sous leur responsabilité continuent d'être valables pour le ou les motifs pour lesquels ils ont été créés;
  3. veiller à l'examen annuel des spécimens de signature et à la mise en ouvre des notes de service sous leur responsabilité;
  4. mettre en ouvre des procédures de désignation officielle conformément à l'exigence énoncée au point 4.2.3.

5.2  Les Gestionnaires des centres de responsabilité (CR) sont responsables de:

  1. réaliser l'examen annuel et la mise à jour de leurs spécimens de signature et de leurs notes de services autorisant l'exercice par intérim de pouvoirs de signature;
  2. prévenir les Services de comptabilité de l'AC et des régions appropriés de tout changement apporté aux délégations de pouvoirs;
  3. informer les Services de comptabilité de l'AC et des régions appropriés de la date d'entrée en vigueur des annulations lorsqu'un spécimen de signature est périmé.

5.3  Direction Générale de Dirigeant principal des finances

  1. Maintenir et interpréter la politique du ministère sur la délégation des pouvoirs et les documents qui s'y rattachent;
  2. Effectuer une révision annuelle des pouvoirs de signature financiers délégués et donner des recommandations aux gestionnaires principaux de la DGDPF sur les changements proposés;
  3. Réviser toutes les demandes de pouvoirs nouveaux ou modifiés aux instruments de délégation.
  4. Maintenir les instruments de pouvoirs sur le site de la DGDPF.

6. Instruments de délégation de pouvoirs

L'instrument de délégation doit préciser:

  1. les types de pouvoir et les secteurs précis;
  2. les postes organisationnels auxquels sont conférés les pouvoirs;
  3. les secteurs organisationnels ou de programme couverts par les pouvoirs, c'est-à-dire la limite des pouvoirs;
  4. la limite maximale correspondante en dollars fixée pour chacun des postes génériques;
  5. toutes les conditions.

Les tableaux des postes équivalents doivent :

  1. être dressées par chacune des directions générales ou des régions, au besoin;
  2. déterminer le pouvoir par poste organisationnel générique dans la direction générale ou la région spécifique;
  3. déterminer les secteurs d'autorité et déterminer si l'autorité est pleinement accordé ou limité; et
  4. être approuvées par Dirigeant principal des finances (DPF).

7. Surveillance et conformité

Cette politique ainsi que l’accomplissement des résultats escomptés feront l’objet d’un suivi de plusieurs façons dont l’évaluation sous le MAF, examen des soumissions au Conseil du trésor, rapports ministériels sur le rendement, résultats de suivis, évaluations et études.

8.  Définitions

La validation de la formation signifie la confirmation et la consignation par écrit qu'une personne a réussi la formation et les évaluations obligatoires de la connaissance nécessaire pour assumer les fonctions et les responsabilités en lien avec l'exercice des pouvoirs financiers délégués.

9.  Références

9.1. Lois

9.2. Publications du Conseil du Trésor

9.3. Autres document de référence

Annexe A: Glossaire des termes

A.1 Types de pouvoirs financiers

Le pouvoir de dépenser et le pouvoir d’attestation doivent être délégués aux gestionnaires de CR de manière à leur assurer le pouvoir nécessaire pour assumer leur responsabilité budgétaire. Dans sa directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses, le SCT divise le pouvoir de dépenser en trois volets :

L'engagement des dépenses
Est harmonisé avec les responsabilités touchant la gestion, le budget et les opérations. Essentiellement établi par les lois de crédits, qui prévoient l'octroi des fonds pour les buts stipulés, ce pouvoir est limité par les restrictions qu'imposent le Règlement sur les marchés de l'État, la Directive sur les voyages et d'autres règlements, politiques et directives pris en application de la LGFP. Ce pouvoir est exercé lorsque l'on prend la décision d'acquérir des biens ou d'obtenir des services qui entraîneront une dépense de fonds. Il a pour objectif de donner aux gestionnaires opérationnels la responsabilité principale à l'égard de l'engagement de dépenses affectées à leur budget.

Le pouvoir d'engager des fonds
Est la capacité de confirmer, avant de conclure un engagement, que le solde disponible non grevé du crédit ou du poste figurant dans le budget des dépenses est suffisant pour l'acquittement de l'engagement.

Le pouvoir d’exécuter une opération
Pouvoir de conclure un marché, y compris les acquisitions par carte d’achat, ou d’approuver des droits énoncés dans la loi (p. ex., prestations d’assurance-emploi). Comprend le pouvoir de conclure un marché avec une personne ou une organisation pour l'acquisition de biens ou de services. Le pouvoir d'acquérir des biens est délégué par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), conformément à la Loi sur le ministère des Approvisionnements et Services. La passation de marchés pour les services est réglementée par la politique du gouvernement sur la passation de marchés, les directives du CT sur la passation de marchés ainsi que les directives de TPSGC et la politique du Ministère sur l'approvisionnement au sein du gouvernement. Les limites propres aux délégations des gestionnaires qui ont des responsabilités en matière d'engagement des dépenses, d'achats et de budgets sont comprises dans le Guide de délégation de pouvoirs.

Le pouvoir d’attestation
Est le pouvoir de confirmer l'exécution et les coûts des marchés en vertu de l'article 34 de la LGFP, en certifiant que:

  1. le travail a été effectué, les biens ont été livrés et les services ont été rendus de façon satisfaisante et que le bénéficiaire a droit et est admissible au paiement;
  2. la réalisation du marché est conforme aux modalités contractuelles, et les prix non spécifiés dans le marché sont jugés raisonnables;
  3. les données sur la transaction sont exactes et le codage financier est fourni;
  4. les avances ont été versées conformément aux modalités du marché;
  5. les lois, les politiques et les règlements applicables ont été respectés (p. ex. les voyages, l'accueil, les comptes bancaires du Ministère, les salaires, etc.).

A.2. Le pouvoir de payer est la capacité de demander des paiements et de les imputer aux crédits. Ce pouvoir est délégué à des postes qui sont classés "agent financier " qui peuvent vérifier de façon indépendante que les autres agents exercent comme il faut le pouvoir de dépenser et les contrôles financiers s'y rapportant. Le pouvoir de payer ne peut être exercé sans la signature de l'agent ayant le pouvoir prévu par l'article 34 de la LGFP.

Les agents financiers qui détiennent ce pouvoir doivent:

Annexe B : Délégation de pouvoirs (documents nécessaires)

B.1. Carte de spécimen de signature GC 136B

La carte de spécimen de signature Spécimen de signature (GC136) (PDF, 27 ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) est la carte utilisée au gouvernement et est actuellement utilisée au Ministère pour déléguer les pouvoirs relatifs à l'exercice de l'article 33 de la LGFP.

B.2 Carte de spécimen de signature FIN 5034

La carte de spécimen de signature Spécimen de Signature (FIN5034) (PDF, 151 ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) est la carte actuellement utilisée au Ministère pour la délégation de pouvoirs relatifs à l'engagement des dépenses et pour l'application de l'article 34 de la LGFP.

Il faut remplir une seule copie du formulaire FIN 5034 pour la délégation interne de pouvoirs de signer des documents financiers (engagement des dépenses et article 34). Cependant, il faut également remplir une copie de la carte GC 136 pour TPSGC lorsque les pouvoirs selon l'article 33 sont délégués à un poste.

B.3 Mémorandum de délégation intérimaire

  1. Autorisation à l'avance d'exercer par intérim un pouvoir de signature au moyen d'un mémorandum globale et activation d'une période d'intérim précise au moyen d'un avis par courriel MADI (FIN5043) (PDF, 100 Ko) (voir la section 4.5.4).
  2. Mémorandum à rédiger lorsque la délégation intérimaire officielle n'a pas été autorisée à l'avance MDI (FIN5041) (voir la section 4.5.6).

B.4 Application Web sur les pouvoirs de signer des documents financiers

L'application web sur les pouvoirs de signature relève du Service de la comptabilité à l'AC. Ce système central permet d'accéder par voie électronique les pouvoirs délégués et facilite la mise à jour des cartes de spécimen de signature. http://signatures.prv/Signatures/index.cfm?APP=SA&ACT=Search&Dsp=Incumbents&LANG=F

Afin d'assurer l'uniformité dans toute l'organisation, toute modification apportée aux systèmes concernant les points B.2 et B.3 doit être approuvée par la DGDPF à l'AC.

Annexe C : Lignes directrices

C.1. Modifications apportées aux cartes de spécimen de signature

Conformément aux points (f) et (g) de la section 4.4.1, un spécimen de signature doit être remplacé et authentifié de nouveau dans les situations suivantes :

  1. quand la signature du titulaire a changé (p. ex. en raison de problèmes de santé);
  2. quand le nom du titulaire a changé (p. ex. à la suite d'un mariage);
  3. lors de la réorganisation du Ministère (p. ex. la scission d'un ministère qui engendre la création d'un nouvel organisme. Lors d'une situation ou le titre du poste change, mais que les fonctions du poste restent les mêmes, cela ne constitue pas une réorganisation du Ministère et ne requiert pas la signature d'une nouvelle carte; un changement de numéro de CR dans la même direction générale n'en requiert pas non plus);
  4. à la suite d'un changement de politique imposé par des cadres supérieurs ou par les directions générales responsables de la politique financière (p. ex. une directive du Secrétariat du Conseil du Trésor [SCT] instaurant un nouveau processus d'authentification).

Les autres données administratives figurant dans le formulaire FIN 5034 servent à établir la désignation du titulaire et à déterminer les secteurs de responsabilité (c. à d. le poste, le titre, le CR, les restrictions, le genre de pouvoir de dépenser et certains secteurs de responsabilité). En cas de changement, il n'est pas nécessaire de signer une nouvelle carte de spécimen. Il suffit d'envoyer par courriel un message expliquant la situation aux Services de comptabilité l'AC et des régions concernés.

La note d'information doit inclure la date d'entrée en vigueur du changement et doit être envoyée par le gestionnaire du titulaire aux Services de comptabilité concernés dès que le changement apporté à la désignation ou au secteur de responsabilité est connu.

C.2  Restrictions imposées aux pouvoirs délégués

Les gestionnaires ne peuvent pas déléguer ou déléguer de nouveau des pouvoirs de signer des documents financiers, mais ils peuvent limiter ces pouvoirs.

Le cas échéant, les pouvoirs délégués peuvent être limités selon les facteurs suivants:

  1. emplacement géographique;
  2. structure organisationnelle;
  3. activités;
  4. fonctions;
  5. limite réduite en dollars;
  6. toutes autres restrictions locales compte tenu des fonctions et des responsabilités des postes ou dans le cadre de situations particulières, telles que de très petits bureaux avec des employés partiellement formés, des projets spéciaux ou des budgets limités.

Annexe D : Questions fréquemment posées

Les renseignements de cette section ont pour but de vous servir d'outils dans l'exercice de vos fonctions et de vous permettre d'offrir un meilleur service à nos clients. La section sera mise à jour de façon ponctuelle et contiendra des explications sur des questions qui se répètent.

D.1 - Cartes de spécimen de signature

1- Quels renseignements doivent figurer dans le champ restriction de la carte de spécimen de signature (FIN 5034)?

La section 4.4.1 de la politique spécifie que le type de pouvoir et toute restriction doivent figurer sur la carte de spécimen de signature.

Pour déterminer les types de pouvoirs d'un poste, la carte de spécimen de signature devrait comprendre les renseignements suivants:

Note : La carte de spécimen de signature comprend seulement les pouvoirs financiers, il n'est donc pas nécessaire d'en avoir une pour les pouvoirs en matière de ressources humaines, d'assurance emploi ou d'administration et d'information.

D.2 - Formation indispensable

1- Quelles sont les exigences en matière de formation pour les spécialistes fonctionnels par rapport à l'exercice des pouvoirs délégués en vertu de la nouvelle politique sur la formation?

À l'heure actuelle, l'exercice des pouvoirs délégués n'est pas suspendu pour les spécialistes fonctionnels. Ce groupe comprend les adjoints administratifs, les agents et les analystes de programme, les chefs d'équipe et tout autre poste mentionné dans le Guide de délégation de pouvoirs dont le titulaire pourrait exercer des pouvoirs financiers, mais qui ne gère pas un budget.

- Les agents, les chefs d'équipe et les autres spécialistes fonctionnels qui n'ont pas de responsabilités budgétaires peuvent seulement exercer le pouvoir selon l'instrument de délégation de pouvoirs lorsque le gestionnaire responsable du budget l'autorise en signant la section de la carte de spécimen de signature réservée à cette fin.

- Puisque les spécialistes fonctionnels exercent les pouvoirs à l'appui des gestionnaires de CR, le gestionnaire de CR responsable du budget est aussi responsable de l'utilisation de ces fonds et de l'exercice approprié des responsabilités liées aux pouvoirs délégués.

Cette section sera examinée après que la formation indispensable soit offerte aux spécialistes fonctionnels.

2-La Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement s'applique t elle aux personnes nommées de façon intérimaire à un poste ayant les pouvoirs délégués?

Oui. Les personnes qui occupent des nominations intérimaires doivent suivre la formation indispensable/valider leurs connaissances afin d'exercer les pouvoirs délégués. Les agents qui occupent des postes intérimaires exercent essentiellement les pouvoirs de leur gestionnaire en cas d'absence et, par conséquent, sont responsables de l'exécution efficace des rôles et des responsabilités du poste qu'ils occupent de façon intérimaire. Cette exigence est décrite à la section 4.5 de la Politique et s'applique aux personnes nommées de façon intérimaire pour une période à court ou à long terme. Pour obtenir plus de précisions, veuillez communiquer avec votre coordonnateur de formation indispensable.

3 - Les personnes qui exercent les pouvoirs selon l'article 33 pour les paiements de Programmes de la sécurité du revenu (PSR) conservent-elles leurs pouvoirs délégués ou devront-elles valider leurs connaissances par l'intermédiaire du test en ligne ou suivre le cours?

Les personnes qui exercent des pouvoirs selon l'article 33 pour les paiements des PSR, les paiements des rentes ou des programmes semblables sont des spécialistes fonctionnels et peuvent donc conserver ou obtenir des pouvoirs financiers. Des programmes de formation auxquels tous les spécialistes fonctionnels devront participer sont actuellement en développement. Dans l'intervalle, il est recommandé que les agents exerçant des pouvoirs selon l'article 33 pour les paiements des PSR suivent la formation indispensable pour les gestionnaires puisqu'elles exercent le pouvoir de payer et ont une plus grande responsabilité.

4 - Un gestionnaire peut-il occuper un poste au niveau EX-02 ou EX-03 s'il a validé ses résultats au niveau EX-01?

Oui. On a récemment précisé que les gestionnaires et les cadres qui ont réussi leur évaluation de connaissances et qui ont obtenu des résultats valides pour leur niveau actuel peuvent occuper un poste à un niveau supérieur puisque les gestionnaires et les cadres EX-01 se retrouvent sous la même catégorie de validation des connaissances.

Bien que les cadres EX-01 et les gestionnaires suivent différents cours de formation, ils doivent réaliser avec succès le même test de validation en ligne, c'est-à-dire le test de validation pour les cadres EX-01. De plus, les gestionnaires et les cadres EX-01 doivent valider leurs connaissances des responsabilités légales associées aux fonctions d'un poste de niveau EX-01. Enfin, les affectations intérimaires au sein du Ministère, qu'elles soient de courte ou de longue durée, sont basées sur les exigences opérationnelles comparativement aux ressources disponibles. Quoique rares, les circonstances pourraient tout de même exiger qu'un gestionnaire agisse au niveau EX 02.

Il est à noter que pour les périodes intérimaires cumulativement plus longues que quatre mois, les gestionnaires et les cadres EX-01 doivent suivre la formation et valider leurs connaissances à leur niveau intérimaire.

D.3: Répartition des tâches

1. Un subalterne peut-il exercer le pouvoir d'approbation en vertu de l'article 34 en ce qui concerne les dépenses personnelles de son superviseur, p. ex. les frais de voyages ou d'accueil?

Non, la situation selon laquelle un employé certifie les dépenses d'un superviseur soulève la question de répartition adéquate des tâches, de responsabilités de gestion en matière de budget ainsi que de conflit d'intérêt.

La section 4.3 de la Politique affirme que la répartition des tâches doit faire en sorte que plusieurs personnes aient l'accès et le contrôle complet au processus de dépense et de paiement, de ce fait atténuant les risques liés au mauvais usage des fonds. Le point f de la section 4 de la Politique sur la vérification des comptes du CT affirme aussi que "nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser (article 34) une somme dont il ou elle peut bénéficier personnellement, directement ou indirectement ". Selon cette disposition, puisque le délégué du CR déclare les dépenses du CR au nom du gestionnaire de CR (c.-à-d. la personne responsable du budget), cet employé ne peut pas déclarer les dépenses personnelles du gestionnaire de CR. S'il déclarait ses dépenses, cela serait équivalent à un gestionnaire de CR qui déclare ses propres demandes de remboursement, ce qui est une infraction à la Politique. Par exemple, les frais de voyage d'un directeur doivent être autorisés par le supérieur (engagement des dépenses) et devraient aussi être approuvés par le même supérieur ou par une personne déléguée pour le supérieur.

Enfin, il semble y avoir un conflit d'intérêt et un examen du public à considérer puisqu'il y a toujours une possibilité que l'employé qui certifie l'article 34 trouve inacceptable certaines dépenses s'il détermine qu'elles ne sont pas comprises dans les dispositions de la Politique applicable ou qu'elles présentent une infraction des dépenses autorisées par le supérieur du gestionnaire de CR dans l'exercice de sont pouvoir d'engagement des dépenses. Les transactions liées aux employés, telles que la formation, les demandes de congé ou les frais de voyages devraient donc être déclarées par le superviseur/gestionnaire/cadre avec le pouvoir délégué auquel ils se rapportent.