Coupons de taxi – Foire aux questions (FAQ) (Administration centrale seulement)

Q1. Quand est-il possible d’utiliser des coupons de taxi?

R1. Le Ministère rembourse les frais de stationnement et paie les frais de taxi à ses employés uniquement lorsque ceux-ci sont en statut de voyage, c’est-à-dire lorsque l’employeur les autorise à se déplacer vers des endroits autres que leur lieu de travail ou à des moments autres que durant leur horaire de travail normal.

Les coupons de taxi et les petites caisses sont des mécanismes de paiement ou de remboursement qui doivent être utilisés seulement lors d’un déplacement à proximité du lieu de travail.

Par exemple, un employé travaillant à Portage IV peut utiliser un coupon de taxi pour se rendre à une réunion située au centre-ville d’Ottawa. Cependant, cet employé ne peut pas utiliser un coupon de taxi pour se rendre à l’aéroport ou à la gare de train d’Ottawa dans le cadre d’un voyage en dehors de la zone d’affectation (pour aller à Toronto par exemple). Il doit obligatoirement utiliser le module des voyages de maSGE, c’est-à-dire payer le taxi et se faire rembourser via un décompte de frais.

Pour plus de détails, veuillez consulter la Directive sur les voyages du Conseil National Mixte ou la page Voyage d’iService. Pour toutes questions relatives aux déplacements d’un employé, vous pouvez contacter l’équipe des comptes payables en ouvrant un billet via le catalogue iService dans la section voyage ou en utilisant la ligne d’aide pour les voyages et comptes payables au 1-855-684-7827 (option 1).

Q2. Un employé travaillant dans la région de la capitale nationale (RCN) peut-il utiliser un coupon de taxi pour se rendre à une réunion dans un autre édifice de la RCN?

R2. Oui. Un déplacement entre deux édifices de la RCN est un voyage en service commandé et devrait donc être autorisé par l’employeur avant d’avoir lieu. Une approbation devrait être obtenue avant qu’un coupon de taxi soit remis à l’employé. 

Q3. Est-ce qu’il y a d’autres moyens que les coupons de taxi pour se faire rembourser des frais de taxi?

R3. Oui. Il est fortement encouragé d’utiliser le module des voyages de maSGE qui s’avère une alternative plus intéressante, plus rapide et moins coûteuse. Ce module facile à utiliser vous assure de plus une conformité exemplaire avec la Directive sur les voyages.

Des trucs et astuces facilitent son utilisation pour se faire rembourser des dépenses de voyages quotidiens. L’autorisation générale de voyage (AGV) permet une autorisation annuelle d’un certain nombre de voyages ou de voyages illimités respectant certains critères fixés par votre gestionnaire. Vous pouvez aussi créer vos demandes de déplacement et décomptes de frais pour des périodes mensuelles ou hebdomadaires en fonction de vos besoins et de ceux de votre gestionnaire afin de regrouper plusieurs demandes de remboursement de frais de taxi et stationnement sous la même demande.

Vous n’aimez pas absorber vos dépenses de déplacement mensuellement en attendant d’obtenir le remboursement? Optez pour la carte de voyage individuelle, une carte de crédit que les fonctionnaires du gouvernement du Canada utilisent pour régler les dépenses liées à un voyage en service commandé.

Q4. Quelles sont les conséquences de la perte des coupons de taxis?

R4. Lorsqu’un coupon de taxi est perdu, celui-ci ne peut pas être annulé. Les coupons demeurent actifs tant qu’ils ne sont pas utilisés ou retournés au centre d’affaires afin d’être détruits. Le centre de coût demeure responsable des coûts engendrés par leur utilisation même s’ils ont été perdus ou volés.

Q5. Comment distribuer efficacement vos coupons de taxis?

R5. Les livrets de coupons de taxis ne devraient pas être remis en entier à une seule personne pour sa propre utilisation. Ils devraient plutôt être distribués par les gestionnaires ou par leur personnel administratif au fur et à mesure selon les besoins quotidiens ou hebdomadaires des employés.

La remise d’un coupon devrait être accompagnée d’une approbation de voyager provenant du gestionnaire ayant la délégation financière sur le centre de coût assigné à ce coupon. Un gestionnaire qui utilise des coupons ne peut pas approuver lui-même ses déplacements.

Afin d’assurer un suivi adéquat, il est recommandé d’utiliser le formulaire de suivi disponible à cette fin: le Registre des courses de taxi (FIN2257) (PDF, 148 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre). Dans le cas de grands utilisateurs, vous pouvez leur remettre un livret sur une base exceptionnelle, mais l’utilisateur des coupons doit avoir reçu une autorisation de voyager. Celle-ci peut être annuelle, mais doit déterminer les limites dans lesquelles les coupons peuvent être utilisés. Dans tous les cas, vous devez vous assurer que la copie blanche des coupons est toujours retournée au détenteur du livret, car cette copie constitue la preuve que le coupon a été utilisé pour le voyage ayant été approuvé.

Q6. Puis-je détruire les livrets/coupons de taxi utilisés?

R6. Veuillez attendre deux à trois mois avant de détruire les livrets/coupons utilisés. Une fois que vous avez reçu la copie blanche ou que vous avez obtenu un rapport d’utilisation du centre d’affaires qui inclut ces coupons, vous pouvez les déchiqueter.

Q7. Comment puis-je obtenir un rapport d’utilisation des coupons de taxi?

R7. Veuillez envoyer un courriel à la boîte générique na-icaad-dircm-mtl-payables-gd@hrsdc-rhdcc.gc.ca. Vous devez indiquer votre nom, le ou les centre(s) de coût et la période d’utilisation désirée. Vous devez posséder la délégation financière sur le ou les centre(s) de coût demandé.

Q8. Puis-je détruire les livrets/coupons de taxi non utilisés?

R8. Il est très important de ne jamais détruire les coupons non utilisés ou mal remplis. Les coupons n’ont pas de date d’expiration et ceux-ci demeureront actifs éternellement s’ils n’ont pas été détruits par le centre d’affaires de la Direction générale du dirigeant principal des finances lui-même. D’ailleurs, ces coupons réduiront considérablement le nombre de livrets que vous pouvez avoir en votre possession (maximum de cinq livrets par centre de coût). Pour annuler des livrets/coupons inutilisés, il est impératif de les rapporter au centre d’affaires qui se chargera de les annuler dans le système et de les détruire. **Le centre d’affaires offre un service limité pendant le COVID 19. Pour annuler des livrets/coupons inutilisés, veuillez ouvrir un billet dans la Passerelle Voyage**

Q9. Est-ce qu’un employé qui quitte le Ministère ou qui est transféré dans un autre centre de coût doit remettre à son gestionnaire les coupons non utilisés qui lui ont été remis?

R9. Oui, les coupons doivent être remis au gestionnaire avant le départ de l’employé. En tant que gestionnaire, vous devez vous assurer que tous les coupons vous soient retournés. Si ce n’est pas le cas, les coupons demeureront assignés à votre centre de coût et vous devrez assumer les coûts engendrés par leur utilisation, et ce même si l’employé ne se rapporte plus à votre centre de coût.

Q10. Puis-je transférer mes coupons de taxi à un autre centre de coût?

R10. Oui, par contre un nouveau formulaire Demande de Livrets de taxi (PDF, 81 Ko) (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) (ADM5070) doit être rempli et le gestionnaire du nouveau centre de coût doit le signer. Afin d’assurer une transition efficace, le gestionnaire de l’ancien et du nouveau centre coût doivent s’assurer d’avoir tous les livrets en mains et que tous les employés aient retournés les coupons non utilisés. Dans le cas de fermeture d’un centre de coût, les coupons seront automatiquement assignés au nouveau centre de coût selon l’information contenue dans le manuel de codage.

Q11. Est-ce possible d’obtenir une session d’informations pour moi ou pour mon équipe?

R11. Oui. Pour une session d'information pour un groupe, veuillez ouvrir un billet dans la Passerelle Voyage. Pour un support individuel sur l'utilisation du module voyage de SAP, nous vous invitons à communiquer avec la ligne d'aide pour les voyages et comptes payables au 1-855-684-7827 (option 1).

Q12. Quelles les normes de services pour les demandes dans le catalogue iService?

R12. Tel que mentionné sur l’IntraWeb de la DGDPF, un accusé réception sera produit dans les deux jours ouvrables suivant la réception d’une demande de renseignements généraux soumise par l’intermédiaire du catalogue iService. L’auteur de la demande peut assurer le suivi de l’état d’avancement en cliquant sur le lien fourni dans le courriel du billet.