Surveillance des cartes d’achat et preuve écrite du pouvoir d’engagement de fonds (l’article 32)

Bulletin d’approvisionnement 2018-16

20 septembre 2018

Le processus de surveillance des cartes d’achat d’EDSC a été révisé à la suite d’une recommandation faite par Contrôle interne lors de l’évaluation de la surveillance continue de l’examen du processus opérationnel de gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement.

Comme l’exige l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les gestionnaires du centre financier (CF) doivent s’assurer la disponibilité de fonds avant d’autoriser un titulaire de carte à faire un achat avec la carte d’achat. Le titulaire de la carte doit obtenir cette autorisation avant tout achat.

La coordonnatrice nationale de la carte d’achat est responsable de surveiller les transactions et de s’assurer à ce que les documents à l’appui comprennent une preuve écrite du pouvoir d’engagement de fonds (l’article 32 de la LGFP) pour les transactions par carte d’achat.

Les titulaires de carte sont désormais tenus de fournir une preuve écrite du pouvoir d’engagement de fonds (l’article 32) pour les transactions faisant l’objet d’une surveillance, ainsi qu’une justification claire de la transaction et les autres renseignements demandés dans les courriels de suivi mensuel.

Scénario :

Jane doit acheter des stylos et des surligneurs pour sa division. Le directeur autorisé doit fournir une preuve écrite (un courriel est acceptable) et doit indiquer la valeur maximale en dollars de l’achat avant qu’elle puisse le faire. Le mois suivant, Jane reçoit un courriel de surveillance de l’équipe nationale de la carte d’achat au sujet de cet achat. Jane répond au courriel qui contient :

  1. une description complète et une justification de l’achat;
  2. la preuve de l’approbation en vertu de l’article 32 pour cette transaction seulement (courriel ou copie numérisée de l’autorisation en vertu de l’article 32);
  3. les autres renseignements demandés dans le courriel de surveillance.

REMARQUE : N'envoyez pas les factures ou tout autre document à l'appui n’étant pas liés à cette transaction particulière, à moins qu'on vous demande de le faire.

Ce nouveau processus n’affecte pas le processus de conciliation mensuelle.

Pour obtenir des renseignements sur les pièces justificatives adéquates,, veuillez consulter le Bulletin 2018-5 : Carte d'achat et les documents justificatifs.

Le défaut de fournir une preuve écrite en vertu de l’article 32 sera considéré comme une mauvaise utilisation de la carte d’achat et sera traité conformément à Annexe H : Conséquences pour la mauvaise utilisation des cartes d'achat de la Politique, procédures et lignes directrices sur la carte d’achat.

Questions et commentaires

Les questions et commentaires d’ordre général liés au contenu de ce bulletin peuvent être envoyés à l'équipe d’Approvisionnements et Politique de Gestion des Actifs (APGA) par courriel à l'adresse suivante : NNC-PURCHASING_PORTALPORTAIL_ D'ACHATS-GD..

C’est la responsabilité du titulaire de la carte d’achat de partager l’information et des communications à son gestionnaire ainsi qu’à tous ses collègues qui peuvent être concernés.

Distribution :

  1. Titulaires de carte d’achat