Carte d’achat et les documents justificatifs

Bulletin en approvisionnement 2018-5

09 avril 2018

La nouvelle année fiscale est arrivée et nous rappelons aux détenteurs de carte que tous les achats par carte d'achat doivent être justifiés par un nombre suffisant de documents pour satisfaire aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et de la Politique sur le contrôle des engagements, la vérification des comptes et les demandes de paiement.

En conformité avec l’article 32 de la LGFP, les gestionnaires de CF doivent s'assurer qu'il reste un solde suffisant non grevé avant d'autoriser le détenteur de la carte à effectuer des achats. Il faut que le détenteur obtienne cette autorisation avant de faire un achat par la carte d’achat. Le gestionnaire de CF qui détient le pouvoir financier délégué peut autoriser les achats individuels au cas par cas (« autorisation distincte »); et le gestionnaire de CF qui détient le pouvoir financier délégué peut aussi autoriser au préalable et de façon continue des types d'achats précis et les montants monétaires maximums y connexes (« autorisation générale »). Chaque autorisation doit être fournie par écrit (un courriel est acceptable) et doit inclure la valeur monétaire approximative ou maximale de l'achat. Dans la mesure du possible, on devrait comptabiliser manuellement les engagements de façon à couvrir les dépenses engagées avec la carte d'achat.

Le codage financier approprié, y compris l'article d'exécution approprié, doit être identifié pour chaque article acheté. Les détenteurs de carte d’achat doivent identifier le codage financier sur le registre mensuel de la carte d'achat. Veuillez vous reporter au Guide de codage financier du Ministère pour de l’aide avec les articles d’exécution. Le gestionnaire de CF est responsable d'approuver toutes les transactions figurant sur le registre mensuel de la carte d'achat, en vertu de l'article 34 de la LGFP.

Les questions et commentaires d'ordre général liés au contenu de ce bulletin peuvent être envoyés à l'équipe d’Approvisionnements et Politique de Gestion des Actifs. (APGA) par courriel à l'adresse suivante : NC-PURCHASING_PORTAL-PORTAIL_D'ACHATS-GD.

Il incombe au titulaire de carte d’achat de transmettre l’ensemble de l’information et des communications à son gestionnaire ainsi qu’à tous ses collègues qui peuvent être concernés.

Distribution :

1. Détenteurs de carte d’achat