Liste de contrôle des demandes d’achat et autres conseils

Bulletin d’approvisionnement 2016-1

le 13 janvier 2016

Pour faciliter le travail des demandeurs et veiller à ce que les opérations d’approvisionnement soient traitées rapidement et efficacement, l’unité de l’approvisionnement et de la passation de marchés fournit les trucs et conseils suivants.

Les sujets qui suivent sont abordés dans le présent bulletin :

  1. Liste de contrôle des demandes d’achat (DA)
  2. Les normes en matière de service d’approvisionnement maintenant suivies par maSGE
  3. Un nouveau formulaire de confirmation de commande est maintenant utilisé
  4. Les fournisseurs acceptent ils les cartes d’achat?
  5. Les demandes de carte d’achat – aucun retard

1. Liste de contrôle des DA

Les demandeurs sont invités à utiliser la nouvelle Liste de contrôle des demandes d'achat (3e élément de la liste), qui renferme une description complète de la façon de bien remplir une DA.

2. Normes en matière de services d’approvisionnement

MaSGE effectue maintenant le suivi des jalons pour chaque DA. Ces jalons seront utilisés pour suivre et mesurer le temps de traitement des opérations par rapport aux normes en matière de service d'approvisionnement. Par conséquent les demandeurs peuvent maintenant obtenir des précisions sur l’état de chaque demande en appliquant les instructions suivantes :

  1. Passer à l’écran DA dans SAP;
  2. Le texte dans la partie supérieure doit indiquer si la DA est « Archivée » ou « Extraite »;
  3. Si le texte indique « Extraite », cela signifie que le spécialiste des approvisionnements attend quelque chose (p. ex., des documents manquants du Programme, formulaire 9200 envoyé à TPSGC et en attente d’un marché, etc.);
  4. Pour plus de précisions, cliquez sur le bouton « Historique d'archivage/extraction » près de la partie supérieure pour savoir pourquoi la DA a été extraite.

Cela complète le document Demande d’achat (DA) ; Demandes d’achat (ou PReq) : Trouver le statut de votre demande et le nom de spécialiste d’approvisionnement (DOCX, 903 Ko)

3. Nouveau formulaire de confirmation

Les demandeurs doivent maintenant utiliser la plus récente version du document de justification pour confirmer une commande ou les travaux préalables à l’adjudication du marché, accessible à Outils et modèles pour les professionnels d'administration et les gestionnaires (premier sous élément sous « How To »). Le formulaire précédent, désigné processus d’approvisionnement inapproprié (PAI), est abandonné et ne doit plus être utilisé.

4. Cartes d’achat – Veiller à ce que le fournisseur soit participant

Voici un rappel : avant d’effectuer une commande à un fournisseur à l’aide de votre carte d’achat, veuillez confirmer qu’il accepte la carte. S’il ne l’accepte pas, vous devez remplir une DA pour les acquisitions et les marchés. Sinon, trouvez un fournisseur qui accepte la carte. L’application de ce processus vous évitera de ne pas respecter la politique et de devoir demander une confirmation de commande.

5. Demande de carte d’achat – aucun retard

En vertu de la plus récente version de la Politique sur les cartes d'achat (voir la section 6.2), le texte a été modifié pour préciser que les nouveaux employés, y compris les employés nommés pour une période indéterminée d’au moins six mois, peuvent recevoir immédiatement une carte d’achat (sans devoir devenir employé pour une période déterminée).

Les questions et commentaires d'ordre général liés au contenu de ce bulletin peuvent être envoyés à l'équipe de Politique de gestion des biens et Approvisionnement (PGBA) par courriel à l'adresse suivante : NC-PURCHASING_PORTAL-PORTAIL_D'ACHATS-GD.

Distribution

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