Aide-memoire sur les cartes d'achat

  Vous pouvez utiliser la carte d'achat pour payer :

  • Tous les biens, services et impressions jusqu'à concurrence de la limite mensuelle et de la limite de transaction de votre carte (dans la plupart des cas, jusqu'à 10 000 $, taxes comprises, par transaction).

Les détenteurs de carte d'achat sont tenus d'utiliser les offres à commandes (OC) et les arrangements en matière d'approvisionnement (AM) établis par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) comme première option pour répondre à leurs besoins en matière d'approvisionnement, selon la liste des dix Biens et services lesquels le recours à ces outils est obligatoire. S'il existe une OC, les employés doivent choisir un fournisseur de la liste qu'y relève et doivent mentionner le numéro de l'OC afin de s'assurer que la couronne reçoit le prix et les avantages de l'OC.

  Non! Vous ne pouvez pas utiliser la carte d'achat pour payer :

  • Des clés USB et autres dispositifs de stockage des données, des ordinateurs, des ordinateurs portables, des tablettes, des imprimantes, des moniteurs, des logiciels et des services de TI tel que des services infonuagique – pour ceux-ci assurez-vous de suivre le processus affiché sur iService.
  • Toutes dépenses liées aux voyages.
  • Toutes dépenses liées à l'utilisation et à l'entretien de véhicules.
  • Obtenir des avances de fonds (celles-ce ne sont pas considérées comme étant un besoin opérationnel) .
  • Des achats personnels (ceux-ci ne sont pas considérés comme étant un besoin opérationnel).
  • Des transactions interministérielles (p. ex., lettre d'entente ou protocole d'entente, à l'exception de CORCAN).
  • les biens et services fournis par un AMG;
  • Des transactions avec d’anciens fonctionnaires;
  • Tous frais de scolarité.
  • Lorsque des clauses contractuelles ou des énoncés des travaux sont nécessaires (p. ex., attestation de sécurité, protection de la vie privée, propriété intellectuelle).

Si vous avez des doutes avant d'effectuer votre achat (n'attendez pas d'avoir la facture!), COMMUNIQUEZ AVEC NOUS par l'entremise du portail d'achat.

 Pratiques exemplaires :

  • Ne prêtez pas la carte : seule la personne dont le nom figure sur la carte (le détenteur de carte) peut l'utiliser. Le gestionnaire du centre de coût pourrait nommer un employé substitut et obtenir une carte distincte pour ce dernier.
  • Conservez tous les reçus, comme l'exigent la Loi sur la gestion des finances publiques(LGFP) et la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.
  • Gardez toujours la carte et son numéro dans un endroit sûr et verrouillé, au bureau.
  • Tout achat par carte d'achat doit respecter les lois, règlements et politiques du gouvernement et du ministère, y compris les limites de pouvoirs délégués et les limites de la carte d'achat.
  • Utilisez la carte dans tous les cas possibles. N'envoyez une demande d'achat dans maSGE de moins de 10 000 $ (taxes comprises) seulement que pour les cas exceptionnels (voir la rubrique « Non! » ci-dessus et l'article 6.1 de la Politique sur la carte d'achat).
  • Toutes les transactions doivent être conformes aux modalités de Délégation des Pouvoirs du Ministère. Certaines transactions, telles que les services d'accueil, nécessitent que les formulaires d'autorisation soient signés avant de pouvoir faire la transaction.
  • Le gestionnaire du centre de coût doit donner au détenteur de carte d'achat une autorisation écrite (art. 32 de la LGFP), précisant quels types d'achat ou de paiement il autorise le détenteur de la carte d'achat à faire avec la carte.
  • Vous enfreignez les politiques fédérales si vous « divisez » une facture, une transaction ou un achat unique en de multiples transactions.
  • Le détenteur de carte d'achat ne doit PAS enregistrer la carte d'achat auprès de PayPal. Les achats effectués auprès de commerçants tiers ou au moyen de mécanismes de paiement tiers comme PayPal sont considérés comme des transactions à risque élevé. S'il est nécessaire d'effectuer l'achat auprès d'un commerçant tiers, il est SEULEMENT possible d'utiliser PayPal si le commerçant est entièrement fiable et que le recours à un commerçant tiers était inévitable (le détenteur de la carte dispose de la documentation montrant qu'aucun autre fournisseur acceptant la carte ne pourrait fournir le bien ou le service).

  Besoin d'aide ou de renseignements supplémentaires?