Respect des lignes directrices et des politiques en matière de gestion de l'information (GI)

Avant un départ prévu, le gestionnaire de l'employé qui quitte son poste doit :

• s'assurer que tous les documents électroniques (y compris les courriels) et papier, qui ont été créés par l'employé qui quitte son poste et qui sont considérés comme des ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO), sont stockés dans un endroit accessible (SharePoint, lecteur partagé, classeur, etc.) ayant un niveau de sécurité d'accès approprié;
• s'assurer que l'employé qui quitte son poste supprime ou détruit toutes les ressources documentaires éphémères. Cela inclut la suppression ou la destruction de toutes les ressources documentaires éphémères stockées sur un lecteur personnel, dans la boîte aux lettres Outlook ou sur un lecteur de disque dur, les documents papier, etc., sauf si l'information doit être conservée en raison d'un litige, d'une demande d'accès à l'information et de communication de renseignements personnels, d'une enquête ou d'un audit;
• examiner la liste des ressources documentaires que l'employé qui quitte son poste veut copier (p. ex. sa liste de contacts Outlook, son calendrier Outlook, ses courriels personnels);
• communiquez avec le responsable de la GI de la direction générale ou de la région s'il a besoin de conseils sur cette question.

Comment puis-je organiser mon information en préparation à la retraite ou à un départ?

Conflit d'intérêts et après-mandat

Avant de quitter leur emploi dans la fonction publique, les employés doivent dévoiler leurs intentions relativement à toute activité ou à tout emploi futur à l'extérieur de la fonction publique qui pourrait présenter un risque de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel avec leurs responsabilités actuelles, et discuter des conflits d'intérêts potentiels avec leur gestionnaire. Ils peuvent pour ce faire soumettre un rapport confidentiel par l'entremise du Centre de services des ressources humaines d'EDSC.

Les employés qui occupent un poste désigné susceptible de les placer dans une situation de conflit d'intérêts sont assujettis à une période de restriction d'un an suivant la cessation de leurs fonctions. Avant la cessation de leurs fonctions et durant cette période de restriction d'un an, les employés doivent informer l'Administrateur général de toute offre d'emploi sérieuse ou de toute activité envisagée à l'extérieur de la fonction publique qui risque de les placer en situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel avec leur emploi dans la fonction publique. Ils doivent également divulguer immédiatement l'acceptation de ces offres. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la section e) du Code de conduite d'EDSC.

Les conséquences du non-respect de la présente politique sur les conflits d'intérêts et l'après mandat pourraient comprendre toute mesure permise par la Loi sur la gestion des finances publiques et que le Conseil du Trésor jugerait appropriée.

Le processus de séparation comporte une déclaration attestant que l'employé respecte la politique et les procédures sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat.