Communiqué conjoint des RH et du Programme de la sécurité du personnel (SECPER) - FAQ
Les questions et réponses fréquemment posées suivantes concernent la sécurité dans le processus d'embauche.
- Toutes les mesures de dotation
Quels renseignements de sécurité les gestionnaires responsables de l'embauche doivent-ils soumettre lorsqu'ils demandent des mesures de dotation dans le portail du Centre de services en ressources humaines?
Pour toute nouvelle personne embauchée à EDSC, le gestionnaire doit fournir un courriel de confirmation du Bureau régional de la sécurité (BRS) qui démontre que la personne satisfait le niveau de sécurité requis pour le poste qui lui est offert.
Pour les personnes déjà à l'emploi d'EDSC, un tableau indiquant les exigences en matière de confirmation de sécurité se retrouve dans le « Coin du gestionnaire » : Validation de la cote de sécurité aux fins des demandes de dotation.
Important : Une lettre d'offre ne peut être émise que lorsque la Direction générale des services en ressources humaines (DGSRH) a confirmé que la personne a la cote de sécurité requise pour le poste qui lui est offert, car il s'agit d'une condition d'emploi
À quel moment du processus d'embauche les vérifications de sécurité devraient-elles être entamées?
Quel que soit le processus de filtrage de sécurité requis, qu'il s'agisse d'une confirmation auprès d'un autre organisme fédéral ou d'une nouvelle demande de sécurité, celui-ci doit être initié seulement lorsque le processus de sélection (formel ou informel) est terminé et que la personne est jugée qualifiée. Le filtrage de sécurité doit être demandé uniquement pour les personnes qui ont été sélectionnées et qui se voient offrir un emploi au sein d'EDSC. Une fois la sélection terminée, la demande de filtrage de sécurité doit être initiée le plus tôt possible afin d'éviter des retards inutiles et permettre au programme de la sécurité du personnel (SECPER) un temps raisonnable pour procéder aux vérifications.
Une lettre d'offre ne peut être émise que lorsque la personne remplit toutes les conditions d'emploi, y compris la sécurité.
Note : Il est contre-indiqué de demander aux personnes de remplir des formulaires de sécurité avant la fin d'un processus de sélection. Conformément aux normes de collecte et de conservation, tout formulaire de sécurité rempli et remis à un représentant d'EDSC devient un document officiel qui doit être conservé dans le dossier de sécurité par le programme SECPER. Tout formulaire rempli, même s'il n'est pas utilisé, doit être transmis au programme SECPER pour être conservé.
Dans le processus d'embauche, qu'elle est l'incidence d'une décision négative découlant d'une vérification du crédit?
Lorsque des renseignements défavorables sont décelés lors de la vérification du crédit, une entrevue sera effectuée pour discuter du rapport de crédit négatif. La personne aura l'occasion d'expliquer les circonstances entourant l'information négative avant qu'une décision ne soit prise d'approuver ou de refuser la portion crédit du filtrage de sécurité. L'approbation du crédit est l'une des exigences obligatoires pour obtenir une cote de sécurité à tout niveau.
Si la portion crédit du filtrage de sécurité est refusée, le niveau de sécurité minimal, c'est-à-dire la cote de fiabilité, ne peut être accordé et la personne ne peut donc pas être embauchée puisqu'une cote de sécurité valide est une condition d'emploi pour occuper un poste au sein du gouvernement du Canada.
À noter que des renseignements défavorables sur un rapport de crédit peuvent causer des retards importants dans le processus de filtrage de sécurité.
Quand faut-il prendre les empreintes digitales d'une personne dans le cadre d'un processus d'embauche?
La vérification du casier judiciaire est une exigence obligatoire dans le cadre du processus de filtrage de sécurité et la prise d'empreintes digitales est la méthode par laquelle cette vérification est effectuée. Le BRS invitera les personnes à faire prendre leurs empreintes digitales une fois que les formulaires de filtrage de sécurité auront été reçus et que le processus de filtrage de sécurité aura été entamé.
Où doit-on envoyer les formulaires de filtrage de sécurité?
Les formulaires de filtrage de sécurité doivent être acheminés par courriel au BRS selon le lieu de travail de l'employé. Lorsque la demande concerne une personne externe, veuillez soumettre en fonction du lieu de travail du gestionnaire responsable de l'embauche.
- Les fonctionnaires mutés d'autres ministères
Quel est le processus pour confirmer la cote de sécurité d'un autre organisme fédéral?
Le gestionnaire responsable de l'embauche doit communiquer avec le Bureau régional de la sécurité (BRS) par courriel pour obtenir une confirmation de la cote de sécurité. L'information suivante doit être fournie avec la demande :
- Nom de l'organisme fédéral qui détient le dossier de sécurité;
- Nom complet de l'individu; et
- Date de naissance de l'individu.
Combien de temps faut-il pour confirmer la cote de sécurité d'une personne auprès d'un autre organisme fédéral?
La confirmation peut prendre de 1 à 5 jours ouvrables, selon les normes de service de l'autre organisme fédérale contacté.
- Les personnes qui changent de poste au sein d'EDSC
Quel est le processus pour confirmer la cote de sécurité d'une personne déjà à l'emploi d'EDSC?
Un tableau indiquant les exigences en matière de sécurité se retrouve dans le « Coin du gestionnaire » : Validation de la cote de sécurité aux fins des demandes de dotation. Dans la plupart des cas, la DGSRH, confirmera la cote de sécurité par l'intermédiaire de PeopleSoft ou avec le courriel de confirmation du BRS. Le gestionnaire d'embauche peut demander un courriel de confirmation au BRS antérieur qui figure au dossier.
Si les renseignements de sécurité ne sont pas disponibles à la DGSRH, celle-ci demandera au gestionnaire d'embauche de fournir un courriel de confirmation du BRS. Le gestionnaire d'embauche peut demander un courriel de confirmation au BRS en fournissant le nom complet et la date de naissance de la personne visée. (Si ces renseignements ne sont pas disponibles, le CIDP ou l'identificateur national sont également acceptés.)
Remarque : Si la demande en RH concerne la dotation d'un poste nécessitant une cote de sécurité d'un niveau supérieur à celui dont l'employé dispose actuellement, veuillez soumettre une Demande de revue du niveau de sécurité au BRS dès que possible.
Quelle est la marche à suivre pour demander une revue à la hausse du niveau de sécurité d'une personne déjà à l'emploi d'EDSC dans le cadre d'une mesure de dotation?
Toutes les demandes de revue à la hausse doivent être présentée au BRS en utilisant la Demande de revue du niveau de sécurité.
Le formulaire doit inclure une justification appropriée et doit être soumis avec les formulaires de filtrage de sécurité dûment complétés.
- Les nouvelles embauches dans la fonction publique
Quel est le processus pour obtenir une cote de sécurité pour une nouvelle personne visée par une offre d'emploi par le ministère?
Lorsqu'une personne est nouvelle dans la fonction publique, le ou les formulaires de filtrage de sécurité doivent être remplis en fonction du niveau de sécurité requis pour le poste ou des fonctions qui lui seront attribuées.
Tous les niveaux de sécurité exigent ce qui suit :
En plus du formulaire ci-dessus, les niveaux secret et très secret nécessitent ce qui suit :
Une fois complétés, les formulaires de filtrage de sécurité doivent être envoyés par courriel au BRS en fonction du lieu où se trouve le responsable de l'embauche. Les formulaires seront vérifiés et, s'ils sont jugés complets, le processus de filtrage de sécurité sera entamé et la personne recevra des instructions pour la prise d'empreintes digitales.
Combien de temps faut-il prévoir pour confirmer la validité de la cote de sécurité d'une nouvelle personne visée par une offre d'emploi par le ministère – a) fiabilité ; b) secrète?
- Une cote de fiabilité peut prendre jusqu'à deux semaines si aucun problème ou aucune information défavorable n'est révélée. Les dossiers complexes qui nécessitent une analyse plus approfondie ou qui contiennent des renseignements défavorables peuvent prendre jusqu'à 6 mois.
- Une cote secrète peut prendre jusqu'à 120 jours. Les dossiers complexes qui nécessitent une analyse plus approfondie ou qui contiennent des renseignements défavorables peuvent prendre jusqu'à un an.
Si une personne n'est pas embauchée par le ministère, mais qu'elle est passée par le processus de filtrage de sécurité, qu'advient-il de l'information recueillie?
Toute l'information recueillie par le programme SECPER est conservée au moins deux ans après la dernière intervention administrative dans le dossier. Si la personne se voit offrir une autre opportunité d'emploi, la cote de sécurité pourrait être réactivée. Contactez le BRS pour en connaître davantage sur le processus de réactivation et comment en faire la demande.
Qui effectue la séance d'information sur la sécurité?
Lorsqu'une personne reçoit une cote de sécurité et est embauchée, une séance d'information sur la sécurité est nécessaire pour l'informer de ses responsabilités en matière de sécurité et des autorisations d'accès liées à son niveau de sécurité. Une séance d'information qui concerne une cote de fiabilité sera menée par le gestionnaire d'embauche à l'aide des outils et de la documentation fournis par le BRS. Pour les cotes de niveau secret et très secret, la séance d'information sur la sécurité se déroulera par l'entremise de sessions organisées par le BRS. Une fois la séance d'information terminée, la personne est tenu d'accepter ses responsabilités en matière de sécurité par la signature du certificat d'enquête de sécurité et le formulaire d'information (TBS330-47) qui sera versé au dossier
Quand faut-il procéder à des vérifications à l'étranger?
Les vérifications à l'étranger (PDF, 101 Ko) sont nécessaires lorsque la personne a séjourné à l'étranger pendant 6 mois consécutifs ou plus au cours des 5 dernières années pour une cote de fiabilité, ou au cours des 10 dernières années pour une cote secrète ou très secrète.
Les personnes visées par une offre d'emploi peuvent-elles obtenir un remboursement des dépenses pour leurs déplacements aux fins de la prise d'empreintes digitales?
Les personnes qui ne sont pas fonctionnaires de la fonction publique fédérale ne recevront aucune indemnité pour le déplacement, le temps de déplacement, ou le temps de la prise d'empreintes en vue d'un emploi éventuel. Les frais pour le service de prise d'empreintes digitales quant à eux peuvent être remboursés dans certaines circonstances. Pour plus de détails, veuillez contacter le BRS.
- Les empreintes digitales pour les fonctionnaires déjà à l'emploi d'EDSC
Les fonctionnaires à l'emploi d'EDSC auront-ils l'autorisation de faire prendre leurs empreintes digitales pendant leur temps de travail et le cas échéant, quel type de congé devront-ils demander à cette fin?
Comme la prise d'empreintes digitales est obligatoire pour tous les fonctionnaires à des fins de vérification, tous les efforts doivent être déployés pour permettre aux fonctionnaires de s'y conformer pendant leurs heures normales de travail, à un moment où leur absence minimise les répercussions opérationnelles. Par conséquent, pendant ce temps et durant leurs déplacements, ils sont considérés comme étant en fonction. Les fonctionnaires qui font prendre leurs empreintes digitales pendant les heures de travail n'ont donc pas à présenter une demande de congé à cet égard.
Comme les fonctionnaires peuvent, durant les heures normales de travail, utiliser les services de prise d'empreintes digitales requises aux fins de sécurité, ceux qui choisissent d'utiliser ces services en dehors de leurs heures de travail ne sont pas réputés travailler aux fins de la comptabilisation des heures supplémentaires et ne sont ainsi pas rémunérés pour le déplacement, le temps de déplacement ou le temps de la prise d'empreintes. (La direction peut, dans des circonstances exceptionnelles, exercer son autorité et son pouvoir discrétionnaire selon chaque cas, et ce, conformément à la convention collective applicable, à la Directive sur les déplacements et au tableau Pouvoirs en matière de ressources humaines.)
Les personnes qui ne sont pas des fonctionnaires de la fonction publique ne sont pas rémunérées pour leur temps ou temps de déplacement pour accéder à des services de prise d'empreintes digitales aux fins de l'emploi éventuel.
- Les empreintes digitales pour les fonctionnaires de la fonction publique
Les fonctionnaires peuvent-ils se faire rembourser leurs frais de déplacement lorsqu'ils se déplacent pour la prise d'empreintes digitales ?
Selon la Directive sur les voyages, les fonctionnaires qui doivent se déplacer pour accéder à des services de prise d'empreintes digitales peuvent se faire rembourser toute dépense « supplémentaire » (p. ex. les frais de stationnement et de kilométrage) conformément à l'article section 3.1.11 Transports (Voyages dans la zone d'affection) ou à l'article 3.2.11 Transports (voyages hors de la zone d'affectation – sans nuitée).