Pratiques exemplaires de télétravail

Dans le cadre de nos efforts continus pour atténuer les répercussions de la pandémie de la COVID-19 sur nos services indispensables, je vous transmets des renseignements et des conseils importants au sujet du télétravail, du déploiement des appareils mobiles, ainsi que des nouveaux changements et des changements potentiels qui toucheront l’utilisation du réseau.

Dans le cadre de la planification de l’éventualité où notre personnel pourrait être appelé ou obligé à travailler à la maison, la Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie (DGIIT) collabore avec Services partagés Canada pour maximiser la bande passante d’Internet afin de soutenir le travail à distance. Bien que des améliorations aient été apportées, notre réseau ne possède pas la capacité nécessaire pour gérer le volume d’accès à distance qui est requis pour que tous les employés d’EDSC puissent être en mesure d’effectuer du télétravail.

Réduire l’utilisation du réseau

J’encourage tous ceux qui se connectent à distance à consulter ces pratiques exemplaires pour le télétravail afin de réduire l’utilisation du réseau d’EDSC. Vous pouvez, par exemple :

Faire des copies des documents sur lesquels vous devez travailler (p. ex. de SharePoint ou des lecteurs partagés) pendant que vous êtes déconnecté. Une fois reconnecté, téléversez les documents à leur emplacement d’origine. Assurez-vous d’informer vos collègues que vous travaillez sur ces documents afin d'éviter les problèmes de contrôle des versions.
Télécharger des documents volumineux en dehors des heures de travail normales.
Utiliser les médias sociaux (YouTube, Facebook, Twitter, Instagram, etc.) sur votre ordinateur personnel déconnecté du réseau d’EDSC.
Éviter d’utiliser le matériel de formation en ligne (p. ex. les cours vidéo ou audio). Déconnectez-vous du réseau ou utilisez votre ordinateur personnel.
Annuler toutes les rencontres en ligne non impératives. Si une réunion est indispensable, limitez les participants aux personnes dont la présence est absolument nécessaire, et utilisez la téléconférence au lieu de la vidéoconférence ou des appels vidéo Skype Entreprise, autant que possible. Envoyez les documents nécessaires à la réunion à l'avance afin que les participants puissent les enregistrer sur leur ordinateur personnel avant la réunion.
Utiliser d'autres formes de communication qui ne nécessitent pas le RPV, par exemple :

Si vous avez un téléphone d’EDSC connecté à votre courrier électronique, utilisez-le chaque fois que vous le pouvez.
Vous pouvez utiliser BlackBerry Messenger Enterprise pour les communications, y compris les appels vidéo.
Utilisez les services offerts au public dans le nuage pour travailler avec des collègues sur des documents non classifiés (par exemple Facetime, MS Teams, Google HangOuts, Slack, etc.).

Puisque la demande d’accès à distance au réseau est prévue d’augmenter considérablement au cours des prochains jours, nous surveillerons l’utilisation de près. Des mesures visant à limiter l’accès aux fonctionnalités et aux employés qui soutiennent les services indispensables pourront être prises selon les besoins. Même si vous possédez un appareil mobile ou si vous avez un accès réseau à distance, vous ne serez peut-être pas toujours en mesure de vous connecter, puisque l’accès pourra être réservé aux employés qui soutiennent ces services indispensables. Dans le but d’augmenter la capacité du réseau, nous avons également bloqué la diffusion vidéo par l’accès à distance de façon temporaire.

Appareils mobiles et accès à distance au réseau

Un cadre de priorisation a été élaboré de concert avec chaque direction générale et chaque région. Celui-ci permet de déterminer qui sont les employés clés ainsi que l’équipement dont ils ont besoin pour poursuivre la prestation des services indispensables aux Canadiens, quelle que soit la situation à laquelle nous sommes confrontés dans les semaines à venir. Cela a permis d’identifier plus de 8 000 employés qui soutiennent les services indispensables du Ministère. Des actions sont en cours pour équiper ces employés d’un accès à distance ainsi que des appareils nécessaires pour effectuer du télétravail selon un ordre de priorité et des vagues de déploiement en fonction de notre stock d’équipement. Les deux méthodes d’accès à distance du Ministère (AppGate et le réseau privé virtuel/FortiClient) seront utilisées afin que nous soyons en mesure de permettre aux employés de faire du télétravail dans un court délai et de contrebalancer la capacité du Ministère.

Toutes demandes urgentes pour les appareils mobiles ou l’accès à distance en lien avec la COVID-19 doivent désormais être acheminées au bureau du sous-ministre adjoint de votre direction générale ou de votre région. Celui-ci les acheminera ensuite au Centre national des opérations d’urgence. Nous voulons nous assurer que nos appareils mobiles sont distribués là où ils peuvent le mieux servir le Ministère dans cette situation. Par conséquent, le traitement des demandes en attente et des nouvelles demandes pour les appareils mobiles et l’accès réseau à distance pour ceux qui ne soutiennent pas les services indispensables aux Canadiens peut subir des retards.

Si vous possédez déjà l’équipement nécessaire pour travailler de la maison avec AppGate, souvenez-vous de redémarrer votre ordinateur lorsque vous quittez le bureau. Les employés qui ont un ordinateur portatif ou une tablette avec un accès au RPV doivent emporter leur appareil à la maison chaque jour, en cas de fermeture soudaine du bureau.

Si vous avez besoin d'assistance technique, veuillez contacter l’InfoService national (1-800-268-0408). Les heures de service sont de 6 h à 20 h (HE), du lundi au vendredi. Si vous vous demandez si vous faites partie des employés qui soutiennent des services indispensables, ou si vous devriez ou non faire du télétravail, veuillez communiquer avec votre gestionnaire.

Je suis conscient qu’il s’agit d’une période difficile pour vous, votre famille ainsi que les citoyens dans l’ensemble du pays. Je suis reconnaissant de votre coopération pour faire en sorte que nos ressources limitées soient utilisées le plus efficacement possible pour soutenir les services indispensables destinés aux Canadiens.

Peter Littlefield
Dirigeant principal de l’information
Emploi et Développement social Canada / Gouvernement du Canada

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