FAQ: Voyage

Les déplacements à l'intérieur du pays doivent-ils se poursuivre et quelles mesures faut-il prendre s'ils sont jugés essentiels ?

Étant donné que les voyages augmentent les risques d'exposition à un danger pour la santé des employés, ils devraient généralement être évités. Toutefois, il est reconnu que certains déplacements peuvent être nécessaires lorsqu'il pourrait y avoir des répercussions sur les opérations.

Avant d'approuver un voyage pour des membres de votre personnel, veuillez examiner les lignes directrices approuvées par le SMA de votre direction respective sur ce qui est considéré comme un voyage essentiel pour votre région ou direction. Si le type de voyage envisagé n'a pas été pré-approuvé comme étant essentiel, vous devez demander l'accord du SMA avant d'approuver une demande de voyage.

Avant de communiquer avec le bureau de votre SMA respectif, veuillez confirmer ce qui suit : Cela pourrait-il ce faire par d'autres moyens (p. ex., MS TEAMS, par téléphone, par vidéoconférence)?
Une personne de la région pourrait-elle effectuer le travail à accomplir?
Y a-t-il un besoin urgent ou pourrait-on le remettre à plus tard ?

Lorsque le voyage à l'intérieur du pays est jugé essentiel, le gestionnaire doit suivre les étapes ci-dessous :

Les déplacements en voiture devrait être le mode de transport privilégié, autant que possible, et conformément à la Directive sur les voyages du CNM.
Consultez les ressources provinciales et territoriales pour COVID-19 afin de connaître les règles et les directives s spécifiques relatives aux voyages interprovinciaux ou nationaux.
Facilitez toute période d'auto-isolement lorsque l'employé revient de son voyage, si cela est nécessaire.
Déterminez les exigences en matière de santé et de sécurité pour l'employé en voyage et assurez-vous qu’ils utilisent les mesures de protection personnelle nécessaires prévues pour les voyages (masque, désinfectant pour les mains, distanciation sociale, etc.)
Connaissez les exigences de Transports Canada lorsque vous voyagez vers ou à l'intérieur du Canada. Pour plus d'informations, consultez leur page Web : Ce que vous devez savoir avant de voyager.

De plus, EDSC ou votre SMA respectif peut restreindre davantage les voyages en fonction des restrictions provinciales ou régionales plus strictes ou des changements dans les zones en raison de la COVID-19. Pour plus de renseignements, veuillez consulter l’outil suivant : Aide mémoire à l’intention de la direction : Incidence des restrictions ou des changements accrus dans les zones de COVID‐19 sur les milieux de travail.

Est-ce que les déplacements internationaux liés au travail devraient être refusés ou annulés ?

À titre de mesure de précaution, et ce, jusqu'à nouvel ordre, EDSC recommande de ne pas approuver des voyages à l'étranger en lien au travail.

Les voyageurs devraient explorer les possibilités de réunion virtuelle pour s'assurer de continuer à collaborer avec des partenaires à l'étranger durant cette période.

Exceptionnellement, dans la situation où un voyage international est jugé essentiel par votre SMA, l'approbation du sous-ministre sera requise avant la réservation de voyage. La demande d'approbation auprès du sous-ministre doit être solidement justifiée. Veuillez communiquer avec votre coordonnateur des voyages internationaux pour plus de détails sur le processus actuel.

De plus, veuillez noter que le voyageur devra rencontrer l'équipe de sécurité avant son départ pour une séance d'information sur la sécurité relative au pays de destination. Des conseils importants sont fournis sur la page des Séances d'information sur la sécurité pour les voyages internationaux.

Quels conseils doivent être donnés aux employés qui sont/étaient sur des vols nationaux ou internationaux ?

Les employés qui reviennent d'un voyage national ou international sont invités à surveiller eux-mêmes leur état de santé. Si, à un moment donné, ils présentent des symptômes de la COVID-19 tels que fièvre, toux ou difficulté à respirer, ils doivent rester à la maison, informer leur chef d'équipe ou gestionnaire de leur absence et contacter leur fournisseur de soins de santé ou leur autorité locale de santé.

Quel type de congé un employé devrait utiliser s’il se met en auto-isolement ou qu’il doit être mis en quarantaine à la suite d’un voyage pour des raisons personnelles?

Tout employé voyageant pour des raisons personnelles qui est obligé de s’auto-isoler ou de se mettre en quarantaine à son retour, sera obligé d’utiliser ses crédits de congés existant (p.ex. congé annuel), ou un autre congé non payé pourraient être accordés pour la durée de l’auto-isolation ou de la quarantaine.

Avant d’approuver un congé, vous devriez envisager les ententes d’horaires flexibles de travail (p.ex. le travail à distance et la formation sur Saba ou sur GCcampus), si possible (c.-à-d. que l’employé y a accès, qu’il est en mesure de travailler et que les besoins opérationnels le permettent).

Pour de plus amples informations, veuillez consulter : Quand un employé devrait-il être mis en isolation, s’auto-isoler, être mis en quarantaine ou s’autosurveiller?

Si je suis tenu de voyager pour des raisons essentielles, puis-je réclamer les dépenses de mon lieu de travail à distance ?

Comme il est mentionné dans la FAQ de la directive sur les voyages du Conseil national mixte sur le travail à distance, le télétravail et les voyages, cela dépend de l'endroit à partir duquel l'employeur a autorisé le voyage.

Si l’employé travaille à domicile (lieu de télétravail ou lieu de travail à distance) et qu’il est en situation de déplacement dans un lieu de travail autre que le lieu de travail permanent ou régulier, il serait en déplacement à partir de son domicile et serait admissible aux dispositions de la Directive sur les voyages en vertu des modules 1, 2, 3 ou 4 selon l’endroit où il doit voyager.
S’il y a une raison valable pour que l’employé se présente au bureau avant de voyager, son statut en déplacement peut commencer à partir du lieu de travail régulier. Toutefois, s’il n’y a pas de raison valable pour que l’employé se présente au lieu de travail et que la seule raison pour laquelle il se rend au lieu de travail est d’économiser sur les frais de déplacement, alors le déplacement doit être autorisé à partir du lieu de télétravail ou de travail à distance.
Si, à un moment donné, l’employé doit se présenter à son lieu de travail régulier, il n’est pas en situation de déplacement et ne peut pas demander de remboursement des frais de déplacement à son lieu de travail ou en provenance de celui-ci. Les employés doivent se présenter à leur lieu de travail dans leur temps libre et à leurs frais. Cela est vrai indépendamment de la distance entre le lieu du télétravail ou du travail à distance et le lieu de travail régulier ou permanent.

N.B. 3.1.11 Lorsque des heures supplémentaires ou les déplacements autorisés perturbent les habitudes quotidiennes de déplacement du fonctionnaire, les frais de transport supplémentaires qu’il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail lui sont remboursés. (Voir le module applicable pour connaître le libellé précis.)

Où puis-je trouver des renseignements sur la Feuille de route et la Politique sur les voyages d'EDSC ?

Veuillez consulter la Feuille de route d'EDSC sur les voyages et la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.