Foire aux questions (FAQ) à propos de l’application de la gestion du rendement de la fonction publique (GRFP)

RAPPEL

  • La forme masculine employée dans cette FaQ a valeur de genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.
  • Lorsque des changements sont apportés à une entente de rendement (ER) dans l’application GRFP, veuillez SAUVEGARDER ensuite ACTUALISER.
  • Afin d’éviter une perte de renseignements ou non sauvegardés, l’employé et le gestionnaire ne devraient pas faire des changements dans l’ER au même moment dans l’application GRFP.

Enregistrement et inscription

  • Comment puis-je m’enregistrer et m’inscrire dans l’application GRFP?

    Pour vous enregistrer et vous inscrire, vous aurez besoin des renseignements suivants :

    • Le nom de votre fichier maCLÉ et votre mot de passe;
    • Votre CIDP
    • Si vous êtes un gestionnaire ou superviseur, vous aurez besoin du CIDP de vos subordonnés.

    Une fois que vous aurez en mains les renseignements mentionnées ci-dessus, suivez les instructions ci-dessous :

  • Pourquoi suis-je incapable de m’inscrire dans l’application GRFP?

    Vos informations personnelles existantes peuvent être inexactes dans l’application Web de la rémunération (AWR). Si tel est le cas, vous devez contacter l’AWR afin d’apporter les modifications appropriées.

  • Qu’est-ce que « maCLÉ » et où puis-je trouver des informations supplémentaires?

    « maCLÉ » est un justificatif basé sur l’identité qui est utilisé pour protéger des applications tel que les applications Web de la rémunération (AWR) et le portail des applications du SCT (PAS). On peut obtenir une « maCLÉ » avec le service d’enregistrement et administration des justificatifs en ligne (EAJL), un système en ligne qui permet aux utilisateurs de créer et de gérer en toute sécurité leur justificatif basé sur l’identité. De plus amples renseignements et autres questions reliées à « maCLÉ » sont disponibles sur le site Services partagés Canada.

  • Que dois-je faire si je reçois un message d’erreur « maClé »?

    Tous les messages d’erreur liés à « maClé » contiennent généralement le mot « maClé ». Contactez l’infoService national pour obtenir du soutien technique.

  • Que dois-je faire si je reçois un message d’erreur 403 quand je fais la sauvegarde?

    Contactez l’infoService national pour obtenir du soutien technique étant donné que le problème est lié à « maClé ».

  • Que dois-je faire si je reçois un message d’erreur avec Java?

    L’application GRFP n’utilise pas Java, toutefois l’identification avec « maCLÉ » exige qu’une version appropriée de Java soit installée sur votre ordinateur. Si vous avez des problèmes à ouvrir une session dans l’application GRFP, assurez-vous que vous avez la version adéquate de Java installée sur votre ordinateur. Veuillez communiquer avec votre service de soutien en TI pour tout problème technique.

  • Que dois-je faire si je reçois un message « mettre à jour Java » en entrant?

    Sélectionnez l’option « reporter la mise à jour ». Assurez-vous de redémarrer l’ordinateur à chaque soir pour recevoir les mises à jour, y compris celles des versions de Java.

  • Que dois-faire si un écran vide s’affiche pour la première fois?

    Contactez l’InfoService national. L’erreur peut être résolue en installant la dernière version de Java sur son ordinateur.

  • En tant que cadre supérieur, pourquoi dois-je m’enregistrer sur le PAS et m’inscrire dans l’application GRFP?

    En tant que cadres supérieurs vous devez vous enregistrer sur le PAS, vous inscrire dans l’application GRFP et sélectionner leurs subordonnés. Vous devez procéder ainsi afin d’être en mesure d’utiliser l’application GRFP pour consulter les ententes de rendement de tous vos employés dans le cadre de votre structure d’établissement de rapports et de statistiques associées concernant vos équipes. De plus, en vous enregistrant sur le PAS, vous aurez accès à d’autres applications soutenant un éventail de fonctionnalités en matière de gestion et d’établissement de rapports à l’échelle du gouvernement dans l’administration publique centrale.

  • Comment puis-je changer mon profil dans le PAS?

    Depuis l’introduction de « Explorer 11 », apporter des modifications à mon profil PAS nécessite des étapes supplémentaires. Ouvrez une session dans l’application GRFP, cliquez sur « Mon profil sur le PAS » qui est à la droite de l’écran, puis sélectionnez « Outils » dans la barre de menu du haut et enlever le crochet à la case « Mode entreprise ». Cliquez sur enregistrer les modifications.

Sélectionner et être sélectionné

  • Pourquoi suis-je incapable de trouver et de réclamer un employé dans l’application GRFP?

    Il pourrait y avoir un certain nombre de raisons :

    • L’employé peut être nouveau dans la fonction publique et donc pas encore dans le système de rémunération. Cela peut prendre jusqu’à un mois pour que les nouveaux employés soient ajoutés au système;
    • L’employé ne s’est pas encore inscrit dans l’application GRFP;
    • L’employé a déjà été réclamé par un autre gestionnaire;
    • L’employé peut être en détachement d’un autre ministère;
    • L’employé a récemment été transféré d’un autre ministère et apparaît toujours sous son ancien ministère;
    • Le nom et le prénom de l’employé peuvent être inversés;

    Lorsque vous faites une recherche pour un employé dans l’application GRFP sous « Ajouter un employé », cliquez sur le bouton à droite du nom de votre ministère et sélectionnez « Tous » à partir du menu déroulant, entrez le CIDP de l’employé et cliquez sur « Trouver ».

  • Quand je cherche un employé dans l’application GRFP, pourquoi est-ce possible de voir le nom de l’employé sur la liste mais impossible de le sélectionner?

    Le dossier de l’employé ne peut pas être sélectionné parce qu’il n’est pas enregistré dans le PAS. L’employé doit avoir sa « maClé », son CIDP et sa date de naissance pour s’enregistrer dans le PAS.

  • Comment choisir les employés quand il y a deux personnes ou plus avec les mêmes noms?

    Cherchez la bonne adresse électronique, ou faites une nouvelle recherche avec le CIDP de l’employé. Vous trouverez ainsi une seule personne.

  • Comment puis-je transférer des employés sous un nouveau gestionnaire?

    L’ancien gestionnaire doit premièrement retirer ses employés. Si ce n’est pas possible, le nouveau gestionnaire doit envoyer un courriel à l’administrateur du GRFP avec le nom de l’ancien gestionnaire et demander le retrait des employés (mettre les employés concernés en cc). Le nouveau gestionnaire sera alors en mesure d’ajouter les employés dans l’application GRFP une fois qu’ils auront été retirés.

  • Comment puis-je changer ma situation d’employé à gestionnaire dans l’application GRFP?

    Une fois que vous avez ouvert une session dans l’application GRFP et que vous êtes à la page principale, choisissez l’option « Paramètres » dans le coin supérieur droit et changez votre situation d’emploi.

  • Comment puis-je créer une entente de rendement pour mon employé si l’option « Ajouter une ER » est en gris?

    L’employé doit changer son statut d’emploi dans les « Paramètres » comme employé ou gestionnaire pour permettre la création d’une entente de rendement.

  • Combien de temps faut-il pour avoir mon profil à jour dans l’application GRFP?

    L’information dans l’application GRFP est envoyée par le système de rémunération environ la 3e semaine de chaque mois. Cela peut prendre quelques mois pour que la mise à jour soit dans l’application GRFP. Une fois que l’information est reçue dans l’application GRFP, l’entente de rendement sera automatiquement mise à jour. Notez aussi que l’entente de rendement peut être complétée indépendamment.

Créer et mettre à jour des ententes de rendement au cours du cycle de rendement

Veuillez contacter votre coordonnateur(trice) pour toute demande de modification ou de réouverture.

  • Est-ce qu’une entente de rendement peut être rouverte n’importe quand durant le cycle de rendement? En suspens jusqu’à nouvel ordre

    Non. Seulement la version de fin d’exercice d’une entente de rendement peut être réouverte par les administrateurs de l’application GRFP. Uniquement le Secrétariat du Conseil du Trésor peut réouvrir le début d’exercice et la mi-exercice.

  • Puis-je apporter des modifications à une entente de rendement signée?

    Les changements ne peuvent pas être effectués à l’entente de rendement qui a été signée par le gestionnaire et l’employé. Cependant, vous pouvez modifier les renseignements dans la version « en cours » non signée de l’ER.

  • Que puis-je faire si les changements que j’ai apportés dans l’application GRFP n’ont pas été enregistrés?

    Vous devrez soit cliquer sur le bouton « actualiser » plusieurs fois ou vous déconnecter et vous reconnecter dans l’application GRFP.

  • Pourquoi l’employé ne peut-il modifier ses renseignements personnels dans la section A?

    C’est la responsabilité du gestionnaire/superviseur de créer et tenir à jour les ententes de rendement de leurs subordonnés. Il doit être informé de tous les renseignements apparaissant dans la section A pour être en mesure d’assumer les responsabilités liées à la gestion de leurs employés. Par conséquent, seuls les gestionnaires/superviseurs peuvent ajouter ou modifier des renseignements dans la section A.

  • Puis-je récupérer un objectif une fois qu’il a été accidentellement supprimé?

    Non, cependant si cet objectif apparaissait dans une version précédente « compléter » de l’entente de rendement de l’employé, vous pouvez ouvrir cette version, copier l’objectif et ensuite le coller dans la version « en cours ».

  • Comment puis-je changer la cote de mon employé lorsque celle-ci a déjà été fournie et que l’entente a été signée? En suspens jusqu’à nouvel ordre

    Pour changer la cote globale, vous devrez discuter avec votre employé de la nécessité de ré-ouvrir l’entente de rendement et ensuite envoyer un courriel à l’administrateur GRFP demandant de rouvrir l’entente de rendement (copier l’employé). La cote doit être modifiée dans les compétences (section C) et dans les objectifs de travail (section B). Par la suite, la cote globale sera automatiquement changée à la section E. Afin que la cote globale à la section E reflète les modifications apportées dans les sections B et C, retourner à la page « Index » et cliquer sur « Actualiser ».

  • Les gestionnaires peuvent-ils commencer la section de début de l’exercice de la prochaine entente de rendement si la section de fin d’exercice n’a pas été signée?

    Non, la section de fin d’exercice de l’entente de rendement doit être signée et complétée avant.

  • Il n’y a pas assez d’espace pour consigner tous mes commentaires. Que puis-je faire?

    Utilisez des abréviations le plus possible, indiquez vos initiales à côté de vos commentaires ainsi que la période de supervision. Le SCT surveille la nécessité d’augmenter l’espace dans les diverses cases.

  • Est-il possible de formater du texte dans l’application GRFP?

    L’application GRFP n’offre pas la fonction de formatage intégrée. Tout formatage effectué repose sur les paramètres du navigateur Web de chaque personne. Seul le texte simple peut être utilisé avec l’application GRFP; le formatage comme les italiques, le gras, etc. n’est donc pas enregistré dans l’application.

Pour les employés qui se joignent au cours du cycle d’évaluation du rendement

  • Qu’arrive-t-il aux employés qui entrent en poste ou qui réintègrent leur poste au cours de la période d’évaluation?

    Les ententes de rendement dans l’application GRFP suivent les employés qui sont mutés à un autre poste. Lorsque les employés arrivent dans un nouveau poste, ils auront été « relâchés » dans l’application GRFP par leur ancien gestionnaire. Les nouveaux gestionnaires « sélectionnent » les employés pour les ajouter à leur liste d’employés. Ils peuvent ensuite accéder aux ententes de rendement actives de leurs employés (et à toutes les versions précédentes complétées).

  • Comment dois-je procéder lorsqu’un employé quitte l’équipe?

    Lorsqu’on quitte son poste, que ce soit pour une affectation, un détachement ou une mutation, il est important de mettre à jour les liens hiérarchiques dans l’Application GRFP afin d’obtenir une rétroaction et une reconnaissance appropriées de son rendement.

    En tant qu’employé, demandez à votre superviseur de vous offrir une rétroaction pour la période qu’il vous a supervisé et vous assurer que ses commentaires et les vôtres soient ajoutés dans la section « commentaires » de votre entente de rendement.

    En tant que gestionnaire/superviseur, rencontrez l’employé avant son départ pour lui offrir une rétroaction verbale pour la période que vous l’avez supervisé et inscrivez un résumé de cette rétroaction dans la section « commentaires » de son entente de rendement. Libérez votre employé dans l’application GRFP en cliquant sur le bouton « Retirer l’employé ».

  • Comment procéder pour modifier mon adresse courriel dans l’application GRFP ?

    Veuillez suivre les étapes pour modifier votre adresse courriel dans l’application GRFP

  • Comment dois-je procéder lorsqu’un employé est en congé de maladie prolongé et qu’il a une entente de rendement indiquant non complétée dans l’application GRFP?

    S’il est connu que l’employé retourne bientôt au travail, l’entente de rendement devrait être laissée ouverte. Si l’employé avait déjà une entente de rendement, le gestionnaire devrait :

    • fournir ses derniers commentaires et la signer;
    • envoyer un courriel à l’administrateur GRFP de la direction générale ou région pour demander la fermeture de l’entente en précisant la raison : « congé prolongé ».

    Si l’employé retourne au travail au cours de la même année fiscale, l’administrateur GRFP doit communiquer avec le bureau de première responsabilité de la DGSRH qui à son tour communiquera avec le SCT afin de rouvrir exceptionnellement l’entente de rendement.

  • Est-ce qu’un gestionnaire/superviseur peut commencer à la section « Examen de mi-exercice » lorsqu’un employé revient d’un congé au milieu de l’exercice?

    Le gestionnaire/superviseur devrait créer une version pour le début de l’exercice si l’employé qui revient d’un congé n’a pas d’entente de rendement dans l’application GRFP. Une fois cette version signée et complétée, une nouvelle version de mi-exercice est générée automatiquement. Dans cette version, le gestionnaire/superviseur (et l’employé) peut indiquer dans les champs et cases appropriées que l’employé était en congé.

  • Qu’est-ce que je peux faire quand un employé est déjà parti ou parti à la retraite et qu’il n’a pas signé son entente de rendement?

    Veillez à ce que toutes les sections de l’entente de rendement soient remplies, puis signez l’entente à la section E. Envoyez un courriel à l’administrateur GRFP pour demander la fermeture de l’entente et précisez la raison.

  • Comment dois-je procéder lorsqu’un gestionnaire est parti sans avoir signé les ententes de rendement de ses employés?

    Une demande doit être envoyée à l’administrateur GRFP pour libérer les employés sous le gestionnaire précédent et fournir la raison. Le nouveau gestionnaire pourra ensuite réclamer ces employés. Il peut aussi communiquer avec le gestionnaire précédent pour discuter et obtenir ses commentaires afin de les utiliser pour évaluer les employés et fournir une cote globale et une évaluation de rendement à la fin de l’exercice.

  • Quelle est la durée de conservation des Ententes de Rendement dans l'application GRFP?

    Les directives du Conseil du Trésor concernant la conservation des données sur le rendement et sur la gestion des talents en ressources humaines, stipulent que les informations seront conservées pendant cinq (5) ans à compter de la date de la dernière mesure administrative, après quoi elles seront supprimées.

Pour la gestion des plans d’apprentissage et de perfectionnement

  • Des objectifs d’apprentissage supplémentaires peuvent-ils être ajoutés en cours d’exercice, même si la section de l’entente de rendement est complétée?

    Oui, une fois que le gestionnaire/superviseur et l’employé ont signé l’entente de rendement et que celle-ci est complétée, une nouvelle version est automatiquement créée. De nouveaux objectifs d’apprentissage peuvent être ajoutés à la nouvelle version à n’importe quel moment jusqu’à ce qu’elle soit complétée par une signature.

Pour la gestion des plans de gestion de talents

  • Quel changement a été apporté à l'application depuis l'entrée en vigueur de la Directive sur la gestion du rendement?

    Suivant la Directive sur la gestion du rendement- Canada.ca (tbs-sct.gc.ca) entrée en vigueur en avril 2020, les plans de gestion des talents (PGT) ne sont plus liés aux cotes de rendement. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a effectué la mise à jour de l'application GRFP et dorénavant, le PGT n'est plus généré automatiquement suite à l'obtention d'une cote globale de « Surpassé » tel que l'exigeait l'ancienne directive.

  • À quel moment un PGT peut être initié dans l'application GRFP?

    Le gestionnaire peut initier un PGT à tout moment au cours du cycle annuel de gestion du rendement. Un modèle de PGT apparaîtra dans l'entente de rendement à la section G en cochant l'une des options à la sous-section Plan de gestion des talents à la Section A : Renseignements personnels.

  • Quels renseignements le gestionnaire peut inclure dans le PGT?

    Dans l'application GRFP, plusieurs champs seront remplis automatiquement avec les informations déjà saisies à la Section A : Renseignements personnels. Pour obtenir un aperçu des autres champs à compléter du PGT, veuillez consulter le Formulaire - Entente de rendement (standard) disponible sur notre page iService sur la gestion du rendement – Onglet Outils de référence.

  • Est-ce possible de modifier les activités de perfectionnement inscrites dans le PGT au cours du cycle annuel de gestion du rendement?

    Le PGT est un document évolutif. Il peut donc être modifié, changé et mis à jour à chaque période du cycle annuel de gestion du rendement en autant que l'entente de soit pas fermée.

  • Que doit être la durée d'un PGT et est-ce-que celui se fermera automatiquement après cette durée?

    À la fin du cycle annuel de gestion du rendement, tous les champs du PGT dans l'application GRFP doivent être remplis et le PGT doit être signé par le gestionnaire et l'employé afin de fermer le PGT. Le PGT sera automatiquement reporté à l'année suivante s'il n'est pas fermé dans le système, et ce même si l'entente de rendement est fermée. En principe, un PGT est établi pour une durée d'un an et doit inclure des activités qui peuvent être réalisées au cours de l'année en question. Un nouveau PGT peut être établi pour l'année suivante, au besoin.

  • Si j'ai des questions, qui puis-je contacter?

    Si vous avez des questions ayant trait à l'Application GRFP, veuillez communiquer avec votre administrateur de l'application GRFP de votre direction générale ou région.

Pour la gestion des plans d’amélioration du rendement

  • Est-ce que le système refuse les dates de fin des éléments d’un plan d’amélioration du rendement de plus de 18 mois à partir de la date de début?

    Non, il revient au gestionnaire/superviseur d’exercer un suivi étroit de la situation pour voir si l’employé est parvenu à apporter les améliorations requises et de remplir le champ « situation à l’échéance » du plan d’amélioration du rendement à la date de fin indiquée ou avant. La date de fin est déterminée à la discrétion du gestionnaire/superviseur.

  • Est-ce que l’application GRFP envoie des rappels à l’avance aux employés et aux gestionnaires pour l’échéance du plan d’amélioration du rendement ?

    Non, il appartient au gestionnaire/superviseur d’exercer un suivi rigoureux pour déterminer si l’employé parvient à apporter les améliorations requises et de savoir quand l’échéance approche.

  • Que se passe-t-il si l’employé refuse de cocher la case indiquant qu’il reconnaît que l’élément du plan d’amélioration du rendement a fait l’objet d’une discussion?

    Aucune fonctionnalité dans l’application GRFP ne dépend du fait que l’employé a reconnu ou non que l’élément du plan d’amélioration du rendement a fait l’objet d’une discussion. Le gestionnaire/superviseur devrait indiquer dans la boîte de commentaires prévue à cette fin que cet élément a fait l’objet d’une discussion et indiquer la date à laquelle celle-ci a eu lieu.

  • Qu’arrive-t-il au statut du plan d’amélioration du rendement si l’employé part en affectation? Est-ce que le nouveau gestionnaire saura que l’employé fait l’objet d’un plan d’amélioration du rendement ?

    Oui le nouveau gestionnaire le saura. Quand un plan d’amélioration du rendement est créé dans l’application GRFP, il reste avec l’employé même si celui-ci part en affectation ou est transféré d’un gestionnaire à un autre.

Le rôle des administrateurs de GRFP

Les administrateurs de GRFP disposent d’un accès privilégié à l’application. Leur rôle est de :

  • Prendre trois mesures exceptionnelles, retirer le nom des employés, fermer l’entente de rendement, et ouvrir de nouveau l’entente de rendement, seulement lorsque qu’il a été demandé explicitement de le faire par le gestionnaire/superviseur;
  • Dépanner pour des problèmes avec l’application GRFP;
  • Soutien aux directions générales / régions concernant les relations hiérarchiques dans l’application GRFP.
  • Est-ce que les cadres supérieurs ou les gestionnaires/superviseurs peuvent déléguer à l’administrateur GRFP la tâche d’inscrire leurs subalternes directs?

    Non, l’établissement d’une entente de rendement pour chacun des subordonnés est une responsabilité fondamentale en matière de gestion des personnes de tous les gestionnaires/superviseurs peu importe leur niveau.

  • Est-ce que l’administrateur GRFP a besoin du CIDP de l’employé pour effectuer les mesures exceptionnelles?

    Non, le gestionnaire/superviseur responsable doit fournir les noms de famille et prénoms des employés concernés lorsqu’il demande une mesure exceptionnelle. Notez qu’une copie conforme devrait être envoyée à l’employé.

  • Est-ce que l’administrateur GRFP disposera d’un onglet supplémentaire pour effectuer ses mesures exceptionnelles?

    Oui, cet onglet n’apparaîtra que dans la page d’accueil de l’application GRFP des employés désignés en tant qu’administrateur GRFP. Chaque ministère/organisme devra désigner au moins deux personnes pour jouer le rôle d’administrateur GRFP.