FAQ – Mener la gestion du rendement pendant la pandémie COVID-19
Remarques
- On entend par le terme « gestionnaire » toutes personnes (chefs d’équipe, superviseurs) qui sont responsables de la gestion du rendement d’un subordonné ou employé.
- Le genre masculin est utilisé dans le présent document comme genre neutre.
Comme la plupart des employés et gestionnaires d’EDSC travaillent virtuellement, comment peuvent-ils procéder avec leurs évaluations de rendement?
Les employés et les gestionnaires peuvent prendre part aux conversations de rendement en utilisant d’autres moyens, notamment l’une des trois applications de vidéoconférence approuvées par EDSC (par exemple: WebEx, Skype et Microsoft Teams) ou le téléphone.
Comment les gestionnaires peuvent-ils se préparer aux conversations sur le rendement et les aborder?
Les employés peuvent vivre un niveau élevé d’incertitude, d’inquiétude, d’anxiété et de stress concernant la santé et la sécurité de leurs proches et la façon dont la COVID-19 peut perturber leur travail et leur vie personnelle.
Il est important pour les gestionnaires d’admettre l’existence de ces répercussions et de participer à un dialogue ouvert à leur sujet, qui porte notamment sur les moyens de maintenir et de favoriser une bonne santé mentale.
Il est particulièrement essentiel de souligner les efforts des personnes qui participent directement à la gestion de cette situation et de leur offrir du soutien, ainsi qu’aux personnes qui ont reçu la directive de s’auto-isoler ou qui sont aux prises avec des symptômes de la COVID-19.
Dans ces circonstances, les gestionnaires et les employés peuvent ne pas être dans des conditions optimales pour avoir des conversations significatives et parfois difficiles. Les gestionnaires doivent reconnaître ces contraintes et adapter leur approche en conséquence.
Par exemple, les gestionnaires peuvent faire preuve de souplesse dans le choix du moment des conversations (c’est-à-dire convenir d’un moment précis dans la journée, reporter la discussion, etc.) et avoir recours à d’autres méthodes pour fournir une rétroaction (c’est-à-dire par écrit, par téléphone ou vidéoconférence, etc.).
L’École de la fonction publique du Canada (EFPC) propose les cours suivants pour aider les gestionnaires et les employés à ce chapitre : Gérer les conversations difficiles (W009) et Avoir des conversations constructives sur le rendement (G131).
Le Bureau de la gestion informelle des conflits (BGIC) d'EDSC a récemment commencé à offrir des séances d’information incluant des activités de mise en pratique, sur les Discussions de gestion du rendement difficiles pour les gestionnaires et les superviseurs. Les participants peuvent s'inscrire via Saba.
Cette organisation ainsi que le Programme d’aide aux employés (BGIC) sont disponibles pour offrir du soutien aux gestionnaires et aux employés.
Les Relations de travail sont disponibles pour appuyer les gestionnaires.
Quelles sont les responsabilités des gestionnaires dans la conduite de l'exercice de la gestion du rendement lors de la gestion à distance?
Les gestionnaires sont chargés d'aider les employés à être performants en leur fournissant une rétroaction formelle sur leur rendement et en établissant des objectifs de rendement pour la période d'évaluation à venir.
Il est donc important que les conversations sur le rendement soient menées de manière productive, même lorsqu'elles sont effectuées à distance.
Les principes fondamentaux des entretiens efficaces sur le rendement n'ont pas changé, mais les conditions ont changé.
À cette fin, on recommande que :
- Les gestionnaires réservent suffisamment de temps pour avoir un entretien complet sur le rendement avec chaque employé et programment des vidéoconférences ou téléconférences en conséquence. Prévoyez un suivi quelques jours plus tard pour permettre un temps de réflexion et une rétroaction supplémentaire.
- Les gestionnaires partagent les commentaires écrits à l'avance pour permettre aux employés de se préparer à la discussion sur le rendement et leur demander de se préparer à discuter de la manière dont ils évalueraient leur propre rendement.
- Les entretiens sur le rendement doivent être menés à un moment et dans un lieu qui permettent la confidentialité et évitent les interruptions et les distractions tant pour le gestionnaire que pour l'employé.
- Puisque les indices non verbaux habituels peuvent ne pas être observés, les gestionnaires pourraient vérifier fréquemment que les employés comprennent bien le message et leur laisser le temps de traiter les commentaires.
- Les discussions doivent se dérouler dans la langue choisie par l'employé.
- Les gestionnaires établissent des plans d'amélioration du rendement (anciennement nommé plans d’action), le cas échéant.
- Les gestionnaires doivent continuer d’effectuer le suivi des employés en période de stage.
Compte tenu de la pandémie, de nouveaux objectifs de travail ont été assignés à certains employés au cours de la période. Quelles sont les responsabilités des gestionnaires?
Lorsqu'un employé commence un nouvel emploi, le gestionnaire doit :
- discuter avec l'employé des nouveaux objectifs de travail et des indicateurs de rendement associés en fonction de l'évolution des priorités;
- s'assurer que les objectifs de travail sont SMART;
- mettre à jour l'application GRFP en conséquence. S'ils n'ont pas accès à l’entente de rendement électronique, ils peuvent noter les informations dans un document MS Word et les copier-coller ultérieurement dans l'application GRFP. Note : il est toujours recommandé de suivre cette étape pour s'assurer qu'un document de sauvegarde existe en cas de défaillance du système.
Comment un gestionnaire peut évaluer un employé qui a plus d’un emploi (nomination intérimaire, affectation, détachement, etc.) au cours du même exercice financier?
Lorsqu’un employé a plus d’un emploi au cours de l’année, il est important de communiquer les nouveaux objectifs de travail, de les ajouter dans l’application GRFP et d’évaluer le rendement en fonction de tous les objectifs de travail. Comme l’évaluation finale tient compte de tous les objectifs d’un employé, nous vous encourageons à avoir une discussion avec l’autre ou les autres gestionnaires de l’employé pour discuter de ses réalisations et déterminer la note finale. La durée des différents emplois doit être un facteur à prendre en compte lors de l’attribution de la note.
Je n’ai ni accès à l’application GRFP ni au réseau d’EDSC. Comment puis-je consulter, modifier et signer mon ER?
Si le gestionnaire a accès à l’application GRFP et avait accès à votre ER avant le début de la pandémie de la COVID-19, il devrait toujours avoir accès à votre ER.
Le gestionnaire peut transmettre une copie de votre ER protégée par un mot de passe en format PDF ou MS Word à votre adresse électronique personnelle.
Une fois que vous avez reçu votre ER, vous pouvez noter vos commentaires dans un document MS Word et l’envoyer à votre gestionnaire. Ceci est toujours une action recommandée même si vous avez accès à l'application GRFP afin de vous assurer qu'un document de sauvegarde existe en cas de défaillance du système.
La prochaine fois que vous aurez accès à votre ER électronique, vous et votre gestionnaire pourrez simplement copier et coller les renseignements dans votre ER.
À ce moment-là, vous et votre gestionnaire pourrez tous deux signer l’ER.
Pour de plus amples renseignements, vous pouvez consulter le guide étape par étape suivant : Envoi de l'entente de rendement d'un employé à son compte de courriel personnel si l'employé n'a pas accès au réseau d'ESDC ou à l'application Gestion du rendement de la fonction publique (GRFP) (DOOCX, 1.48 Mo)
Mon gestionnaire n’est pas disponible (congé de maladie prolongé, etc.). Comment puis-je avoir accès à mon ER et compléter l’évaluation?
Une demande peut être envoyée à un administrateur de l’application GRFP pour relâcher l'employé. Le nouveau gestionnaire de l'employé (ou son remplaçant) peut le réclamer et compléter la discussion ainsi que consigner les commentaires et la cote de rendement dans l'application GRFP.
Mon gestionnaire n’a pas accès à l’application GRFP. Comment puis-je obtenir mon ER et compléter l’évaluation?
Les supérieurs dans la même lignée de l'arbre hiérarchique que votre gestionnaire ont accès à votre ER (s'ils sont tous connectés dans l'application GRFP) et peuvent vous envoyer votre ER. Vous pourrez alors avoir votre conversation avec votre gestionnaire. Lorsque votre gestionnaire aura accès à l'application GRFP, il sera alors possible d’y saisir les commentaires et les cotes de rendement.
Mon gestionnaire et moi n’avons pas accès à l’application GRFP. Comment puis-je obtenir mon ER et compléter l’évaluation?
Les supérieurs dans la même lignée de l'arbre hiérarchique que votre gestionnaire ont accès à votre ER (s'ils sont tous connectés dans l'application GRFP) et peuvent vous envoyer votre ER. Vous pourrez alors avoir votre conversation avec votre gestionnaire. Lorsque vous et votre gestionnaire aurez accès à l'application GRFP, il sera alors possible d’y saisir les commentaires et les cotes de rendement.
Un de mes employés n’a pas d’ER dans l’application GRFP. Comment puis-je faire son évaluation?
Vous pouvez utiliser le modèle d’ER 2020-2021 (DOCX, 202 Ko) (version papier) pour saisir vos commentaires et les cotes de rendement. L’employé peut également y inscrire ses commentaires.
Lorsque vous serez en mesure de créer une ER dans l’application GRFP, vous pourrez simplement copier et coller les renseignements dans l’ER électronique.
Que doit faire un gestionnaire en ce qui concerne la gestion du rendement d’un employé absent en congé payé pour d’autres motifs (code 699)?
Si un employé est partiellement ou totalement absent en raison d’un congé code 699, on s’attend à ce que les gestionnaires fassent tous les efforts nécessaires pour terminer le processus de l’entente de rendement avec cet employé.
On encourage les gestionnaires et les employés à explorer toutes les options possibles pour terminer l’ER. Il peut s’agir d’attendre que l’employé revienne d’un congé code 699 de courte durée (c.-à-d. pour des symptômes liés à la COVID-19), ou de faire preuve de souplesse en tenant la discussion lorsque l’employé est disponible (c.-à-d. pour les employés qui sont en congé code 699 en raison de la fermeture d’une garderie ou d’une école).
Le Ministère a déterminé des solutions pour les employés qui n’ont pas accès au réseau. L’aspect le plus important consiste à maintenir un dialogue ouvert et continu entre le gestionnaire et l’employé pour trouver un moyen de fermer l’ER.
La dirigeante principale des ressources humaines du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a fourni de l'orientation actualisée sur l'utilisation du congé payé pour d’autres motifs (code 699), laquelle est entrée en vigueur le 9 novembre 2020. Les détails de cette orientation se trouvent dans la section « Si vous avez besoin de prendre un congé à cause de la COVID-19 » de la page « Maladie à coronavirus (COVID-19) : Maladie et congé pour employés ».
L’ER ne doit être fermée par un administrateur de l’application GRFP que dans des circonstances exceptionnelles (choisir l’option « congé rémunéré prolongé » à partir du menu déroulant). Si la fermeture de l’ER est envisagée, veuillez en discuter avec le coordonnateur de la gestion du rendement et des talents de votre direction générale ou région des détails et des raisons pour lesquelles vous envisagez cette option.
Il peut y avoir d’autres situations dans lesquelles les gestionnaires ou les employés ne sont pas en mesure de remplir l’ER. Que pouvons-nous faire?
Veuillez adresser votre demande au coordonnateur de la gestion du rendement et des talents de votre direction générale ou région. Ils examineront toutes les situations au cas par cas et vous aideront autant que possible.
Où puis-je trouver d’autres ressources ayant trait à la gestion du rendement pendant la COVID?
Nous avons créé un recueil de plusieurs bonnes ressources qui ont été élaborées soit par diverses directions générales ou régions d’EDSC ou par d’autres ministères du gouvernement du Canada. Ces ressources sont disponibles sur Sharepoint dans un répertoire intitulé Gestion du Rendement durant la COVID_Perf Mngmnt during COVID ou sur notre page iService Outils de références, sous le titre Outils de références pour la gestion du rendement pendant la COVID-19.