Liste de vérification — Nouvel employé

Étape 1: Avant l’arrivée

Communiquez avec votre gestionnaire sur une base régulière, surtout si une longue période s’écoule entre l’offre d’emploi et la date de début.
Vous ne savez peut-être pas encore si vous aurez besoin de mesures d’adaptation en milieu de travail, mais prenez le temps de discuter avec votre gestionnaire au sujet du lieu de travail et de toutes mesures d’adaptation potentielles.
Assurez-vous que votre gestionnaire vous envoie les documents de référence (notamment le répertoire téléphonique, l’organigramme comprenant les titres, la liste du personnel, les autres listes de personnes-ressources, les directives relatives aux courriels et à la messagerie vocale ainsi que la description de travail).
Vous devriez recevoir votre lettre d’offre trois semaines avant votre date d’entrée en fonction.
Peu de temps avant votre date de début, vous devriez recevoir un courriel de bienvenue et des renseignements sur le milieu de travail.
Avant votre première journée, assurez-vous de bien connaître votre lieu de travail, les coordonnées de votre gestionnaire, de votre superviseur, ou du personnel de soutien administratif de votre nouvelle équipe, ainsi que la date et l’heure prévue de votre arrivée.

Étape 2: Première journée, première semaine

Première journée

Le premier jour, apportez une pièce d’identité avec photo; ce document sera nécessaire pour obtenir une carte d’accès temporaire à votre immeuble.
Rencontrez votre gestionnaire (ou votre partenaire homologue) à l’entrée principale de l’immeuble; présentez-vous.
Voici ce qui se passera pendant votre première journée :
- On vous montrera votre poste de travail, et votre gestionnaire (ou partenaire homologue) discutera avec vous du plan de la journée.
- Vous passerez en revue, avec votre gestionnaire, votre lettre d’offre, les conditions d’emploi, les dispositions pertinentes de la convention collective (s’il y a lieu), le salaire (ou le traitement), les codes de valeurs et d’éthique (organisationnels et de la fonction publique), l’auto-identification pour l’équité en matière d’emploi, les besoins en matière de formation et d’adaptation (s’il y a lieu).
- Vous discuterez de vos heures de travail, des pauses, des rapports sur les congés et de la langue de travail.
- Vous prêterez le serment ou ferez l’affirmation solennelle (pour les nouveaux fonctionnaires seulement).
- On vous escortera afin de rencontrer un responsable des services de sécurité afin d’obtenir votre carte d’identité avec photo et votre laissez-passer de sécurité.
- On vous fournira les clés du classeur et la combinaison du coffre-fort (s’il y a lieu).
- On vous présentera à vos collègues et fera avec vous une visite des lieux. Familiarisez-vous avec l’emplacement des toilettes, de la cuisine, de la cafétéria, des imprimantes, du télécopieur, des photocopieurs et des bacs de recyclage, entre autres.
- On vous fournira les renseignements de base en matière de santé et sécurité (c’est-à-dire les trajets des exercices d’évacuation et la trousse de premiers soins, entre autres).
Assurez-vous d’avoir toutes les fournitures dont vous avez besoin ainsi que les documents de référence de base (c’est-à-dire le répertoire téléphonique, l’organigramme, les listes du personnel et les directives relatives aux courriels et à la messagerie vocale, entre autres).
N’oubliez pas de consulter ces ressources utiles :
- iService (site Web interne du Ministère)
- Intersection (bulletin à l’intention de tous les employés d’EDSC)
- Principales ressources en ligne sur les RH à l’intention des employés

Qu’est-ce qu’un Partenaire homologue?

Un partenaire homologue aide les gestionnaires et partage la charge de travail liée à l'accueil et à l’intégration du nouvel employé. Il joue un rôle informel mais essentiel pour assurer une transition en douceur. Choisi sur une base volontaire, le partenaire homologue devrait être un individu hautement performant, posséder de très bonnes aptitudes interpersonnelles et avoir démontré un engagement envers son travail, l'organisation et nos valeurs communes du secteur public.

Bien qu'il incombe au gestionnaire d'embauche de décider quelles tâches d'encadrement relèvent de la responsabilité du partenaire homologue, le rôle principal du partenaire homologue est essentiellement de fournir des informations, des conseils généraux et des encouragements. Ils sont là pour répondre à toutes les questions que le nouvel employé peut avoir durant leur premiers mois au travail.

Étape 2: Première journée et première semaine

Première semaine

Des réunions seront prévues pour vous par votre gestionnaire ou votre partenaire homologue avec des personnes-ressources pour discuter de la formation indispensable ou des séances d’information (sécurité, systèmes d’information, etc.).
Assurez-vous d’avoir terminé la formation obligatoire pour les nouveaux employés.
Confirmez auprès de votre gestionnaire (ou de votre partenaire homologue) que votre poste de travail est proprement configuré et que vos besoins en matière d’adaptation sont respectés (s’il y a lieu).
Votre gestionnaire (ou votre partenaire homologue) effectuera un suivi auprès du Centre des services de paye de la fonction publique et du coordonnateur de la formation indispensable afin de s’assurer que vous avez tous les formulaires requis.
On vous fournira les renseignements principaux au sujet des services de paye (par exemple, libre-service Phénix/application Web de rémunération).
Votre gestionnaire (ou partenaire homologue) vous aidera à vous inscrire afin d’obtenir « maCLÉ » – assurez-vous de bien comprendre comment et quand utiliser cet outil (c’est-à-dire application Web de rémunération , application de gestion du rendement de la fonction publique).
Il s’agit également d’un bon moment de discuter avec votre gestionnaire de toute mesure d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin dans le lieu de travail.
Votre gestionnaire (ou dans certains cas votre partenaire homologue) :
- Discutera avec vous des principales politiques à l’échelle du gouvernement (utilisation acceptable de la TI, prévention du harcèlement, santé et sécurité au travail, divulgation d’actes répréhensibles, accès à l’information et protection des renseignements personnels, entre autres).
- Vous expliquera la structure de l’organisation et la façon dont votre rôle y sera intégré.
- Vous aidera à créer les comptes en ligne nécessaires (p. ex. GCconnex, GCpédia, GCCcampus).
- Discutera avec vous du processus de gestion du rendement, y compris l’attestation de la période probatoire et la façon dont votre rendement sera évalué, et il vous fournira le lien vers l’application de gestion du rendement de la fonction publique.
- Établira des objectifs de travail préliminaires et un plan d’apprentissage (comprenant tous les cours et la formation indispensables).
- Vérifiera de nouveau si vous avez été inclus dans toutes les listes de personnes-ressources et de distribution.
Soyez proactif et commencez à rencontrer individuellement d’autres membres de votre équipe, selon leurs disponibilités, afin de mieux comprendre leur travail.

Étape 3: Premier mois

Discuter avec votre gestionnaire de votre entente de gestion du rendement et demandez-lui de vous donner une rétroaction préliminaire de votre rendement jusqu’à présent.
Effectuez un suivi auprès de votre gestionnaire (ou partenaire homologue) sur toute question que vous pourrez encore avoir à propos des ressources humaines ou de la rémunération.
Discutez avec votre gestionnaire si vous avez des questions concernant la rémunération et les avantages sociaux. Il vous fournira les renseignements appropriés.
Si vous le souhaitez, demandez à votre gestionnaire (ou partenaire homologue) s’il peut vous aider à trouver un mentor.
Confirmez que vous êtes inscrit à toute formation propre à l’emploi nécessaire (y compris la formation obligatoire sur la santé et la sécurité au travail [SST] précisée dans le module 5 du programme de SST d’EDSC).
Rencontrez votre gestionnaire (ou votre partenaire homologue) afin de discuter de vos expériences jusqu’à présent.

Quelle est la différence entre un partenaire homologue et un Mentor?

Un partenaire homologue travaille au sein de l’équipe et il est là pour répondre aux question du nouvel employé et l’aider à naviguer dans l’organisation et à s’y intégrer.

Par contre, un mentor a généralement plus d’expérience et ne travaille pas directement avec l’employé. Son rôle est de guider et d’aider le nouvel employé avec son perfectionnement professionnel et personnel.

Conseils destinés aux gestionnaires pour
aider les nouveaux employés à trouver un mentor

Commencez par demander au nouvel employé de chercher des gens qu’il admire au sein de l’organisation pour leurs compétences, leurs connaissances et leur leadership. Vous pouvez également lui suggérer de consulter le site SharePoint du Programme de mentorat d’EDSC ou diriger l’employé vers le Répertoire national de mentorat.

Il est possible aussi que vous connaissiez des collègues ou des superviseurs qui, selon vous, pourraient être un bon choix. Voici les qualités que l’on doit chercher chez un mentor :

Être apte et disposé à passer du temps avec l’employé et à lui fournir des conseils et une rétroaction.
Avoir de l’expérience de travail dans un domaine d’intérêt pour le nouvel employé.
Connaître la façon d’élaborer un cheminement de carrière au sein de la fonction publique.
Aimer aider les autres et être flexible, empathique et encourageant.

Étape 4: De 3 à 6 mois

Réexaminez vos objectifs de travail avec votre gestionnaire. Il devrait vous fournir une rétroaction significative de votre rendement jusqu’à présent.
Soulignez toute préoccupation à votre gestionnaire (ou partenaire homologue) à propos de votre rôle ou du milieu de travail.
- Si vous avez l’impression d’avoir de la difficulté à effectuer certaines tâches, ou si vous avez besoin de mesures d’adaptation au travail, il s’agit d’un bon moment d’en discuter avec votre gestionnaire.
Assurez-vous d’avoir terminé tous les cours de formation obligatoires et effectuez un suivi sur les activités d’apprentissage suggérées.
Fournissez une rétroaction à votre gestionnaire (ou partenaire homologue) sur le processus d’accueil et d’intégration et indiquez toute préoccupation.
Discutez des possibilités de perfectionnement professionnel et de réseautage avec votre gestionnaire (ou partenaire homologue).

Étape 5: Première année

Votre gestionnaire effectuera avec vous une évaluation du rendement de fin d’année en fonction de vos objectifs de rendement établis.
Si vous avez terminé la période probatoire avec succès, demandez une confirmation par écrit.
Discutez avec votre gestionnaire de vos impressions générales du milieu de travail – ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré (y compris si vous avez besoin de mesures d’adaptation en milieu de travail ou si vous avez des limites fonctionnelles qui vous empêchent d’être pleinement productif dans votre poste).
Félicitez-vous de votre première année à titre de fonctionnaire fédéral. Appliquez vos expériences et vos leçons retenues à votre deuxième année et poursuivez votre perfectionnement.