Liste de vérification - Gestionnaire
Étape 1: Avant l’arrivée
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- Demeurez toujours en contact avec le nouvel employé, surtout si une longue période s’écoule entre l’offre d’emploi et la date de début.
- Rassemblez les documents de référence (le répertoire téléphonique, l’organigramme, la liste du personnel, les autres listes de personnes-ressources, les directives relatives aux courriels et à la messagerie vocale, et la description de travail, entre autres).
- Désignez un « partenaire homologue » et déterminez la façon dont vous unirez vos efforts pour accueillir et intégrer avec succès le nouvel employé (vous pouvez en effet déléguer de nombreuses tâches figurant dans ces listes de vérification au partenaire homologue).
- Organisez une rencontre avec le partenaire homologue, le personnel administratif et les autres membres de l’équipe qui participent directement au processus d’accueil et d’intégration du nouvel employé, afin de s’assurer que toutes les tâches sont accomplies.
- Peu de temps avant la date de début, envoyez au nouvel employé sa lettre d’offre, le courriel ou la lettre de bienvenue, la trousse de renseignements sur le milieu de travail et une copie de la Liste de vérification à l’intention des nouveaux employés ou des étudiants. Assurez-vous que le lieu, les coordonnées ainsi que la date et l’heure d’arrivée pour la première journée sont clairement énoncés. Voici des exemples de documents d’accueil clés:
• Courriel de bienvenue (MSG, 59 Ko)
• Trousse de renseignements sur le milieu de travail (à joindre au courriel de bienvenue) (DOCX, 56 Ko)
• Annonce aux collègues (MSG, 76 Ko)
- Assurez-vous que les coordonnées du nouvel employé sont ajoutées aux listes de personnes-ressources et de distribution appropriées.
- Envoyez un courriel aux collègues et aux principales personnes-ressources du nouvel employé pour les informer de sa date de début et de son rôle.
- Assurez-vous que le nouvel employé a les outils de base (p. ex. poste de travail, ordinateur et téléphone).
- Déterminez si le nouvel employé a besoin de mesures d’adaptation pour l’environnement de travail.
- Préparez une tâche que l’employé commencera au cours de la première semaine.
- Informez un responsable des Services de sécurité que le nouvel employé aura besoin d’un laissez-passer temporaire à sa première journée.
Qu’est-ce qu’un Partenaire homologue?
Un partenaire homologue aide les gestionnaires et partage la charge de travail liée à l'accueil et à l’intégration du nouvel employé. Il joue un rôle informel mais essentiel pour assurer une transition en douceur. Choisi sur une base volontaire, le partenaire homologue devrait être un individu hautement performant, posséder de très bonnes aptitudes interpersonnelles et avoir démontré un engagement envers son travail, l'organisation et nos valeurs communes du secteur public.
Bien qu'il incombe au gestionnaire d'embauche de décider quelles tâches d'encadrement relèvent de la responsabilité du partenaire homologue, le rôle principal du partenaire homologue est essentiellement de fournir des informations, des conseils généraux et des encouragements. Ils sont là pour répondre à toutes les questions que le nouvel employé peut avoir durant leur premiers mois au travail.
Étape 2: Première journée, première semaine
Première journée
- Accueillez le nouvel employé à l’entrée principale de l’immeuble et souhaitez-lui chaleureusement la bienvenue.
- Accompagnez le nouvel employé à votre poste de travail et discutez du plan de la journée – convenez que les premières journées peuvent être très éprouvantes et que vous savez comment il se sent étant donné que vous êtes passé par là.
- Passez en revue avec le nouvel employé sa lettre d’offre, les conditions d’emploi, les dispositions pertinentes de la convention collective (s’il y a lieu), le salaire (ou le traitement), les codes de valeurs et d’éthique (organisationnels et de la fonction publique), l’auto-identification pour l’équité en matière d’emploi, et les besoins requis en matière de formation et d’adaptation.
Remarque : S’il s'agit d’un étudiant, dirigez-le vers les Conditions d’emploi pour les étudiants. - Discutez avec le nouvel employé des heures de travail, des pauses, de la déclaration des congés et de la langue de travail.
- Demandez-lui de prêter le serment ou de faire l’affirmation solennelle (pour les nouveaux employés seulement).
- Présentez le nouvel employé à son partenaire homologue et discutez de son rôle.
- Présentez le nouvel employé à ses collègues de son unité et de sa division.
- Accompagnez le nouvel employé afin de rencontrer un responsable des Services de sécurité pour qu’il obtienne sa carte d’identité avec photo et son laissez-passer de sécurité.
- Accompagnez le nouvel employé à son poste de travail et fournissez-lui les clés des classeurs et la combinaison du coffre-fort (s’il y a lieu).
- Faites une visite du milieu de travail avec l’employé et montrez-lui l’emplacement des toilettes, de la cuisine, de la cafétéria, des imprimantes, des photocopieurs et des bacs de recyclage, entre autres.
- Expliquez les renseignements de base en matière de santé et de sécurité au nouvel employé (c’est-à-dire les sorties de l’édifice, les trajets des exercices d’évacuation et la trousse de premiers soins, entre autres).
- Fournissez les fournitures du bureau et assurez-vous que le nouvel employé a accès aux documents de référence de base (p. ex. le répertoire téléphonique, l’organigramme avec les titres, la liste du personnel, les autres listes de personnes ressources, les directives relatives aux courriels et à la messagerie vocale ainsi que la description de travail).
Première semaine
- Organisez des réunions pour le nouvel employé avec des personnes-ressources pour discuter de la formation obligatoire ou des séances d’information (sécurité, systèmes d’information, etc.).
- Vérifier si le nouvel employé a terminé la formation obligatoire pour les nouveaux employés.
- Confirmez que le poste de travail du nouvel employé est proprement configuré et que toute mesure d’adaptation requise a été apportée.
- Effectuez un suivi auprès du Centre des services de paye de la fonction publique et du coordonnateur de la formation obligatoire afin de vous assurer que le nouvel employé a reçu tous les formulaires nécessaires.
- Discutez avec le nouvel employé et fournissez-lui les renseignements principaux au sujet des services de paye (p. ex. le libre-service de Phénix et l’application Web de la rémunération, maSGE de PeopleSoft).
- Prévoyez du temps pour aider le nouvel employé à s’inscrire à « maCLÉ », et expliquez-lui comment et quand utiliser cet outil (c’est-à-dire l’application Web de la rémunération, et l’application de gestion du rendement de la fonction publique).
- Attirez l’attention du nouvel employé sur les principales politiques à l’échelle du gouvernement (c’est-à-dire l’utilisation acceptable des TI, la prévention du harcèlement, la santé et la sécurité au travail, la divulgation d’actes répréhensibles, l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, entre autres) et discutez-en, au besoin.
- Discutez avec le nouvel employé des structures organisationnelles et de la façon dont il s’y inscrit.
- Aidez le nouvel employé à créer les comptes en ligne nécessaires (p. ex. GCconnex, GCpédia, GCcampus).
- Discutez du processus de gestion du rendement avec le nouvel employé, y compris l’attestation de la période de probation et la façon dont le rendement sera évalué. Fournissez au nouvel employé un lien vers l’application de gestion du rendement de la fonction publique et ajoutez-le à votre arbre hiéracrchique dans le système. Rencontrez le nouvel employé afin d’établir des objectifs de travail préliminaires et un plan d’apprentissage (comprenant tous les cours et la formation indispensables).
- Il s’agit également d’une bonne occasion de demander à l’employé s’il a besoin de mesures d’adaptation dans le lieu de travail.
- Suggérez que le nouvel employé envisage d’organiser des rencontres en personne avec d’autres membres de l’équipe afin de mieux comprendre leurs dossiers et les priorités clés.
- N’oubliez pas de consulter ces ressources utiles, et d’en parler : iService (site Web interne du Ministère), Intersection (bulletin à l’intention de tous les employés d’EDSC), Principales ressources en ligne sur les RH à l’intention des employés, Principales ressources en ligne sur les RH à l’intention des gestionnaires, InfoRH (bulletin à l’intention des gestionnaires sur les questions de RH)
Étape 3: Premier mois
- Établissez l’entente de gestion du rendement du nouvel employé et donnez au nouvel employé une rétroaction préliminaire de son rendement.
- Assurez le suivi de toute question que le nouvel employé pourrait avoir concernant les ressources humaines (RH), la rémunération ou les mesures d’adaptation en milieu de travail. Au besoin, envoyez un billet au portail du Centre de services en ressources humaines (CSRH).
- Demandez à l'employé s’il a des questions concernant la rémunération et les avantages sociaux, et donnez-lui les renseignements appropriés.
- Rencontrez le partenaire homologue pour examiner l’intégration du nouvel employé dans le milieu de travail, et assurez-vous que les tâches essentielles d’accueil et d’intégration ont été accomplies jusqu’à présent.
- Demandez au nouvel employé s’il souhaite trouver un mentor et, dans l’affirmative, offrez-lui de l’aider à en trouver un.
- Confirmez que le nouvel employé est inscrit à toute formation propre à l’emploi nécessaire (y compris la formation obligatoire sur la santé et la sécurité au travail [SST] précisée dans le module 5 du programme de SST d’EDSC).
- Rencontrez le nouvel employé pour discuter du processus d’accueil et d’intégration ainsi que de son expérience jusqu’à présent.
Quelle est la différence entre un partenaire homologue et un Mentor?
Un partenaire homologue travaille au sein de l’équipe et il est là pour répondre aux question du nouvel employé et l’aider à naviguer dans l’organisation et à s’y intégrer.
Par contre, un mentor a généralement plus d’expérience et ne travaille pas directement avec l’employé. Son rôle est de guider et d’aider le nouvel employé avec son perfectionnement professionnel et personnel.
Conseils destinés aux gestionnaires pour
aider les nouveaux employés à trouver un mentor
Commencez par demander au nouvel employé de chercher des gens qu’il admire au sein de l’organisation pour leurs compétences, leurs connaissances et leur leadership. Vous pouvez également lui suggérer de consulter le site SharePoint du Programme de mentorat d’EDSC ou diriger l’employé vers le Répertoire national de mentorat.
Il est possible aussi que vous connaissiez des collègues ou des superviseurs qui, selon vous, pourraient être un bon choix. Voici les qualités que l’on doit chercher chez un mentor :
- Être apte et disposé à passer du temps avec l’employé et à lui fournir des conseils et une rétroaction.
- Avoir de l’expérience de travail dans un domaine d’intérêt pour le nouvel employé.
- Connaître la façon d’élaborer un cheminement de carrière au sein de la fonction publique.
- Aimer aider les autres et être flexible, empathique et encourageant.
Étape 4 : De 3 à 6 mois
(Nota : Il est possible que cette étape ne s’applique pas aux étudiants)
- Revoyez les objectifs de travail du nouvel employé et donnez-lui une rétroaction sur son rendement jusqu’à présent.
- Il s’agit également d’une bonne occasion de demander à l’employé s’il a besoin de mesures d’adaptation dans le lieu de travail.
- Soulignez toute préoccupation que vous pourriez avoir au sujet du nouvel employé et faites des interventions, au besoin.
- Posez des questions au nouvel employé concernant son intégration au sein de l’équipe et la façon dont il s’adapte à son nouvel environnement de travail.
- Demandez au nouvel employé qu’il vous fournisse des commentaires sur le processus d’accueil et d’intégration, et engagez-vous à l’améliorer, au besoin.
- Assurez-vous que le nouvel employé a terminé toutes les formations obligatoires et effectuez un suivi sur les activités d’apprentissage suggérées.
- Discutez du perfectionnement professionnel et des possibilités de réseautage que le nouvel employé pourrait envisager au sein de l’organisation.
Étape 5: Première année
(Nota : Il est possible que cette étape ne s’applique pas aux étudiants)
- Effectuez une évaluation du rendement de fin d’année en fonction des objectifs de travail établis.
- Si l’employé satisfait aux normes de rendement, indiquez par écrit qu’il a terminé avec succès sa période de probation (s’il y a lieu).
- Discutez avec le nouvel employé de ses impressions générales du milieu de travail. Vous pouvez lui poser les questions suivantes :
- Le travail répond-il à vos attentes?
- Recevez-vous tous les renseignements dont vous avez besoin pour faire votre travail?
- Sentez-vous que vous faites partie de l’équipe?
- Avez-vous le sentiment que l’on reconnaît vos contributions?
- Selon vous, quelles améliorations pouvons-nous apporter?
- Félicitez le nouvel employé de sa première année au sein de votre organisation (que ce soit sa première année au sein de la fonction publique fédérale, de votre ministère ou de votre unité)!