Stratégie ministérielle en matière de langue de travail - Partie V de la Loi sur les langues officielles

1. VISION

Dans la perspective de créer un milieu de travail sain et habilitant, et de former un effectif représentatif de la clientèle à qui nous offrons des services, nous souhaitons :

• que tous les employés travaillent dans un milieu qui encourage l'utilisation réelle et courante des deux langues officielles et qui leur permet d'utiliser l'une ou l'autre.
• être en mesure d'attirer et de maintenir en poste une main-d'oeuvre compétente dans les deux langues officielles.
• que le bilinguisme institutionnel soit perçu par tous les employés comme un attribut d'une valeur organisationnelle liée à l'excellence de service, et que le bilinguisme individuel soit une caractéristique recherchée par nos employés car il s'agit d'une qualification essentielle pour un certain nombre de postes et une compétence clé en leadership.

2. OBJET

Faire preuve de leadership et de créativité pour assumer pleinement nos responsabilités en matière de langue de travail et pour favoriser une culture ministérielle où l'on valorise et encourage l'utilisation des deux langues officielles.

3. CONTEXTE

3.1

Le greffier du Conseil privé, dans son seizième rapport annuel au Premier Ministre, engage toute la fonction publique fédérale « en ce qui concerne le travail et le service au public, [à] veiller à ce que la fonction publique emploie et respecte les deux langues officielles ».

3.2

Dans son Rapport annuel 2009-2010, à l'appui des recommandations du rapport 2007-2008, le commissaire aux langues officielles se dit « fermement convaincu que l'amélioration de la capacité des institutions fédérales de servir le public dans les deux langues et le soutien accordé au développement et à l'épanouissement des communautés de langue officielle dépendront en grande partie de la vigueur avec laquelle elles encourageront et valoriseront l'usage du français et de l'anglais comme langues de travail. » Le commissaire formule également les propositions suivantes :

1. Le commissaire aux langues officielles recommande au greffier du Conseil privé de faire de l'usage du français et de l'anglais comme langues de travail dans les institutions fédérales une priorité essentielle dans le cadre de toute initiative visant le renouvellement de la fonction publique et l'amélioration des services offerts à la population canadienne.
2. Plus particulièrement, le commissaire recommande aux hauts dirigeants de gérer les ressources humaines du ministère ou de l'organisme dont ils sont responsables en appliquant les pratiques les plus prometteuses mises de l'avant dans le rapport de Monique Collette.
3. Enfin, le commissaire recommande aux hauts dirigeants de faire rapport sur les mesures qu'ils ont prises pour augmenter les possibilités offertes à leurs employés de travailler dans la langue officielle de leur choix.

4. ANALYSE DE L'ENVIRONNEMENT

4.1

Le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF)

Les résultats du SAFF effectué en 2008, révèlent qu'en règle générale, dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail, les mesures mises en place pour favoriser l'utilisation des deux langues officielles en milieu de travail sont un moyen efficace pour créer et maintenir un secteurs à améliorer sont liés à la supervision et à la prestation de la formation et du perfectionnement professionnel dans la langue officielle du choix de l'employé, ainsi que la tenue de réunions dans les deux langues officielles.

4.2

Les demandes de renseignements/d'interventions et les plaintes

Les demandes de renseignements et les plaintes concernant la langue de travail démontrent qu'il faut davantage de leadership au sein de l'organisation afin de créer un milieu de travail où les employés peuvent utiliser la langue officielle de leur choix, là où il y a lieu. La majorité des plaintes et les demandes de renseignements concernent :

1. la communication orale et par courriel de la direction dans la langue officielle au choix de l'employé;
2. la qualité des traductions dans l'intranet et dans les courriels;
3. la distribution de documents dans une langue officielle seulement ou la piètre qualité des traductions qui sont diffusées;
4. les exigences et les profils linguistiques des postes.

En 2009-2010, il y a eu moins de plaintes présentées auprès du Commissariat aux langues officielles, que de plaintes déposées à l'interne^{Footnote 1}

.

4.3

Analyse de la capacité bilingue

La capacité bilingue du Ministère est évaluée à l'aide de deux indicateurs: la proportion d'employés qui ne satisfont pas au niveau de compétence requis pour leur poste bilingue et le taux d'utilisation de la dotation non impérative.

En date du 12 juin 2010^{Footnote 2}, les données tirées du Système de gestion ministériel (SGM) révèlent que, pour l'ensemble du Ministère:

1. 2 150 (22,04 %) employés ne satisfont pas au niveau de compétence requis pour leur poste bilingue (sur un total de 9 757 postes bilingues occupés).^{Footnote 3}.
2. 4421 (4,31 %) employés sont nommés de façon non impérative (sur un total de 9 757 nominations bilingues).^{Footnote 4}.

Note de bas de pages

Note de bas de page 1

Plaintes déposées auprès du Commissariat aux langues officielles : 4 plaintes (2009-2010). Plaintes formulées à l'interne à la DGSRH : 11 plaintes (2009-2010).

Note de bas de page 2

L'analyse (juin 2010) est basée sur un effectif global de 27 937 employés. Tous les types d'employés ont été considérés, incluant les travailleurs occasionnels, saisonniers et les étudiants. Des données plus récentes sont disponibles dans les Tableaux de bord sur la gestion des employés de ESDC sur le site iService.

Note de bas de page 3

Cet indicateur doit tendre vers 0 %, faute de quoi, ceci pourrait laisser voir une capacité bilingue insuffisante dans l'organisation, qui peut être considérée comme une faiblesse dans le rendement du ministère au chapitre de la langue de travail.

Note de bas de page 4

Le taux d'utilisation de la dotation non impérative s'élevait à 5,11 % pour EDSC (Politique), à 3,82 % pour Service Canada et à 3,48 % pour le Programme du travail.

5. DÉFIS

5.1.

Dans les régions unilingues aux fins de la langue de travail :

1. la dotation de postes bilingues;
2. le maintien en poste d'employés bilingues.

5.2.

Dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail :

1. Les gestionnaires et les surveillants qui occupent un poste bilingue dans une région bilingue supervisent chacun de leurs employés dans la langue officielle de leur choix peu importe l'identification linguistique du poste de l'employé
2. les employés qui occupent un poste bilingue doivent être supervisés dans la langue officielle de leur choix;
3. les unités de travail doivent fournir la formation et le perfectionnement professionnel dans la langue officielle de choix des employés.

5.3.

Défis communs à ces deux types de régions :

1. l'amélioration et le maintien des compétences dans la deuxième langue officielle des employés aux fins de la planification de la relève;
2. le besoin accru d'avoir une capacité bilingue découlant de la tendance récente au chapitre des équipes de travail virtuelles et de la répartition du travail entre régions;
3. la distribution des documents et des outils de travail dans les deux langues officielles. Lorsque les consultations sur des ébauches de documents se déroulent dans les deux langues officielles, les deux versions doivent être disponibles en même temps. La traduction de la correspondance et de l'information figurant dans l'intranet doit être de qualité;
4. l'utilisation des deux langues officielles lors des réunions, des travaux d'équipes virtuelles et dans les régions bilingues, doit toujours refléter le statut égal du français et de l'anglais.

6. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

6.1

Le Ministère et ses administrateurs, à titre d'employeur sous juridiction fédérale, ont la responsabilité d'offrir aux employés un milieu de travail diversifié et inclusif, un environnement de travail sain et de favoriser l'utilisation des deux langues officielles du Canada. Le sous-ministre doit faire preuve de leadership et démontrer son engagement en s'assurant que chaque niveau hiérarchique soit tenu responsable de l'instauration d'un environnement de travail propice à l'usage effectif des deux langues officielles, et que la mise en oeuvre de la Stratégie en matière de langue de travail soit une réussite.

6.2

Le champion et le co-champion des langues officielles encouragent l'usage des deux langues officielles au sein de EDSC et assurent une communication régulière avec les employés, en participant aux événements spéciaux célébrant les langues officielles, en présidant des comités consultatifs, et en collaborant étroitement avec leurs collègues.

6.3

Les sous-ministres adjoints/cadres dirigeants, gestion des services/directeurs généraux s'assurent que leur direction générale, région et leurs divisions adoptent la Stratégie en matière de langue de travail en agissant comme chefs de file, en se rapprochant des objectifs de l'organisation sur le plan de la langue de travail et en adaptant leur plan d'activités intégré et leur planification des ressources humaines en vue de refléter le contenu de la Stratégie.

6.4

Les gestionnaires de tous les niveaux mettent en oeuvre les obligations de la Loi sur les langues officielles, des politiques et directives afférentes, de la Charte canadienne des droits et libertés, et s'appuient, pour ce faire, sur la composante « valeurs et éthique » du profil de compétences clés en leadership. Au sein de leurs régions, directions générales, directions et/ou unités de travail respectives, ils doivent :

1. intégrer les langues officielles dans tous les aspects de la gestion des opérations et des ressources humaines et les lier à la planification des ressources humaines;
2. s'engager personnellement à acquérir une meilleure connaissance de leur deuxième langue officielle et lorsqu'ils occupent un poste bilingue, maintenir leur niveau de compétence;
3. encourager les employés à utiliser l'une ou l'autre des langues officielles dans le milieu de travail et respecter l'utilisation des deux langues officielles, peu importe que la région soit bilingue ou non;
4. chercher à augmenter, particulièrement pour les régions bilingues, l'utilisation des deux langues officielles en milieu de travail (par ex. : lors d'une réunion, fournir un ordre du jour et un compte rendu bilingues) et faire la promotion du statut égal des deux langues officielles (par ex. : distribuer simultanément les documents de travail dans les deux langues officielles et s'assurer qu'ils sont de qualité égale);
5. superviser et offrir de la rétroaction aux employés occupant un poste bilingue en région désignée bilingue dans la langue officielle de leur choix;
6. établir de façon objective les exigences linguistiques (y compris les profils linguistiques) des postes avant le lancement d'un processus de dotation; doter les postes (impératif vs non impératif) objectivement et en s'appuyant sur les fonctions à accomplir, offrir une formation linguistique aux employés qui ne satisfont pas au profil linguistique de leur poste (p. ex. en cas de rehaussement de profil, de dotation non impérative), tout en prenant des mesures d'adaptation face aux besoins qu'ils pourraient avoir et, finalement veiller à la mise en place des mesures administratives temporaires lorsqu'un employé ne satisfait pas aux exigences linguistiques de son poste;
7. donner un appui tangible aux employés (y compris mettre en oeuvre des pratiques exemplaires) afin qu'ils acquièrent et maintiennent des compétences dans leur deuxième langue officielle. Les moyens identifiés pour aider l'employé à apprendre sa langue seconde sont documentés dans l'entente sur le rendement et l'apprentissage (ERA), sous le volet « plan d'apprentissage ». L'apprentissage de la deuxième langue officielle inclut les cours en salle de classe ou d'autres méthodes informelles d'apprentissage, tels qu'un jumelage, la lecture de documents dans la deuxième langue officielle, etc.;
8. s'assurer que les employés dans les régions désignées bilingues suivent les cours de formation et de perfectionnement professionnels dans la langue officielle de leur choix et consentir des efforts raisonnables pour que les employés titulaires de postes bilingues dans des régions unilingues suivent des cours de formation et de perfectionnement professionnels dans la langue officielle de leur choix.

6.5

Les employés ont la responsabilité de :

1. bien connaître les obligations en matière de langues officielles incombant à leur institution afin que, dans le cadre de leurs fonctions, ils puissent veiller à ce que le ministère respecte en tout temps les droits fondamentaux des citoyens et des autres employés;
2. s'engager personnellement à acquérir et à maintenir leurs compétences dans la deuxième langue officielle;
3. faire valoir leurs droits linguistiques.

6.6

La Direction générale des services de ressources humaines (DGSRH) :

Le Centre d'expertise pour la dotation, la diversité et les langues officielles de la DGSRH est responsables des parties V, VI et de l'article 91 de la LLO et de :

1. développer des lignes directrices, procédures et outils pour les gestionnaires et les employés ayant trait à la langue de travail et aux initiatives afférentes (par exemple, des outils visant à faciliter la présidence d'une réunion ou d'un groupe de travail bilingue);
2. élaborer et mettre en oeuvre un plan de communication pour faire la promotion des langues officielles (visant, par exemple, à mieux faire connaître les politiques, les droits, les obligations et les pratiques exemplaires liés à la langue de travail, etc.);
3. surveiller le traitement et le cheminement des plaintes en langues officielles;
4. surveiller l'application des politiques, des directives et des procédures relatives aux langues officielles ainsi que du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique;
5. appuyer les conseillers en ressources humaines en leur fournissant des avis et des conseils généraux;
6. créer des indicateurs de rendement en matière de langues officielles relativement au Cadre de responsabilisation de gestion, à l'aide des conseils et du soutien des consultants de la Direction des stratégies et des cadres d'imputabilité et de politiques.

Les planificateurs et les conseillers en ressources humaines sont responsables de guider et de conseiller les gestionnaires dans la planification et l'embauche.

6.7

Les agents négociateurs sont invités à donner leur avis sur l'assistance qu'ils pourraient apporter afin de faciliter la mise en oeuvre de la Stratégie en matière de langue de travail au sein de l'effectif du Ministère et à communiquer avec leurs membres sur des questions liées aux langues officielles. Ils participent également à l'élaboration, la réalisation et la révision de ladite stratégie.

7. MISE EN OEUVRE

Chaque région et direction générale insère un plan d'action sur les langues officielles dans son plan d'activités intégré et en fait un volet de son plan des ressources humaines. Le plan d'action doit être harmonisé avec la vision de la présente stratégie. Il doit également soutenir le Ministère dans la formation d'un effectif représentatif de la clientèle à qui nous offrons des services ainsi que dans la création d'un milieu de travail sain et habilitant.

7.1 Objectifs

Le plan d'action permet au Ministère d'augmenter sa capacité bilingue en matière de langue de travail en vertu de la partie V de la Loi sur les langues officielles, de corriger les lacunes et d'améliorer son rendement au chapitre de la reddition de compte sur les composantes liées aux langues officielles et faisant partie du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Il positionne le bilinguisme en tant que compétence clé du leadership.

7.2 Indicateurs de performance

1. Les employés occupant un poste bilingue ou réversible en région bilingue se rapportent à un superviseur bilingue et sont supervisés dans la langue officielle de leur choix.
2. Les gestionnaires et les surveillants qui occupent un poste bilingue dans une région bilingue supervisent chacun de leurs employés dans la langue officielle de leur choix peu importe l'identification linguistique du poste de l'employé.
3. Les employés occupant un poste bilingue en région bilingue travaillent dans la langue officielle de leur choix.
4. Les employés situés dans une région bilingue obtiennent leurs services internes (personnels et centraux) et ont accès à la formation professionnelle ou de développement dans la langue officielle de leur choix.
5. Les employés occupant un poste bilingue partout au pays ont accès aux outils de travail d'usage courant et généralisé dans la langue officielle de leur choix. Ces instruments de travail sont diffusés simultanément dans les deux langues officielles et sont de qualité égale.
6. Le taux de titulaires de postes bilingues qui ne satisfont pas au profil linguistique de leur poste diminue d'année en année et les gestionnaires mettent en place des mesures administratives pour assurer la prestation d'un service bilingue en tout temps et ce, lorsque cette situation se produit.
   • Le recours à la dotation non impérative est exceptionnel (sur réception de l'approbation de la haute gestion et consultation du Tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines).
   • Les employés nommés de façon non impérative satisfont au profil linguistique de leur poste dans les deux ans suivant leur nomination.
   • Les titulaires d'un poste bilingue dont le profil linguistique a été rehaussé satisfont au nouveau profil linguistique dans les deux années suivant le changement.
   • Les titulaires d'un poste bilingue qui subissent l'évaluation de langue seconde et ne réussissent pas à démontrer qu'ils satisfont toujours au profil linguistique de leur poste sont encouragés à suivre de la formation linguistique et disposent de deux années pour satisfaire à nouveau au profil linguistique de leur poste.
7. Les sites intranet et SharePoint sont affichés simultanément dans les deux langues officielles et sont de qualité égale, là où c'est requis. Le site intranet d'une région unilingue aux fins de la langue de travail est disponible dans la langue majoritaire de cette région lorsque le contenu s'adresse exclusivement aux employés travaillant dans la région unilingue.
8. Le nombre de plaintes recevables et de demandes d'intervention en matière de langue de travail diminue.

8. SURVEILLANCE

L'application de la présente stratégie fera l'objet d'une surveillance par l'entremise de la composante « personnes » du CRG, du Bilan annuel sur les langues officielles, du Rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation, du Rapport sur la surveillance de l'application du Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique, de l'analyse sur la capacité bilingue de EDSC et de l'examen du contenu des plaintes déposées au Commissariat aux langues officielles et à l'interne.

9. INFORMATION ADDITIONNELLE

Définitions :

Bilinguisme institutionnel :

la capacité de l'État et de ses institutions de communiquer avec la population, et à l'intérieur de ses institutions, dans les deux langues officielles. Le bilinguisme institutionnel ne présuppose pas automatiquement un bilinguisme individuel.

Selon le modèle canadien, cette responsabilité qu'assume le gouvernement fédéral sur le plan de la communication avec ses citoyens s'accompagne d'un engagement à servir ses citoyens dans la langue officielle qui est la leur. Ayant adopté le français et l'anglais comme langues officielles, l'État reconnaît qu'il doit s'adapter linguistiquement aux besoins de sa population. L'État confirme ainsi qu'il n'appartient pas aux citoyens de s'adapter linguistiquement au fonctionnement de l'appareil gouvernemental. C'est donc l'institution qui devient bilingue et non la population. Cependant, afin de se rendre opérationnellement capable de servir la population dans la langue officielle de son choix, l'État doit se doter des ressources linguistiques nécessaires, y compris d'un certain nombre d'employés individuellement bilingues sans cependant exiger le bilinguisme de la part de tout son effectif.

Bilinguisme individuel :

la capacité d'une personne de communiquer dans les deux langues officielles.

Instruments de travail d'usage courant et généralisé :

documents imprimés ou électroniques dont les employés ont besoin pour s'acquitter de leurs fonctions. Par exemple : les recueils de politiques et directives, guides et manuels de procédures; les guides et la documentation nécessaires à la prestation des services au public ou aux employés; les répertoires terminologiques, les publications officielles de l'institution que les employés consultent et d'autres outils semblables qu'ils utilisent dans leurs fonctions. À noter que cette liste n'est pas limitative. Cette obligation s'applique peu importe le format utilisé pour les rendre disponibles aux employés (papier, électronique, etc.).

Milieu de travail propice :

il s'agit, dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail, d'un milieu de travail ou les membres du personnel peuvent exercer leur droit d'utiliser l'une ou l'autre langue officielle, sous réserve de leurs obligations de servir le public, et d'autres employés. Entre autres, les services personnels et centraux (par exemple, les services administratifs ou techniques ainsi que les services d'achat et d'approvisionnement, et de la paie ou des avantages sociaux) et les instruments de travail et les systèmes informatiques d'usage courant et généralisé doivent être disponibles simultanément dans les deux langues officielles. Les titulaires de poste bilingue ou de poste réversible peuvent être supervisés dans la langue officielle de leur choix. Les gestionnaires et les surveillants qui occupent un poste bilingue dans une région bilingue supervisent chacun de leurs employés dans la langue officielle de leur choix peu importe l'identification linguistique du poste de l'employé

Régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail :

régions où l'anglais et le français sont utilisés comme langues de travail, contrairement aux autres régions du Canada où une seule langue prédomine. Pour plus de détails, on peut consulter la liste des régions bilingues du Canada aux fins de la langue de travail. Les régions désignées bilingues incluent la région de la capitale nationale, certaines parties du Nord et de l'Est de l'Ontario, la région de Montréal, certaines parties des Cantons de l'Est, de la Gaspésie et de l'Ouest québécois ainsi que la province du Nouveau-Brunswick.

Régions unilingues aux fins de la langue de travail :

À l'exception des régions spécifiquement désignées bilingues aux fins de la langue de travail, ce sont les régions où la langue de travail est, en règle générale, la langue officielle de la majorité de la population de la province ou du territoire où est située l'unité de travail (c'est-à-dire le français au Québec et l'anglais ailleurs au pays).

Références :

Guide d'auto-évaluation en matière de langues officielles pour les gestionnaires

• Régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail
• Régions unilingues aux fins de la langue de travail

Ligne directrice relative à l’établissement des exigences linguistiques des postes

Carte de table pour les réunions bilingues (PDF, 408 Ko)

Demandes de renseignements :

N'hésitez pas à consulter le site intranet sur les langues officielles ou à communiquer avec votre conseiller en ressources humaines.