Guide à l'intention des gestionnaires – dotation non impérative

1.0 Contexte

Le Décret d'exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique (DELOFP) et le Règlement sur les langues officielles – nomination dans la fonction publique (RLONFP) donnent aux gestionnaires la latitude d'utiliser des nominations non impératives pour doter un poste bilingue lorsqu'un candidat ne satisfait pas au profil linguistique d'un poste. Une nomination non impérative signifie que le poste peut être doté par une personne qui accepte de devenir bilingue en suivant une formation linguistique aux frais du gouvernement dans une période d'exemption de deux ans. Bien que l'on s'attende à ce que les nominations impératives soient la norme, la planification de la main-d'œuvre donne aux gestionnaires la latitude d'offrir une nomination non impérative axée sur leurs besoins opérationnels.

2.0 Objectif

Aider les gestionnaires d'Emploi et Développement social Canada (EDSC)^{Note de bas de page 1} à doter des postes bilingues de façon non impérative, et veiller à ce que les nominations non impératives soient conformes au DELOFP et au RLONFP.

3.0 Dotation impérative

La dotation impérative d'un poste bilingue signifie qu'un candidat doit satisfaire aux exigences linguistiques du poste au moment de la nomination ou de la mutation. Les gestionnaires peuvent recourir à la dotation impérative pour s'assurer que des services de qualité comparable sont fournis en tout temps au public et aux employés dans les deux langues officielles, dans les cas suivants^{Note de bas de page 2} :

• la dotation d'un poste bilingue pour une période déterminée;
• la dotation d'un poste bilingue qui exige une compétence linguistique technique ou spécialisée (la cote P);
• la dotation d'un poste bilingue indispensable^{Note de bas de page 3} pour assurer le service au public ou aux employés dans les deux langues officielles;
• dotation d'un poste de sous-ministre adjoint (SMA) ou de niveau équivalent (EX-4 et EX-5);
• dans les régions bilingues, pour tous les postes de niveau EX-02 à EX-05;
• dans les régions unilingues, pour tous les postes de niveau EX-02 à EX-05 qui incluent la supervision d'employés occupant des postes bilingues ou dont les exigences linguistiques diffèrent, et qui sont situés dans une région désignée bilingue aux fins de la langue de travail.

4.0 Dotation non impérative

La dotation non impérative peut être utilisée, par exemple, dans les situations suivantes :

• Le bassin de candidatures potentielles est très limité en raison de la nature hautement spécialisée des tâches et des connaissances nécessaires pour le poste, et la dotation impérative pourrait restreindre indûment les candidatures au poste.
• Un nombre insuffisant de candidatures provenant de membres de l'une ou l'autre communauté de langue officielle est reçu, et un processus de dotation non impératif peut favoriser la participation de la communauté linguistique sous-représentée.
• Processus de nomination externe indéterminé^{Note de bas de page 4}
• D'autres raisons peuvent également être acceptables. Veuillez en parler avec votre consultant en ressources humaines.

Les employés nommés de façon non impérative et qui sont ainsi assujettis au DELOFP doivent satisfaire à l'une des conditions suivantes :

1. signer un engagement affirmant qu'ils satisferont aux exigences linguistiques du poste dans un délai de deux ans suivant la date de la nomination;
2. être dispensés de satisfaire aux exigences linguistiques du poste en raison de l'admissibilité à une pension immédiate au moment de la nomination ou de la mutation;
3. être dispensés de satisfaire aux exigences linguistiques du poste pour raison médicale.

Les employés qui sont actuellement dispensés aux fins d'admissibilité à une pension immédiate ou pour raison médicale en vertu du DELOFP continueront d'être exemptés pendant la période où ils occupent leur poste bilingue, même dans l'éventualité d'une reclassification, d'une réorganisation, d'une mise en disponibilité ou d'un congé.

1. A. Première condition : Déclaration de l'engagement de devenir bilingue et formation linguistique

   La Déclaration de l'engagement de devenir bilingue doit être remplie par tout employé qui est nommé de façon non impérative et qui ne satisfait pas aux exigences linguistiques du poste (à moins qu'il ne soit exempté aux fins d'admissibilité à la pension ou pour raison médicale).

   La Déclaration de l'engagement doit être signée par l'employé et son gestionnaire avant que la Notification de candidature retenue (NCR) soit publiée dans le cas d'une nomination annoncée à l'interne, et avant que l'offre d'emploi soit signée dans le cas d'une nomination annoncée à l'externe.

   À compter de la date d'entrée en vigueur de la nomination ou de la date d'envoi de l'offre d'emploi (la plus récente des deux), un plan de formation doit être établi et l'employé dispose d'une période de deux ans pour satisfaire aux exigences linguistiques du poste.

   La Direction générale des services de ressources humaines (DGSRH) enverra une copie de l'offre d'emploi de l'employé et de la Déclaration de l'engagement de devenir bilingue signée au Collège@EDSC. Un représentant du Collège@EDSC communiquera avec le gestionnaire.

   En fonction de la faisabilité opérationnelle, l'employé doit commencer la formation linguistique avant d'assumer les fonctions du poste ou le plus tôt possible à la suite de la nomination ou de la mutation. Veuillez noter que la formation linguistique peut être suivie à temps plein, à temps partiel, ou selon une combinaison des deux pendant une période déterminée par l'évaluation linguistique^{Note de bas de page 5}.

   Le délai pour satisfaire aux exigences linguistiques du poste (deux ans) ne change pas même si l'employé accepte une nomination intérimaire, une affectation ou un détachement.

   Cependant, toute période de congé de plus de 60 jours consécutifs n'est pas comprise dans le calcul de la période de deux ans visée dans la Déclaration de l'engagement de devenir bilingue, ou dans toute prolongation de cette période.

   Si l'employé n'acquiert pas les compétences linguistiques requises dans le délai prévu, le gestionnaire doit le nommer ou le muter à un autre poste pour lequel il possède les qualifications essentielles, y compris les exigences linguistiques, et dont le niveau et le traitement sont semblables à ceux du poste bilingue dans les deux mois suivant la fin de la période d'exemption. Veuillez consulter la section 5 si une prolongation de la période d'exemption est envisagée.

2. B. Deuxième condition : Exemptions de personnes admissibles à une pension immédiate

   Selon le DELOFP, il est possible, dans certaines conditions, de dispenser les personnes admissibles à une pension immédiate de satisfaire aux exigences linguistiques d'un poste bilingue. Les conditions suivantes doivent être respectées :

   • En vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique, la personne est admissible à la pension immédiate dans les deux ans suivant sa nomination non impérative à un poste bilingue.
   • La personne remet sa démission de façon irrévocable, laquelle prendra effet au plus tard à la fin de la période d'exemption de deux ans. La lettre de démission doit être acceptée par le gestionnaire^{Note de bas de page 6} et une copie doit être conservée au dossier de dotation :
     • soit avant la nomination d'un employé à un poste bilingue, s'il s'agit d'un processus de nomination externe;
     • soit avant de publier le nom de la personne retenue pour la nomination (1re notification), s'il s'agit d'un processus annoncé à l'interne;
     • soit avant la mutation d'un employé à un poste bilingue.

3. C. Troisième condition : Exemptions pour raison d'ordre médical

   En vertu du DELOFP, la CFP peut exempter une personne ayant une déficience durable ou récurrente d'ordre physique ou mental ou un trouble d'apprentissage de satisfaire aux exigences linguistiques de son poste. Toutefois, l'organisation et l'employé doivent avoir déployé tous les efforts possibles afin que l'employé puisse atteindre la compétence dans la seconde langue officielle requise pour le poste avant de demander une exemption.

   Le Ministère doit démontrer à la CFP que l'employé n'est pas apte à acquérir, au moyen d'une formation linguistique, la compétence dans la seconde langue officielle exigée. Une telle exemption ne sera valide que pour le poste pour lequel l'exemption est approuvée.

   Une demande d'exemption pour raison d'ordre médical doit seulement être soumise une fois que toutes les mesures d'adaptation possibles liées à l'apprentissage et aux évaluations se sont avérées infructueuses. Ces mesures d'adaptation doivent être prises conformément à la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale.

   Le Ministère doit couvrir tous les frais liés aux évaluations médicales requises dans le cadre de la présentation d'une demande d'exemption pour raison d'ordre médical. Afin d'évaluer les demandes d'exemption pour raison d'ordre médical, la CFP a conclu une entente avec Santé Canada et la Société canadienne de l'ouïe (SCO). L'objectif de ces ententes consiste également à obtenir l'avis de ces organismes en ce qui a trait à l'évaluation de l'aptitude de l'employé à apprendre sa seconde langue officielle, dans le cas où celui-ci ne peut atteindre le niveau linguistique requis pour le poste bilingue auquel il a été nommé de façon non impérative, ou pour un poste pour lequel sa candidature est prise en considération.

5.0 Prolongations de la période d'exemption

Une prolongation de la période d'exemption peut être envisagée seulement dans l'une des circonstances suivantes^{Note de bas de page 7}:

• des exigences opérationnelles exceptionnelles et imprévisibles au moment de la nomination;
• des circonstances personnelles exceptionnelles et imprévisibles au moment de la nomination;
• une déficience d'ordre physique ou mental ou un trouble d'apprentissage nuisant à l'apprentissage de l'autre langue officielle au niveau de compétence requis;
• l'incapacité d'obtenir la formation linguistique dispensée aux frais de l'organisation (par exemple, pour un fonctionnaire situé en région éloignée).

On recommande de prolonger la période d'exemption une année à la fois. Toutefois, la période d'exemption peut être prolongée plus d'une fois, et pour plus d'une raison, à condition que la durée totale de toutes les prolongations n'excède pas deux ans.

6.0 Transfert des obligations linguistiques

Les gestionnaires doivent connaître les obligations linguistiques antérieures des employés avant de les considérer pour une mutation ou une nomination. Si, au cours de la période de deux ans visée dans sa Déclaration de l'engagement de devenir bilingue, une personne conclut un nouvel engagement à devenir bilingue afin d'être nommée ou mutée de façon non impérative à un autre poste bilingue exigeant le même niveau de compétence relative aux langues officielles^{Note de bas de page 8} ou un niveau inférieur, la période d'engagement découlant de la nomination non impérative précédente s'applique ou est transférée à la nouvelle nomination^{Note de bas de page 9}.

Cependant, une nouvelle période d'engagement s'applique si la personne conclut un nouvel engagement à devenir bilingue afin d'être nommée ou mutée de façon non impérative à un poste bilingue exigeant un niveau plus élevé de compétence relative aux langues officielles^{Note de bas de page 10}.

Veuillez noter que si un employé est muté à un poste dont le profil linguistique est inférieur, cet employé n'a plus à répondre aux exigences de son premier poste, mais doit satisfaire aux exigences linguistiques du nouveau poste dans la période d'exemption^{Note de bas de page 11}.

7.0 Demandes de renseignements

Toute demande de renseignements au sujet des présentes procédures doit être adressée à votre consultant en ressources humaines.

8.0 Rôles et responsabilités

Les gestionnaires doivent :

• respecter le DELOFP et le RLONFP;
• fournir des renseignements ou des justifications, remplir les formulaires (au besoin) et obtenir les approbations appropriées;
• discuter des options de formation avec le Collège@EDSC;
• s'assurer que l'employé commence sa formation linguistique immédiatement ou juste après sa nomination non impérative;
• s'assurer que des mesures administratives sont prises pendant la formation linguistique de l'employé;
• communiquer avec leur consultant en ressources humaines, s'il y a lieu, pour faire le point sur les cas d'exemption médicale;
• soumettre une demande dans le portail HRSC pour activer la prime au bilinguisme une fois que l'employé a atteint le profil linguistique

La Direction générale des services de ressources humaines doit :

• donner des conseils et des directives à la direction (consultant en ressources humaines);
• élaborer des lignes directrices, des procédures et des outils (direction des Stratégies relatives à l'effectif);
• communiquer avec le gestionnaire pour discuter des options de formation linguistique (Collège@EDSC);
• offrir aux employés nommés de façon non impérative de la formation en langue seconde (Collège@EDSC);
• surveiller l'application du DELOFP et du RLONFP et en rendre compte (direction des Stratégies relatives à l'effectif).

9.0 Références

Annexe A – Procédures

Lancement d'un processus de dotation non impératif annoncés

1. Le gestionnaire communique avec le consultant en ressources humaines pour obtenir des conseils et des directives avant de lancer un processus de dotation non impératif annoncé.
2. Le gestionnaire obtient l'approbation^{Note de bas de page 12} et l'envoie au consultant en ressources humaines avec sa demande au CSRH. L'approbation doit au moins comprendre les renseignements suivants :
   • direction générale, titre du poste, groupe et niveau, numéro de poste (le cas échéant);
   • raison du recours au processus non impératif (voir la p.3, section 4 ci-dessus).

   Il n'existe pas de format imposé pour la documentation du niveau d'approbation requis. Il peut s'agir d'une signature manuscrite, d'un courriel du sous-ministre adjoint (SMA), d'un compte rendu de décisions du Comité de gestion de l'effectif (CGE), etc. Le modèle se trouvant à l'annexe B peut également être utilisé à cette fin.

3. L'adjoint aux ressources humaines et le consultant en ressources humaines entreprennent le processus de dotation.

Mise en œuvre d'un processus de nomination non impérative non annoncé

1. Le gestionnaire communique avec le consultant en ressources humaines pour obtenir des conseils et des directives avant de mettre en œuvre une nomination ou une mutation non impérative.
2. Le gestionnaire obtient l'approbation et l'envoie au consultant en ressources humaines avec sa demande au CSRH.

   Il n'existe pas de format imposé pour la documentation du niveau d'approbation requis. Il peut s'agir d'une signature manuscrite, d'un courriel du sous-ministre adjoint (SMA), d'un compte rendu de décisions du Comité de gestion de l'effectif (CGE), etc. La Demande de dotation non impérative des postes bilingues se trouvant à l'annexe B peut également être utilisée à cette fin.

   Les documents approuvés doivent contenir la raison de l'utilisation du processus de nomination non impératif (voir la section 4), une description des mesures administratives qu'on prendra pour garantir l'exécution bilingue des tâches associées au poste, et une description des mesures proposées si l'employé ne rencontre le profil linguistique durant la période prévue.

3. Le gestionnaire remplit le formulaire Déclaration de l'engagement de devenir bilingue de la CFP ou la Demande d'exemption de personnes admissibles à une pension immédiate (annexe C), s'il y a lieu.
4. Le gestionnaire obtient la signature de l'employé et l'approbation appropriée.
5. L'adjoint aux ressources humaines et le consultant en ressources humaines entreprennent la nomination.
6. Dès que possible, le gestionnaire envoie l'employé suivre la formation linguistique avant d'assumer les fonctions du poste ou le plus tôt possible à la suite de la nomination ou de la mutation.

Procédures précises par type d'exemption :

1. a. Déclaration de l'engagement à devenir bilingue :

   1. Le gestionnaire remplit le formulaire Déclaration de l'engagement de devenir bilingue de la CFP.
   2. Une fois la documentation approuvée, le gestionnaire envoie la demande et la documentation d'appui au consultant en ressources humaines.
   3. L'assistant en ressources humaines prépare la lettre d'offre.

2. b. Exemptions de personnes admissibles à une pension immédiate

   1. Le gestionnaire remplit le formulaire Demande d'exemption de personnes admissibles à une pension immédiate (annexe C), en consultation avec le consultant en ressources humaines, et il obtient l'approbation appropriée.
   2. Le gestionnaire obtient une lettre de démission de l'employé.
   3. Une fois la documentation approuvée, la direction envoie la demande et la documentation d'appui au consultant en ressources humaines.
   4. L'assistant en ressources humaines prépare la lettre d'offre.

3. c. Demande d'exemption pour raison d'ordre médical :

   1. Le gestionnaire communique avec le consultant en ressources humaines afin de l'informer de la situation. Le consultant en ressources humaines va vérifier si les trois conditions préalables à la considération de l'exemption pour raison d'ordre médical ont été remplies :
      • Le poste bilingue est doté de façon non impérative pour une période indéterminée.
      • L'employé a obtenu une formation linguistique suffisante et a déployé des efforts raisonnables pour lui permettre de devenir bilingue au niveau requis pour le poste.
      • Toutes les mesures d'adaptation possibles en matière de formation linguistique ou d'évaluation de la seconde langue officielle ont été prises.
   2. Le gestionnaire remplit la partie A (Conditions) et la partie B (Demande d’évaluation médicale de Santé Canada ou d’évaluation audiologique de la Société canadienne de l'ouïe) du document Exemption pour raison d'ordre médical (avec l'aide du consultant en ressources humaines). Le gestionnaire doit être en mesure de démontrer que les mesures administratives seront en place pour toute la durée de la période d'exemption pour que les fonctions bilingues des postes soient conservées.
   3. Le gestionnaire demande à l'employé de remplir la partie C du document Exemption pour raison d'ordre médical. L'employé peut consulter son représentant syndical ou être accompagné par celui-ci à n'importe quelle étape du processus.
   4. Le gestionnaire envoie les documents au consultant en ressources humaines, qui les achemine à les Stratégies relatives à l’effectif. Les Stratégies relatives à l’effectif les achemine à la CFP^{Note de bas de page 13}.
   5. La CFP passe en revue le dossier et transmet une note de référence au Ministère, qui comprend une liste des documents supplémentaires requis, de sorte que l'employé puisse se soumettre à une évaluation médicale de Santé Canada.
   6. Les Stratégies relatives à l’effectif transmet les détails de toute la documentation supplémentaire requise au gestionnaire et au consultant en ressources humaines. Le gestionnaire envoie les documents remplis au consultant en ressources humaines, qui les achemine à les Stratégies relatives à l’effectif. Les Stratégies relatives à l’effectif les achemine à Santé Canada.
   7. Santé Canada (SC) ou la Société canadienne de l'ouïe examine le dossier, prépare un rapport et envoie une lettre à la CFP et à l'employé indiquant les résultats de son évaluation. Cette lettre contient une recommandation relative à l'octroi d'une exemption à l'employé.
   8. La CFP rend sa décision à propos de l'exemption dans une lettre adressée à l'administrateur général.

      Si SC recommande qu'on accorde une exemption médicale à l'employé :

      • Le consultant en ressources humaines informe le gestionnaire de la décision de la CFP et ferme le dossier.
      • Le gestionnaire prend des mesures administratives pour conserver les fonctions bilingues associées au poste pendant la période d'exemption médicale.
      • L'employé est exempt des exigences linguistiques associées à son poste pour raison médicale, à condition qu'il continue d'occuper ce poste.

      Si SC recommande qu'on n'accorde pas d'exemption médicale à l'employé :

      • Le gestionnaire mute l'employé à un poste pour lequel il est qualifié et satisfait aux exigences linguistiques.

Procédures de demande de prolongation de la période d'exemption

1. Le gestionnaire communique avec le consultant en ressources humaines au moins quatre mois avant la fin de la période d'exemption pour lui aviser qu'une prolongation sera requise. Le conseiller en ressources humaines vérifie si les conditions permettant de procéder à une demande de prolongation sont satisfaites.
2. Le gestionnaire remplit le formulaire Demande de prolongation de la période d'exemption (annexe D) et obtient l'approbation appropriée.
3. Le gestionnaire informe l'employé par écrit (c.-à-d. par courriel) de la nouvelle date de la période d'exclusion.
4. Le Collège@EDSC communiquera avec le gestionnaire pour discuter du plan d'apprentissage continu d'une langue seconde pour l'employé.
5. Si la prolongation de la période d'exemption n'est pas approuvée, ou si l'employé ne satisfait pas aux exigences linguistiques du poste avant la nouvelle date cible, le gestionnaire doit, dans les deux mois suivant cette date, nommer ou muter l'employé à un poste pour lequel il est qualifié et satisfait aux exigences linguistiques.

Annexe B – Demande de dotation non impérative des postes bilingues (facultatif)

Cette demande peut être utilisée par le gestionnaire subdélégataire afin d'obtenir l'approbation pour lancer un processus non impératif ou pour faire une nomination non impérative.

Demande de dotation non impérative des postes bilingues (facultatif) - Formulaire (DOCX, 30 Ko)

Une copie signée doit être envoyée à la Direction générale des services de ressources humaines : nc-lo-ol-lettres_decret-exclusion_letters-gd@hrdc-drhc.net

Annexe C – Demande d'exemption de personnes admissibles à une pension immédiate

Demande d'exemption de personnes admissibles à une pension immédiate - Formulaire (DOCX, 28 Ko)

Une copie signée doit être envoyée à la Direction générale des services de ressources humaines : nc-lo-ol-lettres_decret-exclusion_letters-gd@hrdc-drhc.net

Annexe D – Demande de prolongation de la période d'exemption

Demande de prolongation de la période d'exemption - Formulaire (DOCX, 30 Ko)

Une copie signée doit être envoyée à la Direction générale des services de ressources humaines : nc-lo-ol-lettres_decret-exclusion_letters-gd@hrdc-drhc.net