Gérer votre information
Pourquoi dois-je gérer l'information?
- Repérabilité : Capacité de trouver des ressources documentaires récentes et à valeur historique.
- Réactivité : Augmenter la capacité de répondre aux demandes de renseignements rapidement.
- Rapidité et rentabilité :
- Réduire la durée de recherche de l'information.
- Améliorer l'exécution des activités et les résultats.
- Qualité et intégrité :
- Savoir reconnaître la version de référence.
- Savoir reconnaître l'historique et la traçabilité des ressources documentaires aux fins de conservation en cas de litige et d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP).
Quelle information dois-je conserver?
Consultez la page Quelle information dois-je conserver? pour obtenir des directives sur les ressources documentaires à conserver et celles à supprimer ou éliminer périodiquement.
Combien de temps dois-je conserver l'information?
- Les documents et les courriels à valeur opérationnelle (sur papier et en format électronique) doivent être conservés conformément aux lignes directrices approuvées en matière de conservation.
- Les documents et les courriels qui sont considérés comme éphémères et n'ont aucune valeur opérationnelle peuvent être supprimés périodiquement. Pour de plus amples renseignements sur les périodes de conservation qui s'appliquent à votre secteur de programme, consultez le responsable de la GI ou agent en GI de votre direction générale ou région ou communiquez avec l'InfoService national.
Vous avez trouvé des documents dans votre bureau dont vous ne savez que faire?
- Communiquez avec le responsable de la GI ou agent en GI de votre direction générale ou région
- Votre responsable de la GI ou agent en GI communiquera avec le service des dossiers pour définir les exigences relatives à ces dossiers.
Où dois-je enregistrer les documents et les courriels?
Tous les documents (à valeur opérationnelle et éphémères) doivent être enregistrés dans un endroit centralisé (dépôt) permettant d'y avoir accès, de les trouver et de les utiliser. Les dépôts ministériels d'EDSC comprennent notamment les suivants :
- SharePoint
- Lecteur réseau partagé
- Lecteurs du Partage documentaire commun
- Système de collaboration des documents de nature délicate
Adressez vous à votre gestionnaire pour savoir où votre équipe enregistre ses ressources documentaires.