Quelle information dois-je conserver?
Gestion de vos courriels et de vos documents électroniques et sur papier
Ressources documentaires à valeur opérationnelle
Ces ressources documentaires constituent une preuve solide de la raison pour laquelle nous prenons des décisions opérationnelles et présentent nos activités quotidiennes à l'appui du mandat d'EDSC.
La Directive sur la tenue de documents définit une ressource documentaire à valeur opérationnelle comme des documents publiés ou non, quel que soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu'ils permettent et documentent la prise de décisions à l'égard de programmes, de services et d'opérations continues, et appuient les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation.
Source : Directive sur la tenue de documents
Mesure et exemples
Conservez les et déplacez les vers un emplacement central
- Rapports finaux (techniques, présentations, analyses de rentabilisation,etc.)
- Comptes rendus de décisions et documents à l'appui
- Notes d'information
- Plans de travail
Renseignements de référence
Renseignements en double utilisés pour faciliter les activités quotidiennes.
Renseignements en double utilisés pour faciliter les activités quotidiennes. Par exemple :
- Articles de journaux et publications créés à l'extérieur du Ministère et accessibles sur le réseau intranet.
- Copies de rapports ou de documents créés à l'extérieur d'EDSC.
Mesure et exemples
Détruisez-les lorsque la tâche est terminée
- Documents de références
- Articles
- Publications
- Copies de rapports externes à EDSC
Renseignements éphémères
Renseignements utilisés aux fins de communication informelle ou de préparation d'un document subséquent.
Les documents éphémères sont les documents dont on a besoin seulement pour une période limitée, afin d'achever des mesures courantes ou de rédiger d'autres documents. Ils ne comprennent pas les documents dont les institutions gouvernementales et les ministères ont besoin pour surveiller, soutenir ou documenter l'exécution des programmes, mener à bien les opérations, prendre des décisions ou rendre compte des activités du gouvernement.
Exemples et définition de documents éphémères
Les documents éphémères ne sont pas des documents à valeur opérationnelle. Ils peuvent inclure des copies ou des exemplaires de documents conservés dans le dépôt d'une institution gouvernementale, mais ne comprennent pas les documents requis pour surveiller, soutenir ou documenter l'exécution des programmes, mener à bien les opérations, prendre des décisions ou rendre compte des activités du gouvernement.
(Source : Autorisation de disposition de documents éphémères # 2016/001, paragraphe A.2)Mesure et exemples
Détruisez-les de façon périodique
- Courriels personnels
- Courriels ou documents en double
- Versions de documents une fois la version définitive achevée