Politique en matière de voyages internationaux
Politiques de finance archivées
Pour plus d'informations sur les politiques financières archivées ou pour localiser une politique précise, S.V.P. fournir toute information pertinente au sujet de la nature de votre demande et envoyer un courriel à NC-CFOB-Financial_Policy_Questions_Politique_Financière-GD. Un membre de l'équipe de la Politique financière vous répondra pour vous aider.
Dernière mise à jour : Janvier 2009
Veuillez noter : Cette politique/document est présentement sous révision et sera mise à jour pour refléter les nouvelles procédures et terminologies associées avec la mise en œuvre de maSGE (SAP)
Veuillez noter que cette politique s'appliquera à Service Canada ainsi qu'à Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC), qui seront désormais désigné comme étant «le ministère» ou «ministériel».
Table des matières:
- Contexte
- Objectifs de la politique
- Énoncés de la politique
- Rôles et responsabilités
- Conformité
- Références
1. Contexte
Fondamentalement, la décision d'effectuer des voyages officiels à l'étranger relève essentiellement des gestionnaires. Cette décision doit évidemment s'inscrire dans le cadre des dépenses budgétaires autorisées et être approuvée conformément aux pouvoirs de signature qui ont été délégués officiellement au Ministère. En outre, pour ce qui est des préparatifs et des allocations de voyage spécifiques, ce sont les directives sur les déplacements du Conseil national mixte (CNM) concernant les voyages internationaux qui s'appliquent. Bien que les directives du CNM comprennent un voyage aux États Unis, en plus d'une << nuitée au Canada et aux États-Unis >>, pour les besoins de cette politique, les voyages aux États-Unis sont considérés comme des voyages internationaux.
Mis à part le cadre de politique sur les voyages décrit ci dessus, une exigence supplémentaire du ministère est précisée dans cette politique qui nécessite l'identification formelle et l'approbation préalable de tous les voyages internationaux.
Veuillez noter que l'on ne caractérise pas de voyage international les voyages en service commandé à l'intérieur du pays comprenant des vols à travers l'espace aérien des États-Unis les atterrissages d'urgence, les changements d'avion ou les escales en route pour une destination au Canada.
2. Objectifs de la politique
S'assurer que les voyages internationaux sont évalués selon un ensemble de critères et d'objectifs établis par le Ministère, encourager le partage des avantages découlant des voyages internationaux au sein du ministère et assurer une coordination efficace des activités internationales du ministère.
3. Énoncé de la politique
3.1
Tous les voyages internationaux doivent être indiqués dans le plan de voyage international annuel du ministère ou dans les mises à jour du plan.
3.2
Chacun des voyages à l'étranger proposés doit être préalablement approuvé conformément à cette politique, en utilisant le formulaire de justification obligatoire. Le formulaire doit contenir les renseignements obligatoires suivants : le nom de la Direction générale; le nom de l'activité ou de l'événement; l'emplacement; les dates; le but de la réunion; le nombre de participants du ministère et leur rôle dans l'activité ou l'événement; les liens à la stratégie internationale du ministère et aux priorités ministérielles, à la politique étrangère et aux engagements internationaux du gouvernement du Canada; les résultats et les avantages prévus pour le Ministère ou le gouvernement canadien; les conséquences de l'annulation du voyage; dans les cas d'un voyage de formation, si une formation similaire est offerte au Canada; si d'autres ministères seront de la partie; si les coûts seront remboursés; les estimations de coût préliminaires; et le nom d'une personne ressource au sein de la Direction générale.
3.3
Toutes les demandes de voyage international doivent être soumises aux fins d'approbation conformément aux procédures en vigueur à Service Canada, à RHDCC et au ministère du Travail.
3.4 Principes directeurs
Les voyages à l'étranger proposés seront évalués selon les principes directeurs suivants :
3.4.1. Le voyage doit s'inscrire dans le Plan stratégique du ministère et le Plan d'activités ministérielles ou il doit faire partie du programme du gouvernement du Canada.
3.4.2. Le nombre de participants doit être réduit au minimum.
3.4.3. La formation ne doit pas être offerte au Canada.
3.4.4. Dans le cas d'une conférence, les participants devraient présenter des exposés; sinon, ils doivent réussir à convaincre les autorités que les connaissances qu'ils acquerront sont indispensables (p. ex. manque de connaissances en matière de politiques, besoins en matière d'élaboration de programme, prestation de services, démonstrations fournisseur utilisateur ou visant à valider un concept de validation de principe).
3.5 Demande d'informnation
3.5.1. Une lettre d'appel annuelle visant la présentation des formulaires, des renseignements sommaires sur les déplacements dans le cadre du plan et des demandes d'approbation de voyage à l'étranger sera envoyé par l'APF ou le SMA de la Direction générale de l'agent principal des finances aux SMA ou aux cadres supérieurs, et aux personnes ressources de la Direction générale. L'information demandée devra être envoyée au début de l'exercice pour tous les types de voyage à l'étranger, y compris la formation et le perfectionnement.
3.5.2. Des lettres d'appel concernant les mises à jour trimestrielles du plan seront ensuite émises par les autorités concernées.
4. Rôles et responsabilités
4.1 Les personnes-ressources de la Direction générale et les voyageurs doivent :
- Adhérer aux politiques, remplir les formules exigées, préparer les résumés du plan de voyage international, y compris les demandes spéciales en suivant le processus établi.
- S'assurer que le SMA ou un cadre supérieur approuve et signe la formule de demande de voyage.
- Présenter un compte rendu de voyage dans les 30 jours suivant le retour.
4.2 La Direction générale de l'agent principal des finances doit :
- Coordonner l'élaboration du plan de voyage international et des mises à jour et les distribuer à tous les SMA, les cadres supérieurs et les personnes ressources.
- Fournir un soutient au sous-ministre.
- Afficher le plan, les mises à jour et les comptes rendus de voyage dans l'intranet.
- Tenir à jour les politiques et les processus sur les voyages internationaux.
- S'assurer que les comptes rendus de voyage sont présentés.
5. Conformité
Obligation de prendre des mesures d'adaptation
Cette politique est un instrument à employer de concert avec l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale (voir Références).
Références
- Plan de voyages internationaux de RHDCC
- Manuel sur la délégation de pouvoir du ministère
- Conseil national mixte, Voyages internationaux (voir le module 4)
- Les autorisations spéciales de voyager du Secrétariat du Conseil du Trésor, Partie 6
- Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale, Secrétariat du Conseil du Trésor.