Politique sur les cotisations

Pour toutes questions ou commentaires, veuillez nous contacter au : NC-CFOB-Financial_Policy_Questions_Politique_Financière-GD

Politique archivé

Dernière révision : Le 28 février 2005
Dernière modification apportée au présent document : Le 20 Mai 2011

Veuillez noter que cette politique s'appliquera à Service Canada ainsi qu'à Ressources humaines et Développement social (RHDSC), qui seront désormais désigné comme étant «le ministère» ou «ministériel»..

Table des matières:

Annexe A - Délégation de pouvoirs
Annexe B - Définitions
Annexe C - Foire aux questions et pratiques exemplaires
Annexe D - Renseignements supplémentaires concernant la stratégie relative aux cotisations

1. Objectifs de la politique

L'objectif de la présente politique est de décrire brièvement les questions concernant la façon dont le Ministère utilise les fonds publics pour payer les « cotisations ».

Cette politique a été établie en fonction des principes de gestion moderne en mettant l'accent sur l'importance de dépenser et de gérer adéquatement les fonds publics afin d'atteindre les objectifs du Ministère et ceux du gouvernement.

2. Énoncé de politique

2.1.

Généralités

2.1.1.	La présente politique renforce l'engagement du Ministère à adhérer à la Politique sur les cotisations du Conseil du Trésor.
2.1.2.	La politique du Conseil du Trésor et, donc celle du Ministère, est de ne payer les cotisations ministérielles que dans les cas suivants: 1) le Ministère membre est une organisation particulière qui soutient directement un programme du Ministère; ou 2) en vertu d'une loi fédérale, l'exercice des fonctions du poste requiert l'adhésion individuelle de l'employé; ou 3) dans certains cas, lorsqu'il s'agit d'une exigence spécifique dans la convention collective des employés selon laquelle l'employeur doit payer les montants visés à la convention.
2.1.3.	Les cotisations doivent être approuvés conformément à l'instrument ministériel de délégation de pouvoirs. Cette approbation doit être donnée par écrit afin de justifier le paiement (c'est-à-dire qu'une approbation verbale ne suffit pas). De plus, une documentation suffisante doit être conservée au dossier aux fins de vérification.
2.1.4.	Les cotisations qui excèdent 2 000 $ doivent être appuyés par une Stratégie de d'adhésions. Reportez-vous à l'annexe D pour obtenir de plus amples renseignements sur cette exigence.
2.1.5.	Le gestionnaire doit examiner annuellement chaque adhésion avant de la renouveler afin de s'assurer que l'objet et les raisons qui justifient l'adhésion sont toujours valides.
2.1.6.	Le renouvellement des droits d'adhésion, qui ont été initialement approuvés par le Ministre ou le Sous-ministre (SM), peut être délégué au prochain niveau inférieur dans la mesure où les conditions de l'approbation initiale demeurent les mêmes. Toutefois, le renouvellement doit être précédé d'un examen afin d'évaluer la façon dont les adhésions ont été effectivement utilisées durant l'année, de déterminer si les montants escomptés ont été perçus, et si l'on en a tiré la valeur prévue.
2.1.7.	Lorsque le Ministre ou le SM qui avait initialement approuvé l'adhésion change, les dispositions précédentes NE s'appliquent PAS au renouvellement. Dans ce cas, l'approbation personnelle du nouveau Ministre ou SM est requise comme s'il s'agissait d'une nouvelle adhésion.

3. Autres exigences de la politique

3.1.

Les frais d'adhésion NE sont PAS payés dans les cas suivants :

3.1.1.	Le maintien de la validité de titres professionnels, para professionnels ou autres, puisqu'une dette responsabilité incombe à chaque employé.
3.1.2.	Les adhésions à des organisations à caractère surtout social, récréatif ou fraternel, à moins qu'elles n'aient été recommandées par le SM ou l'administrateur général et autorisées par le Ministre.
3.1.3.	Les adhésions à des associations auxquelles adhèrent les employés dans le but d'être admissibles à un poste.

4. Procédures et processus

(Peuvent être modifiés afin de répondre aux exigences locales)

4.1.

Généralités

4.1.1.

Les dépenses découlant d'une adhésion, dont celles qui sont engagées pour assister à une conférence ou à un colloque, pour payer les repas, etc., ne font pas partie de cette politique. Ces dépenses sont prévues aux dispositions de la Directive sur les voyages, la Politique sur l'accueil ou la Politique sur les conférences, etc. (s'il y a lieu).

4.2.

Remboursement des frais d'adhésion à des associations professionnelles en vertu de la convention collective d'un employé

4.2.1.	Les Relations de travail et la Rémunération, la Direction générale des personnes et de la culture, sont responsables du remboursement des frais d'adhésion à des associations professionnelles à titre d'indemnité en vertu de la convention collective d'un employé..
4.2.2.	La demande de remboursement doit être transmise au conseiller en rémunération qui la traitera et qui effectuera le paiement.
4.2.3.	Les chèques de remboursement seront émis par le Système régional de paye de TPSGC, à la suite d'une demande de paiement effectuée par un conseiller en rémunération des Ressources humaines (RH). Les politiques et les procédures du Secteur de la rémunération de TPSGS relatives à ce processus de remboursement sont disponibles dans la Directive sur la rémunération : 2002-029 de TPSGC.
4.2.4.	Les chèques de remboursement seront émis par le Système régional de paye de TPSGC, à la suite d'une demande de paiement effectuée par un conseiller en rémunération des Ressources humaines (RH). Les politiques et les procédures du Secteur de la rémunération de TPSGS relatives à ce processus de remboursement sont disponibles dans la Directive sur la rémunération : 2002-029 de TPSGC.
4.2.5.	Les employés doivent fournir au conseiller en rénumération une preuve de paiement effectué à l'association professionnelle. Il peut s'agir d'une photocopie du reçu émis par l'association aux fins d'impôt ou d'une photocopie du paiement à l'association.
4.2.6.	Les RH effectuent un seul remboursement par année, par employé.

5. Responsabilités

5.1.

Autres responsabilités de gestion

Habituellement, les gestionnaires sont responsables de toutes les dépenses de fonds publics imputées à leur budget. Dans le cas des cotisations, des responsabilités supplémentaires s'appliquent en raison : i) des restrictions dans la Politique du Conseil du Trésor sur les cotisations; et ii) de l'existence d'un instrument ministériel précis de délégation de pouvoirs en vue du paiement des cotisations.

6. Lignes directrices

6.1.

Valeurs et éthique

Les gestionnaires et les employés doivent être conscients de deux questions précises liées aux valeurs et à l'éthique concernant les cotisations.

6.1.1.

Le premier concerne les adhésions au nom d'un employé. Il faut se rappeler que même si la politique permet le remboursement des cotisations aux employés dans certaines circonstances, les cotisations ne doivent pas être considérées comme faisant partie du régime de rémunération des employés. Le paiement ou le remboursement de telles cotisations ne doit pas être utilisé afin d'avantager un employé en particulier (sauf s'il y a des dispositions à cet égard dans la convention collective).

6.1.2.

Certaines organisations avec lesquelles le Ministère transige sont financées par les cotisations administratives et celles de membres bienfaiteurs; dans certains cas, ces cotisations peuvent être de 10 000 $ ou plus. Lorsqu'une adhésion de cette importance doit être prise en considération, il est essentiel de déterminer si l'adhésion à l'organisation est essentielle pour atteindre les objectifs du programme du Ministère. Il ne suffit pas de déterminer si les objectifs de l'organisation sont conformes aux objectifs du Ministère ou les respectent. Il faut plutôt établir que l'adhésion à l'organisation est essentielle pour atteindre les objectifs du programme de la direction générale qui paye les cotisations. De plus, les adhésions de plus de 2 000 $ doivent être appuyées par une stratégie d'adhésions qui les justifie (p. ex., la nécessité du programme). (Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la section 2.1.4. et l'annexe D.)

6.2.

Cotisations ministérielles par opposition aux cotisations individuelles

6.2.1.	Les frais d'adhésion des particuliers peuvent être payés : S'ils permettent d'obtenir un permis qui ne peut être émis qu'à une personne; Si l'adhésion est tenu par un particulier et non par une organisation.
6.2.2.	Les adhésions au nom d'un employé ne sont pas considérées comme un droit de l'employé, et les publications et autres avantages découlant de l'adhésion reviennent au Ministère.
6.2.3.	Dans le cas où des renseignements précis ou des publications spécialisées sur des programmes ministériels sont transmis au membre d'une association ou d'un institut, l'adhésion doit être au nom du Ministère.

6.3.

L’adhésion liée à une condition d’une loi fédérale

6.3.1.

Les cotisations versées aux associations professionnelles peuvent être remboursées lorsque l’adhésion à l’association professionnelle constitue une condition d’une loi fédérale que l’employé doit remplir pour exercer les fonctions de son poste. Aux termes de la Loi de l’impôt sur le revenu, le remboursement des cotisations n’est pas considéré comme un avantage imposable. Cependant, pour les résidents du Québec, le remboursement des cotisations peut être considéré comme un avantage imposable selon la Loi de l’impôt sur le revenu du Québec. On peut obtenir de plus amples renseignements auprès de Revenu Québec.

6.4.

L’adhésion à une association professionnelle aux termes de la convention collective de l’employé

6.4.1.	Le Ministère remboursera les cotisations à une association professionnelle conformément aux dispositions de la convention collective de l’employé ou au protocole de règlement. Certaines conventions collectives prévoient le remboursement des droits d’inscription ou des cotisations de l’employé. On peut consulter les conventions collectives à l’adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/coll_agre/siglist-fra.asp
6.4.2.	Les cotisations et les droits d’inscription ne sont pas payés ou remboursés à l’égard des associations auxquelles adhèrent les employés dans le but d’être admissibles à un poste.
6.4.3.	Les employés doivent fournir au conseiller de la rémunération une preuve du paiement versé à l’association professionnelle. Il peut s’agir du reçu délivré par les services comptables de l’association aux fins de l’impôt sur le revenu ou d’une autre preuve de paiement à l’association.

7. Surveillance

7.1.

Production de rapports et responsabilités à l'égard du public

7.1.1.	Les Services d'affaires des SFA doivent tenir à jour un dossier relatif aux adhésions et aux droits d'inscription.
7.1.2.	Aux fins d'évaluation ou de vérification, il faut conserver des dossiers relatifs au montant total dépensé pour toutes les adhésions ainsi que le nombre et le type d'adhésions pour chaque exercice.

8. Références

8.1

Conseil du trésor du Canada, publications du secrétariat

IMPORTANT : La présente politique a pour but de compléter la politique du Conseil du Trésor; par conséquent, elle doit être lue conjointement avec la Politique sur les cotisations du Conseil du Trésor.

8.2.

Autres

Le Guide de délégation des pouvoirs précise que le pouvoir des gestionnaires de centres de responsabilité en ce qui a trait à l'approbation des dépenses liées aux cotisations a certaines limites. Par conséquent, le document doit être lu conjointement avec la politique suivante :

Guide délégation des pouvoirs, autorités financières, exploitation et fonctionnement, par sujet, autres autorités - membres

9. Conformité

9.1

Obligation de prendre des mesures d'adaptation

Cette politique est conforme à la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale du CT.

Annexe A - Délégation de pouvoirs

Le paiement des cotisations est visé par les mêmes conditions d'approbation que pour les autres dépenses de fonctionnement et d'entretien (F & E). Toutefois, il faut comprendre que le Conseil du Trésor a imposé des limites supplémentaires concernant le paiement des cotisations. Ces limites se reflètent dans les pouvoirs délégués en ce qui concerne les cotisations.

Annexe B - Définitions

Dans la présente politique « Cotisations » comprend tous les types de cotisations, de droits d'inscription et de frais de permis.

Annexe C - Foire aux questions et pratiques exemplaires

Question	Est-ce que le Ministère payera ou remboursera mon droit d'adhésion à une association dont je suis membre? Cette adhésion me permet de me maintenir au niveau de la recherche et de l'information les plus récentes, pour mon travail.
Réponse	Le CT et la politique ministérielle sur les droits d'adhésion paient ces droits en vertu de l'article 2.1.2 : 1) Le Ministère membre est une organisation particulière qui soutient directement un programme du Ministère; 2) en vertu d'une loi fédérale, l'exercice des fonctions du poste requiert l'adhésion individuelle de l'employé ou 3) dans certains cas, lorsqu'il s'agit d'une exigence spécifique dans la convention collective des employés selon laquelle l'employeur doit payer les montants visés à la convention. " De plus, l'article 3.1 stipule que les adhésions pour le maintien de la validité de titres professionnels, para-professionnels ou autres, puisqu'une dette responsabilité incombe à chaque employé. Les employés sont encouragés à vérifier à la bibliothèque de Service Canada la disponibilité des publications d'associations.

Question	Puis-je rembourser à un employé son droit d'adhésion au club de Toastmasters?
Réponse	Toastmasters International demande aux participants de payer une cotisation en contrepartie de laquelle ils y développent leurs compétences en communication et l'art de parler en public. Ces frais de formation/perfectionnement professionnel seraient remboursés en vertu de la politique sur les frais de scolarité. Les employés qui veulent développer leurs habiletés dans l'art de parler en public, devraient déterminer leurs besoins dans leur plan d'apprentissage personnalisé.

Question	Un employé a demandé à être remboursé pour une cotisation qui lui permettra de participer au forum annuel à prix réduit; cette cotisation peut-elle être remboursée, compte tenu du fait qu'elle entraînera une économie pour le gouvernement, lorsque cet employé se rendra à ce forum de perfectionnement?
Réponse	Les dispositions des politiques du CT et du Ministère sont très claires sur les cotisations qui peuvent être remboursées. Les économies dues à des prix réduits de participation à des événements n'entrent pas en ligne de compte pour le remboursement de cotisations.

Question	Qui approuve une adhésion couverte par une convention collective?
Réponse	Un gestionnaire/directeur/directeur général peut approuver une adhésion couverte par une convention collective; puis la facture/le reçu approuvé est envoyé à la Rémunération des Ressources humaines aux fins de paiement ou de remboursement.

Question	Un employé peut-il être remboursé pour une adhésion à une " amicale " qui pourrait être utile pour le bureau?
Réponse	Il est très peu probable que des frais d'adhésion de ce type soient remboursés. Des remboursements de cette nature nécessiteraient l'approbation de la Ministre.

Question	Les cotisations payées ou remboursées par le Ministère doivent-elles être déclarées comme un revenu par l'employé aux fins d'impôt sur le revenu?
Réponse	Si un employé doit conserver son adhésion à une organisation professionnelle et que le Ministère rembourse à l'employé les frais d'adhésion, l'Agence du revenu du Canada n'exige pas que ce montant soit indiqué sur un feuillet T4 supplémentaire. Par ailleurs, l'employé ne peut pas non plus déduire les frais d'adhésion pour le calcul de l'impôt sur le revenu. Ces montants pourraient être imposables pour les résidents du Québec. Il est possible de communiquer avec Revenu Québec pour obtenir plus d'information à ce sujet.

Question	Selon mon plan d'apprentissage, qui a été élaboré en collaboration avec mon gestionnaire, je dois améliorer mes habiletés d'expression orale et de communication. Nous avons convenu que ma participation à Toastmasters International serait un bon moyen d'atteindre cet objectif. Toutefois, pour participer à Toastmasters je dois adhérer à cette organisation et payer une cotisation annuelle modeste. Le Ministère peut-il payer cette cotisation?
Réponse	La Politique sur les cotisations du CT stipule que " C'est à l'employé lui-même qu'il incombe d'assurer son perfectionnement personnel, de réaliser ses aspirations professionnelles et de se tenir au courant des derniers développements dans les domaines qui se rattachent à son emploi. Par conséquent, que le ministère concerné en retire ou non des avantages accessoires, l'employeur n'autorisera pas le paiement des frais d'adhésion des particuliers à des organisations professionnelles pour les raisons précitées ". Toutefois, le CT a déterminé que dans un cas comme celui-ci, lorsque le plan d'apprentissage personnel de l'employé indique la nécessité d'améliorer ses habiletés d'expression orale et de communication, et que Toastmasters a été désigné comme étant le moyen de " formation ", le Ministère peut payer la cotisation parce qu'il s'agit réellement de frais de formation.

Question	Un gestionnaire peut-il approuver une adhésion à la chambre de commerce locale lorsque l'adhésion est faite au nom du Ministère?
Réponse	Conformément à la " délégation de pouvoirs " concernant les cotisations, seuls les cadres supérieurs régionaux et les niveaux supérieurs ont le pouvoir d'approuver une adhésion à des organisations telles que les chambres de commerce. Le fait que les adhésions soient au nom du Ministère ne fait pas exception à la règle. De plus, selon la politique sur les cotisations et la délégation de pouvoirs, l'adhésion sera au nom du Ministère.

Annexe D - Renseignements supplémentaires concernant la stratégie relative aux cotisations

Les cotisations à une organisation qui excèdent 2 000 $ annuellement doivent être appuyées par une stratégie relative aux cotisations. Cette stratégie doit prouver que l'adhésion à l'organisation soutient directement les objectifs du programme concerné (p. ex. qu'elle respecte les objectifs du programme et que le Parlement, le Conseil du Trésor et le Ministère ont alloué des fonds à cette fin). De plus, cette stratégie doit expliquer quels sont les avantages réels d'une telle adhésion pour l'État et préciser si les cotisations constituent un bon placement pour le Ministère.

Les cotisations à une organisation qui excèdent 10 000 $ annuellement doivent être appuyées par une justification plus approfondie. Cette justification doit décrire en détail les motifs qui ont amené la personne responsable à formuler des recommandations au SM afin qu'il approuve cette adhésion. Autrement dit, la justification devra expliquer de quelle manière l'adhésion à l'organisme fait partie de la stratégie d'exécution du programme.

Cette exigence est particulièrement importante lorsque la cotisation varie selon les membres (c'est-à-dire qu'il ne s'agit pas d'un taux fixe) ou lorsque les avantages ne sont pas répartis également entre tous les membres. Dans ce cas, la stratégie doit tenir compte du lien qui existe entre les avantages tirés et le montant de la cotisation.

Voici d'autres questions de rentabilité qui devraient être abordées dans la stratégie visant à évaluer la pertinence de l'adhésion à une organisation, notamment les suivantes :

Le Ministère siège-t-il au conseil de direction ou occupe-t-il un poste semblable au sein de l'organisation bénéficiaire? Cette question se pose particulièrement si le Ministère est un membre bienfaiteur.
L'adhésion à cette organisation présente-t-elle un avantage stratégique pour le Ministère?
L'organisation bénéficiaire est-elle en mesure de contribuer aux objectifs du programme du Ministère?
Le Ministère est-il en mesure de tirer profit de l'adhésion?