Publication Proactive : Que dois-je savoir quand
je rédige des documents d'EDSC?

L'information a été mis à jour afin de refléter la sanction royale et l'entrée en vigeur du projet de loi C-58.

Secrétariat Ministériel, 15 Mars 2019

Non classifié

Objectifs

  • Présenter les exigences de publication proactive du projet de loi C-58 et décrire son impact sur nos activités quotidiennes
  • Sensibiliser aux informations de nature délicate

  • Améliorer notre façon de travailler en :

    1. adoptant des gabarits Word pour aider à automatiser la publication Web;
      (Lorsque disponible, un lien vers les gabarits apparaîtra ici)
    2. développant des champs de texte descriptifs et faciles à utiliser directement dans les gabarits;
    3. utilisant des listes de vérification des exemptions et des documents confidentiels du Cabinet (annexes A et B)

Veuillez noter qu'il s'agit d'un document évolutif! Des mises à jour seront ajoutées à cette présentation au fur et à mesure que de nouvelles informations seront disponibles!

Publication Proactive – Motivé par un engagement d'ouverture et de transparence

  • Trois éléments soutiennent le mandat de transparence du Canada :

    Mandat de transparence du Canada

    1) Accès à l'information
    2) Publication Proactive
    3) Gouvernement ouvert
  • Un changement de culture est nécessaire pour soutenir le développement du contenu et écrire avec des objectifs d'"ouverture" et de publication en ligne.
  • Ce changement exige de la sensibilisation, du soutien et de la formation.

Rendre le gouvernement plus ouvert et transparent

Le gouvernement du Canada donne suite à sa promesse de respecter les principaux engagements pris dans les lettres de mandat de 2015 afin de rendre le gouvernement plus ouvert et transparent.

Réforme de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) ayant reçu la sanction royale le 21 juin 2019 :

  • Partie 1 : apporte des modifications à l'administration quotidienne de la LAI; et
  • Partie 2 : inscrit dans la loi l'obligation de divulgation (publication proactive) des informations fréquemment demandées.

Partie 1 Système fondé sur les demandes

Le projet de loi C-58 apporte quelques modifications clés :

  • Fournir au commissaire à l’information le pouvoir de rendre des ordonnances, y compris ordonner la communication des documents.
  • Autoriser les institutions gouvernementales à demander que la commissaire à l’information approuve le refus de donner suite aux demandes vexatoires ou de mauvaise foi.
  • Faciliter le partage des services de traitement des demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels entre les institutions du même portefeuille ministériel.

Partie 2 Publication proactive

Rendre l’information clé à la disposition de tous les Canadiens sans avoir besoin d’une demande d’accès à l’information incluant la nouvelle information suivante :

  • Matériel de Transition
  • Matériel pour les comparutions devant un comité parlementaire
  • Notes pour la période des questions
  • Liste des notes de breffage (titres et numéros de suivi)

Ces documents doivent être disponibles dans les deux langues officielles sur les sites web des ministères à partir du portail du gouvernement ouvert du Secrétariat du Conseil du Trésor : Open.Canada.ca

Quelle est la deuxième partie des exigences de la publication proactive ?

De nouvelles exigences en matière de publication proactive exigent de nouveaux processus opérationnels au sein des institutions :

  • Titres et numéros de référence des notes d’information à l’attention des administrateurs généraux et des ministres.
    (Dans les 30 jours suivants le mois de réception par le Cabinet du ministre ou du sous-ministre)
  • Ensembles de documents d’information préparés par l’institution pour les nouveaux ministres et administrateurs généraux.
    (Dans les 120 jours civils suivant la nomination.)
  • Rapports déposés au Parlement conformément à une exigence de la loi.
    (Dans les 30 jours suivant leur dépôt)
  • Ensemble de notes pour les comparutions devant les comités parlementaires, préparées à l’intention des ministres, des administrateurs généraux ou l’équivalent.
    (Dans les 120 jours suivant la comparution)
  • Ensemble de notes préparées pour la période des questions en usage lors du dernier jour de séance en juin et en décembre.
    (Dans les 30 jours civils suivant le dernier jour de séance ou si la Chambre des communes ne siège pas alors, au plus tard le 31 juillet ou le 31 janvier)

Les échéanciers de certaines exigences en matière de publication proactive déjà en effet changeront également :

  • Déplacement et accueil : Dans les 30 jours civils suivant le mois au cours duquel des dépenses sont remboursées (chaque trimestre auparavant)
  • Marchés (Supérieur à 10 000 $) : Dans les 30 jours suivant la fin du trimestre; pour les institutions, le délai est reporté à 60 jours suivant la fin du quatrième trimestre (Aucun changement du délai)
  • Subventions et Contributions : Dans les 30 jours civils suivant le trimestre au cours duquel un accord ou un arrangement a été conclu, ou modifié(60 jours auparavant)
  • Reclassification de postes : Dans les 30 jours civils suivant le trimestre au cours duquel il y a une reclassification (Aucun changement)
  • Dépenses de bureau du ministre : Dans les 120 jours suivant l’exercice (Il n’y avait aucun délai auparavant)

S'assurer de la cohérence de la publication proactive

Le matériel EDSC à publier aura un aspect différent à l'avenir

  • Les gabarits garantiront que les considérations de divulgation sont incluses dans le processus d'approbation et comprendront les principes ouverts de conception telles la concentration des informations sensibles dans un seul emplacement du document.
  • Les gabarits seront conçus pour inclure les exigences de publication Web tels les rubriques, l'utilisation minimale de graphiques, l'usage de textes descriptifs.
  • Les gabarits pour le matériel de transition est également mis au point.

Des ressources seront disponibles

Un portail de ressources sur la plate-forme iService destiné au personnel et aux gestionnaires d’EDSC a été lancé pour fournir des informations et des conseils concernant :

  • Rédigé en langage clair afin de permettre au lecteur de comprendre le message dès la première lecture.
  • Identifier et localiser le contenu sensible afin de faciliter les rédactions rapides et faciles.
  • Développer un texte descriptif / alternatif pour répondre aux exigences d'accessibilité.
  • Utiliser des modèles structurés (à mesure qu’ils deviennent disponibles) pour faciliter le codage HTML.

Un changement de culture est nécessaire

  • Les membres du personnel devront être les défenseurs de la publication proactive.
  • Les gestionnaires et le personnel doivent acquérir de nouvelles compétences (rédaction en langage clair, rédaction d'un texte descriptif favorisant l'accessibilité, identification du contenu sensible) afin de soutenir la publication web des documents en temps opportun.

Faire partie d'un changement de culture & soutenir t les «messages d'ouverture»

  • Pour EDSC, le matériel de transition, les cahiers pour les comparutions devant un comité parlementaire, les notes pour la période des questions, et les gabarits des notes de breffage auront une allure différente à l'avenir
  • Le matériel devra être rédigé en tenant compte de la divulgation dans un format accessible
  • Le matériel nécessitera l'approbation des Directions Générales et des sous-ministres pour la divulgation au moment de sa rédaction
  • Tous les rédacteurs de contenu devront acquérir de nouvelles compétences!

Des aide-mémoires pour se souvenir des éléments essentiels

Les diapositives 10 à 13 sont destinées à être utilisées comme un «aide-mémoire» pour aider les rédacteurs à se rappeler des éléments essentiels de la divulgation proactive pour le nouveau matériel publié de façon proactive.

Matériel de Transition

Échéance de publication
Dans un délai de 120 jours après la nomination
Portée
Ministres, Administrateurs généraux
Responsables du processus opérationnel
Secrétariat ministériel (Unité de breffage ministériel); Direction Générale des politiques stratégique et de service; Programme du Travail
Définition

Tous les documents de transition préparés pour un nouveau ministre ou un nouvel administrateur général doivent être publiés de manière proactive. Le matériel de transition fournit des descriptions importantes de l'organisation, explique le travail effectué par le Ministère et montre comment les décisions sont prises.

S'assurer que le contenu est...
  • Rédigé avec la divulgation à l'esprit
  • dans un format accessible
  • sans images, tableaux et graphiques non-nécessaires
    • Si des images, des tableaux ou des graphiques doivent être utilisés, s'assurer qu'ils ont un texte alternatif descriptif
  • Dans les deux langues officielles
  • Dans les modèles Word formatés pour le Web
  • Pré-approuvé par le chef de votre Direction générale pour Divulgation
  • Exempt d'informations sensibles (annexes A et B)

Cahiers pour les comparutions devant un comité parlementaire

Échéance de publication
Dans un délai de 120 jours après la comparutions
Portée
Ministres, Administrateurs généraux
Responsables du processus opérationnel
Secrétariat ministériel (Affaires parlementaires)
Définition
Ces cahiers contiennent tous les documents d'information préparés à l'intention du ministre aux fins de sa comparution devant un comité du Parlement. Un comité parlementaire de la Chambre des communes est un groupe de travail constitué d'un nombre limité de députés qui, dans le cadre du mandat dudit comité, étudient des projets de loi ou d'autres enjeux de façon plus détaillée pour le compte de la Chambre des communes. Ces comités invitent régulièrement des ministres à se présenter afin d'obtenir des preuves en lien avec l'étude en examen. Ces consultations permettent aux ministres d'exposer et de préciser leurs points de vue, qui sont souvent présentés sous forme d'un mémoire écrit exposant les faits. Ces consultations permettent aussi aux députés de poser des questions.
S'assurer que le contenu est...
  • Rédigé avec la divulgation à l'esprit
  • sans images, tableaux et graphiques inutiles
    • Si des images, des tableaux ou des graphiques doivent être utilisés, s'assurer qu'ils ont un texte descriptif alternatif
  • Dans les deux langues officielles
  • Gabarit fourni par les affaires parlementaires (prêt pour le Web et accessible)
  • Pré-approuvé par le chef de votre Direction générale pour Divulgation
  • Exempt d'informations sensibles (annexes A et B).

Notes pour la période des questions

Échéance de publication
Dans un délai de 30 jours après le dernier jour de séance de la Chambre des communes en Décembre et en Juin.
Portée
Ministres
Responsables du processus opérationnel
Secrétariat ministériel (Affaires parlementaires)
Définition

La période des questions est une période prévue au calendrier régulier du Parlement au cours de laquelle les membres du parti de l'opposition officielle et d'autres membres peuvent poser directement des questions au premier ministre et aux ministres du cabinet concernant les affaires d'État.

Ce type de notes sert à informer le ministre au sujet des questions qui pourraient être posées au cours de la période des questions ou par les médias, notamment en lien avec des décisions de la Cour suprême du Canada. Les notes doivent offrir des suggestions de réponses à des questions éventuelles. Les notes pour la période des questions sont habituellement préparées en réponse à une demande bien précise provenant du cabinet du ministre ou du coordonnateur de la période des questions, et elles doivent respecter des délais stricts.

S'assurer que le contenu est...
  • Le gabarit approprié des notes pour la période des questions est fourni par les affaires parlementaires (le gabarit est prêt pour le Web et accessible)
  • Dans les deux langues officielles
  • Pré-approuvé par le chef de votre Direction générale pour Divulgation
  • Exempt d'informations sensibles (annexes A et B).

* Soyez conscient du nombre de pages de chaque notes pour la période des questions et assurez-vous que seules les informations les plus importantes sont fournies

Liste des notes de breffage (titres et numéros de suivi)

Échéance de publication
Dans un délai de 30 jours après la fin du mois
Portée
Ministres, Administrateurs généraux
Responsables du processus opérationnel
Secrétariat ministériel – à court terme
Définition
Les notes d'information sont des documents concis et bien structurés qui renseignent de façon rapide et efficace les décideurs au sujet d'un enjeu. Une liste de toutes les notes d'information envoyées à des ministres et à des administrateurs généraux doit être établie dans les deux langues officielles et selon le format qui suit : numéro de la note d'information, titre, secteur d'origine, destinataire, date de réception, mesures à prendre et renseignements supplémentaires
S'assurer que les titres sont :
  • Dans les deux langues officielles
  • Préparés avec des informations pré- approuvées par les sous-ministres adjoints (SMA) pour la divulgation
Garder à l'esprit...
  • de ne mettre des majuscules qu’en début de phrase
  • le développement automatique des titres dans les deux langues officielles lors de la rédaction
  • qu’une fois que la note de breffage approuvé par le SMA/sous-ministre, les titres des note de breffage ne peuvent pas être modifiés pour la publication proactive
  • que les titres ne doivent pas contenir d'informations sensibles (annexes A et B).

Garder à l'esprit que le matériel sera publié de façon proactive

Les informations sensibles incluant toute information qui peut être exemptée ou exclue sous la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par exemple, les informations confidentielles du Cabinet.

Des gabarits sont en cours d'élaboration pour capturer le contenu de manière à faciliter l'examen de l'AIPRP et la publication Web.

Des ressources et des outils ont été conçus pour aider les rédacteurs à mieux comprendre la divulgation proactive. Veuillez consulter les annexes à la fin de cette présentation.

Vous êtes à présent prêt à mettre en pratique les principes de publication proactive dans vos activités quotidiennes!

Où trouver des informations et des conseils

Du soutien additionnel est disponible

Pour des questions générales concernant la publication proactive, vous pouvez contacter notre bureau par courriel à l'adresse suivante : NC-CS-SM-ATIAIWG-GTMALAI-GD@hrdc-drhc.net

Annexe A : Liste de vérification des exemptions

 
Exemptions de la Loi sur l'accès à l'informationVérifié

Information obtenue confidentiellement des autres niveaux du gouvernement;

L'information n'a pas été obtenue de façon confidentielle auprès d'un gouvernement autochtone, d'un gouvernement d'un État étranger, d'une organisation internationale d'États, d'un gouvernement de province ou municipal.

  

Informations relatives aux négociations et relations fédérales-provinciales en cours;

La divulgation ne risquerait vraisemblablement pas de porter préjudice à la conduite par le gouvernement du Canada des affaires fédérales-provinciales.

  

Enquêtes et sécurité;

L'information ne contient pas de renseignements relatifs à des techniques d'enquêtes ou à des projets d'enquêtes licites déterminées.

  

Sécurité des individus;

L'information ne menacerait pas la vie d'un individu, son intégrité physique, ni exacerberait une maladie mentale existante.

  

Intérêts économiques du Canada;

L'information ne serait pas préjudiciable à l'intérêt économique du Canada (p. Ex. Numéros de cartes de crédit du GC)

  

Informations personnelles ;

Le matériel ne contient aucune information sur une personne identifiable qui soit enregistrée sous une forme quelconque, telle que, sans s'y limiter, un nom, une adresse, ADN, un échantillon corporel, une préférence sexuelle ou une préférence politique.

  

Informations confidentielles de tiers;

L'information ne contient pas de secrets commerciaux, d'informations financières, commerciales, scientifiques ou techniques confidentielles, ni d'informations utilisées pour les plans de gestion des situations d'urgence.

  

Informations financières, commerciales, scientifiques ou techniques;

Les informations ne contiennent pas : des informations financières, commerciales, scientifiques ou techniques qui ont été fournies par une tierce partie sur une base confidentielle, des informations susceptibles d’entraîner une perte financière ou d’être préjudiciables à la position concurrentielle d’une tierce partie, ni d’informations qui pourraient interférer avec les négociations contractuelles ou autres d'une tierce partie.

  

Processus de prise de décision;

La divulgation n'aurait pas un effet dissuasif sur la franchise des conseils, recommandations, consultations et délibérations données ou reçus par la fonction publique fédérale, ce qui les inciterait à traiter avec franchise des questions difficiles.

  

Audit interne et procédures de test;

La divulgation ne compromettrait pas les documents de travail de l'audit interne et / ou les projets de rapport d'audit interne .

  

Privilège du client avocat;

Le matériel ne contient pas de communication entre un avocat et un client et sollicite des conseils juridiques.

  

Renseignement dont la divulgation est interdite en vertu d’une loi fédérale précisé à l’annexe II de la Loi sur l'accès à l'information;

Le matériel ne contient pas de renseignements qui ne peuvent pas être divulgués, car ils sont énumérés à l‘annexe II de la LAI.

Exemple : Les numéros d'identification d'entreprise de l'Agence du revenu du Canada sont également appelés numéros d'entreprise.

  

Informations à rendre public;

Informations qui seront rendues publiques dans les 90 jours suivant la réception de la demande

  

Annexe B – liste de vérification des documents confidentiels du Cabinet

 
Exclusions de la Loi sur l'accès à l'informationVérifié

Notes;
L'information ne continent pas de propositions ou de recommandations au Cabinet, ex. Mémoires au cabinet, présentations au Conseil du Trésor etc.

  

Ordres du jour et procès-verbaux des délibérations ou des décisions du Cabinet;
Le matériel ne contient pas d'ordres du jour du Cabinet ni des dossiers contenant des délibérations ou des décisions du Cabinet; tels que les agendas, des procès-verbaux et des documents relatifs aux décisions.

  

Documents faisant état de communications entre ministres;
Le matériel ne contient pas d'information employé en vue ou faisant état de communications ou de discussions entre ministres sur des questions liées à la prise de décisions du gouvernement ou à la formulation de sa politique.

  

Documents d'information à l'usage des ministres;
Les documents ne contiennent pas d’information à l’usage des ministres sur des questions portées ou prévu d’être portées devant le Cabinet, ou sur des questions qui font l’objet de communications ou de discussions entre ministres relativement à la prise de décisions du gouvernement ou la formulation de sa politique.

  

Versions provisoires d’une loi
Le matériel ne contient pas d’avant-projets de loi, incluant les projets de lois, projets de règlement et décrets.

  

Documents contenant des renseignements relatifs à des documents confidentiels;
Le matériel ne contient pas de renseignements relatifs à la teneur des documents visés ci-haut.

  

Annexe C – Évaluation de préjudice

La notion de préjudice est à la base de nombreuses exemptions énoncées dans la Loi. Lors de l’évaluation du préjudice, bien que plusieurs considérations entrent en ligne de compte, il convient de prendre en compte trois facteurs généraux :

Précis : Est-il possible d'identifier la personne ou l'intérêt en cause et définir le tort qui pourrait lui être causé, au lieu de se limiter à décrire ce tort en termes vagues?

Actuel : Est-il possible de préciser le tort qui risque d'être causé immédiatement ou dans un avenir prochain; lorsqu'elle reçoit une nouvelle demande concernant les renseignements qu'elle a refusé de divulguer par le passé, elle devrait reconsidérer l'état de ces renseignements afin de déterminer s'il existe encore un risque de préjudice immédiat ou futur; et

Probable : Existe-t-il une probabilité raisonnable que le préjudice survienne?