Conseils pratiques : langue claire et simple

De nos jours, les gens sont plus occupés que jamais. S'ils doivent lire une partie de votre message plus d'une fois pour le comprendre, il est probable qu'ils ne le liront pas!

Écrire clairement et simplement ne veut pas dire utiliser un vocabulaire pauvre. Cela veut dire communiquer de manière à vous faire comprendre du lecteur et écrire de façon que votre information soit facile à lire, à comprendre et à utiliser.

Si vous souhaitez que le lecteur comprenne votre message sans qu'il y ait de malentendu, votre message doit être clair comme de l'eau de roche!

Avant de commencer à écrire, posez‑vous les questions suivantes :

Quels sont les renseignements que je veux communiquer?
Quel est le but de ma rédaction? (informer, persuader, expliquer, rendre compte, demander)
Qui est mon lecteur? (capacités, niveau d'alphabétisation, intérêt, motivation, connaissances préalables)

Les réponses à ces questions vous aideront à vous concentrer sur vos renseignements clés, à déterminer votre style de rédaction et à cibler votre public. Maintenant, vous êtes fin prêt!

Voici dix étapes simples qui vous aideront dans votre travail :

Commencez par les renseignements les plus importants, tout comme le ferait un journaliste, et présentez-les de façon logique. Utilisez des sous‑titres pour faciliter la consultation des renseignements.
Utilisez des mots de tous les jours. Imaginez que vous écrivez à un ami. Si vous devez employer des termes techniques, du jargon ou des acronymes (et regardons les choses en face, il nous est parfois impossible de les éviter), présentez ces termes ou expliquez-les la première fois que vous les employez.
Utilisez la voix active et évitez la voix passive, à moins que son emploi ne soit pertinent. À la voix active, le sujet de la phrase fait l'action; à la voix passive, le sujet subit l'action. Par exemple, au lieu d'écrire « Le programme a été annulé par le comité », écrivez plutôt « Le comité a annulé le programme ». La voix active est directe, facile à comprendre et moins verbeuse.
Parlant de verbosité, évitez les mots inutiles. À moins d'écrire un roman à succès, évitez les séries d'adverbes et d'adjectifs accessoires.
Utilisez la forme verbale, ce qui rend l'énoncé plus vivant. Par exemple, au lieu d'écrire « Il est responsable de la rédaction du rapport », écrivez plutôt « Il est responsable de rédiger le rapport ». Le résultat est plus efficace.
Adressez‑vous directement au lecteur. Utilisez le je, le vous et le nous.
N'ayez pas peur de supprimer des renseignements inutiles. Demandez-vous ce que votre lecteur a besoin de savoir. Par exemple, si vous rédigez un message concernant une nouvelle politique, expliquez comment elle touchera vos lecteurs, plutôt que de vous étendre sur son historique. Les détails inutiles ne font qu'augmenter les risques que les lecteurs ne lisent pas votre message!
Utilisez des phrases simples, brèves et en style télégraphique, dans la mesure du possible. Par exemple, au lieu d'écrire « Le coût élevé de l'administration d'une garderie peut se révéler une désincitation pour les employeurs qui envisagent de répondre aux besoins des employés en matière de garderie » (ouf!), écrivez plutôt « Il se peut que les employeurs n'offrent pas de garderie à leurs employés parce que cela coûte trop cher à administrer. » C'est plus simple et c'est direct!
Illustrez les questions complexes par des exemples.
Gardez du temps pour la révision. C'est également une bonne idée de demander à un collègue de lire votre document. Comme il jettera un regard neuf sur votre document, il pourra y déceler des passages obscurs ou vous aider à supprimer des renseignements inutiles.

Pour obtenir plus de renseignements sur la rédaction en langue claire et simple, ainsi que des exemples, consultez le Bureau de la Traduction ou le site du Plain Language Association InterNational (en anglais seulement).