Concilier mon relevé mensuel

Processus électronique pour la soumission des rapports mensuels de la carte d’achat

Afin de vous aider à concilier votre rapport VISA, vous pouvez consulter la formation AC1e — Traitement des cartes d’achat.

Le Guide de Référence Rapide (PDF 202 Ko) et la Présentation de la session d’information du nouveau processus Visa (PDF, 924 Ko) ont été conçus sous forme d’aide-mémoire pour énumérer les actions chronologiques à prendre tout au long du mois afin de faciliter votre conciliation mensuelle.

Faites votre achat seulement après avoir obtenu l’initiation de la dépense.
Créez votre pièce de carte.
Attachez vos pièces justificatives (facture, initiation de la dépense et autres documents pertinents) dans SAP au CRK2-Modifier une pièce de carte (Voir instructions détaillées).
Au début du mois suivant, lorsque votre conciliation sera terminée, vous devrez générer le rapport d’activité de la carte d’achat en format PDF (au ZZCAR) puis l’envoyer par courriel à votre gestionnaire détenant l’autorisation en vertu de l’article 34 de LGFP.

Dans certaines situations, il sera plus efficient d’avoir l’approbation en vertu de l’article 34 directement sur la facture. Si c’est le cas, assurez-vous d’avoir inscrit le « codage financier complet » ainsi que la mention « Approbation en vertu de l’article 34 de la LGFP » à côté de la signature numérique du gestionnaire.

Voir les étapes 5 à 8 dans la section du gestionnaire ci-dessous.

Lorsque le gestionnaire vous aura renvoyé le rapport signé, attachez-le dans SAP (CRK1) (Voir instructions détaillées).

Si l’approbation en vertu de l’article 34 a été faite sur les factures, veuillez simplement ajouter un commentaire à ce sujet sur le rapport d’activité et joindre le document non signé au CRK1.

*Attacher un document dans l’écran CRK1 le sauvegardera dans votre fiche de paiement de carte de crédit et non pas à une transaction précise, c’est pourquoi on vous demande de n’attacher aucune facture dans cet écran, seulement vos rapports mensuels signés.

Le détenteur vous enverra le rapport d’activité par courriel sans aucune pièce justificative.
Toutes les factures et autres documents justificatifs devraient avoir été attachés dans SAP et seront disponibles pour visualisation dans maSGE.

Consultez le Guide Rapide (PDF 121 Ko) ou la procédure détaillée dans maSGE afin de savoir comment visualiser la documentation pour chaque transaction financière.
Le rapport d’activité devra être signé avec une signature numérique en utilisant le certificat de signature Entrust dans Adobe Reader.

Des listes de vérification conformément à l’article 34 ont été développées pour supporter les gestionnaires.
Vous devrez ensuite renvoyer le rapport signé au détenteur de carte afin qu’il puisse l’attacher à SAP.

N’oubliez pas de lire notre Foire aux questions sur ce nouveau processus.

Appelez notre ligne d’aide des comptes payables au 1-855-684-7827 option 1, ou envoyez-nous une demande dans notre Passerelle - Carte d'achat.