Bulletins de la DGDPF
L'édition de mars 2021
Résultats des normes de service de la DGDPF du 3e trimestre
Nous continuons de tirer parti des résultats de la Norme de service de la DGDPF pour 2019-2020, nous sommes heureux de vous communiquer les résultats du troisième trimestre de 2020-2021.
Vous trouverez ci-dessous quelques faits marquants de ce trimestre :
- Du deuxième au troisième trimestre (Q2 à Q3), on a constaté une augmentation de 73 % du nombre de transferts budgétaires approuvés par la direction générale autorisée qui ont dû être traités par la DGDPF en deux jours ouvrables. Bien qu’il y a eu une augmentation de volume, le taux de service standard de 100 % a été maintenu au cours de l'année financière 2020-21.
- Le nombre de demandes de renseignements généraux via le catalogue iService a plus que doublé depuis le deuxième trimestre (Q2) (à l'exclusion des demandes d'AIPRP (Accès à l’information et Protection des renseignements personnels) ou d'une question parlementaire assortie d'un délai précis). Même s’il y a eu une augmentation significative du volume, toutes les demandes ont été attribuées à un membre du personnel de la DGDPF dans les deux jours ouvrables suivant leur réception.
- Il y a eu une diminution de 37 % du nombre de demandes de SMCD (Système ministériel des comptes débiteurs) - Changement de NAS lorsque l'on compare le volume cumulé au troisième trimestre (Q3) entre l'année financière en cours et celle précédente. Toutes les demandes de changement de NAS de l'année financière en cours ont été traitées dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de tous les documents et approbations nécessaires.
- Entre le deuxième et le troisième trimestre (entre Q2 et Q3), le nombre de demandes d’approvisionnement- commandes subséquentes à des offres à commandes a augmenté de 71%. Bien qu’il y a eu une augmentation de volume, environ 92 % des demandes ont vu un contrat émis dans les 14 jours civils suivant la réception de tous les documents et approbations requis.
- Le nombre cumulé des demandes d'accès à myEMS (SAP) reçues au troisième trimestre (Q3) a diminué d'environ 35 % par rapport au nombre cumulé au troisième trimestre (Q3) de l’année financière 2019-20. Une fois que tous les critères de formation sont remplis, 100 % des demandes d'accès de rôles non sensibles et sensibles ont été accordées en 2 jours ouvrables.
En examinant et en publiant les résultats pour chaque trimestre, notre objectif consiste à améliorer constamment l’information que nous vous partageons.
Outiller les employés – Demandes de remboursement pour mobilier de bureau à domicile
Afin de supporter un environnement de travail sécuritaire pour les employés qui travaillent à domicile, EDSC vous aide à obtenir une chaise de travail et/ou un bureau. À ce jour, plus de 6 000 remboursements pour un bureau et/ou une chaise ont été traités.
Afin d’assurer que votre demande de remboursement sera acceptée et traitée en temps opportun, il est important d’inclure tous les documents obligatoires lors de la soumission via le portail de demande de paiement , y compris :
- Approbation par courriel des gestionnaires (initiation à la dépense)
- Formulaire ESDC-FIN5050 avec tous les champs obligatoires complétés, y compris la signature numérique S32
- Reçu(s) valide(s) pour l’achat)
Pour plus de conseils sur le processus et les exigences, veuillez visiter la page iService ainsi que la FAQ qui l’accompagne. Les gestionnaires peuvent aussi visiter la page iService contenant les informations et instructions sur la façon de remplir une signature numérique valide.
Rappels :
- L'intention du processus est d'équiper les employés afin qu’ils aient un environnement de travail sécuritaire et ergonomique alors qu’ils doivent travailler de la maison. Ainsi, les gestionnaires et les employés devraient réviser les Considérations ergonomiques pour le travail à distance: Choisir une chaise et un bureau adéquats pour s'assurer que les achats d'équipement procurent un tel environnement de travail. Les achats tels que des meubles de patio, une table pliante ou des meubles de salon (Exemple : un canapé ou une chaise d'appoint) ne rencontrent pas l'intention du processus et les coûts pour ces types d’achats ne seront pas remboursés.
- L’obligation de prendre des mesures d’adaptation (DTA) continue d’être abordée selon les lignes directrices existantes aux gestionnaires. Si la demande de bureau et/ou la chaise est en lien avec une mesure d’adaptation, veuillez suivre la Feuille de route du processus d'achat de mobilier plutôt que le présent processus.
Paiement à la date d'échéance
Avez-vous des responsabilités financières en lien avec le traitement de factures dans le cadre de vos fonctions? Si c’est le cas, il est important de vous familiariser avec les bonnes pratiques à adopter.
Tel qu’exigé par la Directive sur les paiements, les paiements aux fournisseurs doivent être effectués dans un délai de 30 jours « calendrier » après avoir reçu les biens ou services ainsi que la facture. Les paiements effectués après le délai de 30 jours sont sujets à des intérêts qui doivent être déboursés par EDSC. Le Conseil du Trésor du Canada a établi une cible selon laquelle au moins 95% des paiements effectués par les ministères doivent être faits avant la date d’échéance.
Notre taux de conformité pour 2020-2021 se situe actuellement à 94%. Bien que ce résultat soit respectable, nous vous encourageons à fournir un effort supplémentaire afin d’atteindre la cible de 95%.
Soyez proactif : L’équipe des comptes payables requiert 14 jours pour traiter les factures, ce qui laisse 16 jours aux directions générales pour la revue, le traitement et l’approbation des factures. Il est donc fortement encouragé de traiter vos factures le plus rapidement possible afin de permettre à EDSC de respecter le délai prescrit de paiement de 30 jours.
Que faire pour obtenir de bons résultats? Vous trouverez ci-dessous les bonnes pratiques à adopter :
✓ Sensibiliser le personnel sur le délai de paiement et la Directive sur les paiements;
✓ Inscrire la date de réception sur chaque facture;
✓ Traiter les factures régulièrement et éviter de les accumuler pour les envoyer en lot;
✓ Obtenir les approbations selon l’article 34 en temps opportun; et
✓ S’assurer d’activer un Mémorandum d’autorisation de délégation intérimaire (MADI) lorsqu’absent du bureau.
Pour connaître l’information essentielle à fournir et pour toute information supplémentaire, consultez la section des Comptes Payables sur iService.
EDSC utilise maintenant le nouveau processus sans papier pour la soumission mensuelle des rapports visa
Rappel : Le nouveau processus sans papier s’applique obligatoirement depuis le 1er septembre 2020.
Au lieu d’apposer une signature manuscrite, d’imprimer, d’envoyer par la poste et de conserver la documentation papier, la nouvelle solution a été conçue afin que les détenteurs puissent attacher leurs pièces justificatives VISA directement dans SAP afin de pouvoir être visualisés par les gestionnaires et toutes parties intéressées
Les gestionnaires ont accès à visualiser la documentation dans le portail maSGE et peuvent approuver leur rapport en vertu de l’article 34 de la LGFP à l’aide de la signature digitale Entrust effectuée avec Adobe Reader.
Pour plus de renseignements ou pour visualiser le processus complet, visitez Concilier mon relevé mensuel sur la page web iService.
- ✓ Vous y trouverez aussi la Présentation de la session d’information du nouveau processus Visa qui a eu lieu cet automne!
- ✓ N’oubliez pas de lire notre Foire aux questions !
Pour ceux qui n’auraient pas encore adhéré au nouveau processus, veuillez communiquer avec nous dès aujourd’hui !
N’hésitez pas à nous contacter pour tout besoin d’assistance.
Appelez-nous au 1-855-684-7827 option 1
Envoyez-nous une demande via la Passerelle Payable - Carte d'achat
Formation sur la gestion de projet
Si vous travaillez sur un projet ou un programme et avez besoin d’un outil, d’un gabarit ou d’un guide, ne cherchez plus! Le Bureau de gestion des projets de l’entreprise (BGPE) gère le Dépôt de connaissances d’EDSC, un endroit centralisé contenant tous les processus, les politiques, les gabarits, les outils et les guides qui vous aideront à gérer vos projets et programmes. Consultez le Dépôt de connaissances d’EDSC en cliquant ici!
Le BGPE offre aussi une série de cours portant sur la gestion de projet à EDSC, favorisant ainsi le perfectionnement professionnel et permettant aux gestionnaires de projet de renforcer les compétences et connaissances requises pour atteindre les résultats des projets. Ces cours couvrent un vaste éventail de secteurs de connaissance que les gestionnaires de projet utilisent chaque jour dans leur travail.
Les cours du BGPE s’inscrivent dans le Programme de développement des compétences en gestion de projet (DCGP) mais sont ouverts à tous les employés d’EDSC : il n’est donc pas nécessaire d’être inscrit au programme de DCGP pour y participer.
Récemment, le BGPE a lancé un nouveau cours intitulé Introduction à la gestion de projets d’investissement à EDSC : Pratique de gestion de projet et de programme. L’objectif de ce cours est de présenter aux employés l’information qui leur permettra de :
- faire la distinction entre un projet et un programme;
- décrire le cycle de vie d’un projet d’investissement à EDSC;
- définir le rôle de la gouvernance dans la gestion d’un projet d’investissement à EDSC;
- identifier les partenaires habilitants pouvant fournir une expertise sur les activités de projet, et savoir quand les mobiliser.
Vous pouvez vous inscrire dès maintenant au cours Introduction à la gestion de projets d’investissement à EDSC : Pratique de gestion de projet et de programme dans Saba.
Si la formation en gestion de projet vous intéresse, ou si vous souhaitez en savoir plus sur le Dépôt de connaissances d’EDSC, envoyez un courriel au guichet unique du BGPE dès aujourd’hui!
Projet de remplacement du SMCD et interruptions de maSGE (SAP)
Le projet de remplacement du Système ministériel des comptes débiteurs (SMCD) est un projet majeur sous la direction du Centre d’expertise (CE) maSGE (SAP) au sein de la Direction générale du Dirigeant principal des finances (DGDPF) qui est axé sur la modernisation et l’amélioration de la manière dont les Canadiens remboursent les programmes payés en trop et les prêts étudiants du Canada par défaut au gouvernement du Canada.
Tout comme nos bons vieux baladeurs, le SMCD vieillit petit à petit et a de la difficulté à s’adapter à notre environnement de travail moderne. Avec des millions de comptes de citoyens au sein du SMCD atteignant un solde de plusieurs milliards de dollars, une équipe a été rassemblée pour trouver et mettre en œuvre une nouvelle solution pour aider à gérer nos programmes sociaux à long terme. Le remplacement du SMCD est le module SAP Recouvrements et décaissements du secteur public (PSCD) et, avec sa mise en œuvre viennent des fonctionnalités améliorées, de nouvelles technologies et des processus améliorés.
Le PSCD a été spécialement développé pour répondre aux besoins des ministères et organismes qui ont des volumes de transactions élevés pour le traitement de masse, les collectes et la gestion de cas. En autres mots, le PSCD offrira un guichet unique pour la gestion des trop-payés permettant à l'information, aux relevés et à la correspondance d'atteindre des millions de Canadiens.
En 2020, le déploiement du PSCD a été reporté d’un an afin de permettre au ministère de prioriser les services de soutien social et financier aux millions de Canadiens se retrouvant sans emploi, malades ou offrant des soins à des membres de leur famille dans le besoin. L’année additionnelle a permis à l’équipe d’apporter des améliorations au PSCD quant au rapport et à la gestion de plus grands volumes de transactions de trop-payés.
Bienfaits du module PSCD
- Une meilleure expérience d’utilisateur
- Des tuiles, semblables aux applications d’un téléphone intelligent
- Élimination des codes d’écran
- Affichage unique pour les clients avec l’écran Synthèse du partenaire, comparativement aux nombreux écrans qui devaient être parcourus pour visualiser les dettes d’un client donné auparavant
- Recouvrement de trop-payé plus rapide
- Utilisation plus efficace des ressources ministérielles
- Production de rapports financiers plus précis
- Diminution des risques causés par le vieillissement de la technologie
Formation
Il y a environ 4 500 employés à EDSC et à l'ARC qui utilisent le SMCD à ce jour. Les utilisateurs du SMCD débuteront la formation sur le module PSCD en février 2021, bien avant la mise en production le 6 avril 2021. Le module PSCD comprend des cours en ligne et en classe virtuelle alignés avec les transactions que les utilisateurs effectueront dans le module PSCD et leurs implications dans la gestion des trop-payés.
Interruption
Le module PSCD étant un module de SAP, le système de gestion financier du ministère connaîtra une période d’interruption afin d'améliorer le système, de mettre en œuvre le nouveau module, de convertir les anciennes données du SMCD et de transférer les interfaces avec les partenaires de SMCD vers SAP. Cette période d’interruption touche à la fois le SMCD et SAP dont les heures spécifiques sont répertoriées dans le tableau ci-dessous. Il est important de noter que pendant cette interruption, les utilisateurs n'auront pas accès aux systèmes SAP, notamment le portail maSGE (SAP), l’application bureautique, les rapports BI et la barre de lancement Fiori.
Description:
Le SMCD ne sera pas disponible du 1er avril au 4 avril inclusivement. Il sera disponible en mode lecture seule en permanence à partir du 5 avril. La base de données SMCD et les outils IRIS Cognos seront disponibles le 6 avril.
SAP ne sera pas disponible du 1er au 5 avril inclusivement. Le 5 avril, les interfaces partenaires seront mises en services. SAP sera disponible à partir du 6 avril, y compris le PSCD. Le premier avis de dette (ADD) sera disponible le 9 avril et le premier relevé de compte mensuel (RCM) le 22 avril.
Le système de reçu Web local (LWR) ne sera pas disponible du 31 mars à 19 h 55 (HNE) / 16 h 55 HNP au 1er avril tôt le matin.
Instructions de fin d’exercice 2020-2021
Les instructions de fin d’exercice 2020-2021 sont maintenant disponibles sur iService.
Les appels de fin d’exercice sont prévus pour fournir les faits saillants ainsi que répondre aux questions et préoccupations liées aux instructions. Nous vous encourageons à vous familiariser avec son contenu avant les appels et à soumettre vos questions à l’avance au NC-CFOB-DGDPF-TRANSFORMATION-GD.
Les participants intéressés sont invités à s’inscrire à l’un des appels suivants :
| Date | Heure | Langage |
|---|---|---|
| Mardi 23 février | 14 h à 15 h (HNE) | Anglais |
| Jeudi 25 février | 14 h à 15 h (HNE) | Français |
| Mardi 2 mars | 13 h à 14 h (HNE) | Français |
| Jeudi 4 mars | 13 h à 14 h (HNE) | Anglais |
Formulaire d'inscription
Une invitation Outlook vous sera envoyée dans les jours qui précéderont l'appel.