Bulletins de la DGDPF
L'édition de mai 2019
Le point sur la gestion de programme!
En tant qu'organisation qui entreprend des changements transformationnels majeurs pour atteindre un bon nombre de ses objectifs opérationnels, EDSC a pris des mesures importantes pour améliorer la livraison de changement complexe en adoptant la gestion de programme. [Continuer la lecture Le point sur la gestion de programme!...]
Restrictions sur les passes de vols
Le but de ce message est de vous mettre à jour sur une modification mineure à la Politique ministérielle relative aux dépenses de voyage, d'accueil, de conférences et d'événements (DVACÉ) (PDF, 319 Ko) (article 4.3.4 & définition). Cet ajustement découle directement d'une activité de surveillance et d'une évaluation basée sur les risques. Plus précisément, l'utilisation et/ou l'achat de passes de vols ne sont pas autorisés par EDSC pour les raisons suivantes:
- Incapacité à suivre l'utilisation, rendant la surveillance difficile et coûteuse;
- Difficulté à démontrer des économies de coûts;
- La sélection des vols est limitée et pourrait ne pas répondre aux besoins de l'organisation;
- Risque accru de mauvaise utilisation, menant à des risques de contrôle interne;
- Les passes de vol sont valables pour une période de temps spécifique, ce qui augmente le risque d'expiration et leur utilisation pour des voyages non essentiels afin d'éviter leur expiration;
- Au nom de l'individu, pas du ministère, elles ne peuvent donc pas être transférées si et quand un employé quitte le département;
- Une étude antérieure du gouvernement ne recommande pas l'utilisation de passes de vols.
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Cas spéciaux de réinstallation
Le Bureau National de la Réinstallation (BNR), sous la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF), a observé une augmentation significative des cas de non-conformité de la Directive sur la réinstallation de la part des gestionnaires subdélégués; c'est-à-dire 3 cas en 2017-2018 et 22 en 2018-2019. Dans la majorité des cas, les situations de non-conformité avec la directive empêchent l'ouverture de dossier auprès du fournisseur de services de réinstallation du gouvernement fédéral (Brookfield General Relocation Services/BGRS). Toutefois, lorsqu'il est établi que la faute est en partie attribuable à l'employeur, le groupe des RH (Relations de travail) du ministère recommande tout de même de procéder au remboursement des dépenses encourues. [Continuer la lecture Cas spéciaux de réinstallation...]
Le coin des gestionnaires
L'exercice des prévisions de la P3 arrive à grands pas… Les prévisions, c'est utile pour votre conseiller financier et pour vous aussi !
Gardez l'œil ouvert ! Si ce n'est pas déjà fait, votre équipe de conseillers en gestion financière vous contactera bientôt pour vous indiquer les échéances et les exigences spécifiques à votre direction générale pour l'exercice des prévisions de P3.
Que pouvez-vous faire pour simplifier les exercices de prévision et qui sait, même en profiter?
- Décisions : Rappelez-vous que les prévisions faites avec exactitude et en temps opportun donnent lieu à des prises de décision informées sur la gestion financière ministérielle.
- Salaires : Assurez-vous que l'outil de prévision des salaires est toujours à jour et que les prévisions d'embauche sont réalisables et reflètent les plans réels.
- Toute dépense : Planifiez à l'avance pour les dépenses non-salariales et saisissez-les en temps opportun dans l'outil de prévision.
N'hésitez pas à rejoindre votre conseiller financier de la DGDPF pour toutes questions.
Mise à jour pour l'accès à la formation et obtention du rôle utilisateur
L’équipe maSGE (SAP) examine continuellement les commentaires des utilisateurs et les processus internes en vue d’offrir rapidement des solutions novatrices.
À la lumière de cet examen, l'équipe du CE maSGE (SAP) a décidé de transférer tout le matériel didactique dans Saba, le système ministériel de gestion de l'apprentissage (SGA), au cours du printemps 2019.
Les avantages que cela vous procure : Toute la formation que vous devez suivre pour obtenir l'accès dans maSGE (SAP) sera maintenant regroupée au même endroit dans un programme central facilement repérable.
Pour assurer une transition en douceur, prenez note des renseignements suivants :
- Vous ne pourrez pas vous inscrire à aucune séance de formation maSGE (SAP) dans Saba à compter du 23 avril.
- On vous demande d'avoir terminé vos formations maSGE (SAP) en cours ainsi que l'évaluation du cours d'ici le 25 avril.
- Aucune formation maSGE (SAP) ne sera disponible le lundi 29 avril.
- Toutes les formations maSGE (SAP) seront disponibles dans Saba à compter du 30 avril.
La page iService de maSGE (SAP) sera mise à jour le mardi 30 avril afin de diriger les apprenants en conséquence.
Pour avoir un aperçu plus détaillé des changements, veuillez consulter la présentation générale sur l'accès à maSGE (SAP).
Si vous éprouvez des problèmes ou constatez des anomalies dans votre compte Saba, veuillez soumettre une demande d'intervention auprès d'InfoService, et sélectionnez SABA [SIGA Saba] dans le premier champ (avec quel produit, système, application avez-vous besoin d'aide).
Centre d'Expertise SAP
Emploi et Développement social Canada / Gouvernement du Canada
Paiement a la date d'échéance
Saviez-vous que le Conseil du Trésor du Canada a établi comme norme de service que 95% des paiements doivent être faits avant la date d'échéance ?
En effet, la Directive sur les paiements exige que les paiements effectués aux fournisseurs soient faits dans un délai de 30 jours suivant la réception de la facture et de l'acceptation des biens ou services. Des intérêts sont payés automatiquement par EDSC pour tous les paiements faits après la date d'échéance.
À l'heure actuelle, le taux de conformité de EDSC est de 88%. Nous visons à améliorer ce résultat.
À savoir : La norme de service pour le traitement des factures par les comptes payables est de 14 jours civils. Donc, le plus tôt vos factures nous sont envoyées, le plus rapidement elles seront traitées et le délai de 30 jours sera respecté.
Que pouvez-vous faire ? Voici les meilleures pratiques à adopter :
- Sensibiliser le personnel sur la Directive sur les paiements;
- Étamper chaque facture avec la date de réception;
- Traiter les factures régulièrement et éviter de les accumuler pour les envoyer en lot;
- S'assurer d'obtenir l'approbation selon l'article 34 en temps opportun; et
- Activer un Mémorandum d'autorisation de délégation intérimaire (MADI) lorsqu'absent du bureau.
Afin de savoir quelles sont les informations essentielles à fournir et pour toutes informations supplémentaires, consulter la section des Comptes Payables sur iService.
Appel à tous les gestionnaires de projet du EDSC !
Le Bureau de gestion de projet d'entreprise (BGPE) est fier d'annoncer la mise en œuvre du programme de développement des compétences en gestion de projet (DCGP). [Continuer la lectureLe Bureau de gestion de projet d'entreprise (BGPE) est fier d'annoncer la mise en œuvre du programme de développement des compétences en gestion de projet (DCGP)...]