Phase 2 — Processus concurrentiel trimestriel

  1. 1 à 4
  2. 2 à 4
  3. 3 à 4
  4. 4 à 4

La phase 2 consiste à retenir une offre et à adjuger un marché. Le spécialiste de l’approvisionnement est le principal responsable de cette phase.

2.1 Préparation d’un processus concurrentiel

Une fois que toutes les commandes ont été soumises et approuvées et que SharePoint est fermé, l’équipe des SIC doit :

  • exporter et préparer le rapport de commande SharePoint;
  • préparer les documents d’appel d’offres comme l’énoncé des travaux et les annexes;
  • obtenir les illustrations et les spécifications de chaque article commandé;
  • faire un suivi auprès des clients pour obtenir des précisions, le cas échéant.

Cette étape peut prendre jusqu’à quatre jours ouvrables. Le rapport est ensuite envoyé au spécialiste de l’approvisionnement pour préparer et mener le processus concurrentiel sur Achats et ventes.

2.2 Processus d’appel d’offres (AP)

2.2.1 AP publié sur le site Achats et ventes

Selon l’ampleur de la commande, l’appel d’offres est affiché sur le site Achats et ventes pendant 12 à 15 jours civils. Cela donne aux fournisseurs potentiels le temps d’examiner le besoin et de poser des questions avant de présenter leur offre.

2.2.2 Attribuer le contrat

Une fois la période de soumission terminée, le spécialiste de l’approvisionnement sélectionnera la soumission la moins disante et communiquera avec le fournisseur retenu. Le contrat est préparé et toutes les parties doivent signer avant le début des travaux. Cette étape peut prendre jusqu’à cinq jours ouvrables.

2.3 Approbation des épreuves

Une fois le contrat attribué, le processus de soumission et d’approbation des épreuves commence. Le fournisseur dispose de 10 jours ouvrables pour soumettre ses épreuves.

Une fois que les SIC ont approuvé les épreuves, la phase de production et d’impression commence.